档案管理方案课件.pptx
档 案 管 理,xx(四川大学公共管理学院教授、博士生导师）,1,谢谢观赏,2019-6-30,第一节 档案和档案工作第二节 档案的收集与鉴定第三节 档案的整理、保管 与检索第四节 档案的编研与 利用服务第五节 档案信息化,2,谢谢观赏,2019-6-30,1007企业档案工作规范.doc1企业档案管理规定.doc2国企归档办法.doc 杨冬权局长签署国家档案局第八号令 发布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.htm,3,谢谢观赏,2019-6-30,第一节 档案和档案工作一、档案二、档案工作三、我国档案工作的 基本原则四、企业档案工作总则、组织、制度与基本经验,4,谢谢观赏,2019-6-30,一、档案保存备查的原始记录。办理完毕、仍有价值并集中保存的文件。国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 档案工作基本术语.htm,5,谢谢观赏,2019-6-30,文件：组织和个人在办理事务过程中直接形成的记录和传递信息的工具。国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。档案工作基本术语.htm信息材料文献文件档案,6,谢谢观赏,2019-6-30,电子文件（Electronic Records） 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）3.1,电子文件的概念,7,谢谢观赏,2019-6-30,归档电子文件（Archival Electronic Records）： 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。,归档电子文件的概念,8,谢谢观赏,2019-6-30,档案的本质属性 原始记录性历史的原始记录性 备以查考性 历史再现性 保存备查性与原始记录性的统一,9,谢谢观赏,2019-6-30,档案的一般作用行政管理的查考凭据 生产建设的参考依据 科学研究的可靠资料宣传教育的生动素材 维护国家、集体和个人权益的法律书证,10,谢谢观赏,2019-6-30,档案的价值形态（基本、双重）凭证价值与参考价值（基本价值）第一价值与第二价值工具价值与文化价值现实价值与历史（未来）价值,11,谢谢观赏,2019-6-30,档案作用的时效律和扩展律 档案机密性递减律和社会性递增律档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律 实现档案价值的条件律A、档案利用实践B、社会发展水平C、社会档案意识D、档案管理水平,12,谢谢观赏,2019-6-30,社会档案意识：社会各方面的人们对档案和档案工作的认识。对档案性质、特点、价值和运动规律的认识。对档案工作性质、地位、作用、原则、制度、内容、方法及其规律的认识。,13,谢谢观赏,2019-6-30,档案意识是一种社会文化意识，是社会文明程度的重要标尺之一。 企业档案是企业文化的重要载体。 现行文件和当代档案是现代文明的传声筒，历史档案则是传统文化的沉淀与结晶。未来之花只能绽放在现代文明与传统文化这两种酵母融和、混生后所滋养的沃土之上。,14,谢谢观赏,2019-6-30,企业文化,是指企业在长期的实践活动中所形成的并且为企业成员普遍认可和遵循的具有本企业特色的价值观念、经营理念、管理制度、行为规范和思维模式的总和。可以包括精神、制度、物质三个层面。,15,谢谢观赏,2019-6-30,二、档案工作：管理档案和档案事业的活动。管理档案并提供档案和档案信息为用户服务的工作。（狭义即档案管理） 档案管理的主要环节：收集、整理、鉴定、保管、编目（检索）、编研、利用服务和统计基础工作与利用工作,16,谢谢观赏,2019-6-30,档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。档案法.doc统一、分级二稿.doc,三、我国档案工作的 基本原则,17,谢谢观赏,2019-6-30,第十四条 行政机关不得公开涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息。但是，经权利人同意公开或者行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的涉及商业秘密、个人隐私的政府信息，可以予以公开。 政府信息公开条例,18,谢谢观赏,2019-6-30,国家秘密：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 保密法商业秘密：是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。反不正当竞争法.doc,19,谢谢观赏,2019-6-30,七、在刑法第二百五十三条后增加一条，作为第二百五十三条之一：“国家机关或者金融、电信、交通、教育、医疗等单位的工作人员，违反国家规定，将本单位在履行职责或者提供服务过程中获得的公民个人信息，出售或者非法提供给他人，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处罚金。“窃取或者以其他方法非法获取上述信息，情节严重的，依照前款的规定处罚。“单位犯前两款罪的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照各该款的规定处罚。”中华人民共和国刑法修正案（七） 2009-02-28中华人民共和国刑法修正案（七）（主席令第十号）,20,谢谢观赏,2019-6-30,4 档案工作总则41 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。,四、企业档案工作总则、组织、制度 与基本经验,21,谢谢观赏,2019-6-30,4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。,22,谢谢观赏,2019-6-30,5.1.1 档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。,5 档案工作组织5.1 组织系统建设,23,谢谢观赏,2019-6-30,5.1.3 档案人员配备 企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。,24,谢谢观赏,2019-6-30,民营企业内部的档案工作体制 以统一管理，分级负责为宜；即母公司除对公司本部的档案工作进行统一管理外，还应对其子公司的档案工作进行指导和监督，层层落实，分级负责。在此基础上，视本企业实际，对档案实行相对集中或部门分别保管。广东省民营企业档案管理工作指引.PDF对民营企业档案工作统一领导，档案相对集中管理体制的讨论。,25,谢谢观赏,2019-6-30,关于促进民营企业档案工作发展的意见,26,谢谢观赏,2019-6-30,第五条 企业负责档案工作的部门依法履行下列职责： （一）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； （三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； （四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。企业档案管理规定.doc,27,谢谢观赏,2019-6-30,5.4 档案部门职责5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。,28,谢谢观赏,2019-6-30,5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。,29,谢谢观赏,2019-6-30,5.5 档案人员要求5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。,30,谢谢观赏,2019-6-30,广东省民营企业档案管理工作指引.PDF 关于促进民营企业档案工作发展的意见.pdf,31,谢谢观赏,2019-6-30,6.2 管理制度621 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。,32,谢谢观赏,2019-6-30,6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。,33,谢谢观赏,2019-6-30,6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。 6.2.8 档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。,34,谢谢观赏,2019-6-30,7.1.1 企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。,7.1 企业档案工作与业务活动,35,谢谢观赏,2019-6-30,7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。企业档案管理的基本经验：三纳入、四参加、四同步（前端控制与全程管理）,36,谢谢观赏,2019-6-30,四川省档案工作规范化管理办法.doc四川规范化企业标准.doc,37,谢谢观赏,2019-6-30,一、档案的收集二、档案的鉴定,第二节 档案的收集与鉴定,38,谢谢观赏,2019-6-30,2国企归档办法.doc7.2 文件的形成、积累7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。722 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。,一、档案的收集,39,谢谢观赏,2019-6-30,国企归档办法.doc06新保管期限.doc 杨冬权局长签署国家档案局第八号令 发布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.htm,归档制度,40,谢谢观赏,2019-6-30,第三条 企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。第四条 企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。 第六条 企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。2国企归档办法.doc,41,谢谢观赏,2019-6-30,7.3.2 文件归档范围7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发20044号文件要求。1007企业档案工作规范.doc（附录A）,42,谢谢观赏,2019-6-30,第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。杨冬权局长签署国家档案局第八号令 发布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.htm,43,谢谢观赏,2019-6-30,7.3.2.2 归档文件的主要来源有： 本企业形成的文件； 本企业引进项目、外购设备等接收的文件； 所属单位及参股企业应向本企业提交的文件； 本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件； 本企业执行、办理的外来文件。,44,谢谢观赏,2019-6-30,以我为主，兼顾上下左右。关于正本、存本、定稿和重要文件历次修改稿的选留问题。归档文件一般应该是原件。平时收集工作的重点：一、零散文件：前期、特殊、灾变时期的文件；二、账外文件：会议、领导亲启、内部文（信）件；三、专业文件和特殊载体文件。,45,谢谢观赏,2019-6-30,归档工作程序：1.制定文件分类表或立卷类目；2.平时归类（卷）；3.调整定位（卷）；4.编制基本目录（归档文件目录或者卷内文件目录和案卷目录）；5.移交归档。,46,谢谢观赏,2019-6-30,7.3.3 文件归档时间7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。7.3.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。,47,谢谢观赏,2019-6-30,7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。,48,谢谢观赏,2019-6-30,7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。,49,谢谢观赏,2019-6-30,逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档 physical filing指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。,50,谢谢观赏,2019-6-30,2.0.9 在线式归档on-line filing通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。2.0.10 离线式归档off-line filing将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。,51,谢谢观赏,2019-6-30,7.3.4 文件归档要求 7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。,52,谢谢观赏,2019-6-30,7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。,53,谢谢观赏,2019-6-30,7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写档案交接登记表(见附录B表B1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。,54,谢谢观赏,2019-6-30,二、档案的鉴定杨冬权局长签署国家档案局第八号令 发布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.htm,55,谢谢观赏,2019-6-30,(一)决定档案保存价值的因素(二)鉴定档案的原则(三)鉴定档案价值的标准(四)关于鉴定档案的方法论问题档案保管期限表1007企业档案工作规范.doc 直接鉴定法与间接鉴定法的互补 整合档案鉴定理论与方法的若干思路.doc 论档案价值鉴定的三组关系.doc,鉴定档案的原则和标准,56,谢谢观赏,2019-6-30,7.7 档案鉴定工作7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。,57,谢谢观赏,2019-6-30,7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行会计档案管理办法。 7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。会计档案管理办法.htm06新保管期限.doc1007企业档案工作规范.doc,58,谢谢观赏,2019-6-30,7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。,59,谢谢观赏,2019-6-30,一、档案的整理二、档案的保管三、档案的检索,第三节 档案的整理、保管 与检索,60,谢谢观赏,2019-6-30,一、档案的整理企业档案分类.doc 四川省档案局关于征求对.doc,61,谢谢观赏,2019-6-30,坚持历史主义，再现历史联系是档案管理理论的灵魂与核心原则。保持历史联系，利用原有基础，便于保管利用。只要“有规可循，有目可查”，就不要反复折腾。,62,谢谢观赏,2019-6-30,1、分类的意义和要求2、分类的一般方法3、普通档案常用的分类方法4、复式分类法的选择和分类方案的编制5、多种门类档案的综合分类6、人物全宗内档案的分类企业档案分类.doc,全宗内档案的分类,63,谢谢观赏,2019-6-30,1、关于印发关于企业执行科学技术档案案卷构成的一般要求和归档文件整理规则的意见的通知.htm 执行科档案卷和整理规则的意见.doc 2、归档文件整理规则.doc 3、中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求.pdf,64,谢谢观赏,2019-6-30,4.国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范.pdf建设项目文件归档要求与档案整理规范.pdf 5.建设工程文件归档整理规范.htm 6.会计档案管理办法.htm 7.公文处理办法.doc 8.文书档案案卷格式.doc,65,谢谢观赏,2019-6-30,将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理规则.doc,归档文件整理,66,谢谢观赏,2019-6-30,归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可(各sc）为一件。,件,67,谢谢观赏,2019-6-30,归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。,装订,68,谢谢观赏,2019-6-30,归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。,分类,69,谢谢观赏,2019-6-30,归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,排列,70,谢谢观赏,2019-6-30,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项 。,编号,71,谢谢观赏,2019-6-30,件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。馆编件号按进馆要求标注。,件号：文件的排列顺序号。,72,谢谢观赏,2019-6-30,案卷组合方法：按问题、作者、文种、时间以及地区和收发文机关立卷的方法文书档案案卷格式.doc,立卷,73,谢谢观赏,2019-6-30,产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷 一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。,科技文件材料的组卷方法,74,谢谢观赏,2019-6-30,底图以张为单位单独保存和管理。 产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。 设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。,科技文件材料的组卷方法,75,谢谢观赏,2019-6-30,产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或按其产品系列、结构排列。 科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。,案卷和案卷内科技文件材料的排列,76,谢谢观赏,2019-6-30,基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。 设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。,案卷和案卷内科技文件材料的排列,77,谢谢观赏,2019-6-30,案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程序排列。 案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料在前，原文在后。,案卷和案卷内科技文件材料的排列,78,谢谢观赏,2019-6-30,1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件，施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分； 2 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； 3 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；,工程文件的立卷可采用如下方法：,79,谢谢观赏,2019-6-30,4 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 5 竣工图可按单位工程、专业等组卷。 6 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。,工程文件的立卷可采用如下方法：,80,谢谢观赏,2019-6-30,建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。,81,谢谢观赏,2019-6-30,1 归档的工程文件应为原件。 2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。,归档工程文件的质量要求,82,谢谢观赏,2019-6-30,4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmX210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。,83,谢谢观赏,2019-6-30,7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 8 所有竣工图均应加盖竣工图章。 竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人，技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。,84,谢谢观赏,2019-6-30,1、档号的含义和编制原则2、档号的结构和编制方法A.全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号B.全宗号-类别号-案卷号-件或页（张）号,档号,85,谢谢观赏,2019-6-30,1、 档案库房管理八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。温度：14 20 相对湿度:50% 65%电子文件：温度：17 20 相对湿度:35% 45%2、 全宗卷,二、档案的保管,86,谢谢观赏,2019-6-30,9.1 档案库房9.1.1 档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。,87,谢谢观赏,2019-6-30,1、 档案检索与档案著录中华人民共和国行业标准 档案著录规则DAT18_1999.pdf中华人民共和国行业标准档案著录规则续.pdf 2、 档案标引 3、常用档案检索工具及其编制方法 档案管理软件功能要求暂行规定.htm 纸质档案数字化规范.htm,三、档案的检索,88,谢谢观赏,2019-6-30,1.建立多角度检索的档案目录数据库；2.文本信息全文检索；3.多媒体信息检索即基于内容的多媒体检索；4.搜索引擎。紫晶系统.doc成都市档案局(馆)-服务中心-紫晶简介.htm四川省电子文档管理系统OA一体化软件演示盘（自动）.ppt OA一体化软件演示盘（手动）.ppt dz30setup.exe,全面应用数字信息检索技术,89,谢谢观赏,2019-6-30,一、 档案的编研二、 档案的利用服务 079档案编研1.2.ppt 079档案编研3.ppt 079编研讲稿.doc,第四节 档案的编研与利用服务,90,谢谢观赏,2019-6-30,（一）档案编研工作的内容和要求（二）档案文献汇编和 档案文摘汇编的编纂（三）档案参考资料的编写,一、 档案的编研,91,谢谢观赏,2019-6-30,（一） 档案提供利用的 途径与方法 （二） 开放档案 0710开发利用档案.ppt政府信息公开条例.doc,二、 档案的利用服务,92,谢谢观赏,2019-6-30,第五节 档案信息化档案信息化 archival informationization 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式,93,谢谢观赏,2019-6-30,8.1 档案信息化目标与原则8.1.1 企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。电子文件归档与管理规范.htm纸质档案数字化技术规范.doc,94,谢谢观赏,2019-6-30,8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。,8.2 电子文件的归档,95,谢谢观赏,2019-6-30,8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GBT 18894第6章。8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GBT 176781和GBT 18894。8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。 关于加强企业档案信息化建设的意见.pdf,96,谢谢观赏,2019-6-30,纸质档案数字化规范.htm 总088 电子文件管理.ppt,电子文件的双套制和纸质档案的数字化,97,谢谢观赏,2019-6-30,加快馆（室）藏档案数字化，这是全面、系统、深度开发的一个基础条件，也是真正面向社会、面向公众开放档案的前提条件。 数字化，才能真正把静态的馆（室）藏档案转化为方便开发、现实效益显著的档案信息资源；可以更好地保护原件，并真正确保档案信息能传之久远；,加快馆（室）藏档案数字化,98,谢谢观赏,2019-6-30,可以真正做到档案原文、档案内容很方便地上网公开；还可以为真正网络化的数字档案馆建设创造基础条件。 图像文件和文本文件各有特点和优势，图像文件可以全息保留档案原貌，文本文件则便于检索、编研和开发。 应该首先把可以公开的、社会利用价值高的档案数字化。纸质档案数字化技术规范.doc,99,谢谢观赏,2019-6-30,数字档案馆是以数字化的实体档案馆为基础资源,以计算机网络为基础设施,面向社会提供数字化档案信息和其他相关信息的开放系统 。 （1）数字档案馆是以数字化的实体档案馆为基础资源而建立的开放系统。 （2）数字档案馆是以计算机网络为基础设施，面向社会提供数字化档案信息和其他相关信息的开放系统。,数字档案馆的建设,100,谢谢观赏,2019-6-30,101,谢谢观赏,2019-6-30,
