外贸部部门职能说明书样本.doc

外贸部部门职能说明书样本部门职能说明书编 号编制日期版本版次A/0页数5所在部门外贸部岗位类别作业类核 准审 核编 制部门负责人职务名称外贸部经理直接上级部门/领导常务副总经理一、部门设置目的 根据公司发展战略及公司年度经营规划，执行公司各部门的有关规定，开拓国外贸易市场业务，维护客户关系，进行以航线运营为中心的市场营销、商务、船务、箱管、进出口业务操作，实现公司外贸航线的稳定运营持续增长的目标。二、部门岗位关系图常务副总经理外贸部经理船务操作专员箱管专员商务专员客服专员三、部门工作关系公司内部关系 部门主要联系事项市场部外贸市场货源分析，信息收集，航线规划、航线指标，市场开发，价格协调操作部报价、接舱、进出口派车情况，跟踪车队服务情况，清单整合，为客户解决送货问题船务部跟踪船舶动态、确定航线指标及船舶有关规定商务部跟踪商务的应收应付费用，协调相关费用时效性箱管部滞箱费收取，用箱及箱子动态跟踪,修箱费及堆存费跟踪客服部维护办事处的客户关系，协调.安排及跟踪车队的服务时效性人力资源部人员培训、晋升、调配、工资统计等行政管理部企业文化活动、行政物资购买、日常办公用品发放、其他行政事项等信息部OA办公、软件操作系统、网络故障处理、电脑安装等风控法务部合同拟定、修订、审核，提供专业的法律咨询总经办会议跟踪事项公司外部关系单位主要联系事项客户维护客户，进行宣传航线船期.接舱等业务码头船舶靠离泊作业，进出口重箱计划及现场其他相关业务海事报关，签证，安全注意事项车队了解车队的配合情况，考核问题船东方面驳船，拖轮，船东政府相关部门边防，乡镇单位四、部门职能描述序号一级职能二级职能负责程度全责主责协助1计划管理1.1根据公司的经营目标制定部门的年度目标；1.2分解目标，制定季度及月度的工作计划；1.3组织，实施部门的工作计划，达成目标。2信息收集与反馈2.1定期收集各船公司航线运力，价格进行反馈；2.2反馈码头、车队等供应商信息、货源走势；2.3内部工作及合作伙伴存在问题进行反馈。3市场业务拓展3.1了解各船公司运力及价格情况，航线布局，货源流向；3.2通过网络、宣传单、客户座谈会等渠道发布航线信息；3.3合理开发新客户，提供办事处市场货源信息；3.4收集客户信息，建立客户档案资料；3.5进行港口占有率统计及分析货源比重。4出口操作4.1凭公司发布的拖车价格表、海运费运价表、船舶动态表，向货代报价、报船期；4.2接受客户书面、网上订舱并分配舱位、给客户确认；4.3负责每天跟踪车队装货，协调各货代、货主及各部门、各办事处人员、车队及码头，处理装货过程中的各类问题及突发事件；4.4在船开后船到前向客户催款，跟踪目的港送货的情况，协助目的港操作及客服部处理送货问题。5进口操作5.1在船到前及时接受舱单，并根据舱单资料及时向码头报计划；5.2通知客户到货及催款、落实收货计划、合理分配并安排送货车队，合理交付各类单证；5.3跟踪车队及代理货柜拆箱情况，协调各货代、货主及各部门、各办事处人员、车队及码头，处理送货过程中的各类问题及突发事件。6集装箱现场管理6.1跟踪在场、出场时间超过合理天数的集装箱；6.2合理调配集装箱的周转；6.3跟踪、关注具体航次的装货情况，避免进出不平衡。如有出现亏舱，提前一天反馈总部箱管部，协调调配空箱，保证进出平衡；6.4跟踪CY条款下收取相关单证保函以及集装箱押金，存档备查；6.5跟踪处理出场超过合理天数的集装箱滞箱费费用以及码头堆存费用的收取；6.6根据集装箱残损情况，及时安排维修；6.7根据进口台账统计因个别因素造成的滞箱费，修箱费，以及场外箱费无法收取，经核查事实，由OA申请核销；6.8与始发港，目的港，总部箱管协同跟踪，检查回场箱况，完成整个流程。7船舶进出作业管理7.1实时跟踪船舶动态，做船舶动态以及船舶进箱计划；7.2船舶到港前，与船员沟通根据接货量，协调计划最优装货量；7.3落实船舶时间到港时间，做好船舶报给码头，安排船舶靠泊计划；7.4解决船上海事签证的所有相关事宜和注意事项；7.5回访码头、海事了解港口的每天动态。8商务管理8.1配合商务与客户对账单进行系统账目核销工作；8.2协助确认客户汇款信息，进行系统账目的核销、放货。8.3各项账单的确认，及时做好费用OA请款工作；8.4了解当地的市场价格，及时反馈给领导，方便总部界定办事处提供信息的真实性；8.5根据公司规定，每月底配合对应收账款、预收账款，进行财务、商务对账确认工作，确保核算工作准确和公司收益；8.6根据客户付款方式和扣、放货规定，进行扣、放货工作，控制公司收款风险；8.7根据与供应商双方确认的费用，对应付账款费用进行申请并审核，确保申请费用准确性；8.8根据与供应商双方确认的费用，跟踪供应商发票开具，并对发票管理提出优化建议。9客户维护9.1维护客户，协调客户应急有关事项；9.2维护处理好与码头、海事、堆场、车队、代理的关系；9.3同行业公司的往来关系，建立良好的沟通渠道。10异常管控及应急事件处理10.1针对异常状况找到根本原因，并采取有效对策，才有可能发生同样原因的异常；10.2协调处理码头、船舶有关应急事项。11部门日常管理11.1部门员工的选、育、用、留管理；11.2日常工作计划的管理；11.3办事处日常费用管理；11.4收集市场信息，整理分析办事处各项经营数据，整合办事处资源，提出合理方案，促使营运航线的有效运作。12完成上级交办的其他工作。五、部门运作相关制度与流程制度名称特种箱制度、船舶规范制度、扣货管理制度、触犯高压线制度、箱管费用收取制度、办事处车辆管理制定、备用金管理制度 主要流程业务招待及礼品费用申报流程、进口拖车报价反馈、船舶等泊申请流程、文件业务审批流程、特价审批流程、海运费异常反馈审批流程、用款申请流程、退款流程、停止放货申请流程、未收款商务放货申请流程、延长用箱审批流程、撤船流程、抵扣用款申请、SOC、COC箱配载流程、费用核销流程、公司合理化建议流程