建设公司档案管理规定.doc

档案管理规定1 总则1.1 为规范公司文件材料的归档工作，完整、系统的保存公司档案，促进档案工作为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和国家有关规定，结合中建国际建设公司（以下简称公司）实际，特制定本规定。1.2 本规定适用于公司各事业部、部门、分支机构和项目。1.3 本规定所称档案是指公司在经营、管理等活动中直接形成的，具有利用、查考、保存价值的各种形式的文件材料。1.4 公司档案实行集中统一管理，分部、分级归档的原则，由各部门、机构和有关人员负责文件材料的收集、整理、归档，并定期向档案部门移交。任何人不得拒绝归档。1.5 所有员工对公司归档文件材料的齐全、完整、准确、系统均负有相应的责任。文件材料的收集、归档工作应列入到各部门的管理程序、职责范围和岗位责任制中。2 档案工作机构及职责2.1 综合管理部是公司档案工作的管理机构，归口管理公司总部、项目和分支机构的档案管理工作。公司总部各部门、项目及分支机构应明确各自档案工作的主管部门和人员。2.2 公司档案室职责2.2.1 贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，制定档案工作发展规划和计划。2.2.2 接收公司总部，直营项目，办事处型分支机构的有关档案。（事业型分支机构及所辖项目档案由其自行保存、管理。）对档案进行保管、统计、利用、鉴定、销毁工作，提供档案服务。2.2.3 监督、指导公司总部各部门、直营项目和分支机构文件材料的形成、积累、整理和归档移交工作。2.2.4 负责档案业务培训工作。2.3 公司各部门、分公司、驻外机构、项目档案工作主要职责2.3.1 配合公司档案室做好档案工作法律、法规和方针政策的贯彻执行，接受公司档案室的业务指导、监督和检查。2.3.2 对本单位各种门类和载体形式的文件材料进行收集、整理、归档和移交。2.3.3 监督指导本单位及所辖项目文件材料的积累、整理和归档工作；进行档案的接收、保管、移交工作。事业型分支机构要做好本单位档案保管、利用、鉴定销毁工作，并向公司总部提出档案鉴定、销毁计划及报告。3 归档范围3.1 企业在筹备、设立、运营、管理、产权变动等过程中形成的直接记述和反映企业活动的具有现实和长远查考价值的文件材料均应进行收集、归档。内容详见本规定13相关执行文件中中建国际档案分类规则所附“档案收集范围和保管期限表”。3.2 归档文件材料的来源3.2.1 公司内部形成的文件材料；3.2.2 分公司、驻外机构、项目按规定报公司总部的文件材料；3.2.3 公司投资的全资、控股、参股公司应报公司总部的文件材料；3.2.4 公司参与的合作项目，合作方按要求应向公司报的文件材料；3.2.5 对公司有保存、利用价值的其它外来文件材料；3.2.6 项目工程施工文件材料。3.3 归档的文件材料载体形式包括：纸质文件，电子文件光盘，录音录像带，照片、底片，实物及其它形式。4 归档要求 4.1 公司实行文件材料形成部门立卷归档制度。各部门、项目及分支机构负责人应指定人员负责按照公司确定的归档范围，将各类文件材料收集齐全、进行整理立卷，定期归档。4.2 归档的文件材料，要按照形成规律，保持其有机联系。文件材料应完整、准确、系统，反映公司各项活动的真实内容和过程。4.3 归档的文件材料应为原件或具有凭证作用的文件材料。4.4 非纸质文件材料应有文字说明一并归档；外文材料应与中文翻译件一同归档。4.5 具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与原电子文件一同归档。4.6 归档的文件材料应符合档案保管要求。不符合保管要求的文件材料应经修复后归档。4.7 文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。4.8 多个单位、部门合作完成的事项，由主办单位保存一套完整的文件材料，协办单位保存与承担事项相关的正本。4.9 公司理事会、办公会、总经联席会会议通知、记录、纪要，及相关发文由综合管理部负责立卷归档。4.10 工程建设（设计）、基本建设和设备类文件资料分别由承担工程项目或项目管理板块、基建管理部门和设备管理部门负责立卷归档。4.11 会计文件资料由财务部负责立卷归档。4.12 声像资料由摄制部门或人员负责整理归档，图像资料须配在文字说明。4.13 实物类资料由承办部门或人员负责整理归档。4.14 两个以上部门办理的文件，由主办部门负责立卷归档。4.15 公司领导及工作人员外出参观学习、考察、参加会议等各种公务活动形成的文件资料，要按照归档范围的规定，向本部门或综合管理部（部门）移交。4.16 个人在职务活动中形成的各种载体形式的文件资料必须按照规定归档。4.17 工作人员工作调动或长期出国，属于归档范围的文件资料必须全部移交，办理交接手续，不得擅自带走或销毁。5 整理、组卷5.1 归档文件材料保管期限分为永久、长期、短期三种。归档立卷人员应按照国家和公司的有关规定，对归档文件材料确立保管期限。 5.2 文件、材料管理部门要建立平时立卷制度。文件材料承办人员应随时或定期向本部门立卷人员移交已办理完毕的文件材料，由其分门别类妥善保存。5.3 综合管理类（文书类）文件材料的整理、组卷应规范、合理，符合国家标准规定的组卷原则和方法。要按照文件资料自然形成规律，保持文件资料之间的有机联系，区分不同保管期限进行系统整理，组成案卷，编定页号，填写卷内目录案卷目录及案卷备考表和案卷封面，并装订整齐。5.4 反映同一内容不同载体形式的文件资料应一并归档。有密级的文件应在案卷封面上作标识。（具体规定参照（91）中建办字第384号文中建总公司文书档案立卷、整理规范和中建总办字20021号文中建总公司总部归档文件整理规则实施细则执行）。5.5 项目工程资料的收集、整理、立卷、移交、审查工作按项目所在地地方标准和公司相关规定执行。向公司移交档案应有移交清单，并经项目经理审核签字。重要的项目文件材料归档时应编写归档说明。5.6 财务资料的分类、整理、保管等工作按照财政部、国家档案局财会字199832号文会计档案管理办法和公司相关规定执行。档案移交时需填写会计档案移交清册和会计档案移交登记表。5.7 项目管理部门和档案管理人员应负责检查归档文件材料的完整程度、准确性；档案室负责检查档案的整理质量，并对保存价值进行确认。5.8 各类档案、文件归档时，必须办理交接手续。移交部门（项目）应以卷或件为单位填写案卷目录一式两份，并经主管领导签审。交接双方对照目录认真清点核对，核对无误后双方签字，各执一份长期保存。6 归档时间6.1 管理性文件资料、电子文件（磁盘、光盘等）各部门在次年六月底以前向档案部门移交。6.2 属公司保管的工程建设档案包括办事处型分公司承接的境内直营项目在工程竣工后半年内、境外项目在工程保修期满后一年内，由各事业部向公司档案室移交。6.3 事业型分支机构保管的工程建设文件资料，在工程竣工或最终交验后半年，由项目经理部向分公司和驻外机构档案主管部门移交。6.4 会计文件材料由财务部部门保管一年，在本会计年度终了后的第三年六月底前向公司档案管理室归档移交。6.5 声像、实物类等特殊载体材料在次年六月底以前随同管理性文件一并归档，公司重要活动、重要会议形成的声像、实物类材料，也可在活动和会议结束后一个月内向档案室归档。（归档时应配有文字说明）。6.6 公司领导和工作人员外出参加公务活动形成的文件材料如外部会议材料等，在公务活动结束后应及时归档。6.7 事业型分支机构保管的档案，应将案卷目录清单在次年六月底前向公司档案室移交一份以备查。6.8 电子文件应在办理完毕后三个月内向档案室归档。6.9 以下文件材料应随时归档：6.9.1 应归档的零散文件材料；6.9.2 变更、修改、补充的文件材料；6.9.3 基建项目、设备仪器的维修文件材料；6.9.4 企业机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；6.9.5 其他临时活动中形成的文件材料。7 各部归档职责 7.1 综合管理部 7.1.1 集中统一管理公司各部门、各项目的文书、工程、经营、机械、设备、会计、声像、实物等门类和载体的档案，以及办事处型分支机构的档案。7.1.2 按照公司档案分类表，负责公司“行政管理类”有关文件、资料的收集、整理、归档工作。7.1.3 负责公司文书类档案移交前的审核、检查工作；对延期移交的档案负责追缴和完善。7.1.4 协助项目管理板块、技术中心、企划部对项目档案进行检查、监督、指导。7.1.5 协助人力资源部组织公司、项目及各分支机构人员进行档案业务培训工作。7.2 人力资源部职责7.2.1 负责公司档案分类表中“组织与人力资源类”人员、劳资等相关文件、资料的收集、整理、归档工作。7.2.2 负责出国人员派遣、出国考察等资料的收集、整理、归档工作。7.2.3 负责公司资料管理、档案人员、项目专职资料员的档案培训工作。7.2.4 负责新开工项目资料员的配置工作。 7.3 企划部职责7.3.1 按部门职责负责公司战略、市场、运营策划、公共关系相关文件、资料的收集、整理、归档工作。7.3.2 负责公司机构协调、公共关系等相关文件、资料的收集、整理、归档工作。7.3.3 负责公司对外宣传资料的整理、归档工作。7.3.4 负责公司管理体系及体系认证相关资料的收集、整理、归档工作。7.3.5 负责公司市场调研分析、投资业务决策、投资策划和投资项目评估与管理相关文件、资料的收集、整理、归档工作。7.4 合约法律部职责7.4.1 按部门职责负责公司各类合同、法律文件的收集、整理、归档工作。7.4.2 负责公司授权委托文件的归档工作。7.4.3 负责公司对外法律纠纷以及其他有关事务涉及文件与资料的收集、归档工作。7.4.4 负责公司及项目合约商务文件的整理、接收、移交工作。7.5 财务资金部职责7.5.1 负责公司经营及工程施工过程中财务资料的监督、检查、管理工作。7.5.2 负责公司及项目财务档案资料的审核移交工作。7.5.3 负责海外公司财务档案审核和保管工作。7.5.4 负责财政部、国家档案局和总公司会计档案管理办法的检查、落实工作。7.6 审计部职责7.6.1 负责审计管理工作中相关文件、资料的收集、整理、归档工作，包括：上级单位及本单位关于审计方面的规章制度、批示、批复、工作计划、总结等。7.6.2 负责对公司、部门、分支机构、项目等进行经营效果审计认定工作中形成的文件、资料的收集、整理、归档工作。7.6.3 负责对公司系统内资产状况进行审计认定过程中形成的文件、资料的收集、整理、归档工作。7.7 事业部职责l 按其部门职责，负责职责范围内形成的办公、管理、支持、协调、市场开拓、投标报价、合同评审、分包商选择等文件、资料的收集、整理、归档工作。 l 负责对工程施工过程中二次经营文件、合同变更等相关资料的收集、整理移交工作。市场营销板块l 负责统一收集、整理、归档项目投标阶段的各种文件和资料，包括招标文件、图纸、变更、通知，以及完整的投标文件。页：6 l 负责收集、整理、归档政府主管部门有关报价、投标、造价等方面的法律、法规、政策性文件。l 负责收集、整理、归档移交公司系统内工程业绩资料，包含各类载体的实物资料。合约商务板块l 负责投标文件中商务标的收集、整理、归档工作。l 保存公司各事业部内部各类未履行完毕的工程合同文本副本。l 配合合约法律部，负责合同文件的保管、利用、归档工作，并负责将履约完毕的合同向档案室移交。l 负责公司各项目成本台帐的建立与归档工作。l 负责公司内部整体工程经营状况有关统计、分析资料的整理、归档工作。项目管理板块l 负责项目管理性文件、资料、报表的收集、整理、归档移交工作。包括：安全文明工地、质量创优、QC成果有关资料和质量、安全、机构事故的调查、处理报告，工程回访等相关资料。l 负责项目工程资料收集、整理、归档工作的监督、检查、指导工作。l 负责竣工资料移交前的验收审核工作。l 协助市场营销板块负责收集项目各类获奖证书、申报材料等各种载体资料。l 配合相关部门对项目资料员进行专业培训工作。机构协调与行政办公板块l 全面负责本事业部档案的归档工作。负责本部门办公、行政类文件的收集、归档工作。l 协助企划部负责收集、整理分支机构设置、撤并等相关文件、资料的整理、归档工作。l 海外事业部负责驻外机构资料的收集、整理、归档工作。负责历史遗留问题、对外经营权等资质管理以及驻外机构其他行政办公相关文件、资料的收集、整理、归档工作。7.8 技术中心职责l 负责投标文件中技术标的收集、整理、归档工作。l 负责配合相关部门对项目技术资料的收集、整理进行指导、检查工作l 负责工程技术资料归档移交前的专业审核鉴定工作。l 负责国家、行业及地方颁布的各种设计及施工规范、标准图集及技术手册等资料的收集、归档工作。l 负责公司科技推广应用及科研开发、科技创优过程中相关资料的收集、归档工作。7.9 采购中心职责负责机械设备资料的收集、整理、立卷归档及档案移交工作。7.10 政工部职责负责对党务、工会、共青团工作中形成的文件资料的整理、归档移交工作。7.11 项目职责与要求l 项目必须配置专职资料员负责项目档案工作，资料员必须持证上岗。l 负责项目办公管理、工程资料等的收集、整理、归档、移交工作。l 管理类资料归档范围按照公司档案分类及收集范围表进行收集、整理；工程资料北京项目按“京建科教200310号”文建筑工程资料管理规程执行，外埠施工项目按照所在地地方标准执行。l 项目工程资料与管理资料的收集工作必须与工程进度同步进行，资料员要及时收集各部门各种载体的资料，以完整再现工程施工全貌，避免日后大量补资料。l 项目竣工必须以已向公司完整移交了项目档案为项目结束的标志。在项目档案全部移交公司档案室前，项目资料员不可调往其它项目。项目经理、技术负责人必须对项目档案负责。7.12 分支机构职责l 分支机构各部门职责，参照公司总部执行。l 各分支机构要确定一名懂得档案工作的人员负责档案工作，以配合公司总部做好档案工作法律、法规和方针政策的贯彻执行工作。l 实行本单位文书、工程、经营、机械设备、会计、声像、实物等门类和载体档案的集中统一管理。l 指导本单位各部门、项目对有关文件、资料进行积累、整理和归档工作，并接收、保管、利用档案。l 办事处型分支机构同时要做好向公司档案室移交重要的、对公司其他单位有利用价值的档案。包括：获得的荣誉证书、奖牌、奖杯，有关分支机构成立、撤并的文件，分支机构的年度工作计划、总结等工作。7.13 海外分支机构职责l 参照分支机构职责范围开展工作。l 事业型分支机构负责内部管理规定、部门经理和项目经理任职名单、重大项目的中标通知书、合同验收报告等资料的收集、整理、归档工作，并按时向公司总部（海外部）移交。其他综合档案的归档工作由其自行管理。l 总部直营项目和代表处型分支机构负责对本机构涉及的文件、资料进行收集、整理、归档，（包括项目的中标通知书、合同、开工令、合同变更文件、索赔文件、验收报告及决策性的文件、重要的会议纪要等全套资料）。并负责向公司总部（海外部）移交全部档案。7.14 临时性的分支机构形成的各类档案，在机构撤消时，要交回公司总部保管。7.15 公司投资控股的子公司档案资料由各子公司负责收集管理，并参照公司规定将重要文件向公司总部主管职能部门移交备份，包括：董事会文件，年度工作计划、总结等。7.16 各部门其它职责，见本规定13相关执行文件中中建国际档案分类规则所附“档案收集范围和保管期限表”。8 档案管理8.1 存放档案应有专门的库房、柜架、装具、存放方法要科学和便于查找。一般库房的温度应控制在14-24度，相对湿度控制在45-60%之间。8.2 档案库房要坚固，库房内严禁存放其他物品。库房要配备相应的防火器材，注意防火、防水、防光、防潮、防鼠、防虫、防尘、防盗。8.3 档案人员必须熟悉档案库房情况，每年对库房档案进行检查核对，做到帐、物相符。如发现有误，应立即更正。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。电子档案需防磁、防病毒。8.4 档案室要建立登记制度，对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行登记和统计。9 档案借阅与利用9.1 借阅档案时，借阅人须填写档案借阅审批表，经本部门经审签后，再经综合管理部经理审批同意后，方可在档案管理人员处填写档案借阅登记办理相关借阅手续，并根据借阅数量交纳部分押金（归还档案时退还）。借阅时间原则上不超过一周。9.2 公司以外单位人员借阅档案时，须持有本单位介绍信，说明借阅原因，经公司相关领导审批签字，方可提供使用。9.3 借阅者必须妥善保管所借档案，不得私自拆装、撕页、涂改、杠画、污损、复制、转借、泄密、丢失。9.4 档案利用后或借阅人员调出单位时须及时将档案归还。档案人员必须进行认真核对，确认无误后，方可注销。9.5 档案室是档案存放重地，无关（借阅）人员不得进入。9.6 电话查阅档案要作好记录并填写档案查询情况登记册。10 档案的鉴定与销毁10.1 建立档案鉴定工作小组，由主管领导、档案管理部门和相关人员组成。10.2 根据档案保管期限，对到达保管期限的档案及确无继续保存价值的档案，进行鉴定工作。10.3 鉴定档案时应采取直接鉴定法。在一个案卷内档案保管价值如有不同，一般应拆卷，拣出无保存价值文件。10.4 销毁档案时要严格执行保密规定，在指定地点由两人监销，并在销毁清册上签字。10.5 每次鉴定工作结束，均应编制详细的统计和总结报告，编制档案销毁清册, 并填写文件销毁申批表和档案鉴定与销毁目录报请公司主管领导审批后方能销毁。销毁档案，应指定专人负责监销，监销人要在销毁清册上签字。11 档案保密11.1 档案工作人员要遵守职业道德，严守公司秘密，不准向外泄露有关机密性内容。11.2 非档案管理人员或检查、鉴定人员不得私自进入档案库房。11.3 凡违反上述管理制度，造成损失、泄密事故，视情节轻重，给予批评教育或纪律处分，直到追究法律责任。12 解释权12.1 本规定由综合管理部负责解释。12.2 本规定自2003年1月1日起执行。13 相关参照执行文件 l 中建国际建设公司档案分类规则（含档案收集范围和保管期限表）l 关于印发中国建筑工程总公司文书档案立卷、整理规范两个文件的通知1991中建办字第384号（内含文件材料归档和不归档范围）l 关于印发中建总公司总部归档文件整理规则实施细则（暂行）的通知中建总办字20021号 l 关于转发会计档案管理办法的通知中建财办字199917号（内含会计档案保管期限表）14 附表l 文件资料移交清单l 归档案卷目录及备考表l 卷内目录l 会计档案移交登记表l 会计档案移交清册l 利用档案审批表l 档案借阅登记表l 档案鉴定与销毁审批表l 档案鉴定与销毁目录 文件资料移交清单序号文件部门文号/版本名 称日期页数备注移交人签字/日期： 接收人签字/日期：移交部门经理签字/日期： 综合管理部经理签字/日期：中建国际建设公司二0 年归档案卷目录立卷单位：二0 年 月 日归档案卷目录备考表（移交表）本年度移交档案 卷移交单位：单位负责人： 移交人：二0 年 月 日接收单位：单位负责人： 接受人：二0 年 月 日移交档案情况说明：永久： 卷长期： 卷短期： 卷其他情况说明：案 卷 目 录案卷号归档号案 卷 题 名案 卷 起止 日 期卷内保 管期 限备 注件页卷 内 目 录 卷号：件号文件作者文号日期标 题页数备注档案鉴定与销毁审批表本次鉴定工作共鉴定档案 卷（份） 其中销毁档案 卷（份） 保留档案 卷（份）鉴定意见：鉴定小组组长：单位： 日期：档案销毁批准人：调整保管期限（密级）批准人： 批准时间：小 组 成 员所 在 单 位（部门）销毁方式： 监销人：档案鉴定与销毁目录序号卷号（文号）到期案卷（文件）标题原定保管期限相关责任部门鉴定结果销毁保留注：在鉴定结果一栏中如档案销毁则在销毁栏中画“”，如继续留用则在保留栏中注明保管期限。利用档案审批表编号： 申请部门（单位）： 申请人： 日期：利用内容和目的：工作考察 学术研究 报价参考其 他利用方式：查阅（在档案室查看）借阅（借出）拷贝 拷贝份数 领导审批意见审批人签名日期申请部门（单位）审批部门（单位）注： 利用方式一栏中请在选定的“”中画“”利用证照和声像实物档案需在利用申请一栏中写明利用的具体原因、提交单位、证照种类和数量、拟归还日期。档案借阅登记表序号借阅人借阅档案名/卷号借阅日期归还日期档案状况押金 数额备注会计档案移交登记表会计单位： 年度 第 页共 页序号档案名称册数应保管期限已保管期限备注见各类别清册见各类别清册本登记表保管时间为15年以上经清点核对无误移交时间： 年 月 日 接收时间： 年 月 日移交单位： 接收单位：移交人： 接 收 人： 监 交 人： 年 月 日会计档案移交清册（财务报告类）年度编号册数应保管期限已保管期限备注一、月、季度财务报告3年包括文字分析及软盘1月报 2月报3月、季度财务报告4月报5月报6月、季度财务报告7月报8月报9月、季度财务报告10月报11月报12月报二、年度财务报告3年三、其他报告3年 以上经清点核对无误移交时间： 年 月 日 接收时间： 年 月 日移交单位： 接收单位：移交人： 接 收 人： 监 交 人： 年 月 日 第 页共 页会计档案移交清册（会计帐簿类） 第 页共 页年度编号册数应保管期限已保管期限备注一、总帐15年 二、明细账15年 1 2 3 三、日记帐 25年1现金日记帐2银行日记账 3四、固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年五、辅助帐簿15年12 以上经清点核对无误移交时间： 年 月 日 接收时间： 年 月 日移交单位： 接收单位：移交人： 接 收 人： 监 交 人： 年 月 日 会计档案移交清册（会计凭证类） 第 页共 页 年度凭证编号册数应保管期限已保管期限备注 月 日至 月 日至15年 月 日至 月 日至 月 日至 月 日至月 日至 月 日至 月 日至 月 日至月 日至 月 日至 月 日至 月 日至月 日至 月 日至 月 日至 月 日至月 日至 月 日至 月 日至 月 日至月 日至 月 日至 月 日至 月 日至月 日至 月 日至 月 日至 月 日至 月 日至 月 日至月 日至 月 日至 月 日至 月 日至以上经清点核对无误移交时间： 年 月 日 接收时间： 年 月 日移交单位： 接收单位：移交人： 接 收 人： 监 交 人： 年 月 日