公文写作知识交流课件.ppt

公文处理知识分享交流,公文处理依据,主要依据： 1、2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例，同时废止了中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法； 2、2012年7月，国家质检总局、国家标准委发布了党政机关公文格式国家标准，省政府办公厅发布了执行通知； 3、2013年7月，河北省委、省政府印发了河北省党政机关公文处理工作实施细则。,一、公文种类,党政机关公文处理工作条例中明确：公文种类主要有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。常用的公文种类有11种：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。,二、公文格式要素,公文格式中，版心内各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分为版头，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人组成；首页红色分隔线（不含）以下至公文末页首条分隔线（不含）以上的部分为主体，包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注和附件；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上部分为版记，由分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期组成。,三、公文格式应注意的问题,（一）公文的字体要求 版头部分，公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识，紧急程度、秘密等级和保密期限用3号黑体字，签发人、发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识（不加“第”字，不编虚位，即1编为01），用3号楷体字标识签发人姓名。,三、公文格式应注意的问题,（一）公文的字体要求 主体部分，标题一般用2号小标宋体字，主送单位、正文等部分一般用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。党政公文成文日期统一用阿拉伯数字将年月日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如5月不标成05月）。附件应另面编排，并在版记之前，与正文一起装订。,三、公文格式应注意的问题,（一）公文的字体要求 版记部分，抄送机关、印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字标识，印发日期用阿拉伯数码标识（日期不编虚位，即1不编为01）。这里需要注意的是，按照新颁布执行的条例和格式标准，不再标注主题词和印发份数。公文用纸一般采用国际标准4型(210297)，左侧装订。,三、公文格式应注意的问题,（二）公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度的标识要求 涉及国家秘密的公文，视涉密程度，标明秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限，企业一般标注“商业秘密”。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，在首页版心左上角第2行份号下方顶格标注，密级和保密期限之间用“”分隔。 涉密公文应当标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，在首页版心左上角第1行顶格标注。,三、公文格式应注意的问题,（二）公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度的标识要求 紧急公文应当由承办部门根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格标注在首页版心左上角、密级和保密期限下方。,三、公文格式应注意的问题,（三）发文字号的编排 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。,三、公文格式应注意的问题,（四）印章的要求 印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。印章用红色，不得出现空白印章。既未加盖在成文日期上，也未加盖在落款单位名称上。,三、公文格式应注意的问题,（五）公文成文日期的标识要求 成文日期，以会议通过日期或发文机关负责人签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准。编排在标题下的成文日期，居标题中间位置。成文日期使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（2008年10月7日）。,三、公文格式应注意的问题,（六）公文中附件说明的标点符号问题 根据有关规定，公文中附件说明应尽量不使用标点符号。例如：“附件：河北省劳动模范名单。”或“附件：河北省劳动模范名单；”该例中的书名号、句号及分号均应去掉，应为“附件：河北省劳动模范名单”。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.XXXXX），依序标注附件名称。,三、公文格式应注意的问题,附件常见的问题还有： 1、正文中标有附件而未附； 2、附件说明标注格式不规范，如附件说明不能置于成文日期之后，附件名称后不加标点符号； 3、附件名称与正文附件说明所标注的不统一； 4、附件中的数字、单位名称与正文不一致； 5、附件不全，如遵照上级单位领导批示办理的行文，未将上级单位领导批示的复印件作为附件等。,四、公文制发中应注意的问题,（一）行文原则：确有必要、注重效用。（二）行文权限：根据隶属关系和职权范围；一般不得越级请示和报告；根据授权上级单位的职能部门可向下级单位行文；同级单位可以联合行文。（三）行文要求：1.“请示”：一文一事，一个主送单位，需同时送其他单位阅知的，应抄送，但不得抄送下级单位。2.“报告”：不得夹带请示事项。3.公文一般不直接报送个人。4.涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。,四、公文制发中应注意的问题,在行文规则常见问题主要有：一是越级请示。 二是一文多事。三是向领导同志个人呈报文件。 四是报告中夹带请示事项。,四、公文制发中应注意的问题,（四）结构层次序数问题：正文结构层次有严格的规定，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“.”，第四层为“()”。 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文中的时间、数字、计量单位等在一行中表述完整，不能回行。,四、公文制发中应注意的问题,（五）人名、地名、数字准确使用的问题： 1、日期应当写明具体的年、月、日。年份2006年不要写成06年，尽量避免使用“上年”、“明天”、“本月”、“上月”、“上月以前”、“去年之后”等借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。表示时间范围，可用“20002006年”、“34月”，而不能用“20002006年度”、“34月份”。,四、公文制发中应注意的问题,（五）人名、地名、数字准确使用的问题： 2、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，如第一次使用时用全称，并在其后加注括号，注明“以下简称XXX”。 3、表述地名时一律使用全称，例如“河北省”不可写成“冀”，“石家庄市”不可写成“石市”，特定区域，可使用其习惯简称，如“上海自贸区”等。 4、使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 5、各种职务、姓名应用全称，表示职务时，副职不得省略“副”字，一个人担任多种职务时，一般只列与本公文内有关的职务，若干人物姓名同时并列出现时，应按职务高低，或者单位序列，或者姓氏笔画等来排列。,四、公文制发中应注意的问题,（六）引用表述不规范的问题： 引用公文应当先引标题，后引发文字号，如：你单位报送的关于XXX的请示（XX2014X号）收悉。 有的表述为“根据华药办2014X号关于XXX通知的有关精神”是不规范的，规范表述应为：“根据集团公司关于XXX通知（华药办2014X号）的有关精神”； “根据公司领导在督办专报（第X期）XXX决策事项上的批示精神”，规范表述应为：“根据公司领导在XXX决策事项（督办专报第X期）上的批示精神”。,四、公文制发中应注意的问题,（七）标题有关问题： 上报的公文标题中一定要有发文单位全称，比如先泰公司向股份公司呈报文件，“华北制药集团先泰药业有限公司”必须要有。 标题中一般不用标点符号，确需使用的，可用书名号、引号、顿号、连接号和括号。 在事由部分出现多个机关、人名等并列时，应用顿号分开，不使用空格。,（一）一般由发文机关、事由和文种三要素组成。发文机关可省略，但事由和文种是必备要素。（二）准确概括主要内容，突出行文目的，正确选用文种。（三）一般不使用标点符号。特殊情况除外：1.出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号。 例如:“3.15”活动的通知。2. 某一部分需要注释或者说明时用括号。如：关于印发的通知。3. 法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号。如：关于印发的通知、关于做好征订的通知。4. 并列词语之间的停顿时可用顿号。关于印发的通知、部、部关于的通知。当标题中出现两个以上单位并列时，也可以不用顿号，可在单位之后空格。,拟写标题注意事项,四、公文制发中应注意的问题,（七）标题有关问题常见问题： 一是“XXX工作计划”、“XXX管理办法”等单独行文，这是不恰当的，若需正式行文则应选择恰当文种予以制发（印发），如选择关于印发XXX工作计划的通知或者关于印发XXX管理办法的通知。,四、公文制发中应注意的问题,（七）标题有关问题常见问题： 二是标题中“事由”缺失关键词或随意省略事由，如XXX公司决定，看不出决定的主要内容、事项和基本观点；缺失“文种”，如关于XXX的回复（函、意见）；“事由”中缺失关键词，又无“文种”，如XXX公司2014年工作计划，难以分清是报送上级单位、还是印发下级单位。,四、公文制发中应注意的问题,（七）标题有关问题常见问题：三是概括不准确。如：XXX公司关于XXX产品问题的请示，该标题中“关于XXX产品问题”是指质量问题、价格问题还是供应问题，表述不清，使人不知所云。公文标题应题文相符，全面准确。,四、公文制发中应注意的问题,（七）标题有关问题常见问题：四是使用介词不当。如，公文标题中介词连用，问题常出现在“关于”和“对”的连用上。如XXX集团公司关于对XXX案件查处情况的通报，其中“关于”和“对”均为介词，且词性相同，词义相同或相近，在行文中重叠使用无必要且显得累赘，应删去“对”。再如，公文标题中缺少介词“关于”或用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。例如XXX对执行XXX规定有关问题的通知与XX关于执行XXX规定有关问题的通知，显然表达的意思不一致。还有公文标题中介词“关于”的位置不正确。如关于XXX公司请求协调解决XXX问题的函，“关于”应移至“XXX公司”之后。,四、公文制发中应注意的问题,（七）标题有关问题常见问题：五是名称混乱问题。以华民公司为例，同一名称在同一公文中出现多种称谓。如第一次出现时为“华北制药河北华民药业有限责任公司”，在未标注简称的情况下，第二次为“华民公司”，第三次出现时却为“华民药业”。,五、草拟公文的基本要求及注意事项,（一）有针对性，有的放矢。（二）根据行文目的和行文关系正确确定文种。（三）内容全面、客观、真实，符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及公文处理的有关规定。 思路清晰，内容充实，重点突出，主旨鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，让人一目了然。文字简练、通畅，不宜过长；标点符号使用正确、恰当；人名、地名、数字、引文准确无误。 涉及其他单位职能的事项，应征求有关单位的意见，并履行会签手续，必要时应联合发文。,（一）表述明确。用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，逻辑联系紧密，恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。（二）表意准确。根据不同的语言环境，正确使用精确词语（例如“同意”、“不同意”、“不得”等）或模糊词语（例如“近期”、“大多数”、“原则同意”等），使表述恰当准确。不要写成“据悉”或“据了解”等。 （三）语言平实。说明要浅显，议论要精当；言之有理、通俗易懂；力戒说假话、大话、空话。多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不用描写和抒情，少用议论，不用辩论性语言。,公文的语言要求,（四）用语得体。上行文：语气委婉，措辞平和，恰当使用敬语、谦语；平行文：注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文：要求明确，语气坚决。（五）用词庄重。语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语和公文专用语，恰当使用某些文言词语，不使用略语、冷僻字和方言土语，尽量少用专业性太强的术语和名词，慎用外文缩写名称和术语，一般不用文言句式等。,公文的语言要求,1.领叙词：表示行文目的、原因、根据、时态、范围和背景 。 如：为、为了、本着、据、根据、依据、遵照、按照，关于，近查、据查，欣悉、电悉，兹、兹定于，鉴于、随着、由于等。,公文常用词语类型及举例,2.称谓词：表示人称或对单位的称呼 。 如：第一人称：我、本、我们、我单位、本单位等。 第二人称：你、贵，你单位、贵单位等。 第三人称：他、该，该单位、该同志、同志等 。,3.期请词 ：表示期望请求 。 如：请、请予，拟请、恳请、敬请、特请，报请、提请，务请、即请，希、望、希望，切盼、以为盼等 。,公文常用词语类型及举例,4.询问词 ：表示征询对方意见和态度 。 如：当否、妥否、可否，是否得当、如无不妥、如无不当、有何意见等。,5.见解词 ：表示对事物的认识、态度和主张 。 如：应、理应、本应，同意、可行、不可行，应将、应予，必须、须要、务须、均须、亦须，准予、特予，照此执行、参照执行等；原则同意、原则批准，拟同意，缓议、宜酌情处理，以为要、以为宜，供参考等 。,公文常用词语类型及举例,6.承转词 ：表示从对事物具体情况的叙述转为对作者主张的概括和阐述 。 如：为此、据此、对此、故此、因此、由此可见、鉴此，总之、综上所述等 。,7.祈使词 ：表示命令语气 。 如：责令、责成、敦促，务须、切实、切勿、不得、严禁、毋违、不得有误等 。,公文常用词语类型及举例,8.时态词 ：表示时间状态和时间要求 。 如：要、即将、即行，暂时，曾经，正在，时常、一向、一直，按期、定期、如期、先期、逾期，亟待，报经、业经、并经等 。,9.办理词 ：表示办理过程或办理要求 。 如：报、呈、呈报、呈请、径报、申报、报请、提请，报送、径送、送达，查收、查对、查询、查复，备查、备案，草拟、签订、签注，制定、制订，核准、核定、核拨、核销，核发、审核、审议、审定、审发，颁布、颁发、公布、发布、印发，下达、批示、批复、批准、批转、转发，自行、另行、酌情等 。,公文常用词语类型及举例,10.结尾词 ：表示正文结束 。 如：上行：妥否、当否，请批示，请指示，请予批复，请于审批，如无不妥，请批转执行，特此报告等。 下行：特予通告，特此通知，特此批复，请遵照执行，请贯彻执行，请参照办理等。 平行：特此函告，特此函达，特此函复，请予支持、请协助办理，为盼、为荷等 。,公文常用词语类型及举例,六、常用公文写作及模板,通知适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。 通知的种类主要有：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。,（一）通知,批示性通知主要用于发布（印发）行政法规和规章，转发上级单位、不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文等。 这类通知的正文内容都具有批语的性质，拟写时，首先要写明公布（印发）或转发的对象、依据，表明对所发公文的态度；其次要提出贯彻执行的要求等。篇幅要简短。,1.批示性通知,关于印发规定的通知（主送单位）： 为（目的），根据（依据），研究制定了规定，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。 （印章） 20年月日,关于转发的通知（主送单位）： 为（目的），现将（上级单位或有关业务主管、行业部门）的（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。（具体贯彻意见）。 （印章） 20年月日,指示性通知主要用于上级单位对开展某项工作或针对工作中出现的带有普遍性的问题作出工作部署、提出管理措施、制定有关政策等。 拟写该类通知，在开头部分应写明通知缘由，即行文的目的和意义；通知的内容部分，大多采用分条列项法，具体阐明原则，明确政策，提出要求、措施和办法。,2.指示性通知,关于（拟采取的措施）的通知（主送单位）： 近期，（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据（依据），为（目的主旨），经研究，决定（拟采取措施），现就有关事项通知如下： 一、。 二、。 （通知的具体内容） （提出希望和要求） （印章） 20年月日,四、公文制发中应注意的问题,（一）行文原则：确有必要、注重效用。（二）行文权限：根据隶属关系和职权范围；一般不得越级请示和报告；根据授权上级单位的职能部门可向下级单位行文；同级单位可以联合行文。（三）行文要求：1.“请示”：一文一事，一个主送单位，需同时送其他单位阅知的，应抄送，但不得抄送下级单位。2.“报告”：不得夹带请示事项。3.公文一般不直接报送个人。4.涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。,周知性和事务性通知，主要用于处理日常事务性工作，以及要求有关单位办理或周知性的有关事宜，如催报材料、撤销或成立机构、启用或废止印章等。 拟写时，首先要写明通知的缘由或依据；其次是写明要办理或周知事项的具体内容，要注意简明扼要地将有关事项逐项交代清楚。,3.周知性和事务性通知,关于启用印章的通知（主送单位）： 根据（依据），为方便工作，决定从即日起启用“”印章。同时废止“”印章（原机构印章）。 附件：印模式样 （印章） 20年月日,关于成立（机构）的通知（主送单位）： 为（目的），根据（依据），决定成立（机构），负责工作。现将有关事项通知如下： 一、（机构）的人员组成 二、（机构）的主要职责 （一）。 （二）。 三、（机构）下设办公室，主要负责工作。 （其他需要说明的事项）。 （印章） 20年月日,拟写会议通知时，一般要写明召开会议的单位，会议名称和时间、地点、内容（议题），参加会议的人员范围和人数，会议材料要求，报到时间和食宿安排，有关注意事项及联系人和电话等。必要时需附“会议回执”。“会议回执”主要包括：参会人员单位、姓名、性别、民族、职务和联系方式等，必要时还应注明到达及返程时间。,4.会议通知,通 知(主送单位) ： 定于月日时，由主持，在(地点)召开 会议。会议主要内容（议题）是，请参加。 请于月日前将参会人员名单（车号、电话）报。 联系人： 电话：、（传真） (印 章) 年月日,关于召开会议的通知(主送单位) ： 为了(目的) ，根据(依据) ， (主办单位)决定于年月日在(地点)召开 会议。现将有关事项通知如下： 会议内容：。 参会人员：。 会议时间、地点：。 其他事项： 请与会人员持会议通知到报到，(食宿费用 安排) 。 请将会议回执于年月日前传真至(会议主办单位或承办单位) 。 (其他需提示的事项，如会议材料的准备等)。 联系人及电话： 。 附件：1.参会名额分配表 2.参会人员回执表 (印 章) 年月日,请示适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。 请示的种类主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性的请示和请求指示性的请示。,（二）请示,请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。 （一）请示缘由。即请示事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位的重视。 （二）请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见。情况较复杂的还可以提出几种方案，分别说明理由，供上级单位抉择。需注意的是，请求事项一定要明确，以便上级单位作出准确的判断和答复。 （三）结束语。常用“妥否，请示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）”或“特此请示，请批复”等作结束语。,请示的一般写法,（一）注意行文规则。如：请示要一文一事，一般情况下不得越级请示，不多头主送，不报领导同志个人，不抄送下级单位等。 （二）陈述请示原因和理由时，一是理由要充分；二是应尽可能地联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。 （三）请示事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考。,拟写请示的注意事项,（四）注意行文语气，要言简意赅、语气委婉、言辞恳切，讲理由要开门见山，讲需求要明确具体。（五）请示事项若涉及其他单位职能，应履行会签手续，必要时在文中对有关单位的会签意见予以说明。（六）请示件应给上级单位留出研究决策的时间，特别紧急的事项，除突发事件及法律、法规另有规定或上级领导另有交待的以外，应在请示中说明紧急的原因。,拟写请示的注意事项,请求批准的请示，是指下级单位拟做某件事，但批准权限在上级单位，需上级单位批准、审定时拟写的公文。 这类请示拟写的重点应放在申述理由、重要性、必要性和可行性上，要注意理由一定要充分，请示事项一定要明确，有关材料要齐全、完整。,1.请求批准的请示,（公司）关于（事由）的请示（主送单位）： 为了（目的），根据（依据），我单位拟（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下： 一、（基本情况） 二、（请示事项的必要性和可行性及其意义）。 三、（具体方案和请示事项）。 妥否，请示。 （印章） 年月日 （联系人及电话： ）,请求指示的请示，是指下级单位对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位予以答复或指示时拟写的公文。这类请示应把问题的焦点、难点、矛盾点以及需请上级单位作出答复或指示的问题表述清楚，同时还应将本单位的有关意见一并报告，以便上级单位了解全面情况作出回复。,2.请求指示的请示,（单位）关于问题的请示（主送单位）： 近日，（在某项工作中进行中遇到问题），现将有关问题请示如下： 一、（有关情况）。 二、（遇到的问题）。 三、（请示内容，即恳请上级单位对问题作出指示）。 妥否，请示。 （印章） 年月日 （联系人及电话： ）,请求解决问题的请示，是指下级单位在工作中遇到新情况、新问题，或因条件限制自身难以解决的问题，需要上级单位予以协调或解决时拟写的公文。 这类请示重点是写好事由和请求解决的问题。拟写时，事由要条理清晰，理由要充分；请示事项要合情合理，并有解决问题的设想和明确意见。必要时，可附带拟稿。,3.请求解决问题的请示,（公司）关于请求协调解决问题的请示（主送单位）： 目前，我公司（遇到的问题或困难）。为了（目的），根据（依据），现就（意图主旨）请示如下： 一、（问题的由来）。 二、（问题的不利影响）。 三、（解决问题的积极意义）。 四、（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。 妥否，请示。 （印章） 年月日 （联系人及电话： ）,请求批转性的请示，是指下级单位对涉及普遍性、全局性的问题或者重大事项提出的意见或建议，由于涉及范围比较广，请求上级单位批转有关单位执行时拟写的公文。这类请示重点是写好请上级单位批转的目的、意义和作用，提出具体做法、步骤和措施等。结束语一般用“以上意见如无不妥，建议以名义批转。”,4.请求批转性的请示,内部请示（签报）关于(事由)有关问题的请示 （领导）同志: 根据缘由，我们(会同部门)对问题进行 了认真研究。现将有关情况和我们的意见报告如下: 一、问题的基本情况。 二、部门的意见。 三、我们的意见。 妥否，请示。 （部门）（负责人） 年月日,关于印发的请示 （领导）同志: 为了(目的) ，根据(依据)，我们研究制订 (规范性文件或方案)，拟(意图主旨) 。现将有关情况和我们的意见报告如下: 一、起草(规范性文件或方案)的有关情况 (起草依据、主要内容、特点等)。 二、征求意见的有关情况(采纳情况)。(未采纳情况及未采纳的理由)。 三、我们的意见(印发的形式，与以前规定的关系，其他需请示的事项等)。 （部门）（负责人） 年月日,报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。 报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。,（三）报告,（一）报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验。因此，文风要平实，内容要实事求是，观点表达要精炼清晰，文字简明、庄重。 （二）报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要注意表达的条理性和逻辑性。 （三）报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。,拟写报告的注意事项,汇报工作的报告，是下级单位向上级单位汇报工作情况时拟写的公文。其基本写法是，简要写明汇报缘由、目的；重点对所做的工作进行认真总结，写明基本情况、主要成绩、存在问题、经验体会和教训；阐述下一步工作的意见和拟采取的措施。 在拟写过程中，应注意：“基本情况”一般应交代时间、背景和工作条件；“主要成绩”应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；“经验体会和教训”主要是指对工作实践的理性认识，即从实际工作中概括出规律性的东西来。此外，这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排层次结构，可标出序号，分条分项叙述，也可列小标题分部分或分问题拟写。,1.汇报工作的报告,（单位）关于工作情况的报告（主送单位）： 根据要求（或以来），我们（概述工作背景或基本情况），对工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下： 一、（工作基本情况）。 二、（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。 三、（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。 四、（下一步工作安排和思路）。 （印章） 年月日,反映情况的报告，是指下级单位面对工作中出现的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊情况、个别问题，需要向上级单位反映而拟写的公文。 其基本写法是以陈述情况为主，首先要交代清楚时间、地点，提出问题或讲明情况；其次是叙述事件的发展过程，论述其性质及当时的态势；第三是分析存在的问题，提出处理意见和拟采取的措施等。这类报告的特点是突出工作中的“情况”，即要侧重阐述情况、问题和所采取的措施。此外，应特别注意提出处理意见和建议的角度，不能在报告中夹带请示事项。,2.反映情况的报告,（单位）关于有关情况的报告（紧急报告）（主送单位）： 年月日（最近、近日），（概述“报告”反映情况的产生缘由、情况和问题）。为了（目的），现将有关情况报告如下： 一、（情况过程和最新事态）。 二、（原因及后果分析）。 三、（已采取的措施及作用）。 四、（下一步拟采取的措施）。 五、（需引起上级单位重视或关注的问题）。 （印章） 年月日,这类报告是下级单位根据上级单位的要求，对某一事项或交办事项的办理情况进行汇报而拟写的公文。这类报告针对性要强，答复内容就事论事。 拟写时，首先简要说明报告的缘由，即上级单位询问和交办的事项；其次介绍有关情况、叙述办理结果，应注意全面准确地理解上级单位询问和交办事项的精神、要求，围绕询问和交办事项叙述，重点突出，不能答非所问，同时要将有关观点和处理问题的依据写清楚；第三是存在问题和建议，应实事求是地反映问题和现状，也可提出需引起上级单位关注或有关单位研究的建设性意见。同时，要特别注意不要将“建议”写成请示。,3.答复上级询问和交办事项的报告,（单位）关于有关情况的报告（主送单位）： 根据要求（或根据批示精神，或根据转来的要求），我们对情况进行了认真研究（或我们对问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下： 一、（事件的过程、原因等）。 二、（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。 三、（下一步拟采取的措施）。 特此报告。 （印章） 年月日,调研报告是就某单位的全面情况或专门问题进行调查研究、综合分析后形成的书面材料。调研报告虽属于非正式公文文种，但在实际工作中，是经常使用的文书之一。 调研报告的结构一般分为导语、调研的情况和事实、结论及建议三部分。,4.调研报告,导语部分，简要介绍调研的背景、目的、时间、对象范围和调查方式等，还可以点明调研的结论。其目的是使读者对调研什么，为什么调研有一个初步的了解。 调研的情况和事实部分，主要反映调查中掌握的实际情况。在结构安排上，可以按时间顺序或事情发展的阶段写，也可以按性质或问题把材料归纳为若干类写，还可以用前后左右对比的方式写。在文字表述上，多用夹叙夹议的方式，但应以陈述材料为主，议论只起画龙点睛的作用。 结论及建议部分，通过对调研事实和情况的分析，从中得出结论，并提出对策、建议和需进一步思考的问题等。,4.调研报告,（一）内容客观真实、全面准确。不能道听途说，不能只取一点不及其余；必须是第一手的可靠材料，要尊重客观事实，忌带主观色彩。 （二）分析方法得当，去伪存真。对于获得的大量的直接和间接资料，要做艰苦细致的辨别真伪的工作，要以实地调研形成的调研意见为基础，从全局、整体、系统着眼，着重分析关键环节、典型事迹和人物，筛选出最典型、最能说明问题的材料，对其进行分析，从中揭示出事物的本质或找出事物的内在规律，形成内容翔实的调研内容，得出正确的结论。,拟写调研报告应注意的问题,（三）逻辑结构严谨，条理清晰。要做到观点鲜明，立论有据。论据和观点要有严密的逻辑关系，条理清晰。论据不单是列举事例，论据和观点之间要有内在的必然联系。调研报告的结构可以不拘一格，但不能把主要精力放在追求报告的形式上，可用附件（表）详尽说明有关情况，简化正文。 （四）用词力求准确，文风朴实。应该用概念成熟的专业用语，非专业用语应力求准确易懂。切忌盲目追求用词新颖，把简单的事物用繁冗的词语表达，把简单的道理说得十分复杂。,拟写调研报告应注意的问题,函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项等。 函的种类主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。,（四）函,一般来讲，函分为发函和复函，其写法上略有不同。发函主要用于与有关单位商洽公务，向有关单位询问和请求批准事项等。拟写时，正文开头部分要交代发函的原因和目的；主体部分写商洽询问和请求批准事项的内容，要写得具体、清楚；结尾常提出希望和要求，用语要得体。 复函主要用于针对函作出回复。拟写时，正文开头部分要引述来函，然后用“经研究，现函复如下”过渡到下文；主体部分针对来函所涉及事项，逐一作出明确回复；结尾可用“此复”、“特此函复”等作结束语，也可以不使用结束语。,函的一般写法,（一）行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和有礼。 （二）函用于商洽办理事项时，一般应写明办理时限；复函时则应该迅速、及时。 （三）函的标题、启承语和结束语： 1发函，标题一般为关于的函；正文启承语一般为“现函告如下”；需要结束语的，如请求解决困难的函，可用“请予支持”等。 2复函，标题一般为关于的复函；正文启承语一般为“现复函如下”；需要结束语的，如答复意见的函，可用“以上意见，请予考虑”等。,拟写函的注意事项,征询意见的函是向有关单位询问、了解某一事项或征求对某一事项意见的行文。 其基本写法：首先写明征询意见的缘由；其次写明需要询问和了解或征求意见的事项，必要时应写明本单位对该事项的倾向性意见；第三写清函复的时间要求和联系人及联系电话等。,1.征询意见的函,关于征求意见的函（主送单位）： 为了（目的），根据（依据），我们拟（或我们研究制定了）。现就有关问题征求你们意见（或现将转去），请研究提出修改意见，于年月日前函告。 联系人： 电话： （印章） 年月日,请求批准的函，是向不相隶属单位请求批准有关事项的行文。 这种函的写法，在内容和要求上与请示大致相同，差别主要表现在形式上。也就是说，请求批准的事项，如果审批权限在上级单位，需用请示行文；如果审批权限在同级单位或不相隶属单位，则应使用函行文。 相应地，答复请求批准的函，在内容和要求上与批复的写法大致相同。,2.拟写请求批准和答复请求批准的函,关于申请的函（主送单位）： 为了（目的）根据（依据），我们申请。现将有关情况和我们的意见函告如下： 一、（基本情况）。 二、（必要性和可行性及其意义）。 三、（我们的意见）。现将有关材料报送你们，请予审批。 （印章） 年月日,答复意见的函是针对来函提出意见或作出回复的行文。 其基本写法为：首先写明对什么来函或什么问题进行函复；其次写明对来函内容的总体意见或评价；第三写明函复的具体意见。,3.拟写答复意见的函,关于有关意见的复函（主送单位）： 你们关于征求意见的函（文号）收悉。经研究，现将有关意见函复如下： 一、原则同意。 二、（具体意见）。 （印章） 年月日,会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。 主要有以下几种：一是以会议纪要为文种，以单位名义直接行文；二是以通知为文种，印发会议纪要；三是以会议纪要的特定格式印发会议纪要，会议纪要标识由“会议纪要”组成。 除上述主要形式外，有时还可以采取分送式，即将会议纪要按会议议定事项涉及的单位分别发送，涉及单位只收到与本单位有关的内容。,（五）纪要,会议纪要的拟写一般分两部分：第一部分应写明会议概况，包括会议时间、地点、主持人、参加人、列席、缺席、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等。,会议纪要的基本写法,（一）集中概述法。即对会议的基本情况、研究的主要问题、与会人员的认识和议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等）等进行概述和说明。此写法多用于小型的、议题比较集中单一，且意见比较一致的会议。 （二）分项叙述法。即将会议的主要内容分成几部分逐项写明。此写法多用于召开大中型会议或议题较多的会议和需要基层单位全体领会、深入贯彻会议精神的会议。 （三）发言提要法。即将具有典型性、代表性的发言加以整理、提炼，按照发言顺序或不同内容分别阐述说明。此写法多用于需要全面了解与会人员意见的会议。,会议纪要的基本写法,会议纪要（第期） （制发单位） 年月日 年月日，同志主持召开会议，、等同志（领导）参加了会议。同志传达了精神，通报了有关工作情况，并作了重要讲话，会议听取了关于工作情况汇报，讨论了；审议了等项。 会议认为，。 会议强调，。 会议指出，。 会议经过审议，议定以下事项： （例如：会议根据，审议并原则通过了、等，并责成根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据要求，就解决等问题提出了意见） 出席：（单位）（姓名）、（单位）（姓名） 分送：、。,董事会会议决议公司年第次董事会会议决议 年月日，公司在（地点）召开第次董事会会议。会议由董事长召集，应到会董事人，实际到会人。 、因故不能到会，已书面委托代为出席。、 列席了会议。 会议按照通知所列议程进行，会议召集、出席人数、程序等符合有关法律法规及公司章程的规定。 与会董事以表决方式，作出以下决议: 一、。 （票同意，票反对，票弃权） 二、。 （票同意，票反对，票弃权） 与会董事签署如下: 、 年月日,通报适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等。 通报的种类主要有：表彰通报、批评通报、情况通报等。,(六）通报,（发文单位）关于表彰（奖励）（集体或个人）的通报（主送单位）： （表彰对象的先进事迹）。（产生的积极影响和表现出的精神）。为了（目的），根据（依据），经研究，决定对等予以通报表彰。 希望（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。 （印章） 20年月日,1.表彰通报,（发文单位）关于问题的通报（主送单位）： （通报违规违纪的事实和做法）。 经查，（调查结果）。 为了（目的），根据（依据），经研究，（对通报对象的结论和处理意见）。 （警示教育和杜绝措施）。 （印章） 20年月日,2.批评通报,（发文单位）关于情况的通报（主送单位）： 年月日，（单位）在（地点）发生事故（事件）。（事故或事件的性质）。为（目的），进一步加强工作，防止此类事故（事件）的发生，现将事故（事件）情况通报如下： 一、（事故或事件的原因分析）。 二、（对有关单位和人员的处理情况）。 三、（应吸取的教训和拟采取的措施等）。 （印章） 20年月日,