建筑公司文件控制程序.doc

1 目的、范围确保对管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，确保与管理体系有关的所有文件处于受控状态，制定本程序。该程序适用于以下管理体系文件的控制：a. 管理手册；b. 程序文件（见管理手册附录3）；c. 项目计划；d. 工程技术文件；e. 第三层次文件；f. 行政性管理体系文件；g. 法律、法规文件。2 相关文件GB/T190012000 idt ISO9001：2000标准；GB/T240011996 idt ISO14001：1996标准；GB/T280012001标准；GB/T19022.1-1994 idt ISO10012-1:1992标准；本公司管理手册。3 术语和定义参照本公司管理手册中的术语解释。项目计划：对特定的项目、产品、过程或合同，规定由谁及何时应用程序和相关资源的文件,包括项目质量计划、环境和职业安全健康管理方案。第三层次文件：是指支持管理体系程序文件的文件。4 职责4. 1 最高管理者a. 批准管理手册的发布和更改；b. 负责所管业务系统的文件审批。4. 2 管理者代表a. 审核管理手册；b. 负责所管业务系统的文件审批；c. 负责本程序文件的制定、修改和执行监控。43其他公司领导负责所管业务系统的文件审批4. 4企管部a负责组织管理手册、程序文件和第三层次文件的编制与更改；b. 负责管理手册、程序文件的发放与管理；c. 负责本程序文件的编制、更改和分级监控。4. 5 办公室负责其他支持性管理文件和外来文件的管理。46科技部负责电脑应用软件的控制。4. 7 其他有关部门a. 负责本部门有关程序文件和管理制度的编制与更改；b. 识别、分发并控制相关方提供的文件。4.8 下属单位工程技术部门负责国家现行标准、规范、规程、图集、地方性法规和行业标准等文件的购买、发放和使用管理。5 工作程序5.1 管理手册和程序文件的控制 5.1.1 批准a.管理手册由公司管理者代表审核，经公司总经理审批后发布实施；b. 程序文件由公司相关部门按分工权限组织编制，由相应分管领导审批。管理体系程序文件发布令由公司总经理签署。5.1.2 发放公司企管部和下属单位具体承办管理手册、程序文件的登记、发放、回收工作。a.对所有受控版本由公司企管部进行统一编号；b.公司企管部负责发放到相关领导、部室和单位，并做好发放记录(R01-1)；c.下属单位管理手册、程序文件的发放由其相关部门负责，发放至相关领导、部室和项目部。工程开工时，项目部从下属单位相关部门领取1-2套完整的文件归项目资料员或技术负责人统一管理，工程竣工后由其保管人负责将全套文件交回下属单位相关部门。下属单位相关部门必须做好文件的发放和回收记录(R01-1)，并将记录及时反馈企管部。d.当工程项目增加，文件不够使用时，下属单位应及时向公司企管部申请增发；当工程项目减少时应及时上交公司企管部，以便统一调剂。5.1.3 评审、更改a. 管理手册和程序文件更改的批准参照5.1.1条执行；b. 公司企管部组织相关部门拟定文件更改通知（R01-3）并报相应领导批准后，按原文件的发放范围进行发放，并做好发放及回收记录；c. 由持有人按通知要求进行更改，更改方式有手写更改、换页、换版等；d. 公司企管部和下属单位相关部门负责督促将失效和作废文件及时从所有使用场所撤出，并做好回收记录；若仍有其他保留价值时要加盖作废标识，防止混用；e. 任何单位、部门、个人不得擅自更改文件，有更改意向时应书面向公司企管部提出，阐明更改理由和更改内容，由公司企管部收集汇总并在适当时间组织相关部门进行评审，并交相应的授权人批准后发布实施。5.2 项目计划的控制项目计划由公司工程部负责管理。5.2.1 编制与审批5.2.1.1 项目计划应在对产品实现过程进行策划的基础上编制（根据工程项目的具体情况，及顾客、监理和地方主管部门有关要求，项目计划和施工组织设计可以单独编制，也可以合并编制），由项目经理组织完成，依据合同规定的目标和承诺，就工程项目的各项活动进行策划，必要时提请下属单位或公司有关部门予以指导。5.2.1.2 项目计划编制完毕后，由项目部报下属单位有关职能部门审核会签（R0105）。会签后，满足下列条件之一的项目计划须上报公司企管部、工程部、审核会签，公司总工程师批准；其他工程的项目计划由各单位总工程师批准。a. 建筑面积1.5万（含）平方米以上；b. 工程造价1000（含）万元以上；c. 省市及公司（含）级以上重点工程；d. 与顾客所签合同中明确必须创省部级、国家级优良工程。5.2.2 发放5.2.2.1 由公司总工程师批准的项目计划报公司工程部备案，其他项目计划发放到下属单位及项目部有关人员，做好发放记录，并保存到计划有效期满。5.2.2.2 公司内部有关部门和人员使用的项目计划为受控版本，发放时应在封面上标明受控号，需要时加盖项目部印章。5.2.2.3 当顾客、监理要求提供项目计划时，一般应提供非受控（没有受控号）版本；若提供受控版本，要注意修改时及时通知顾客。5.2.2.4 项目计划不得提供给外部分承包方；当计划执行中涉及分承包方时，应以其他方式把相关要求予以交底。本公司内部单位不受此限。5.2.3 更改5.2.3.1 遇有下列情况应对项目计划进行更改，由项目资料员下发更改通知单（R01-4），持有者按通知要求进行更改。a. 合同条件发生重大变更；b. 项目组织机构进行重大调整；c. 工程发生重大变化，原策划结果无法实现；d. 其他需更改的情况。5.2.3.2 文件局部更改时，可将更改部分重新换页或手写更改。更改内容应得到项目经理批准，并书面通知到所有受控文本持有者。项目资料员应保存好批准更改的原始依据（如更改通知单）。5.2.3.3 文件重大变更时，应换版重新印发，换版后重新进行审批，并发放到原受控文本持有者，收回作废版本予以销毁；需要保存原版本时，应加盖作废标识。5.3 工程技术文件的控制工程技术文件一般包括图纸、图纸会审记录、设计交底、设计变更、施工组织设计、施工方案、作业指导书、技术交底、标准图集，以及国家、行业和地方有关工程建设的标准、规范、规程等。5.3.1 国家、行业和地方的标准、规范、规程、标准图集的控制5.3.1.1 公司工程部负责编制现行国家和行业强制性标准、规范、规程、标准图集等文件目录，经公司总工程师审批后，发放到公司有关部室和下属单位，并负责掌握国家及行业标准、规范、规程、标准图集的发布动态。获悉变更时，应向有关部门和各下属单位下发文件目录更改通知，各单位按更改通知要求组织更改，但清单经过多次更改影响使用时，工程部应及时编制下发新的清单，同时各单位技术部门组织处理作废版本，购买和配备新版本。5.3.1.2 下属单位技术部门应根据现行国家和行业强制性标准、规范、规程、标准图集等文件目录的变更情况，及时向项目部转发文件目录更改通知，并按通知要求组织实施；地方标准、规范、规程的发布动态由下属单位技术部门负责跟踪，并负责编制和向项目部下发地方强制性标准、规范、规程以及标准图集目录，发放前需经单位总工程师批准。5.3.1.3项目部应在项目计划中编制适用于本项目的国家、行业和地方标准、规范、规程及其他工程技术文件清单。5.3.1.4 发布的文件目录和清单应有文件编号、发布时间和执行时间。5.3.1.5 国家、行业和地方标准、规范、规程、标准图集等技术文件，由下属单位技术部门资料员统一编号，填写发放记录。属公司总部使用的，由公司工程部按该条规定办理。5.3.1.6 除用于研究和作为历史资料保存外（该情况下应加盖作废标记），其它任何场所均不得出现作废版本，也不得在作废版本上做局部修改后继续使用。作废版本的处理由下属单位技术部门组织实施，项目部由资料员组织实施，并做好记录（R01-5）。属公司总部使用的，作废版本由工程部负责收回或加盖作废标记。5.3.2 图纸、图纸会审记录、设计变更的控制5.3.2.1 工程图纸的收发由项目资料员负责，按照与顾客签订合同的套数和提供时间向顾客索取。资料员做好接收登记，并按照项目技术负责人批准的发放范围发放图纸。5.3.2.2 图纸会审记录和设计变更的控制a. 项目技术负责人负责图纸会审记录的整理，经设计院、顾客（或监理）和施工单位三方签字盖章后方为有效。b. 所有设计变更必须经原设计部门（单位）签字盖章方为有效，并由项目资料员负责按时间顺序统一编号。c. 图纸会审记录、设计变更单由项目资料员按项目技术负责人批准的发放范围发至图纸持有人及相关人员，做好发放登记，发放时应留足竣工资料要求的份数，并至少保留一份原件。d. 由项目资料员根据图纸会审记录、设计变更单和技术联系单在相应图纸的变更部位加盖变更章，注明“此处有变更”字样，并注明变更通知单或技术联系单编号。图纸持有人应妥善保存所有变更文件，作为正确更改的依据和证明。当图纸整张作废时，由项目资料员负责收回并换发新图纸，做好记录（R01-1）。5.3.3 施工组织设计、施工方案的控制5.3.3.1 施工组织设计的编制与审批 a. 施工组织（总）设计应在施工前由项目经理组织编制。当开工时间紧或不具备整个工程施工组织设计的编制条件时，可分段编制。编制过程由项目技术负责人主持，各专业技术员参加，必要时提请下属单位技术部门或总工协助。项目新技术含量高、工程技术难度大时，可提请公司工程部协助。 b. 施工组织设计编制完毕后，项目部报下属单位技术部门组织审核会签。下属单位技术部门初步审核并提出修改意见,项目部修改后报下属单位各部门会签 （R01-5），然后报批准人审批。一般单位工程和分部工程的施工组织设计，可由各相关部门进行书面审核会签，然后报批准人审批。 c. 满足5.2.1.2中a、b、c、d四条及科技示范工程的施工组织设计，经下属单位总工程师初审后，报公司工程部审核会签（R01-5）公司总工程师批准。其他工程的施工组织设计由下属单位总工程师审批。 d. 审批后的施工组织设计由项目技术负责人报顾客（或监理）确认。顾客要求召开方案评审会时，项目经理、技术负责人和方案编制人员参加，必要时下属单位总工程师或技术部门派人参加。 e. 对顾客提出的改进意见，项目技术负责人应反馈下属单位技术部门，共同研究修改措施。 f. 顾客（或监理）的确认按当地建设主管部门统一规定的格式办理签字记录。 g. 审批后的施工组织设计由项目资料员发放至项目经理部各有关人员，并上报下属单位技术部门和公司工程部。所有施工组织设计均应做好发放记录，并留足合同要求竣工资料的份数。 h. 分部工程施工组织设计编制、审批和发放，可按照上述规定执行。5.3.3.2 施工方案的编制与审批工程项目的施工方案由项目技术负责人组织编制、审核，项目经理批准。5.3.3.3 施工组织设计、施工方案的更改施工组织设计、施工方案的一般更改由项目经理批准。涉及施工工艺、施工设备或其他影响满足顾客要求的更改时，必须经原审批部门或人员批准。批准后做好以下工作： .项目资料员拟定文件更改通知（R01-3）； .将文件更改通知（及更改页）按原文件发放范围发放，并填写发放记录； .由持有人按通知要求进行更改； .及时将失效或作废的文件从所有使用场所撤出，并填写作废文件处理记录（R01-5）。若仍有其它保留价值时，要加盖作废标记。5.3.4 作业指导书、技术交底的控制5.3.4.1 涉及施工过程的作业指导书，由公司相关部门根据需要编制，经公司分管领导批准后由编制部门发放至相关部门和单位，并抄送公司工程部。下属单位也可根据自身的实际情况，由相关部门编制必要的作业指导书，经分管领导批准后发放实施。5.3.4.2 项目部应根据施工过程的需要，必要时由项目经理或技术负责人编制作业指导书，并组织发放实施。5.3.4.3 分部分项工程的技术交底由项目施工员编制，项目技术负责人审核并由施工员交底至作业班组及技术骨干，交底时必须由交底人、接收人签字。交底人负责保存至少一套原件，竣工后按竣工资料的有关规定处理。5.4 行政性管理体系文件的控制5.4.1 公司行政性管理体系文件的控制5.4.1.1 公司行政性管理体系文件由公司办公室统一管理，每年末组织对以往印发的文件进行一次全面评审，确定文件的适宜性和有效性，编制下年度行政性管理体系文件受控清单（R01-6），发至下属单位和相关部门。印发新的行政性管理体系文件时，通知各单位和部门列入受控清单。5.4.1.2 公司行政性管理体系文件由各职能部门拟稿，经部门负责人和办公室核稿、编号后，报公司分管领导批准印发。公司制发的文件由各部室负责发放，下属单位制发的文件由本单位办公室负责发放。文件底稿须用蓝黑或碳素墨水起草，或用微机打印，前面附有统一格式的审批拟稿纸。5.4.1.3 公司行政性管理体系文件统一采用“中建八二*字（*）第*号的编号格式，按文件编发的时间顺序编号，*部门代号。（*）年度代号，*文件编号。下属单位编号参照此条执行。5.4.1.4 文件发布一般在公司的信息平台上公布，各单位应积极主动查阅。也可采用当面送达或邮寄方式，当面送达的由接收人签收，采用邮寄方式时在发放记录中注明“邮寄”字样及邮寄人。各部门及下属单位收发文件应做好登记记录并妥善保存。5.4.1.5 行政性管理体系文件的更改由原拟稿部门提出意见并起草更改文件，经分管领导审批后实施。一般局部内容的更改，以补充文件或函件的形式进行。若文件有原则内容的更改或更改范围较大时，应重新印发新文件，并注明原文件作废。5.4.1.6 文件持有人接到更改补充文件或函件后，应及时在原文件的相应部分手写更改，或注明“此处有更改”字样，并注明补充文件或函件的编号，以便执行中查询。接到新文件注明原文件作废时，应及时撤出原文件，或加盖“作废”标记，以免混用。5.4.2 外来行政文件的管理外来文件包括国家、行业和地方关于企业管理方面的法律法规，以及上级主管部门下发的各种与管理体系有关的规定性文件。5.4.2.1 国家、行业和地方关于企业管理的法律法规，由公司和下属单位各相关部门负责控制。控制的内容包括跟踪发布动态、获得文件文本、组织贯彻实施。5.4.2.2 上级主管部门下发的文件由公司和下属单位办公室做好收文登记（R01-3），并根据文件内容做好传阅批办。如需统一转发，在收文登记表备注栏中注明“转发”字样，并按5.4.1条的有关规定执行。5.5 法律、法规及其他要求的文件的控制法律、法规及其他要求的文件的控制详见法律、法规及其他要求控制程序。（ZJBE/MS/P03-2003）5.6 文件执行过程中的管理5.6.1 公司和下属单位各部门、项目经理部应按分类编制本部门、本项目受控文件清单（R01-6），连同文件一并妥善保存。受控文件清单应经部门负责人或项目经理批准，并根据受控文件的变化情况及时进行更改，保证受控文件清单的适宜性和有效性。5.6.2 受控文件需要复印时，应按规定办理认可发放手续。公司总部有关部门需要复印文件时，由公司原文件发放部门统一办理，加盖原发放部门印章，并做好发放记录。下属单位有关部门和项目部需要复印文件时，由下属单位相应主管部门统一办理，加盖部门印章，并做好发放记录（R01-1）。5.6.3 当持有人发生岗位变化、不再具有持有人资格时，由其所在部门通知本人，收回其持有的文件，更改原发放记录。6 记录文件发放/回收记录表（R01-1） 文件名称文件编号受控号发放日期收文部门份数签收人 旧文件回收人 及回收日期备注收 文 登 记 表 （R01-2）收文日期收文编号来文单位原文字号文件标题份数每份张数收者签名领导批示处理意见领 导签 名主附文件更改通知单（R01-3）编号： 印发日期： 新文件执行日期作废文件处理方式文件名称页码章节修改内容（摘要）更改方式部门负责人分管领导作废文件处理记录（R01-4） 文件名称文件编号发放范围作废时间处理方式处理情况：执 行 人见 证 人 年 月 日 项目计划/施工组织设计审批会签表（R01-5） 部 门审 核 意 见负责人签字审批意见： 公司管理者代表公司总工 公司下属单位总工 签字： 年 月 日受 控 文 件 清 单（R01-6）分类：序号文 件 名 称版本发布时间文件编号发放号执行时间管理部门 批准人： 批准日期： 年 月 日