国际公司文件控制程序.doc
文件控制程序JIC-PD-4.2.3 1、目的对与综合管理体系有关的文件进行有效的控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本，防止作废文件的使用。2、范围适用于公司综合管理体系有关的文件的控制，包括适当范围外来文件的控制，如国家标准、法规及业主提供的文件、图纸等。3、术语电子媒体文件-指公司网站发布或通过电子信箱发布的与管理管理有关文件。4、职责4.1 总经理批准管理手册。4.2 管理者代表组织编写管理手册、程序文件、审核管理手册、批准程序文件。4.3 总师室负责管理手册和程序文件的分发、更改、管理和控制。4.4 各部门、项目经理部负责本部门文件的编制、分发、更改、管理和控制。5、工作程序5.1 文件的分类和文件形式5.1.1分类：5.1.1.1管理性文件：管理手册、程序文件、法律、法规、管理标准、规章制度；5.1.1.2技术性文件：各类技术标准和规范、检验和试验规程、技术图纸、施工组织设计、施工作业文件及各种管理记录等。5.1.2文件的形式：文件以文字形式为主，此外还有图表形式、照片录像、电子媒体文件等。5.2文件的编制、批准5.2.1以公司名义下发的文件，由部门拟草编写，总经理办公室审核，报公司领导批准后下发。5.2.2以部门名义下发的文件，由部门编写，部门负责人批准后下发。5.3文件的编号、标识5.3.1文件的编号5.3.1.1管理手册和程序文件由总经理办公室负责编号；5.3.1.2其他文件由文件编写部门遵照以下规定自行编号。5.3.1.3文件编号格式：公司/部门、项目经理部-文件分类-要素号（1）公司：中国江西国际经济技术合作公司-JIC（2）部门、项目经理部：承包工程公司-PEC 水利电力工程公司-WHC建筑工程公司-CEC 投资工程公司-IEC基础工程公司-BEC 研修合作公司-TPC劳务合作公司-LCC 总经理办公室-GMO人力资源部-HRD 财务审计部-FAD总师室-GRO 劳务人员培训中心-LTC项目经理部-PMD（为区分不同项目的项目经理部，在PMD前用汉字或英文注明项目简称）（3）文件分类管理手册-GMS 程序文件-PD记录-DR 作业文件-WD其他文件-OD（4）要素号管理手册的要素号（如4.2.3文件控制、7.5.6职业健康安全运行控制）。例：项目经理部编制一份职业健康安全运行控制作业文件，其编号应为：JCI/PMD-WD-7.5.65.3.2文件标识管理体系文件标识分为“受控”、“非受控”和“作废文件仅供参考”。对受控文件需加盖红色“受控”印章，登记分发并注明分发号，跟踪更改。非受控文件，登记分发，但不跟踪更改。对有参考价值的作废文件如需保留时，应盖上“作废文件仅供参考”印章。5.4文件的发放5.4.1管理手册和程序文件由总师室负责发放,其他文件由编制部门负责发放。5.4.2文件分发应按照发放范围进行发放登记，文件使用人在文件分发清单上签名领取文件，受控文件应有不同的分发号，以便于追溯。5.4.3文件持有者应妥善保管文件，注意保密。不得丢失和私自外传、外借。文件严重破损影响使用时，使用人可到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补领新文件。文件使用人丢失文件需补发时，需办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明。任何人未经批准不得擅自复制受控文件。5.5文件的评审、更改审批和更改5.5.1评审：当情况或条件发生变化时，应组织对文件进行评审，确定文件是否需进行修改。工程公司、项目经理部负责评审所使用的技术标准、规范等是否为有效版本，总经理办公室负责评审有关职业健康安全法规是否为有效版本。文件评审可采用会议评审、书面评审等形式。5.5.2申请：文件需更改时,应由文件更改提出人或文件编制部门提供评审依据,填写文件更改审批单,说明更改原因,交文件审批人审批。5.5.3审批：文件更改的审批，原则上由原审批人进行，原审批人因工作变动，由接替其岗位的人员审批，禁止未经审批任意更改。5.5.4更改：5.5.4.1管理手册和程序文件的更改，经批准后，由总师室填写文件更改通知单，其他文件的更改，经批准后，由原编制部门填写文件更改通知单。更改的文件按原文件分发清单发放至原文件持有人。5.5.4.2文件持有人接到“文件更改通知单”后，应按要求进行更改，填写文件更改记录，若换页或换版，需按规定销毁原页或原版。5.5.4.3外来文件的更改应由主管部门将变更内容或新版文件通知或发放到使用者，并按规定对作废文件进行标识或销毁。5.6文件的管理和归档5.6.1总师室负责管理手册、程序文件、管理评审、内审、外审资料的管理和归档。5.6.2各部门、项目经理部负责公司发至本部门一、二级文件的管理，负责本部门第三层次文件归档和管理，包括文件的编写、编号、标识、发放、更改、保管、归档、整理和处置等。5.6.3各部门、项目经理部应指定专人负责管理本部门的文件，编制受控文件清单（包括管理手册、程序文件、法律法规、技术标准、规范、管理制度、作业指导书等）。各部门需定期对受控文件进行评审，删除受控文件清单中的作废文件，增加需受控的新文件。5.6.4工程项目竣工后六个月内，项目经理部将竣工资料原件移交工程主管工程公司，填写归档资料清单，办理移交手续。工程公司负责整理、归档、保管。在项目竣工二年内，工程公司将项目技术档案原件移交总经理办公室，填写归档资料清单，总经理办公室负责保管。5.6.5工程项目技术档案归档范围：5.6.5.1项目招（议）标书、投标书5.6.5.2中（授）标通知5.6.5.3项目合同及补充合同5.6.5.4项目竣工资料（1）单位工程质量评定；（2）施工组织设计和质量计划、安全计划；（3）图纸会审和设计变更记录；（4）技术、安全交底记录；（5）分部工程保证项目资料，一般包括主要材料、半成品、设备的出厂管理合格证（必要时应有复试检验报告）、施工试验记录、施工记录、技术复核（预检）记录、隐蔽工程验收记录、特殊施工过程监控记录等；（6）分项工程质量检验评定记录；（7）工程质量、安全事故报告；（8）施工日志；（9）开工、停工、复工报告；（10）竣工验收记录；（11）竣工图。5.6.5.5优良工程证书（可为副本）、竣工验收报告、工程移交证书。5.7文件的作废与处置5.7.1作废的文件由文件管理部门按原文件分发清单收回，填写文件销毁清单，经部门负责人批准后销毁。5.7.2有参考价值的作废文件如需保留，应盖“作废文件 仅供参考”印章。6、相关记录（1）文件分发清单JIC-DR-4.2.3-1（2）文件更改审批单JIC-DR-4.2.3-2 （3）文件更改通知单JIC-DR-4.2.3-3 （4）文件更改记录JIC-DR-4.2.3-4（5）受控文件清单JIC-DR-4.2.3-5 （6）归档资料清单JIC-DR-4.2.3-6 （7）文件销毁清单JIC-DR-4.2.3-7文件分发清单记录编号：JIC-DR-4.2.3-1 记录序号：序号文件名称文件编号份数分发号状态标识收文部门收文人收 文日 期分发人/日期批准人/日期文件更改审批单更改文件名称：更改文件编号：申请更改原因： 申请人： 年 月 日更改前内容更改后内容（可另附页） 更改审核意见： 审核人： 年 月 日批准意见： 批准人： 年 月 日记录编号：JIC-DR-4.2.3-2 记录序号：文件更改通知单记录编号：JIC-DR-4.2.3-3 记录序号：被修改文件名称文件编号更改依据文件更改审批单记录序号：更改内容：更改方法：第 次修改收文部门/人发送日期经办人/日期批准人/日期文件更改记录记录编号：JIC-DR-4.2.3-4 记录序号:序号文件名称文件编号页行修改前内容修改后内容通知单记录序号修改状态修改人修改日期受控文件清单记录编号： JIC-DR-4.2.3-5 记录序号：序号文件名称文件编号发文部门实施日期备注制表人/日期： 审核人/日期： 批准人/日期：归档资料清单记录编号：JIC-DR-4.2.3-6 记录序号：项目名称归档日期序号分类卷名（号）资料（图纸）名称资料编号页数备注立卷人/日期： 建档人/日期：（交档人）： （档案接受人）文件销毁清单记录编号：JIC-DR-4.2.3-7 记录序号：申请部门序号销毁文件名称文件编号数量销毁原因销毁方式申请人/日期批准人/日期
