商业物业筹备工作课件.ppt

商业物业管理公司,筹备工作汇报,目 录,一、物业公司2011年主要工作策划二、组织架构二、部门工作职责三、岗位薪酬标准四、2011年各部门工作策划五、开办费用预算,一、物业公司2011年主要工作策划目标： 完成项目一期于2011年年底顺利交房；商业步行街满铺开业；完成预期的租金和物管费指标。,公司管理部分商业部分物管部分,办理公司成立的相关证照,2011年3月,做公司成立的起动费用预算,2011年4月,与各级政府部门建立关系,2011年6月,建立收费台帐,2011年7月,组织团队开展活动凝聚力量,2011年8月,组织开展各部门的培训工作,2011年9月,公司管理部分,按照ISO9000标准规范公司文件管理,2011年10月,与工商、税务部门联系办理入住商户的证照,2011年11月,做好开业前各种物料的采购工作,2011年12月,对入职人员进行评估和考核,2011年10月,物管公司成立,2011年5月,各部门主要负责人及招商人员招聘,2011年4月底,完成市场调研报告,2011年4月底,确定招商定位,2011年4月,制定招商方案,2011年4月,制定招商费用预算,2011年4月,商业部分,成立招商小组起动招商,2011年5月底,制定招商宣传方案及预算,2011年月底,起草租赁意向书及合同文本,2011年6月,完成招商任务30,2011年7月,完成招商任务70,2011年9月,成立装修小组对商户进场装修进行监管,2011年9月,完成招商任务100,2011年10月,起动多种经营招商,2011年11月,制定开业后现场营运管理方案,2011年11月,制定开业庆典方案,2011年11月,对营运及营业员进行培训,2011年12月,步行街开业,2011年12月,完成物业管理及对客服务内容的方案,2011年5月,对物业管理费进行测算,2011年6月底,制定交楼工作方案,2011年7月底,2011年7月底,工程部与项目公司对接工程基础资料,2011年8月底,招聘保安及技工,2011年8月底,工程制定设施设备维修保养方案，编制大，中，小修计划,2011年8月底,制定紧急事件处理方案,物管部分,起草并与项目公司签定物业管理合同,2011年5月底,2011年9月底,人员进驻现场跟踪工程进展及装修,2011年10月底,制定物管用房及小区配套用房的装修方案及物料采购,2011年11月底,落实维保公司合作单位,2011年11月底,确定保洁外包单位及开荒计划,2011年11月底,与项目公司共同对设备设施进行验收,2011年12月底,做交楼工作准备并进行模拟演练,2011年9月底,建立业主档案,二、各部门工作职责1.行政部 1.1在总经理的领导下，协调各部门关系，全面负责公司行政事务； 1.2负责公司各类公文的撰拟与处理工作，负责公司档案管理工作，包 括公文档案、经济协议合同、行政法律法规、技术资料文件等； 1.3负责公司人力资源管理工作，进行人力资源规划、人员招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动关系管理； 1.4负责公司公共关系管理工作，协助总经理处理对内对外关系； 1.5负责公司会议管理工作，做好会议的组织及文字记录，督导各部门严格执行会议纪要的各项要求； 1.6负责公司印章管理工作，办理公司和员工各类证件、证照； 1.7负责公司物资采购与资产管理工作； 1.9调度公司车辆，并负责其年审、保险、维修等工作； 1.10负责公司企业文化宣传、团队建设工作； 1.12负责公司各项后勤保障工作； 1.13完成公司领导交办的其他工作。,2.财务部职责2.1负责公司的财务管理和会计核算工作；定期进行财务分析，为公司领导决策提供有效的信息服务，及时向总经理、公司总部汇报财务状况和经营成果；2.2根据公司财务管理制度，加强财务管理，强化会计核算的基础工作，使公司的财务会计工作规范化、标准化；2.3编制财务预算及财务报告，及时、准确、全面地提供会计信息；2.4严格贯彻执行公司总部的财务管理制度，加强成本管理，控制费用支出，增加盈利；2.5定期报送各种报表、工作总结与计划、每季度工作业绩考核报告等；2.6做好税收策划工作，最大限度合法地降低税务成本；2.7负责资金收支管理，及时催缴应收帐款，保证良好而合理的现金流；2.8审核、签批各项合同、费用支出及相关财务资料，签发会计核算的内部文件；2.9做好与外单位及公司内其他部门的沟通与协调工作；2.10在招商工作中，做好各种招商方案的收入、费用支出测算工作，进行财务分析，为领导提供决策依据。同时做好资金收支管理，合理使用、调度资金，以确保业务顺利开展。2.11完成分公司总经理和总公司财务部交办的其他工作。,3.招商营运部职责3.1客户管理A.负责协调公司、业主、商户及消费者之间的关系，解决矛盾，处理纠纷，做好服务工作；B.负责接受业主或商户的服务需求，协调有关部门做好处理工作，及时向业主或商户进行信息反馈；C.利用总服务台的对外窗口，收集服务信息，并定期总结，将相关情况向总经理汇报；D.做好步行街内商户的管理工作，不断提高服务水平，改善服务质量；E.负责收取或协助收取与业主及商户相关的各项费用；F.办理业主、商户及招商相关的合同手续；G.负责定期联络业主、商户，开展各项节日慰问联谊活动。3.2步行街内运营管理A.审核商户新品牌、商品质量和价格，监控商品质量和价格，督导购物广场的经营,完善商品质量管理和物价管理制度；B.负责分析步行街内销售状况及经营户、经营品牌的开发、变更和淘汰，并建立档案，优化品牌结构；C.指导步行街内商品陈列及主题陈列；D.负责与商户沟通协调，及时向商户反馈信息，对商品销售工作进行指导，包括新商品引进、优化商品结构、柜台陈列等；E.策划和提升企业形象，策划整体性促销及主题促销活动，并组织实施；F.进行市场调研，收集顾客对公司的评价信息，为公司领导提供咨询意见和决策依据；G.负责步行街内CI形象设计、制作及应用管理；H.负责步行街内的经营项目布局设计和调整，及总体美化布置工作，营造良好的购物环境；I.负责公司及步行街内的广告、宣传品、导示系统的设计和制作；J.负责步行街内大型促销活动、节假日气氛布置及购物广场美化设计、制作；1.3.3招商工作A.对步行街内所在地周围的商圈进行市场调查、分析，确定总体招商定位；B.根据总体招商定位制定招商工作方案，确定招商工作流程；C.制定招商实施方案，并根据招商工作进度不断调整完善；D.按照招商工作流程及招商实施方案进行操作，促进业主、商户招商对接。,4.管理部职责 4.1负责与本部门业务相关的管理评审工作；4.2负责协助项目竣工工程的验收，交接工作；为业主办理房屋交接和入进手续；4.3负责业主入伙的有关手续办理工作；4.4负责项目水、电费及物业管理费等管理费用的计费收缴，催缴工作；4.5负责接受业主的服务需求，协调有关部门做好处理工作，并及时向业主反馈信息；4.6负责项目内的环境美化、绿化、清洁卫生、安全保卫、消防安全、垃圾收集及处理工作；4.7制定本公司治安防范措施，指导落实安全防范工作；4.8检查、监督、考核商场管理员的治安防范工作，分析各队、班的治安情况提出改进治安防范工作意见；4.9处理发生在项目有关危害治安不够治安管理处罚的行为；4.10组织商场管理员进行法纪教育，职业道德和消防知识的培训。,5.工程部职责 5.1负责贯彻执行步行街的经营方针，制定购物广场设备管理工作的具体政策；5.2负责步行街设备的规划和实施、运行和使用、维护和修理，改造和更新直到报废过程的技术和经济管理；5.3负责步行街设备的技术改造，引进工作和更新工程的可行性研究，编制年度计划经报批后实施；5.4编制步行街设备的保养、大修计划、预防性试验计划并负责组织计划的完成，控制费用、提高修理的经济效果；5.5根据步行街设备基本折旧和大修理基金的提取情况，协同财务部门合理计划和安排使用设备购置费用、更新改造费用、大修理费用和备件流动金等；5.6制定并实施步行街设备管理及维修的各项规章制度；5.7负责保障步行街所必需的水、电、冷气和热能供应，做好能源分配和费用核算的基础工作，积极推广节能措施，提高节能成效；5.8负责设备安全管理，组织步行街设备的事故分析和处理，制定安全防火、事故防范措施并督促落实执行；5.9负责商铺进场装修手序的办理，负责装修情况的监督验收；5.10收集和编制设备的有关技术资料和维修图纸，做好设备的技术档案工作；5.11负责组织步行街各种设备的备件订制、订货和供应；5.12总结和推广步行街设备管理的经验做法以及维修新技术应用，提高维修技术水平；5.13负责组织设备管理和技术人员的培训学习；,三、各岗位薪酬标准,四.12月交楼前各部门工作策划 为有效保障亚太商谷一期2011年12月顺利交楼、顺利开业、顺利经营与管理，亚太商谷物业管理有限公司结合项目工程实际情况，制定出整体配合工作方案，并要求公司所有职能部门、所有员工认真贯彻执行。（一）、第一阶段配合方案第一阶段期限：2011年4月1日至7月1日工作目标：完成交接商铺（即业主收楼）前的所有准备工作。 1、2011年4月份工作策划行政部：（1）人力资源方面 A、招聘行政部经理（4月5日前入职）、保安主管或领班（4月15日前入职）各1名，工程部经理（4月10日前）入职；综合技工（4月20日前入职）1名；财务部经理（4月10日前入职）1名；行政部经理（4月15日前入职）1名 B、收集储备公司各部门所需人员之理想人选档案，确保公司各部门全面运作所需之人力资源配备； C、健全员工入职培训资料与档案，完善运作部门及员工绩效考核评估制度与流程。 （2）行政事务方面 A、健全公司行政事务运作制度与流程； B、完善运作公司物资采购管理制度与流程； C、建立健全公司各部门协调合作工作制度与流程； D、建立健全公司后勤保障体系及运作流程； E、在项目旁边物色洽谈操作部门（工程部、管理部与客服部）前期运作办公地点（要求能容纳80人）； F、联系重庆市团委，洽谈成立重庆市青年文化活动广场事宜； G、制订节假日公司运作管理执行计划与方案（含应急方案）。,财务部：（1）跟进物业管理费测算科目的数据收集与整理；（2）结合各部运作实际，制定各部门之模拟成本台帐，在员工中推行成本核算与控制，培育各部门成本经营管理理念；（3）跟进健全广场业主及租户的管理费收缴台帐明细资料。工程部：（1）深入跟进项目工程进展及发挥现场施工监理作用，及时准确提供可行性建议给项目公司，积极配合与协助项目工程部开展工作；（2）详细掌握广场土建建筑过程中所有预埋管线布置情况（分系统类别）； （3）详细掌握准备进场安装之设施设备供货合同及安装施工步骤与计划；（4）清晰划分公司工程部配合跟进工作（按系统分类）网络图，落实相关工作责任人； （5）建立项目工程及设备档案管理体系，并具体落实执行；（6）修改调整我司工程人员技能培训资料与考核细则（结合项目工程管理实际需求编制）；（7）完善工程部内部运作制度与流程；（8）制订节假日部门运作管理执行计划与方案（含应急方案）。,管理部： （1）测算广场公共地面保洁面积（按区域和楼层划分，包括地下停车场）及外墙保洁面积数据； （2）模拟划分现场物业管理、保洁、保安岗位分配布置； （3）进一步物色及筛选专业保洁公司，同时草拟我司由外包保洁到自行保洁的有效衔接与转换方案，既客观考核专业保洁公司实力，又能保障自行保洁队伍的培育锻炼； （4）收集筛选保安理想人选资料； （5）修改调整管理部人员业务培训资料与考核细则（结合项目物管实际需求编制）； （6）完善管理部内部运作制度与流程； （7）制订节假日部门运作管理执行计划与方案（含应急方案）。 招商营运部： （1）跟进完善广场业主及租户档案资料的更新； （2）结合售楼部收集整理招商目标商家资料，建立动态管理体系； （3）物色选拔商业经营策划合适人选； （4）完善管理部内部运作制度与流程； （5）根据商业定位及投资公司指定的招商方案开展招商工作； （6）制订节假日部门运作管理执行计划与方案（含应急方案）。,2、2011年5月份配合工作策划行政部：（1）人力资源方面 A、持续开展对入职员工跟进考核评估工作，完善员工考核档案； B、结合项目工程进度协助工程部、管理部及客服部入职相关人员，并组织新员工入职培训； C、跟进完善公司员工人事档案管理。（2）行政事务方面 A、检测评估公司各部门协调合作环节是否良好运作； B、落实执行操作部门办公地点的运作； C、办理公司申报市场登记证工作； D、督导各部门对项目12月交楼的各项准备工作开展情况； E、跟进成立重庆市青年文化活动广场事宜； F、跟进项目12月交楼公司工作所需之物资准备情况。,财务部： （1）完成广场物业管理费测算工作，并上报投资公司审批； （2）跟进广场物业管理费上报重庆市物价局审批工作； （3）跟进完善业主及租户管理费财务台帐登记工作； （4）办理公司营业性发票及收据申领工作； （5）根据项目12月底交楼工作方案测算相关费用，做好资金统筹准备工作。工程部： （1）全面跟进项目设施设备安装及调试工作（按系统分类，定责任人）； （2）结合售楼部及实际管理需求，跟进监理广场内外装修工程，严格把关； （3）落实项目工程管理岗位布置与分配； （4）跟进完善项目工程档案资料； （5）建立公司与具体施工单位及设备供货厂家的沟通与联系，确保设备运行维保顺利。,管理部： （1）开展广场保洁对外招投标工作，发放标书及考察评估投标单位具体实力； （2）物色选择广场休闲配套设施设备，及绿化摆设； （3）开展保安员工整体培训工作； （4）完善广场物管工作程序与流程。招商营运部： （1）结合售楼部为业主开展中介招商服务； （2）跟进整理广场客户档案资料； （3）开展前期经营策划准备工作，以及配合售楼部开展对外招商工作； （4）完善招商营运工作程序与流程。,3、2011年6月份配合工作策划 行政部：（1）人力资源方面 A、根据公司人员编制规划，满足各部门人员配备需求； B、深入推广宣传亚太商谷物业企业文化精神，并检测评估宣传实效； C、跟进完善员工档案管理。（2）行政事务方面 A、检测评估公司各部门协调合作环节是否良好运作； B、落实执行操作部门办公地点的运作； C、办理公司申报市场登记证工作； D、督导各部门对项目12月交楼的各项准备工作开展情况； E、跟进成立重庆市青年文化活动广场事宜； F、跟进项目12月交楼公司工作所需之物资准备情况。,财务部： （1）完成广场物业管理费测算工作，并上报投资公司审批； （2）跟进广场物业管理费上报重庆市物价局审批工作； （3）跟进完善业主及租户管理费财务台帐登记工作； （4）办理公司营业性发票及收据申领工作； （5）根据项目12月底交楼工作方案测算相关费用，做好资金统筹准备工作。工程部： （1）检查复核广场各类设施设备系统安装调试结果，统计各商铺具体配电额度及配电箱器件设置状况； （2）督导跟进广场各类单项工程验收结果（消防验收、规划验收、环保验收、人防验收及卫生防疫许可证等） （3）密切跟进广场主力店等装修进度，以及物业公司办公区域装修等； （4）提前预检各业主商铺一次装修施工情况，全面跟进整改存在问题； （5）制定工程部交收商铺配合工作方案。,管理部： （1）跟进落实项目交铺前的各项资料准备工作，并联系邮局落实寄发工作； （2）完成商铺业主（符合收楼条件）资料核定，排列业主收楼时间安排表； （3）提前与工程部配合预检商铺一次装修情况，全面跟进整改存在问题； （4）跟进主力店进场装修情况，协调广场现场工作秩序； （5）跟进完成广场交楼前的清洁开荒工作； （6）制定管理部交收商铺配合工作方案。招商营运部： （1）跟进投资业主投资意向，配合选择合适的经营商家与其洽谈租赁事宜； （2）完善跟进商铺业主与承租商家的合约签定及装修申报工作； （3）完善商户资源的动态管理，为商场储备合适的商户资源； （4）配合售楼部开展宣传推广工作，协助售楼部清盘工作； （5）制定客服部交收商铺配合工作方案。,（二）、第二阶段工作策划第二阶段期限：2011年7月1日至8月1日工作目标：配合各商铺装修管理，完成开业前所有准备工作。1、2011年68月份配合工作策划行政部：（1）跟进各部门的培训督导工作，做到有计划、有记录、有考核、有反馈； （2）协助督导各部门员工的行为规范及工作绩效与团队协作氛围； （3）结合公司管理实际制定措施，提高员工积极奋进的情感需求； （4）结合公司管理要求，进一步完善行政管理项目与事务； （5）配合公司各部门完善各项后勤保障工作； （6）跟进落实成立青年文化活动广场有关事宜； （7）跟进督导各部门配合广场开业准备工作情况。,财务部： （1）跟进配合项目在业主收楼期间的款项收取及记帐工作； （2）每日跟进整理各类财务票据，令收费情况清晰明确； （3）跟进启动广场业主及租户管理费财务台帐运作，动态跟进费用收缴。 工程部： （1）跟进业主收楼过程中对商铺存在工程问题的整改工作； （2）密切配合业主或租户对商铺的装修申报审批工作； （3）跟进督导各商铺进场装修，严格按装修规范管理标准进行监督； （4）继续跟进广场余下系统设施的最后调试工作； （5）全面启动广场所有公共设施设备系统的维护运行及维修保养工作，相关制度和操作程序及岗位责任制等内容设置在岗位区域； （6）跟进各商铺的装修验收工作； （7）制定工程部配合广场开业工作方案。,管理部： （1）配合商铺业主收楼，及时更新业主档案资料，物色良好合作业主人选； （2）跟进业主收楼过程中对商铺存在工程问题的整改工作； （3）密切配合业主或租户对商铺的装修申报审批工作； （4）跟进督导各商铺进场装修，严格按装修规范管理标准进行监督； （5）规范各商铺装修现场工作秩序，加强现场装修队伍管理，杜绝安全隐患； （6）加强广场各商铺装修期间的卫生保洁工作，落实装修垃圾规范处理； （7）跟进各商铺的装修验收工作； （8）制定管理部配合广场开业工作方案。招商营运部： （1）及时更新租赁商户档案资料； （2）核查落实各投资业主商铺租赁情况，及时给予招商中介服务； （3）配合跟进各商铺进场装修情况，协助其他部门进行现场装修监管； （4）配合制定各项广场宣传推广计划与方案； （5）制定招商营运部配合广场开业工作方案。,（三）、第三阶段工作策划第三阶段期限：2011年9月1日至12月31日工作目标：确保广场开业顺利，维护设备运行及各商铺经营秩序，完成广场管理运作第一周期数据收集与整理。,2011年9月份以后工作策划1.各部门全面配合广场开业，落实各项工作，确保广场开业仪式顺利进行；2.组织各部门总结广场开业前后工作状况，贯彻商业物管理念；3.开展各部门岗位分析及绩效评估工作，合理调整工作秩序；4.深入开展在岗培训工作，争取在8月前各岗位人员达到熟练掌握岗位业务技能，为公司实施5.ISO全面质量认证奠定人员素质基础；6.对各部门主管级以上人员开展人力资源管理理念培训，全面提升各级管理人员综合管理水平，强化公司中坚骨干力量；7.平稳、规范操作公司财务运作系统，确保公司财务收支按计划执行；8.确保广场各类工程设备系统平稳运行，争取达到节能优化运行效果；9.强化设施设备系统的日常维护保养工作，确保设备达到最佳运行或最佳备用状态，减少设备维修机率与成本；10.逐步落实广场各项有偿服务收费标准；11.全面督导落实商场保安、保洁工作，营造万达商业广场窗口形象；12.及时准确把握业主动态，跟进分析业主需求，与广大业主建立良好合作关系；13.跟进督导各商铺经营秩序及经营效果，及时准确把握各商铺日常经营状况，尝试协助商铺进行销售分析与消费者分析；14.协助财务部门向各商铺收取管理费，收集客户对我司管理服务工作的意见；15.结合商场和周边商场状况，以及各季节与节假日，制定有效的宣传推广方案及万达商业广场信息刊物；16.加强与当地工商税务部门联系，配合督导各商铺合法规范经营；17.加强与外单位业务联系，盘活广场广告位及公共区域的租赁经营，为公司增创经营收入，同时推广招商营运部品牌形象；18.组织各部门开展上半年工作绩效评估与工作总结，结合实际情况细化下半年各部门工作计划与方案；19.全面启动和发挥宣传阵地作用，推广招商营运部企业文化，在员工、业主及租户中联合组建宣传骨干队伍，排练强项节目，努力营造物业公司与业主及商户之间团结合作良好氛围。20.如条件具备，争取在春节前节举行“重庆市青年文化活动广场”挂牌仪式。,五、开办费用预算,感谢大家的支持,谢谢！,wangxing,