船务操作流程(含营业单证)课件.ppt
TKL MIS Roadmap,1,講 解:,船 務 操 作 流 程,TKL MIS Roadmap,2,1.船务組織架構 2.流程圖 3.出貨單証制作 4.貨櫃基本情況介紹,課 程 大 綱,5.排載(订舱) 6.費用結算 7.異常處理 8.總結,TKL MIS Roadmap,3,1. 船 務 組 織 架 構,營業部,中日韓區,船務課,SALTON區,提單押匯,出貨回報,起運港費用結算,紐澳區,北美區,歐洲A區,歐洲B區,中南美東南亞區,TKL MIS Roadmap,4,2. 流 程 圖,TKL MIS Roadmap,5,3. 出貨單証制作,TKL MIS Roadmap,6,3.1. 單 証 種 類,發票(invoice)清單(packing list)排載單(s/o)產地証(form a/ co)保險單(insurance)受益人証明(BC)提單(bill of lading)船公司証明(SC)驗貨報告(IC)裝船通知(advise)碼頭進場收據(doc)報關單安規証書(GS/CS)貿促會加簽文件,TKL MIS Roadmap,7,3.2. 單証制作必備資料,1.營業計划/生產計划 2. PO3.信用証或SHIPPING INSTRUCTION4.外箱圖 5.零件包裝明細6.核銷備案手冊,TKL MIS Roadmap,8,3.3. 發票(INVOICE),TKL MIS Roadmap,9,3.3.1. 發票的維護,嚴格按照信用証或SHIPPING INSTRUCTION的要求,在大電腦系統7.13.13維護單証資料 注意事項 (1)目的港(2)柜型(3)几台入(4)毛淨重(5)材積(6)嘜頭(7)品名(8)單價(9)數量 (10)備案機種型號,TKL MIS Roadmap,10,列印前先在7.13.11畫面預纜,檢查單証資料正確否. 船務填寫發票列印表格,提供給會計，會計在7.15.8.1列印. 發票一式6份,分為存根聯/發票聯/記帳聯/ 稅務及外匯核銷聯/報關聯/商檢聯,3.3.2. 發票的列印,TKL MIS Roadmap,11,零件發票制作須注意以下几點 : (1)收費零件及免費零件要分開打發票. (2)有備案及無備案要分開打發票. (3)需做商檢的發票單獨打發票 (4)每份發票的件數不允許是零箱. (5)免費零件的單價須按照核銷備案單價. (6)免費的發票要注明“FOR CUSTOMS USE ONLY, NO COMMERCIAL VALUE.”,3.3.3. 零件發票的注意,TKL MIS Roadmap,12,3.4. 裝箱單/清單(PACKING LIST),1.列印 (7.15.3) 發票內容維護完畢以後, 清單就會自動生成,同時可以在7.15.3畫面列印.2.注意事項 仔細檢查 (1)件數 (2)毛淨重 (3)材積,TKL MIS Roadmap,13,3.5. 發票及清單的分發,1.存根聯:會計部留存,并將以存根聯向稅務局換取新發票.2.發票聯:連同清單等其余押匯文件給押匯人員.3.記帳聯:交給船務回報人員做出貨回報用.4.稅務及外匯核銷聯:交給通關組作出口退稅用.5.報關聯:同二份發票聯的復印件及兩份清單發給報關組,這是向海關報關時所需文件.6.商檢聯:連同一份清單及一份銷售合同(在7.15.20列印)送給商檢組做商檢.,TKL MIS Roadmap,14,3.6. 發票清單分發的注意事項,注意事項: (1)以下零件需做商檢:電源線組/內配線組/開關組/不鏽鋼杯組/收費的保險絲/防漏閥) (2)當成品為SKD件或CKD件時,銷售合同無法列出相應的型號/品名,需用EXCEL制作出銷售合同給商檢組.,TKL MIS Roadmap,15,3.7. 出口許可証(export license),目前只有風扇成品需做許可証 因為要到福州申請,所以至少要在報關前7天申請,只要將銷售合同交給出口通關相關人員去申辦就可以了.,TKL MIS Roadmap,16,3.8. 排載單(shipping order),發票列印后就可以直接在7.15.6列印出S/O,這是船務去訂艙用的,S/O會清楚的顯示SHIPPER,收貨人,通知人,柜型,目的港，嘜頭,品名,毛重,立方數,付款方式,這些資料在列印發票后就自動帶出,船務在S/O上加上中文品名,船司,船期,領單方式後即可傳真給相應的貨代進行排載.,TKL MIS Roadmap,17,3.9. 產地証FORM-A及C/O,TKL MIS Roadmap,18,3.9.1. FORM-A 及 C/O,1.F/A 是普惠制產地証,是西方發達國家對發展中國家的优惠,即在通關時可用F/A申請關稅減免2.C/O只是產地証明,証明貨物是中國原產,TKL MIS Roadmap,19,3.9.2. FORM-A 及 C/O的制作,1.F/A或C/O需在船開前做好,只需將發票的复印件提供給產地証制作人員就OK了2.F/A在商檢局申請,C/O可在商檢局或貿促會申請,通常銷往中東地區的貨需要向貿促會申請,其余的地區兩個地方都可以,一般出歐洲申請的是F/A,出美國及其余地區申請的是C/O.,TKL MIS Roadmap,20,3.9.3. 產地証的注意事項,(1)提供的發票須正确,否則更改F/A,C/O每票須40元的更改費. (2)有些國家如阿根廷需其大使館加簽,需另提供一份發票,連同C/O移交貿促會送北京大使館加簽,費用每票約1000元,所以能合并發票就合并發票.以節省相關費用.(3)有些銷往中東地區的貨,發票需貿促會加簽,因此需另提供一份發票COPY件給貿促會加簽,費用每張10元.,TKL MIS Roadmap,21,3.9.3. 產地証的注意事項,(4)現在出阿根廷的貨,客戶往往要求加簽价格單及報關單,价格單是由客戶提供,報關單向資料室要复印件,同樣經貿促會送阿根廷大使館加簽,費用每張人民幣1000元 ,要向客戶收此費用.,TKL MIS Roadmap,22,3.10. 保險單(insurance policy),1.貿易條款是FOB或CNF時,通常我們只需傳SHIPPING ADVISE給客戶,由客戶自行購買保險.2.貿易條款是CIF時,(東南亞客戶經常有這樣的貿易條款)由我司負責購買保險,需要在船開前三天提供發票复印件,標明船期及信用証規定的險种給制作保險的人員就可以了.,TKL MIS Roadmap,23,3.11. 裝船通知(shipping advice),船開后,需將船期明細告知客戶,主要以下事項: a.船名 b.航次 c.開船日 d.柜號 e.提單號 f.品名 g.數量 h.金額 i.總件數 j.信用証號 k.保險參考號 (銷中東地區的貨經常要提供參考號給保險公司),TKL MIS Roadmap,24,3.12. 提單(BILL OF LADING),1.提單分為正本提單,電放及SEAWAY BILL 2.通常情況下領的是正本提單,內容是根椐信用証要求由船司制作后由營業審核后簽出。電放提單是為了更快地讓客戶提到貨.,TKL MIS Roadmap,25,3.13. 押匯文件 (一),1.發票(invoice)2.清單(packing list)3.提單(bill of lading)4.船証(certificate of shipping company)5.証詞或聲明(certificate of statement)6.驗貨報告( certificate of inspection)7.碼頭進場收据(dock of receipt),TKL MIS Roadmap,26,3.13. 押匯文件 (二),8.貿促會加簽發票(invoice certify by chamber of commerce)9.保險單(insurance policy)10.裝船通知(shipping advise)11.F/A 或 C/O12.個別客戶的物殊要求(如安規証書及質量保險單等).以上文件須單單一致,單証相符,TKL MIS Roadmap,27,3.14. 單証制作注意點,TKL MIS Roadmap,28,3.14.1.發票(INVOICE),發票(INVOICE): 要注意單價,收貨人,件數,數量,免費部份,機種型號,品名完全按信用証,如信用証有其它要求,也須加上品名下面.另外,就是合并發票,我們按要求,打成多份發票,但是客戶只需一份就可以,(當然少數客戶要求分開),所以就要用EXCEL合并成一份發票.,TKL MIS Roadmap,29,3.14.2. 清單,排載單,清單(PACKING LIST): 要注意件數,毛淨重及體積,如發票合并,清單也要合并.排載單(SHIPPING ORDER): 要注意并柜是否有漏掉發票號碼,柜型是否正確,如材積超過柜子的材積,查是否有出過貨,或是材積算錯或是要請儲運組去排柜.船公司或貸代的資料是否標明齊全,聯絡方式,訂單號碼等.另外,重要的目的港和運費是誰付(FOB或CNF),TKL MIS Roadmap,30,3.14.3. 提單,船証,提單(bill of lading): 完全按照信用証來對單:shipper,consignee,notify party,起運港,目的港,最終目的港,嘜頭,品名,毛重,材積,條款及其它L/C有要求的船証: 按信用証要求,更換描述方式即可.一般是証明船齡不超過多少年,或是中東地區的客戶,往往是要証明船不經過敵對國家,或是要走其自已或盟國的船司,或不經過黑名單的國家,或是船司是行業的會員等,TKL MIS Roadmap,31,3.14.4. 証詞或聲明,証詞或聲明(CERTIFICATE OR STATEMENT): 按信用証要求,更換描述方式就可,通常証明我們有通知客戶在船開几天內,告知提單上相關訊息,他們要買保險用,還是就是我們已寄或傳真出貨文件給他們,或是証明貨物的品質是一等品,良品或是合約上所要求的等等.,TKL MIS Roadmap,32,3.14.5.驗貨報告,碼頭進場聯,驗貨報告( CERTIFICATE OF INSPECTION): 客戶提供,一般要求是正本,所以等待快遞的時間較長.碼頭進場收据(DOCK OF RECEIPT): 即設備交接單,大客戶,有較強的物流系統,貸代較大才有這方面的要求.,TKL MIS Roadmap,33,3.14.6.貿促會加簽發票,保險單,貿促會加簽發票(INVOICE CERTIFY BY CHAMBER OF COMMERCE): 通常是中東地區,及南美地區有要求發票要加簽,阿根廷還要求送其北京大使館加簽.保險單(INSURANCE): 按照信用証的要求.投保:一般是水漬險,戰爭險,一切險.,TKL MIS Roadmap,34,3.14.7.裝船通知,F/A 或 C/O,裝船通知(SHIPPING ADVISE): 通知是將關于出貨的資料(一般是提單上的資料)告知客戶.F/A 或 C/O: 按照信用証要求,(現在歐州及美國大都已取消),如要加簽還需送大使館加簽.個別客戶的物殊要求: 如安規証書及質量保險單等.,TKL MIS Roadmap,35,3.15.政策性文件要求,TKL MIS Roadmap,36,3.15.1.風扇出口文件要求,3.15.1.1.做發票清單時要特別注意：(1)如有F1402T或F1404T出口,機種須打成:F1402T /F1404T;(2)如有F1406出口，機種須打成:F1406/714;以上制單時，可在7.1.1機種欄位作臨時修改,TKL MIS Roadmap,37,3.15.1.風扇出口文件要求,3.15.1.2.風扇出口必須到福州申請出口許可証 時效:營業接到TKE貿易開出訂單,須於出貨前3個星期提供銷售合同給通關課主管;如有更改出口數量，未出清部分必須重新提供銷售合同和發票copy件給通關課主管辦許可証;,TKL MIS Roadmap,38,3.15.2. 運出口報關文件要求,陸運發票制作要求重申如下:(1)貨物的實際重量必須與發票清單上的毛凈重相符合(2)發票及清單上必須打上中文品名及核銷機種型號(不能看出是後面補上的，否則,要求我司蓋校對章)(3)發票及清單上必須打上中文品名及核銷機種型號(不能看出是後面補上的，否則,要求我司蓋校對章),TKL MIS Roadmap,39,4. 貨櫃基本情況介紹,TKL MIS Roadmap,40,5. 排 載,TKL MIS Roadmap,41,確認S/O的所有資訊(審:客戶,機種,指定貨代及船司,件數,毛重,體積,櫃型,在7.18.3.5.2確認中文品名等),以避免作業過程中存在的疏漏,比如,體積與櫃型對不上,就會導致訂錯櫃型的異常.,5.1. 審S/O,TKL MIS Roadmap,42,5.2. 聯系貨代,做好排載記錄,根據指示,聯系貨代排載訂倉,確認船期和艙位,同時做好排載記錄. 注意:與貨代在來回確認的過程中會涉及很多部門,所以,操作者必須具備很強的協調溝通能力,異常處理能力及異常反潰意識,異常追蹤確認必須以得出結果為終點.,TKL MIS Roadmap,43,5.3. 生產進度確認,根據每日“TKL庫存明細”及各事業部每日“三天計劃”了解庫存狀況及生產進度,進行及時互動,以更有利于出貨的順暢.,TKL MIS Roadmap,44,5.4. 貨代排載訂倉,貨代在接到S/O,及時與國外代理確認收貨人及出貨資料無誤後,向船司訂倉,得到確認後,再到船代公司排載,蓋預申報章,然後將全套資料送聯檢14樓我司外勤處.其中, 6,7,8聯,訂倉確認,裝箱單,邊檢交我司報關員, 5聯,6聯,6聯附頁,裝箱單交給拖車,用以打設備交接單來提櫃.,TKL MIS Roadmap,45,5.4.1. 涉及單証,排載聯一至九聯,TKL MIS Roadmap,46,5.5. 貨櫃的調度,1.船務與相關單位確認生產進度及驗貨進度,即可安排拖車調櫃; 2.涉及到的單證 -設備交接單,TKL MIS Roadmap,47,5.6. 通知儲運裝櫃,船務在調櫃系統中查到所調貨櫃號後,即在大電腦系統7.13.17.1畫面維護相關資料,同時在7.12.14畫面列印出貨單,附上裝箱清單,交由儲運安排裝櫃.,TKL MIS Roadmap,48,5.7. 通知報關,1.船務在按排載單確認船期後,就會提供“報關通知書”給通關組,讓報關人員先整理準備發票,清單,核銷單,通關單,列印模擬單. 2.在確認貨櫃進場後,及時通知報關員蓋進場,申報,然後將全套報關資料遞送海關報關. 3.船務需確認第八聯是否回籠,以確認該票貨物是否有上船.,TKL MIS Roadmap,49,5.8. 提單回籠,1.貨代排載後即可與我司核對提單,提單需在船開前核對OK. 2.確認出貨後,船務依確認OK的提單內容,要求貨代簽發符合要求的提單. 3.正常情況提單需在船開後三天內回籠.,TKL MIS Roadmap,50,5.9. 提單押匯,提單回籠後,船務先會同所有相關的押匯資料交給押匯人員，其首先必須在大電腦系統7.13.17.3維護提單回攏日,并複製兩份留底（船務,押匯人員各一份）,然後送交財務人員,再維護押匯日期.,TKL MIS Roadmap,51,5.10. 營業額回報,1.報關單回攏,操作人員進拖車系統消已經出口報關的櫃號記錄. 2.根據報關單對應的發票號找出記帳聯,對應出貨單,進7.12.13作發運,回報;庫存不足時,進3.2查庫存量,找出原因并解決,在 7.12.21down發運明細,7.12.10.3查回報總額并整理資料交財務.,TKL MIS Roadmap,52,6.費用結算,TKL MIS Roadmap,53,6.1. 基本費用,6.1.1:海運費,TKL MIS Roadmap,54,6.1. 基本費用,6.1.2:陸運費,TKL MIS Roadmap,55,6.2. 異常費用,6.2.1:貨櫃超期費 1.貨櫃免費使用期一般為10天,個別船司另有規定,如:MSC所有貨櫃為7天,P&O高櫃為7天,冷凍櫃為3天. 2.貨櫃超期費一般為26元/20,43元/40,78元/40HQ 3.滯期費高低同滯期的時間成正比.如p&o:120天時42元/天,20-40天時85元/天,TKL MIS Roadmap,56,6.2. 異常費用,6.2.2:重箱出場費,TKL MIS Roadmap,57,7.異常處理,7.1.:重箱出場辦理流程 1.寫保函:船代箱管科,海關,碼頭,蓋公司公章後給報關員. 2.聯系貨代:確認進場時的船名航次,并刷出該航次進場的6,7,8聯,交給報關員. 3.報關員:向海關申請班理重箱出場. 4.拖車:憑海關有批注的重箱出場聯繫單加拖車保函加公司保函打設備交接單(若是重出重進的話還必須有新排載的五,六附),并安排提重箱出場.,TKL MIS Roadmap,58,8. 總 結,謝 謝 指 教!,
