公文写作(幻灯片放映—自定义动画)课件.ppt

,公文处理办法,公文,公文概述,公文的定义 ?,公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,公务文书有广义和狭义两种理解。具体的内容如下,广义,公务文书是专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,狭义,党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可以称公文,有关法规和国标,国家行政机关公文处理办法（国发200023号） GB/T9704-1999国家行政机关公文格式GB/T15835-1995 出版物上数字用法的规定 GB/T15834-1995 标点符号用法GB/T 14706-93校对符号及其用法法定计量单位DA/T 222000归档文件整理规则机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局2006年12月18日公布施行）,公文分类,公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。,行文规则,按照职权范围行文按隶属关系行文一般应当逐级行文等,公文,公文的管理部门,哪个部门负责管理公文处理?,各级行政机关的办公厅(室)或秘书科是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作，应当配置专职人员负责公文处理工作。集团总裁办是集团本部公文处理的管理机构，主管集团本部的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。集团部门内设机构除总裁办外不得对外正式行文。,公文处理的定义是什么?,公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文正式印制前，总裁办应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。,公文处理的原则?,实事求是精简高效及时、准确、安全,公文处理人员具备de 素质 ？,政治素质 忠于职守 廉洁奉公 工作积极,作风严谨遵守纪律严守机密专业知识,公文,公文的格式,上行文格式,版记,主体,眉首,下行文格式,发文机关标识,发文字号,公文标题,附件说明,成文日期,正文,主报单位,公文写作格式,.,会议纪要,.,公文的组成部分,公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文格式分公文眉首、主体和版记3部分。于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,文件眉首,文件眉首。首页横线以上，包括文件名称、发文字号等内容。眉首部分约占首页的1/3。眉首横线长度与正文宽度相等。眉首横线处不套五角星。眉首横线用红色标识。,发文机关标识,发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识用红色标识。,海阳毛衫城文件 桃村农资中心文件 佳隆纳米产业文件 佳隆房地产文件 鼎丰电子市场文件,发文字号,佳集字20号海毛字20号桃农字20号鼎丰字20号纳米字20号合鑫字20号总办字20号,包括行政代字、年份、顺序号。发文字号在发文机关标识下空1行，眉首横线上居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应使用全称，用六角号“”括入；序号前不用“0”占位，不加“第”字。佳隆集团发文字号为：佳集字20号。,公件标题,包括发文机关名称、文件的主要内容、文件种类。文件标题应避免冗长，力求简短，一般不用标点符号，但标题中的法规和规范性文件名称要加书名号。公文标题在红色横线下空1行，用2号宋体字。,公文,公文写作要求,阿拉伯数字,凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字.,例如：公元前18世纪；20世纪80年代；2006年12月31日；13时40分50秒；2007年。,例如：20；-25；1/15；1.26；12；2：4。,例如：1990年一2006年；10元50元；200米-500米。,例如：三四天；五六米；七八十岁；一二百套。,例如：七七事变；五一国际劳动节；“三农”问题；十六大。,数字：,汉字：,汉字数字,汉字数字书写形式大写：壹、贰、叁、拾、佰、仟、万、 “零”小写：一、二、三、十、百、千、万、 “o”缩合：廿、卅、口语：俩、仨使用汉字数字的情况定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字；行政机关公文成文日期、部分结构层次序数；序数、概数；十以内的数字，可以使用汉字数字也可以使用阿拉伯数字；非公历纪年、星期等。,标点符号,GB/T 15834-1995 标点符号用法句中点号： 、 ， ； ：句末点号： 。 ？ ！标号： 引号“” 括号（） 破折号 省略号 着重号 . 连接号 间隔号 书名号 专名号,标题的标点符号用法,一般情况下不用标点符号法规、规章的名称加 标题句末的说明或注释用（ ）双标题用破折号连接主题和副题强调或专用词语用“ ”文内小标题句中可以用点号，句末不用号段旨句句末用句号,数字的标点符号用法,层次序数 第一层用顿号： 一、 第二层用圆括号：（一） 第三层用圆点： 1. 第四层用圆括号： （1）序数后没有量词时，用逗号；有量词时， 不用号，空一个字格。如：第一，第一条概数不用号，如：八九点钟的太阳专用名词中数字超过十时用间隔号，如：一二九运动,公文标题,公文式标题完全型：单位名称+关于+事由+的+文种简缩型：1.关于+事由+的+文种 2.单位名称+文种 3.文种附加型：单位名称+附加词+被发公文标题或 题意+的+文种,公文开头,1.依据开头 政策依据惯用模式：根据，据。 事实依据惯用模式：以来，。但是，。2.目的开头 惯用模式：“为了.”“为.” 等。可将目的与依据结合使用。3.背景开头：交代基本情况，常用文种有会议纪要、总结、情况报 告、调查报告等。4.说明开头：用于决议、公报、议案等。如：会议听取并审议或 讨论了报告或议案、提案5.引文开头：用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如： “你关于的请示（号）收悉。” “已经，现，请执行。” 6.提问开头：常用于讲话稿、调查报告等。7.结论开头：常用于总结、决定、请示等。8.祝贺开头：常用于礼仪性文体，表示祝贺或慰问等。,公文主体,1.层次与段落2.过渡与照应公文根据需要使用过渡语句，如：“现如下：”，“特如下：”等。,公文结尾,1.概括或总结2.要求或希望3.号召4.祝贺5.惯用语句。如“特此”“当否，请批示” “以上报告如无不妥，请批转执行”等。6.自然结尾,表达方式1,叙述：是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。1.顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。 2.倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。 3.插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。 4.补叙和分叙 所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。 叙述的基本要求：一是语言概括。二是交代明白。三是详略得当。,表达方式2,议论：是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，即夹叙夹议。 议论的三要素 1.论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。 论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。 2.论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。 3.论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。 一般说来，公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。,公文,公文使用印章的规定,公文用印,公文除会议纪要外，应当加盖印章。对单一发文机关的公文，不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章应距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能置下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务必使印章与公文主体同处一面，不得标识“此页无正文”。,其他文书印章的盖法,(1)落款章。加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。 加盖落款章的部位，按照规定是在落款处的年、月之间，应“骑年盖月”。 (2)更正章。对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字，可以在改正后，用加盖更正章的办法作为法定作者自行更正的凭信。(3)证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。如两个单位签订合同，请双方上级主管机关加印证见。摘抄档案内容要由档案保管部门证见；旁证材料由旁证人所在单位证见；个人邮政汇款，在需要时，也需要收款人所在单位盖章证见。(4)骑缝章。带有存根的公函、介绍信，还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。介绍信与存根衔接处必须骑缝加盖印章，以便对同及必要时查核。(5)骑边章。重要案件的调查、旁证，以及座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录，为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外。必须将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑。(6)密封章。在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。(7)封存章。在封条上加盖印章以封存账册财物，以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。,公文,公文排版、印刷 与装订要求,公文纸张,文件纸一律采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm，。文字一律从左往右横排，不得使用异体字、繁体字和不规范的简化字。公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm ，订口（左白边）为：28mm1mm ，版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）,排版规格与印制装订要求,正文用3号仿宋字，一般每面排22行（选择段落：固定值30），每行排28个字。公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm(单面印刷7mm10mm为宜)；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。,公文,公文处理程序,公文处理工作,发文处理 草拟审核签发复核 缮印用印登记分发注办,草拟,草拟 草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。从秘书“办文”工作说，草拟是发文的第一个环节，也可以是收文中“承办”的继续，秘书承办的就是草拟文稿。,审核,审核 审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程。一般由秘书部门指定有经验的、思想业务水平和文字水平都比较高的秘书负责，所以也叫“把关”或“把口”。核稿的目的是为了保证文书质量，节省领导或上级的时间和精力。所以，核稿必须认真负责、全面细致。,审核的重点内容包括以下六种,审核的内容,看有无发文的必要,看用什么名义和格式行文，是否符合规范要求,看提出的要求措施是否明确具体切实可行,看涉及有关部门或单位的问题是否协商一致,看文字是否通顺准确简明,看文件内容是否符合规定,签发,签发是文书经有权签发的领导上司核准签字，准予发出。签发也是文书形成的一个重要环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的领导。签发人对要签发的文书全面负责，所以签发之前必须认真审核。,从秘书的角度看，签发人要对秘书的文书送审稿审核什么呢？,主要内容有以下三点。 对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语 法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。 经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上 明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。 对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再 报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就 可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一 个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的 同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。,1,3,2,秘书在签发中的任务,.,复核,2001年1月1日施行的办法在“签发”之后加入了“复核”环节。办法第五章“发文办理”第二十九条规定：“公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。这实际上给了秘书部门对文书的又一次把关的机会，也增加了秘书部门对所发文书的责任。复核的重点在于文书的形式和程序。,缮印,缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术加工，制作文书的正式的过程。缮印就是由定稿制成本份文书的正、副、存本的过程。缮印有各种不同的简捷方式，可以先通过文字处理机或电脑，经编辑排版，使定稿在体式上规范化。如果发文数量小，可以直接打印、复印，数量多的，可以用轻型印刷或激光照排技术，胶印技术。,用印,用印是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程。国家行政机关的公文，在制发中一般都要经过盖章这一环节。用印的文件，要以原稿上领导人签发为准，无签发不得用印。也有极少的、针对性很强的文书，如办理某件具体事项的回函、批复，以领导签发的定稿为正本，盖印后复制留存本，正本发出。,登记,登记是指根据本机关文书处理的具体要求与发取簿式或卡片式、联单式、活页式的登记方式。登记项目，一般应包括：发文字号、发文日期、文件标题、保密等级、发往机关、附件、份数、承办单位、案卷号等，如果是回复对方的文书，还需注明收文编号。对发文进行认真的登记，是文书管理、查考的重要基础。,分发,分发亦称封发，是指对撰制登记好的文书封装、发出的过程。分发是一项细致的工作，是将向外发出的文书信函进行封装、发出的过程。,注办,注办是对发出的文书的办理情况做出必要的说明，注明办理结果的环节。 “注办”一般是发文登记内容的一项，是对文书已经发出情况的注明。其作用是便于今后查考。,公文处理工作,收文处理 签收登记审核拟办批办承办催办 （略）,立卷与归档,公文办理完毕后，应当概括中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。,应归档的文件材料,1.上级来文 需要贯彻执行的上级重要会议文件, 上级业务主管部门的法规性文件, 上级视察工作形成的文件材料, 代上级草拟并被采用的文件, 上级单位转发本单位的文件等.,2.本单位形成的文件,本单位重要会议文件; 各种正式发文; 请示与上级的批复; 反映本单位业务活动的文件材料; 各种工作计划、统计报表; 本单位领导公务活动中形成的重要信函、电话记录; 本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料; 本单位的历史沿革、大事记、年鉴; 反映本单位重要活动事件的简报 、荣誉奖励证书; 信访工作材料; 本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料; 本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料; 本单位外事活动中形成的文件材料等.,3.下级报送的文件,下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件; 下级单位报送的法规性备案文件等.,4.相关文件,同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协商工作的文件材料等.,不归档的文件材料,1. 本单位的重份文件.2. 一般事务性的无查考、保存价值的文件.3. 上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料.4. 上级单位征求意见的未定稿的文件.5. 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿.6. 未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件.7. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料.8. 无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信.,立卷归档的工作程序,1.收集文件 将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全.2.鉴别文件 对收集的文件材料进行分析,鉴别出需要归档的文件材料.3.归卷 根据归档文件材料的特征,将文件归入案卷.4.调整 仔细检查归卷的文件材料是否齐全,是否有重份文件或不需要立卷归档的文件;检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量,进行适当的调整,最后确定组卷.5.文件的排列、编号与编目 根据卷内文件数量、来源、时间等情况,按时间、问题、作者、名称、重要程度等进行排列.然后,按照排列顺序逐件编号.最后填写卷内文件目录和备考表.,档案保管期限,保管期限从文件产生和形成后的第二年算起.永久定期:10年、30年,永久保管的档案,(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,定期保管的档案,（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,公文,公文种类,行政机关法定文种13种,国家行政机关公文处理办法规定的13种公文：命令、决定、公告、通告、议案、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 企业常用的有8种。,正确使用文种,公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本单位的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。,通 知,通知的含义,通知是告知、晓谕事项的公文。是各级各类机关、团体、企事业单位广泛使用的文种。 国家行政机关公文处理办法规定：通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,通知的特点,广泛性 通知的广泛性，是指使用范围的广泛和承载事项的宽泛。使用范围的广泛，是不受机关的层级和类型的限制，任何法定组织都可以使用。承载事项的宽泛，是指可以用通知发布规章，印发、批转、转发公文，指挥、布置工作，告知事项等。多样性 通知的多样性，是指通知的类型繁多。由于通知承载的事项宽泛，因此，造成通知比其他文种的类型多。如发布规章用发布性通知，印发、批转、转发公文用批示性通知，指挥、布置工作用指示性通知，告知任免及其他事项用知照性通知等。晓谕性 通知的晓谕性，是指发文机关告知其指定“读者”的事项，诸如发布规章，印发、批转、转发公文，指挥、布置工作，任免人员，日常事务等。约束性 通知的约束性，是指发文机关用来指挥、布置工作，对指定“读者”提出执行要求等。,通知的类型,发布性通知 发布性通知用于发布规章，如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。批示性通知 批示性通知用于印发、批转、转发公文，如国务院办公厅转发发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知。指示性通知 指示性通知用于指挥、布置工作，对指定“读者”提出执行要求，如国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知。知照性通知 知照性通知用于告知任免及其他事项，如国务院关于国家安全生产监督管理局(国家煤矿安全监察局)机构调整的通知。,通知的结构,标题 通知标题的形式比较复杂，常用形式主要有四种：（1）完全型结构是发文机关+事由+文种，如国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知。（2）省略型结构是事由+文种，如关于元旦放假安排的通知。（3）简约型结构是文种，如通知。（4）附加型结构是发文机关+附加词+被发文标题或名称+文种，如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国务院办公厅转发发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知。 附加型标题的附加词是“发布”“批转”“转发”和“印发”，被发布的是“法规规章类”公文，要加书名号；被批转的是下级机关的公文；被转发的是上级机关和不相隶属机关的公文；被印发的是非法定公文，如计划类公文、领导讲话、调查报告等。 附加型标题要注意多层转文出现的层次套叠及正确使用标点符号问题。,通知的写作格式,1、印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如 “同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。 2、批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。 3、知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。 4、事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。 5、任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。,要求执行的结束语,（1）“希（请）遵照办理”“希（请）依照执行”“希（请）认真贯彻执行”“希（请）立即贯彻执行”等，用于通知内容关系全局性的重大方针政策，发布法律法规类公文，或转发上级公文时。（2）“希（请）研究执行”，用于要求结合本地区、本单位实际情况办理时。（3）“希（请）参照执行”，用于有参考价值的意见、建议、经验性的总结或报告等。（4）“希（请）研究试行”，用于探索性的或法律程序不完善的政策性问题，需要下级机关边执行边修改时。,落 款,落款由（印章）+成文日期组成,通 报,通报的含义,通报是传达精神、告知情况，表彰先进，批评错误时使用的公文。 通报的使用范围与通知一样，是各级各类机关、团体、企事业单位广泛使用的文种。人大机关公文处理办法（试行）中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法中国人民解放军机关公文处理条例人民法院公文处理办法最高人民检察院机关公文处理规定等法规性文件都将其列为法定文种，各机关规定的通报适用范围与国家行政机关公文处理办法大体相当。 国家行政机关公文处理办法规定：通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,通报的特点,教导性 通报的教导性，是发文机关用先进或错误的典型事例、事件，重要情况，重要精神，重大事故，恶性案件等，对发文对象进行教育和指导，以达到启迪思想、弘扬正气、规范行为、预防警戒的目的。告知性 通报的告知性，是让读者知晓先进或错误的典型事例、事件，发生的重要情况，重要精神，重大事故，恶性案件等，知道发文机关的要求。指挥性 通报的指挥性，是发文机关通过树立典型、揭露问题、告知精神或情况等，来指导和指挥工作，因此，通报的结尾都要提出发文机关的要求。,通报的类型,表彰性通报 表彰性通报，是表扬先进人物、先进事迹的通报。批评性通报 批评性通报，是批评错误、揭露问题的通报。传达性通报 传达性通报，是传达重要精神或情况的通报。,通报与通知的区别,表达方式不同 通报与通知虽然都具有告知性的特点，但是，通报不仅要告知“读者”事项、情况，而且还要对事项、情况等进行评议和分析，要陈述事情的大致经过和大体环节；通知则是直接告知“读者”应当遵守或周知的事项，不需要陈述过程。工作方法不同 通报与通知虽然都具有指挥性的特点，但是，通报是利用典型事例来启发教育“读者”，是间接指挥；通知则是发文机关直接指挥。功用和承载范围不同 通报主要是通过对典型事例的表扬或错误言行的批评，对重要精神和重大情况的传达，来启发教育“读者”，沟通信息，指导工作；通知除了具有与通报相同的告知事项，指挥工作的功用以外，还用来发布规章、印发、转发公文，任免人员等，通知的承载范围更为宽泛。,通报的结构,标题（1）完全型 结构是发文机关+事由+文种，如国务院办公厅关于内蒙古自治区人民政府制止违规建设电站不力并酿成重大事故的通报教育部办公厅关于近期数起学校传染病流行事件的通报。（2）省略型 结构是事由+文种，如关于山东省齐河县事业单位违规进人问题的通报。（3）简约型 结构是文种，如通报。,正文部分,通报的开头有几种形式：（1）交代时间、地点、人物或单位、主要事例、结果等基本要素，一般表彰性、批评性通报常用。（2）概述事实，交代发文目的。（3）列举事实。（4）交代通报的对象。通报的主体部分，承接上文，与开头紧密相连，结构安排主要有：（1）列举主要先进事迹或错误行为，或陈述事件、事故的大致经过，大体环节；揭示先进典型的时代意义、精神风貌、高尚品质，以及表彰决定；或分析错误、事故的原因及危害性；对事故、事件责任人的处理结果等。最后，提出要求或希望。（2）分析原因，提出要求。（3）简要概括情况。,报 告,报告的含义,报告是各级各类机关汇报工作、反映情况答复询问时使用的上行公文。中国共产党机关公文处理条例规定：报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。国家行政机关公文处理办法规定：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,报告的特点,广泛性 报告的广泛性，是指使用范围的广泛，是各级各类机关、团体、企事业单位的常用文种。同时，具有典型性或推广性的报告，经上级机关的批转或转发，即成为应用广泛的指导性公文。陈述性 报告的陈述性，是指报告的语言表达方式是陈述式。报告的这一特点是由其内容决定的，向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，无论篇幅长短，只有采用陈述和说明的方式。沟通性 报告的沟通性，是指下级机关通过报告得到上级机关的支持和帮助，是“下情上传”的主要手段；上级机关则可以通过报告获取信息、了解下情。,报告的类型,工作报告 工作报告，是汇报工作情况和问题，并提出改进的意见和措施的报告。工作意见或建议部分，要从实际出发，符合政策精神，使之用得上，行得通。如例文。情况报告 情况报告，以反映社会动态、倾向以及工作中正反两方面的情况为主的报告。反映情况要讲清事情的来龙去脉，防止问题交待不清；讲问题要揭示事物的本质，避免被表象迷惑。答复报告 答复性报告，是对上级机关所提问题或询问事项的回复，要求有针对性地回答来文中提出的问题，文字力求简要。,报告的结构,标题 可以使用完全型标题发文机关+事由+文种，也可以使用省略型标题事由+文种形式，如例文。正文部分 开头：交代报告缘由，要开门见山，高度概括。 主体部分：陈述有关工作或情况，提出解决问题的办法或今后的目标、方向等。要注意突出重点，有调查，有分析，决不能面面俱到，堆砌材料。 结尾：一般采用自然结尾，也可以用结束语“特此报告”作为结尾。落款 报告的落款由署名和成文日期组成。,决定,决定的使用范围,适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。,写作注意事项,（1）要作好调查研究：法律条款、政策规定、各方意见（2）要做到观点鲜明：看法明确、语言清晰，便于下级机关正确执行。,请 示,请示的含义,请示是就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上行公文。请示的范围大体包括以下几个方面： 1.涉及方针政策方面的问题需要明确、具体的解释； 2.工作中出现的新问题、新情况无章可循； 3.本地区、本部门因情况特殊难执行统一规定，需要变通处理的问题； 4.涉及重大的、没有把握处理的问题； 5.开展某项工作遇到的人力、物力、财力方面难以解决的问题等。,请示注意事项,第一，必须严格遵守行文规则，如：一般不得越级请示；请示必须是一文一事；一般只写一个主送机关，不能多头主送；除领导直接交办的事情外，不得直接送领导本人；需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；等等。第二，同一系统、同级单位、同样事项，可联合行文请示；不同系统的单位，请示同样事项,要分别行文。第三，不允许事前不请示，事后不报告。第四，不能事无巨细都向上级请示。,请示的特点,请求性：指本机关、本部门打算办理某事，却无权自行决定，或者无力承担,或者不知如何办理等，必须请求上级机关批准、同意或作出指示后才可办理。因此要求请示的理由必须充分、具有说服力，这样才能充分说明请示的必要性、合理性，引起上级机关的重视、关切，促使请示问题及时解决。单一性：指一篇请示只能办理一件事，即“一文一事”，切忌“一文数事”，那样会造成主次缓急不分，上级机关无法审批。因为“一文数事”往往要涉及较多的分管部门，领导人要花费较多的时间进行研究协调，审阅批复，不利于请示事项的及时解决。而且如果其中一件事办不成，其他几件事都要受影响。“一文一事”，便于上级迅速及时地做出回复。 请示的单一性，还指报送请示时只能有一个主送机关，不能“多头主送”， 以免出现责任不明，互相推诿，或领导机关间批复的意见不一致，下级机关难以处理执行的现象。“多头主送”与“一文数事”的结果一样不利于请示事项的及时回复。隶属性：指请示只能按照隶属关系直接向主管机关呈送请示，不得向无隶属关系的机关请示，因为只有具有隶属关系的直接的主管机关才有资格和权力批复。 请示一般只能主送主管上级机关，不能多头请示。受双重领导的机关要根据请示的内容和上级机关的职权范围确定向哪一个主管上级机关呈报，另一上级机关用抄送形式。请示一般不越级，因特殊情况，必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。紧迫性：指请示事项对时间的要求紧迫。当下级机关遇到无法解决、或无权解决的问题时才写作请示，得到上级机关的答复后才能开展工作。因此，上级机关接到请示后，无论对请示事项同意与否都应立即批复。,请示的类型,请求批示性请示 下级机关在工作中遇到自己无权解决的一些问题时，如对政策界限的把握，对新情况、新问题的处理等，向上级领导机关要政策、要办法的请示。请求批准性请示 下级机关涉及机构、编制、项目、计划、经费、设备等问题时，向上级机关请求批注准使用的公文。,请示与报告的区别,1行文目的不同 请示要求上级机关就请示的问题给予明确的答复，因为上级机关的答复就是即将要做的工作或解决问题的依据；而报告则是对完成的工作或解决问题的汇报，对某一情况的陈述，并不要求上级机关给予明确的答复。2行文时间不同 请示是请求上级机关批准、答复，必须要事前行文，一般情况下不得“先斩后奏”；报告是反映情况、汇报工作，答复问题，通常是在事后或事情进行中行文。3行文内容不同 请示应一文一事，必须提出明确的请示事项。而报告中综合性报告，内容往往涉及到许多方面，但不能在报告中夹带请求事项，也不能请求上级批准。4收文处理不同 上级机关收到请示后，要尽快研究，及时给与答复。而收到报告，主要是了解下级机关工作的情况，为以后的决策做参考,不需要做出答复。因此，与请示相对应的另一文种是批复，即有请示必定有批复，批复一定是针对某一请示，报告一般不做批复。5结尾用语不同 请示的结尾用语，一般使用“妥否，请批示”“当否，请批复”“可否，请批准”等需要上级机关明确回复的语句； 报告的结尾用语，对上级机关没有明确的肯定回复性的要求，如“以上报告，如有不妥，请指示”，“特此报告”等。,请示的结构,1.标题 请示的标题可以使用发文机关+事由+文种的形式，也可以使用事由+文种的省略形式。2.正文部分开头：交代请示缘由，如政策依据、事实依据，目的，背景等。要求高度概括，理由充分。主体部分：交代请示的事项，即请求指示、批准的项目。可以分条列项，注意条目间的逻辑关系。提出的请求要集中明确、切实可行，要考虑必要性，又要考虑可能性；既要考虑本地区、本部门的需要，又要照顾到全局的利益。如果请示涉及到方案、办法、措施以及对策等内容时，应该在交代事项后加入发文机关对请示事项提出的方案、办法、措施以及对策等，便于上级机关裁定。同时，语言既要简明扼要，一目了然，还要注意行文语气，选用词语要谦敬，分寸得当。请示常用的结束语有“妥否，请批示”“当否，请批复”“可否，请批准”等。,批 复,批复的含义,批复是上级机关针对下级机关报送请示的批注答复。批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的公文，批复的内容涉及面比较窄。首先，每个机关都受权有限，上级机关一定在职权范围内批复；第二，上级机关要根据请示的内容批复，同时，对下级机关作出的批复要符合方针政策、法律法规，要合情合理、切实可行。因此，比起其他文种来，批复的使用范围最不宽泛。,批复的特点,1针对性 指批复一定是针对下级机关的某一请示作出的答复，不可能无缘无故作出批复，即“有请示必定有批复”。而且，批复必须是态度明确的，批复的内容必须是针对请示事项的肯定或否定答复。2指示性 指上级机关在回复下级机关提出具体问题的同时，往往要对下级机关提出政策指导，对每一问题或环节的具体要求及执行要求，有的还要求将落实和执行情况及时上报。3及时性 指上级机关在收到下级报送的请示后，无论同意与否都应及时批复，不要耽搁、延误，因为批复是请示机关办理事项和开展工作的依据。即得不到批复的下级机关是不能做请示涉及内容的工作的。4被动性 指批复是根据下级机关的某一请示作出的答复，没有请示便不会有批复。不会有主动向下级发送批复的情况。,批复的类型,政策性批复 指批复的内容涉及方针政策或法律法规，同时对下级机关提出工作要求、执行要求和反馈要求等，是带有指示性约束性的批复。政策性批复一般比较复杂，往往采用“分条列项”的结构，如例文2。事项性批复 事项性批复，是对请示事项直接的明确表态，并提出执行要求。事项性批复一般比较简单，往往采用“篇段合一”的结构，如例文1。,批复的结构,1.标题 发文机关+事由+文种 事由+文种2.正文部分 开头：引述来文标题和文号，使用惯用的过渡句“现批复如下：” 主体部分：表明态度，提出要求。 批复一般不安排结束语，批复内容完结了便自然结尾。3落款 批复的落款由署名和成文日期组成。,意 见,意见的含义,意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的公文。意见是现实工作中使用范围较为广泛的文种，从我国最高国家机关的公文规章的规定来看，人大机关公文处理办法（试行）中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法最高人民检察院机关公文处理规定等都将其列为法定文种，都强调用于“重要问题”。意见没有机关的层级、性质的限定，而且运行方向灵活，既可以上行，也可以下行，还可以平行。来自上级机关的意见有两种情况，一种是指示性意见，另一种是建议性意见。来自下级或平行机关的意见，往往通过批转或转发，转化为具有指导性的意见。,意见的特点