信息写作培训课课件.ppt

,信息写作培训,1,一、提升信息工作价值的途径和方法 思想层面，理性认知，信息工作重点关注什么？ 围绕主题二、2008年工作点评 实践层面，工作总结，信息工作过去做得如何？ 审视自我三、信息编写规范 操作层面，业务提升，信息工作今后如何做好？ 努力提高,培训提纲,2,信息工作的价值,一个重要课题信息工作的 价值,3,课题的由来1企业文化.经营理念,企业价值是企业在经营活动中创造的社会价值和经济价值的总和。其衡量标准不仅取决于企业的盈利能力和财务风险，更重要的是取决于企业的成长性及社会的认可度。,客户价值是客户从购买的产品与服务中获得的利益感知与所付出的成本感知之间的权衡关系。为客户创造价值是企业生存的前提，也是保持竞争优势获得社会价值和经济价值的基础。,追求企业价值与客户价值共同成长,企业价值,客户价值,为企业赚钱，为客户省钱,信息工作的价值？,4,课题的由来2信息员的困惑,What?领导需要什么信息？我们应该重点报些什么？我们编写的信息对大家有什么用？方向?,How? 如何才能获取这些信息？如何处理和利用好这些信息？方法?,Why? 为什么领导对信息工作不关注，甚至不看信息？为什么公司其它部门不愿意主动提供信息？个人的成长？,我们在自娱自乐,信息工作的价值？,5,课题的由来3领导的抱怨,四多四少,别让领导在信息的海洋里渴死！,信息工作的价值？针对性、及时性、可读性？,动态类信息多 综合类信息少（有情况有分析有建议的信息少）,报喜的多，分析苗头性倾向性问题的少（预警信息少）,反映一般情况的多，总结转型发展经验和做法的少（经验类信息）,汇报工作的多， 深入分析、有参考价值的对策建议少（前瞻性信息）,你看到了什么？,6,课题的由来4信息工作面临的挑战,信息增多随着企业快速发展，信息源越来越多，信息量也越来越大风险加大失真信息、过时信息、重复信息耗费企业的大量资源。不真实信息不仅毫无价值，而且可能误导决策要求提高领导：高端获取信息 先导性、前瞻性、互补性上级：1999及时、准确、全面 2004全面、及时、准确、规范渠道多元多元化信息渠道，对主渠道提出挑战,总结亮点：领导在期待什么？,低质量信息的成本占销售收入高达20-40% Joseph M. Juran约瑟夫朱兰（质量管理奠基人）,信息工作的价值体现在哪里？又如何提升？,7,思考1：信息是什么？信息的价值？,事物运动状态或变化特征的反映和描述形式信息是抽象、无形的，通过消息、情报、知识、数据等形式表现,信息的价值表现为它的时效性和所蕴含的知识或情报。,启示：信息要及时上报。同一信息给A和给B不一样，可能报A有价值，报B无价值,信息的质,信息的量,8,思考2：信息工作的价值？如何体现？,信息工作的价值取决于能否提供有价值的信息产品，给信息受众以收益！,服务领导决策,引领工作创新,推动工作落实,促进沟通交流,减少决策的不确定性，让决策有底气。有价值的信息可以转化为指导工作的文件、解决问题的对策、开展工作的措施。,中心工作推进到哪里，信息工作就跟进到哪里重点任务突出在哪里，信息反映就聚焦到哪里发现问题、纠正偏差,共享工作经验促进相互学习典型案例和实践经验导向、示范、牵引,方便、快捷、有效的工作渠道与文件相比有独特优势:把握不准的/工作思路/困难问题建议上情下达，下情上报,9,提升信息工作价值的途径和方法,提升信息工作价值的途径和方法,10,途径：聚焦客户，持续创新,持续创新是提升信息工作价值的原动力,信息工作是一项日常工作，在日复一日的工作中，信息工作人员容易产生惰性，容易缺乏工作激情和创新意识。只有不断提升信息工作的创造力，才能使信息工作充满活力。,创新责任、激情、开放、务实、守信,服务,领导、省公司、基层客 户,产品,OA系统信息决策参考 调研报告,针对性时效性可读性,创新有多难？从100种走路姿势说开去,11,方法一：把握需求，突出重点,1.省公司战略决策和重要工作部署的贯彻落实情况。 2. 公司领导参加的重要会议、活动、调研等方面的情况。集团公司领导、省委省政府领导、当地主要领导在本企业的重要活动、指示。 3.企业经营管理中的新情况、新问题，典型经验。 4.调研报告和研究成果。 5.电信行业、市场和竞争对手的重要情况。 6.重大突发性事件。 7.其他重要信息。,省公司信息报送要求,维 度,企业,对手,领 导,行 业,动态类,综合类,1 3 5,4,2、6,在纷繁的信息中，应重点选取哪些信息？,动态情况（工作部署、工作进展、突发事件、竞争情报、领导言行）存在问题及分析建议研究成果典型经验,12,领导关注的重点信息,客户导向！,1.反映带倾向性、苗头性的问题，有利于领导察微知著、防患于未然的预警信息。 2.针对企业内外环境变化，开展分析研究，提出对策建议，具有一定前瞻性的信息。 3.围绕战略执行，总结典型经验，具有借鉴意义和全网推广价值，有利于推动工作的信息。 4.反映与自己工作有关的企业运营中的重要情况，如战略执行、工作进展情况，时效性强的信息。,问题类信息预警研究类信息前瞻经验类信息典型动态类信息及时,决策参考,13,方法二：优化渠道，发挥优势,渠道建设注重四性1.独有性：信息从别的渠道得不到2.时效性：信息提供在领导知晓前3.宏观性：站在一定高度考虑问题，信息对领导决策、指导工作有较大参考价值 4.开放性：全员有序参与,渠道制胜！,主渠道的优势近水楼台：在领导身边工作，能比较及时地了解领导的动态，把握领导的思想。企业中枢：综合部，文件流转、会议组织、活动安排、公共关系、信息汇聚、督办接待、新闻宣传，可收集的信息比较多。综合协调：可协调各部门，整合其它渠道信息。,队伍制度信息化,14,方法三：开展调研，深入挖掘,调研与信息紧密结合！,信息工作，仅靠在办公室看材料、编稿子远远不够，需要信息工作人员走出去开展调查研究，使信息工作与实际紧密结合起来。调查研究是深入采集和挖掘信息的重要途径，也是提升信息质量的有效方式。它能使信息建立在真实、全面的基础上，使信息的事例和观点更加鲜活，使信息反映的问题更具针对性。,15,方法四：精确管理，改进方式,精确信息管理 工作机构和队伍组织保障 工作制度（报送、审核、约稿、表彰、交流培训、信息调研)制度保障 信息质量及评价标准价值导向改进工作方式 1.开展信息会商，搞好信息策划。 2.加强培训交流，形成团队合力。 3.完善管理系统，注重信息利用。 在信息工作中广泛应用信息化成果，提升信息工作效率和水平。将省公司的好信息及时转载到OA系统，提高信息利用率。,16,方法五：不断历练，提升水平,把握一个阶段需重点反映的情况在宽广处驻足，在绝美处取景,宏观性,主动性,预见性,敏感性,延展性,养成习惯，善于从纷繁芜杂的信息中及时发现闪光点透过现象看本质,走出去，请进来主动与相关部门沟通并参与调研,善于由个案导出带普遍性的主题,捕捉带有苗头性和倾向性的问题,耳聪 目明手巧 口勤,17,一、提升信息工作价值的途径和方法 思想层面，理性认知，信息工作重点关注什么？ 围绕主题二、2008年工作点评 实践层面，工作总结，信息工作过去做得如何？ 审视自我三、信息编写规范 操作层面，业务提升，信息工作今后如何做好？ 努力提高,培训提纲,18,做好信息工作要有激情善于调动团队力量,引言,19,信息发布总体情况,2007年,完成OA系统信息发布298条,2006年,完成集团网站信息发布15条,完成OA系统信息发布653条，同比增长21.91%,完成集团网站信息发布63条，同比增长42%,2008年10月底，完成OA系统信息1141条，完成集团网站信息发布49条。,20,信息提升主要措施及效果,时效省公司本部重要信息均能做到上午发生下午发出、下午发生次日上午发出；,流程在发布流程中增加审核环节，较少文字差错；,沟通加强与通联队伍沟通，分公司重要工作均在OA信息发布系统中有反映；,及时、准确地传递党组、总经理班子的重要动态； 及时、准确地各分公司、各基层单位的重要活动情况。,OA系统信息已成为最及时传递公司各层面信息的主要载体之一，受到分公司领导及广大员工的高度关注,效果,21,通联队伍建设情况,2007年人数321人；内部培训信息、新闻、公文写作培训1次；外出高层培训送通联骨干11人赴北京参加人民邮电报社新闻培训1次；送培训下基层2次；,2006年人数200人； 内部培训无；外出高层培训无；送培训下基层无；,全省通联队伍整体水平和积极性有所提高，为信息工作奠定了坚实的基础,2008年（截至11月中旬）人数321人；内部培训信息、新闻、公文写作片区培训2次；外出高层培训通联骨干12人参加集团公司新闻培训1次；,22,成绩,数量增多信息时效性有很大提高内容层面，整体质量上升，写作水平在提高撰写信息人员不断增加部分本地网对信息工作的重视程度加大,23,今年进行了OA系统平台优化，将以此为契机，改进信息报送系统、整合信息资源,技术支撑手段较为落后，无法支撑当前更好开展信息工作的需要,会议、沟通、领导推动；寻求共同兴奋点争取实现“部门要求我们登信息”,省公司本部部门信息报送较少,“拜托”部门报信息,大胆创新，逐步改进加快信息工作方面成功经验的复制推广,信息工作方法、手段创新不够,提升质量 提高效能,问题,具体表现,改进方向,24,问题,信息质量,信息利用,信息针对性、可读性有待进一步提高各地上报的有情况、有分析、有建议的高质量综合类信息偏少信息的利用、共享不够发展不均衡信息资源整合力度不够,具体表现,改进方向,聚焦客户需求，提高信息针对性强化信息价值导向，形成比学赶帮超的氛围强化品牌意识，多出精品加强队伍建设，持续开展学习交流利用信息化手段，整合信息资源，加大IT支撑力度，提高信息的利用率,25,问题,题材混淆,逻辑较乱,篇幅过长,竞争信息,责任心差,26,一、提升信息工作价值的途径和方法 思想层面，理性认知，信息工作重点关注什么？ 围绕主题二、2008年工作点评 实践层面，工作总结，信息工作过去做得如何？ 审视自我三、信息编写规范 操作层面，业务提升，信息工作今后如何做好？ 努力提高,培训提纲,27,信息获取背景,信息爆炸：海量信息时代,中央、省委、省政府文件及当地政府类信息 电视、报纸、杂志、互联网等海量信息 各专业部门汇报及所办刊物 其他途径,一般受众面对大量信息,各种文件 年龄优势对互联网更加熟悉，获取信息更容易 各种报纸、杂志等 各专业部门业务资料 其他途径,领导站在高端获取信息途径日益丰富,28,阅读习惯改变,海量信息导致以下结果：,对知识的汲取不再局限于读书，成为走马观花式的快餐式获取 阅读信息浮躁化，阅读耐心减弱，不再习惯阅读长篇大论 传统阅读习惯向提纲挈领有选择式转变 信息区隔度成为接受环节的关键,29,信息规范化：做好信息工作的必然要求和趋势,信息规范化,属性,形势,文法,企业化、市场化进程信息时代,有章可循有范可依,非规范性公文,今后与诸位共同努力的方向,信息规范：企业自建的一种不损害内容表达的格式。,30,态度认真,思想上要重视，态度决定一切：敬业、好学、善思,把握大局,对宏观局势的把握是编好信息的坚实基础,熟悉业务,加强业务学习，从更专业的角度体会信息内涵，提高编写实力,保持敏感,时刻保持敏感，捕捉信息机会,总体要求,做好信息规范化的总体要求,创造环境,领导重视、制度保证,31,主要原则：一事一报、重点突出、逻辑清晰等,动态类、决策参考类、部署工作类、总结经验类、反映问题类信息等不同类型信息的具体规范探讨,共同努力建立符合企业转型发展要求的信息规范,总体编写原则,分类编写规范探讨,信息规范探讨：编写要求,32,围绕中心组织材料，所有材料的功能在于突出丰富主题,信息不是简报，更非报告，一篇信息原则上仅表达一个主题,标题要准确并力求醒目，既能反映核心内容，又能吸引阅读,一事一报,锤炼标题,砍头去尾，突出“亮点”，平铺直叙，笔法平实洗练。题材简单、信息点少的信息材料要千方百计写短，题材好的、信息点多的要作深度反映，可以写长。 对一些综合信息，要内容充实，言之有据。,精简内容,规范信息总体编写原则分解,逻辑清晰,33,常用信息分类,OA信息,决策参考,动态类（接近现在时）总结经验类（完成时）反映问题或提出建议类 分析解决问题（研究）类 杂糅类（现在、将来和完成混合）,常用信息分类,+,34,动态类信息,动态类信息,此类信息多属瞬发性，新闻性、时效性强，内容少,用最简练的话点明必要信息点：时间、事件名称内容等如事件重要，可对内容进行简练阐释，100字左右为宜，避免事无巨细注意和新闻稿区别（可延伸到其他类信息）：结构简单明了；不用煽情或描述性话语；说明事件即可，不延伸阐述,时间+事件+必要阐述（内容或背景）,基本要求,基本规范模式,35,动态类之部署工作信息,基本要求,多为将来时，重点要突出工作措施的典型性,目前数量多，但是有特点措施少，照搬业务部门日常工作安排情况多多发掘有特点的工作安排题目为工作措施概括，内容直接为工作部署趋势明显，优点缺点均明显,特色背景及说明+工作措施,部署工作类信息,基本规范模式,36,总结经验类信息,总结经验类信息,此类信息多为过去时,所谓经验，必须有明显效果，无效果的“经验”缺少说服力，但目前仍大量存在对经验的效果尽量进行量化，增强说服力对实施措施的总结要精练，不能记流水帐，详略不清，重点不明,经验背景交代（最好有量化成绩）+措施总结（分条叙述，亦可有分量化成绩）,基本要求,基本规范模式,37,要素杂糅类信息,基本要求,总结经验、安排工作甚至动态类交杂在一起,许多信息属此类，既有安排工作的感觉，又存在明显的成绩总结，措施处于实施过程中重点不突出，影响了信息的效果建议能区别的尽量区别开，使信息的表述点尽量集中,如不能分开写，则要注意尽量明确成绩和部署的区别，成绩尽量量化，使信息的目的明确化,要素杂糅类信息,基本规范模式,38,决策参考类之分析问题,以分析问题为主,此类决策参考重点在反映问题,正确选择问题，要有代表性，影响面较广，普遍存在的对问题的阐述要透彻要通过列举现实案例等方式丰富论据，有数字、有对比、有分析，让问题的分析令人信服对实施措施的总结要精练，不能记流水帐，详略不清，重点不明,重要问题提出+论据（有条理组织）+问题分析,基本要求,基本规范模式,重点分两大类探讨：分析问题为主、提出建议为主,39,决策参考类之提出建议,以提出建议为主,此类决策参考为综合类,问题分析和提出建议并存，两者重要性多数等同问题分析如上篇所说建议的提出要紧贴问题，并能结合实际，注意建议的可操作性和有效性注意篇幅，不能过长,重要问题提出+论据（有条理组织）+问题分析+建议提出,基本要求,基本规范模式,40,信息采用前后对比案例一,上报稿：中国电信集团公司与浙江省政府近日联合启动“阳光政务信息服务工程”建设，利用中国电信的114“号码百事通”系统，拓宽政务公开渠道，在国内率先建立全省联动、百姓与政府双向互动沟通的便民信息平台。该工程将实现四大功能：一是政府总机功能，提供全省各级政府、各企事业单位对外服务、监督、投诉电话的查号和转接服务。二是语音留言功能，电话占线或无人接听时，百姓可通过语音信箱留言，政府部门可通过114“号码百事通”网站或114语音平台听取留言并答复。三是便民服务功能，提供旅游、医疗、交通、餐饮等便民信息。四是服务监督功能，协助政府部门开展政务成效、服务质量调查，提供群众满意度等统计分析数据。,采用稿：中国电信集团公司与浙江省政府联合启动“阳光政务信息服务工程”，将全省各级政府对外服务、监督、投诉的8000多个电话号码统一到中国电信的114“号码百事通”系统上，实现一个号码对外，极大地方便了群众。该系统除具有电话查号和转接功能，还具有语音留言和答复、便民服务、服务监督等功能，有利于增强政府工作的透明度，提高办事效率。,41,信息采用前后对比案例二,上报稿：中国电信集团公司日前在西沙建成我国最南端的互联网中心，正式向西沙军民开放。中国电信一直将解决祖国边疆西沙群岛的通信问题当成一项极其重要的政治任务，该中心的正式投入运营实现了西沙与大城市间的宽带互连，给驻岛官兵和群众提供了很大方便，彻底改变了海岛信息闭塞、滞后的历史。,采用稿：中国电信集团公司日前在西沙建成我国最南端的互联网中心，使西沙群岛实现了与岛外城市的宽带互连，为保卫西沙、方便驻岛官兵和群众工作生活提供了先进的信息化手段，彻底改变了海岛信息闭塞、滞后的历史。,国资委采用稿：中国电信集团公司日前在西沙建成我国最南端的互联网中心，使西沙群岛实现了与岛外城市的宽带互连，彻底改变了海岛信息闭塞、滞后的历史。,42,信息采用前后对比案例三,上报稿：张晨霜同志当选为集团工会第一届委员会主席。8月29日，中国电信集团工会一届七次全委（扩大）会议在北京召开。会议根据中国工会章程、中国电信集团工会第一届委员会和经费审查委员会委员替补、增补办法和中国电信集团工会第一届委员会常务委员会委员、主席、副主席选举办法的有关规定，替补和选举张晨霜同志为中国电信集团工会第一届委员会委员，常务委员和工会主席。会上，张晨霜主席作了讲话，肯定了集团工会过去五年来所取得的成绩，阐述了今后工会工作的努力方向，要求全集团各级工会组织不断深化机制建设，完善制度流程，创新方式方法，提升工作水平，融入中心、服务大局，突出维权、强化参与，更加有效地做好工会工作，为推进企业转型、促进企业和谐做出新的更大的贡献。,采用稿：张晨霜当选为集团工会主席。8月29日，中国电信集团工会一届七次全委（扩大）会议在北京召开。会议根据中国工会章程和集团工会有关规定，替补和选举张晨霜同志为中国电信集团工会第一届委员会委员、常务委员和工会主席。,43,总结：我们的任务, 在新的环境下认清形势，强化危机感和责任感 提供受众最需要、文字最精练、要点最突出的信息 让领导及其他受众最短时间获取最有效信息，从而达到服务决策、交流经验、沟通情况、推动工作之目的 树立电信信息的品牌，有为才有位,44,谢谢！,45,