核电文档管理ppt课件.ppt

核电文档管理课件,-2-,主要内容,文档管理简介,1,文档管理目标,2,文档管理体制建设,5,文档管理基本要求,文档管理流程,-3-,文档管理简介,1,1.1 文件生命周期理论1.2 常用文档术语1.3 文档体系/文件管理流程/ 文档管理体系1.4 档案工作依据1.5 文件编码系统1.6 文件的版次和状态1.7 通信渠道号,-4-,1.1 文档管理简介文件生命周期理论,产生/更新,保管,分发/使用,处置（归档/销毁）,文件生命周期理论,1、文件生命周期理论（Life cycle of records）,-5-,1.1 文档管理简介文件生命周期理论,2、文件与档案的关系文件和档案是同一事物在不同阶段的两种表现形态，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。,-6-,1.2 文档管理简介常用文档术语,1、文件国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。DA/T1-2000档案工作基本术语 对与质量保证有关的活动、要求、程序或结果加以叙述、定义、说明、报告或证明的文字记录或图表资料。HAF003核电厂质量保证安全规定是指单位或个人在为公司利益工作和活动中直接形成的正在执行办理、具有现行使用价值的文件材料。（狭义）2、记录记录是指为核电站各种物项的质量和影响质量的活动提供客观证据的文件。 HAF003核电厂质量保证安全规定,大家有疑问的，可以询问和交流,可以互相讨论下，但要小声点,-8-,1.2 文档管理简介常用文档术语,3、档案是指在有关活动完成后，按照一定的归档制度集中保存的具有查考和凭证价值的文字、图表、声像及实物等不同形式和不同载体介质的历史记录。4、立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程，又称为组卷。,-9-,1.2 文档管理简介常用文档术语,5、归档将已办理完毕但仍具有凭证或查考价值的文件材料，按一定的程序组卷，向档案管理部门移交，以进一步对其进行档案业务工作。 6、资料是指单位或个人在为公司的利益工作和活动中，为供工作和活动参考而专门收集、购买、交流所获得的各种文件材料。,-10-,1.3 文档管理简介文档体系,核电文档体系见附图（仅供参考）,-11-,-12-,1.3 文档管理简介文件管理流程,文件管理的定义文件管理（文档管理）是指对文件在其形成、保存利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。文件管理概念的内涵包括文件生命周期中从文件的形成或接收，到他们的处置过程。ISO15489文件管理标准 文件管理流程见附图（仅供参考）,-13-,-14-,1.3 文档管理简介文档管理体系,“集中控制、分级管理”原则 文档部门对公司的文档管理实行统筹规划，组织协调，设立基准文件库、档案馆和图书馆，对文件、档案和资料进行集中控制和管理； 各职能部门设立部门文件库和工作文件站，各承包商建立承包项目文件管理体系，对职责范围内的文件进行分级管理和控制，负责职责范围内的文件立卷工作； 文档部门对职能部门和承包商的文档管理工作进行监督、检查和指导。,-15-,1.3 文档管理简介文档管理体系,统一领导 归口负责集中控制 分级管理,-16-,1.4 文档管理简介档案工作依据,-17-,1.4 文档管理简介档案工作依据,-18-,1.5 文档管理简介文件编码系统,1、文件编码系统的要求 唯一性 与文件内容紧密结合 有利于文件的使用与管理,-19-,1.5 文档管理简介文件编码系统,2、AP1000文件编码系统分成四段，每段之间采用连字号隔开。这四段分别为： 第一段：电站标识代码 第二段：定位代码 第三段：文件类型代码 第四段：序列号,-20-,1.5 文档管理简介文件编码系统,第一段：电站标识代码,-21-,1.5 文档管理简介文件编码系统,第二段：定位代码（五种类型）,-22-,1.5 文档管理简介文件编码系统,分区定位代码 一般采用四位数字组成，如1260，前两位表示建筑物子代码，第三位表示标高，第四位表示分区。1260就表示“辅助厂房混凝土钢筋楼顶，标高180-0”，分区5和6。 分区定位代码为1000的表示该文件适合于整个现场，如APP0000X2001表示标准APP1000现场平面图。 如果文件适合某建筑物内部不止一个标高，标高子代码就是0；如果文件适合某建筑物内部该标高不止一个分区，分区子代码就是0。 详见设施（建筑物）子代码清单。,-23-,1.5 文档管理简介文件编码系统,系统定位代码 一般采用三位字母组成，如CVS表示化学和容积控制系统，RCS表示反应堆冷却剂系统。 详见系统代码清单。,-24-,1.5 文档管理简介文件编码系统,物质定位代码 与设备部件有关，以设备类型代码开始并有两位数后缀使每个部件定位代码独一无二。如MP01表示反应堆冷却剂泵，MP02表示主给水泵。 详见物质定位代码清单。,-25-,1.5 文档管理简介文件编码系统,通用定位代码 始终以字母G开头，后跟一位数字或字母，表示编制该文件的单位，即单位代码。 GW表示西屋公司文件以及适用标准AP1000电站的通用文件。 详见通用定位代码清单。,-26-,1.5 文档管理简介文件编码系统,特殊定位代码,-27-,1.5 文档管理简介文件编码系统,第三段：文件类型代码 以一个字母加一位数字表示。 详见文件类型代码清单。,-28-,1.5 文档管理简介文件编码系统,第四段：序列号 序列号用001999的三位数字表示。 可以对文件分配序列号： 不连续分配序列号：区分不同的文件号组； 不同类型的相关文件共用序列号，表示这些文件之间的关系：如一份文件可以是详细的计算书，与其序列号相同的文件是该内容的总结报告。 用序列号进一步说明文件类型，如电站运行程序（不针对系统）采用相同的定位代码和文件类型代码，APPGWGJP1XX：表示一般操作程序，2XX表示事故操作程序，3XX表示异常操作程序。,-29-,1.6 文档管理简介文件版本和状态,1、文件的版本（Revision，缩写为Rev.） 所有工程文件都有一个明确的版本，表示文件技术内容的时效性，一般从A开始，升版时则为B、C 现场承包商对设计文件进行现场升版时，升版文件的版本是在最新母本文件的版本标识后面加数字标识：如某CFU状态的N版次施工图纸，在施工单位,初版被标识为N0，根据DEN、FCR或NCR进行现场修改时，现有版本升为N01，现有版本进行第8次修改时，现场版本升至N1。,-30-,1.6 文档管理简介文件版本和状态,2、文件版本的标识和使用 标识于文件的封面、页眉和图纸的标题栏。 升版文件必须替换旧版本，工作中必须使用最新版本文件。,-31-,1.6 文档管理简介文件版本和状态,3、文件的状态（Status） 表明文件技术内容的有效性，被表示为： PRE：征求意见稿，初稿（Preliminary）：表示该文件的技术内容有可能变更，出版单位不认为它是最终版本。 CFU：可供施工用（Certified for Construction or for Use）：表示其内容已被出版单位确认生效，文件可用于执行。当然，也还可以升版。 CAE：竣工状态文件(Certified as executed)：表示文件的技术内容完全符合竣工状态。 DES：描述性文件(Description)：表示该文件仅为描述性、说明性或证明性文件，不适用于施工，但其内容已被出版单位确认生效。,-32-,1.6 文档管理简介文件版本和状态,4、文件状态的标识和使用 标识于文件的封面、页眉和图纸的标题栏。 文件版本和状态共同说明文件技术内容的有效性。,-33-,1.7 文档管理简介通信渠道号,通信渠道号 是核电公司和各承包商及其它核电参建单位之间通信来往的信函编码规则。编码结构一般如下所示：,单位代码：一般由四位字母表示。 通信件顺序号：由6位阿拉伯数字组成，第1位划分为若干区段，分别代表不同类别的通信件。后5位为流水号。 往来通信件均应编制唯一的通信渠道号，回复通信时，应注明它所答复的通信渠道号。,-34-,文档管理目标,2,2.1 核电文档特点2.2 项目档案重要性2.3 文档管理目标,-35-,2.1 文档管理目标核电文档特点,1、成套性强工程文件从数量到内容都十分丰富，组成一个庞大而复杂、环环相扣的工程档案有机整体。2、专业众多工程项目常常是综合的系统工程，涉及多个专业，多个工种的协同工作才能完成，专业性、技术性都很强。3、动态性强项目建设周期长，文件在建设过程中逐步形成、积累起来有一个很长的时间跨度；文件往往多次修改升版。,-36-,2.2 文档管理目标项目档案重要性,1、企业的重要信息资源项目档案是工程设计制造、施工、运营中形成原始记录，是工程建设的“缩影”，有不可替代的使用价值和凭证价值。2、项目质量的重要组成部分 档案管理水平反映项目建设管理水平，一流的工程要有一流的档案工作。档案管理是项目建设、管理的重要基础和依据。,-37-,2.2 文档管理目标项目档案重要性,3、外部监管的需要 档案管理规范，可以支撑监管，可以规范项目建设管理。 档案验收在竣工验收中具有一票否决权。项目档案不合格，不得进行项目的竣工验收。,-38-,2.3 文档管理目标,1、实现文件的有效控制通过文档管理体系的有效运作，对核电工程建设和生产运营各类文件的产生、发布与分发、流转进行有效控制，确保每项工作都能够及时、准确地得到最新版本、正确、适用的文件。 2、建立项目档案全宗建立项目档案全宗，确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，为电站的建造和安全运营提供系统有效的文档信息服务。,-39-,2.3 文档管理目标实现文件有效控制,1、文件的产生控制 文件的产生包含文件的编制、审核、批准、变更，文件格式，文件编码等方面内容。 文件在产生之前，应由业务职能部门或承包商编制必要的管理程序来控制文件的编审批、变更的全过程。 文件不适用时需要进行变更或修改，文件变更或修改时要按照原文件的审批流程，以正式的书面形式及时发送。,-40-,2.3 文档管理目标实现文件有效控制,2、文件的收发控制 文档管理部门是工程文件接收和分发的唯一窗口，负责建立高效的文件流通渠道，对接收的文件进行检查，并依据指令进行发布与分发； 变更和升版文件必须采取与原文件相同的控制措施，及时分发给所有使用文件的单位和个人。,-41-,2.3 文档管理目标实现文件有效控制,3、文件的保管控制 文档管理部门必须建立文件保管制度，设立基准文件库，进行基准文件的分类管理和贮存保护，建立基准文件数据库，提供有效的文件检索和利用。 基准文件更新时，其过时或被取消版本应隔离存放，及时归档保存。,-42-,2.3 文档管理目标建立项目档案全宗,1、完整将项目建设全过程中有保存价值的文件材料归档，各种文件材料齐全。（例：未中标标书；价款变更依据；监理声像文件）2、准确归档文件内容准确反映项目竣工时的真实情况和建设过程，图物相符，数据准确，更改到位，版本可靠，手续完备。 3、系统按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷合理，整理规范，便于查找利用。,-43-,2.3 文档管理目标建立项目档案全宗,4、安全一是指档案实体的安全，二是指档案信息的安全。 文件制成材料符合耐久性要求，不应有热敏纸和圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、铅笔（特殊要求除外）等字迹。 档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施。5、及时、规范收集积累、归档、移交：按年度、按阶段、按项目各种载体的文件材料的形成和整编，要符合标准规范要求（原件、耐久性、专业化管理的要求）,-44-,2.3 文档管理目标建立项目档案全宗,6、有效利用档案工作实行数字化、网络化管理，通过文档信息化建设，建立全文数字档案信息系统，实现文档信息资源数字化、网络化的全文检索和提供利用。,-45-,文档管理体制建设,3,3.1 建立管理网络3.2 明确管理职责3.3 制定规章制度,-46-,3.1 文档管理体制建设建立管理网络,通过实行“统一领导、集中控制、分级管理”的原则，建立文档管理网络，对文档管理流程的整个过程实施有效的控制和管理，确保项目档案的完整、准确、系统、安全。领导重视，全员参与，全程管理,-47-,3.1 文档管理体制建设建立管理网络,-48-,3.2 文档管理体制建设明确管理职责,1、业主文档部门职责（1） 在单位文档主管负责人的领导下开展工作，接受上级档案部门的监督、指导和检查。 制定满足核电项目建设、运营和管理所需要的文档管理规章制度。 对核电文件的形成、接收、分发、变更、保存、利用和处置等各阶段进行全面控制和管理。 监督、指导或协助核电项目总包商、各专业分包商、业主建立文件分级管理体系和管理制度以及实施文件控制和归档管理。,-49-,3.2 文档管理体制建设明确管理职责,1、业主文档部门职责（2） 建立核电档案全宗，统筹规划并负责核电档案形成整理和组卷、保管、鉴定、统计和提供利用，并建立相应档案化管理、文档借阅和登记制度。 积极推进文档信息化建设，参与文件管理系统设计，提高文档管理水平。 建立人员培训制度，定期对文档专业人员实施专业知识和技能的培训以及相应的考核和授权；对全体人员宣贯文档知识和管理要求。 核电项目竣工、验收后或保存文档的机构撤销后，应将文档移交给核电档案主管部门。,-50-,3.2 文档管理体制建设明确管理职责,2、监理单位职责负责督促、检查项目建设各承包商交竣工文件的收集、整理、组卷和归档，对文件的完整、准确、系统性进行审核，并签署意见。负责工程项目监理文件的收集、积累、整理、立卷、归档。,-51-,3.2 文档管理体制建设明确管理职责,3、总包商（工程公司）职责项目建设总包商对核电文档管理负有全面责任。负责对各分包商档案管理工作进行监督、检查与指导，并组织业务技术培训。负责组织对各分包商归档文件的检查、预验收、验收等工作并签署意见。负责汇总各分包单位归档案卷，并组织对归档案卷的整理、编目等工作。按归档要求向业主档案馆归档。,-52-,3.2 文档管理体制建设明确管理职责,4、分包商职责按照“谁施工谁负责”原则，负责本单位工程项目实施过程中所形成文件材料的收集、积累、整理、保管、立卷等工作。项目结束或承包工作结束后，负责文件档案的移交归档。,-53-,3.2 文档管理体制建设明确管理职责,5、单位文档主管领导职责领导本单位的文件档案工作，制定本单位文档管理政策，建立文档管理体系，设立文档管理机构，分配文档管理职责，配置文档管理资源。,-54-,3.2 文档管理体制建设明确管理职责,6、业务职能部门建立部门文件分级管理体系，建立部门文件库，负责职责范围内文件产生、审查、批准、移交、使用、控制与有效管理，对职责范围内文件的有效性负责； 负责组织、协调、指导和检查项目承包商竣工文件的整理组卷和归档工作，并对承包商文件的完整性、准确性、系统性和有效性进行审查； 负责职责范围内文件材料收集、积累、整理、立卷、归档移交，对已归档文件材料的原始性、完整性、准确性、系统性和有效性负责。,-55-,3.2 文档管理体制建设明确管理职责,7、全体员工职责每位员工应认真理解文档管理方针，接受本单位的文档管理培训和考核，遵守本单位文档管理的规章制度。 在业务活动中使用真实、可靠、完整的文件；在利用档案时遵守相应的借阅和登记制度，确保档案的安全。 负责将收到的属基准文件范畴的文件向文档部门移交，以保证文件分发的及时性和存档的完整性。有义务做好自己工作和活动过程中形成的文件和记录的收集、积累、整理和保管工作，并在业务工作结束、告一段落或离职前进行整理和组卷，向本部门或本单位的文档管理部门移交归档。不应将本单位的文件档案据为己有，不得私自销毁正式的文件和记录。,-56-,3.3 文档管理体制建设制定规章制度,-57-,3.3 文档管理体制建设制定规章制度,-58-,文档管理基本要求,4,4.1 前端控制和全程管理4.2 三纳入4.3 四参加4.4 四同步4.5 合同制约4.6 文档一体化4.7 建立工作协调机制4.8 建立文档信息系统,-59-,4.1 文档管理基本要求前端控制和全程管理,1、前端控制 在文件各阶段同步开展档案工作，将档案管理要求提前落实到文件前端各项工作。,-60-,4.1 文档管理基本要求前端控制和全程管理,2、全程管理 从项目管理角度：将文档管理的要求与措施，贯彻于项目建设的全过程，并与之同步实施。 从文件生命周期角度：文档人员介入文件生成、流转、处置全过程。,-61-,4.2 文档管理基本要求三纳入,三纳入要求将文档工作 纳入本单位长期发展规划和年度工作计划； 纳入单位高层领导会议的议事日程； 纳入单位各级干部员工的职责范围及岗位责任制。,-62-,4.3 文档管理基本要求四参加,四参加要求 文档部门和文档人员应该 参加本单位主要有关业务活动； 参加项目合同招、投标及重大设备开箱验收活动； 参加基本建设工程和重大技术改造项目的立项及竣工验收活动； 参加重大科研课题、成果评审及鉴定会等；应填写核电文档人员相应记录表。,-63-,4.4 文档管理基本要求四同步,四同步要求DA/T28-2002第4.3条款：项目文件的收集、积累整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行： 工程项目进展应与建档工作同步; 工程建设过程应与竣工文件积累、编制和审定同步; 检查项目的计划进度应与检查文件的形成同步; 工程竣工验收应与工程档案验收同步。,-64-,4.5 文档管理基本要求合同制约,1、将文档要求纳入合同管理通过直接参与合同谈判或对合同文本中文档管理条款进行审核，对承包商提交文件的范围、要求、时间、进度、整理和归档责任进行明确。2、合同支付控制 有程序制约，需文档部门签字确认。3、文件接收前审查会签参与项目验收，与业务职能部门共同审查承包商对文件提交的完整性和及时性，对文档管理条款执行的有效性。,-65-,4.6 文档管理基本要求文档一体化,实现文件档案一体化管理 档案管理向前延伸，使文件与档案管理之间形成完整的管理链条； 建立项目所有文件材料统一的收发端口，建立所有参建单位统一的文件、档案编码体系，统一模版。 组织机构：建立信息文档部门对文件和档案进行统一管理 管理程序：建立一套对文档实施全过程控制的管理程序体系。,-66-,4.6 文档管理基本要求文档一体化,信息技术环境下的文档信息管理一体化 文件的产生、收发、组卷、归档、利用一体化； 文档管理与企业各项业务环节一体化； 文档与其它信息资源管理一体化； 电子档案与其它媒体档案管理一体化。,-67-,4.7 文档管理基本要求建立工作协调机制,建立文档工作协调机制（以秦山二核为例） 协调内容：工程文档管理有关事项的协调、处理、检查和交流；组织召开信息文档工作协调会议；检查监督在合同执行过程中信息文档管理条款的执行情况；工程全过程归档文件的指导、监督、检查等工作；制订并发布信息文档管理接口程序和工作规范；组织业务培训。 采取方式：定期召开会议，落实上次会议纪要落实情况；季度现场承包商信息文档管理工作检查情况及考评通报；需关注的事项等。 考核包括：对承包商建立详细的考核指标，共100分，其中文档占10分，根据施工阶段不同，设置不同管理指标，将文档管理要求纳入到日常管理中。,-68-,4.8 文档管理基本要求建立文档信息系统,1、文档信息形成电子化将保存在纸质、录音录像带、缩微胶片等载体上的档案信息，转换为数字格式存贮于计算机或光盘中（早期） 直接在数字环境中生成电子文件（现在）2、文档信息传递网络化将数字化的档案信息通过企业信息中心的网络系统，完成用户与档案部门和档案部门之间的数据传递。,-69-,4.8 文档管理基本要求建立文档信息系统,3、文档业务流程管理自动化通过与OA及各专业独立的软件系统的无缝链接，以及对企业内各立档单位、各职能部门形成的电子文件实现远程监控，及时接收，用数字化手段对文档业务各流程进行管理，实现真正广义上的文档一体化管理。4、文档信息利用网络化向利用者提供远程服务，做到便捷、及时、高效。 网络化要注意加强公司知识产权的保护。,-70-,4.8 文档管理基本要求建立文档信息系统,5、文档管理与业务系统高度集成 项目管理系统与文档管理系统有机联系，无缝连接。使项目文件材料的收集、积累、归档、移交与项目建设进度同步。实现对项目档案材料收集的完整、准确、系统、及时的有效监控，实现文件、档案网上即时提供利用。,-71-,文档管理流程,5,5.1 文件收集5.2 文件质量要求5.3 文件整理5.4 文件归档5.5 文件保管5.6 几种重要文件简介,-72-,5.1 文档管理流程文件收集,1、文件收集（产生、形成、捕获和积累）基本要求 核电文件形成于项目的全寿期，其收集、捕获和积累及其管理应列入项目建设和运营的整体计划，列入有关部门及人员的职责范围、工作规范或岗位责任。2、文件收集范围与责任单位 按照核电档案分类，现对各类文件的收集范围与收集责任单位进行汇总，见下表。,-73-,文件收集范围及责任表（1）,-74-,文件收集范围及责任表（2）,-75-,文件收集范围及责任表（3）,-76-,5.2 文档管理流程文件质量要求,文件质量要求（1） 1）归档文件应完整、准确、系统。 1）文件应保证字迹清楚，图样清晰，图面整洁，审批手续完备。对已损坏的文件应予修裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 2）归档文件一般为原件。质量证明性文件确因特殊原因不能提供原件的，应当由文件产生或形成单位提供有效申明。其它可以收到的第一份文件作为母本文件使用的可视为原件。 3）文件的纸张、书写、装订材料等应符合档案保护的要求，需永久、长期保存的文件应使用耐久的字迹材料书写。,-77-,5.2 文档管理流程文件质量要求,文件质量要求（2） 4）录音、录像、影像、磁介质等特殊介质文件应保证载体的有效性和符合归档要求。 5）归档文件应装订整齐、并经适当的整理和组卷。 列入合同 关注隐蔽工程、形象进度记录的收集 6）竣工文件和竣工图的编制要求应按国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 282002）有关规定执行。 7）电子文件的元数据应符合核电电子文件元数据（EJ/T 12242008）有关规定，需长期保存的电子文件应使用不可擦除型光盘或非易失性介质存储。,-78-,5.3 文档管理流程文件整理,文件的整理和组卷应遵循文件内在形成的规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系； 应实现分类科学，组卷合理； 全部文件在归档前应根据国家和行业的有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位实施整理和组卷。（谁形成，谁立卷） 各机构形成的有关建设项目所有文件，例如前期文件、调试和试运行文件、竣工验收文件以及生产运行文件等，应根据文件的性质和内容分别按项目的单项、单位工程或专业进行系统地整理和组卷。,-79-,5.4 文档管理流程文件归档,1、实时归档 除受委托进行档案汇总整理外，各专业分包商应在项目实体完成后三个月内将文件经系统、规范整理、组卷和编目后，依次由竣工文件的编制方、监理部门、总包商、业主对文件质量和案卷质量进行审查或四方会审，对发现问题进行关闭并经总包商签署确认后向业主文档管理部门移交。2、阶段归档 根据核电基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过验收后归档。有遗留尾项的工程应在其完成后将其文件统一整理和组卷和归档。,-80-,5.5 文档管理流程文件保管,三分开制度 档案库房应与办公室和阅览室实行“三分开”制度，并配置必要的设备为确保档案的安全保管，最大限度地延长档案的寿命。九防 防火、防盗、防尘、防水、防潮、防强光、防虫鼠、防高温、防有害气体。 严禁在危房和不安全的环境中保管档案。适宜的温湿度 纸质档案库房温度为1424，相对湿度为4560； 特殊介质库房温度为1321，相对湿度为3050。 库房内严禁烟火，保持清洁、卫生，定期进行清扫。,-81-,5.6 重要文件简介系统设计手册,1、系统设计手册（SDF/SDM）简介SDF是设计院向业主提供的一种重要的功能性文件。核电站的每一个系统都有其单独的系统设计手册，它提供每个系统的功能、部件特性、系统控制和运行原理等多方面的信息，几乎汇集了工程详细设计、安装、调试乃至生产运行和维修等不可缺少的全部基础资料。,-82-,5.6 重要文件简介系统设计手册,2、系统设计手册（SDF/SDM）的编制系统设计手册都是按系统编制的，每个系统分为十多个章节，每个章节的内容都是固定的。 当某些章节不适用或没有用时，这些章节在目录中标明不适用“NA”。 SDF的内容不是一次编制完成的，而是分阶段编制与提交的，一般分为3个阶段： 第一阶段，主要介绍系统的功能特性和机械特性； 第二阶段，在供应商反馈数据后，系统设计手册包含仪控数据和及尺寸信息； 第三阶段，系统设计手册在现场试验反馈的基础上升版，以作为运行人员使用的基准功能文件。,-83-,5.6 重要文件简介设计变更文件,1、澄清单/澄清要求（CR）CR是业主或施工承包商对施工文件中某些不清楚或不完整的地方提出的澄清要求，不管其是否已经宣布For Use。 一般由业主自行答复，有时也需要设计方答复，但要业主批准。,-84-,5.6 重要文件简介设计变更文件,2、现场变更申请（FCR）FCR是承包商发现现场施工问题需要修改已宣布For Use的施工文件而提出的现场变更申请，承包商需要对修改的问题提供初步方案。 一般由设计方答复，业主批准。 同意的FCR由承包商在现场执行，执行完毕后由承包商将FCR纳入现场母本文件并签字关闭。 不同意的FCR应取消或由承包商发出新的FCR。,-85-,5.6 重要文件简介设计变更文件,3、设计变更通知（DEN）DEN是设计方根据工程情况修改已宣布Work Ready的设计文件时发出的设计变更通知。 DEN由业主批准。 承包商执行完毕后将DEN纳入现场母本文件并签字关闭。,-86-,5.6 重要文件简介设计变更文件,4、文件管理要求设计变更文件包括CR、FCR、DEN，每种文件均有固定的模板、固定的编码规则，并且都要在文件上注明受影响的施工文件编码、名称和版本。 关闭后的设计变更文件应注明分发信息，连同相关附件，提交业主文档部门分发到所有受影响的单位和部门。 设计变更文件的管理：电子系统中要做到变更文件与施工图的链接；纸质文件按照变更文件编号保存。,-87-,5.6 重要文件简介不符合项报告,1、不符合项报告（NCR）不符合项处理过程中，与其相关的文件都必须作为该不符合项报告的附件，与不符合项本身构成不符合项报告“文件包”，在每份附件中至少应注明相关不符合项的名称及编号。不符合报告文件包将作为不符合项记录，纳入竣工文件。,-88-,5.6 重要文件简介不符合项报告,2、NCR的分类 设备制造、设备运输和仓储、土建、安装、调试期间都会有不符合项产生。 对已关闭的不符合项，其有关记录和文件，由产生不符合项的单位或部门及时整理与保管，待物项竣工后，将原件纳入相应的完工文件提交归档。,-89-,5.6 重要文件简介设备制造完工报告,1、设备制造完工报告（EOMR）的主要内容 设备制造过程中的所有质量证明文件，内容可包括：设备/部件材料清单、质量证明书、合格证、质量计划及其相关记录、不符合项报告及附件、各种试验报告和记录等。2、EOMR的管理 每份EOMR应有固定的封面、目录格式，编码规范。 设备监造人员要实施文件控制和验收，重要设备的出厂验收要求文档部门参加。 组成EOMR的文件和记录要求为原件。 EOMR经设备采购部门和文档部门的审核通过后方可提交归档。,-90-,5.6 重要文件简介设备运行维修手册,1、设备运行维修手册（EOMM）的主要内容 包含了设备运行和维修所必要的信息，内容可包括：设备总体描述、设备一般数据、设备详细结构、安装要求、正常和事故工况下的运行细则、易损备件清单、专用工具、维修细则、一整套图纸和文件。2、EOMM的管理 每份EOMM应有固定的封面、目录格式，编码规范。 设备监造人员要实施文件控制和验收。 EOMM经设备采购部门和文档部门的审核通过后方可提交归档。,-91-,5.6 重要文件简介安装竣工状态报告,1、安装竣工状态报告（EESR）的主要内容 是安装活动和调试活动的接口文件，覆盖了安装承包商执行的所有现场活动，是以系统来编制的。 每个EESR按下述三个阶段来处理： 第一阶段：部分EESR（按机组、系统或子系统），分为部分EESR描述、部分EESR文档； 第二阶段：最终EESR（按机组、系统），分为最终EESR描述、最终EESR文档； 第三阶段：附加EESR（是在最终EESR签字后执行了修改或附加工作后发布的文件包） 另外还有综合EESR文档，与单个EESR无关的文件，如焊接资料包、役前检查报告、通用文件、设计变更文件等。,-92-,5.6 重要文件简介安装竣工状态报告,2、EESR的管理 每份EESR应有固定的封面、目录格式，编码规范。 EESR的编制、发布、升版、联检、归档有规范的流程。 EESR经工程管理部门和文档部门的审核通过后方可提交归档。 土建竣工状态报告（ECSR）的流程、管理要求同EESR。,-93-,5.6 重要文件简介交工资料,1、范围交工资料是工程土建、安装过程中形成的与工程实体一致的施工文件，包括施工管理文件、原材料质保文件、质量控制文件、质量验收文件、隐蔽工程验收记录等文件材料。2、管理由业务归口部门组织，监理单位审核，承包单位进行整理组卷，与工程实体同步移交。交工资料按照子项设置类目，土建工程按照单位工程、子单位工程和专业、安装工程按照系统、子系统和专业，以质量计划为线条，分别进行文件的收集整理和组卷。原材料质保文件、通用管理文件等综合文件，组成共用卷。,-94-,5.6 重要文件简介交工资料,按组卷规划编制交工资料,监理/总包商和业主审核,按程序编写组卷规划,组卷模式(1)施工单位组卷(2)监理单位审核(3)业主联合审查(4)文档部门接收,职责分工(1)施工单位负责组织自查(2)监理单位负责组织预验收(3)业主负责组织验收，对文件内容进行重点审核(4)文档部门接收入库，检查文件是否符合归档要求,交工资料验收与工程实体验收同步进行，通过程序工程交工验收管理规定验收组织和流程，通过程序工程交工资料基本内容明确内容、深度和归档范围，通过程序文件材料归档制度明确组卷归档要求和流程。,-95-,5.6 重要文件简介竣工图,1、总体要求竣工图一般由施工单位编制，监理要逐张审核签字并出具监理报告，对其完整、准确、系统负责。由设计院编制的竣工图，要注意加强设计与施工方之间的协调和沟通，提供完整、准确的变更依据。 推荐：非施工单位编制的竣工图要办理竣工图编制基础文件的移交会签手续，监理验证。 经验：用合同要求设计院同时提供一套电子版矢量光盘。,-96-,5.6 重要文件简介竣工图,2、编制要求竣工图编制要以最终有效版本的施工图为依据，将施工图涉及的变更单、澄清单以及其它基础性文件的内容反应到图纸中，确保与现场实际情况相符。 能提供矢量施工图（母本文件）的，要求承包商在现场根据设计变更及时升版母本文件。图纸修改的部分用云线圈起来，要同时注明修改依据变更单、澄清单的序号。 更改面积超过35%的要出新图。每册竣工图编制完成后，要逐页加盖红色竣工图章。每套图后要附上变更澄清文件汇总清单，以供对照查阅。,-97-,3、竣工图审查要求,编制单位100 自查监理单位100 审查各业务专业人员抽查文档部门100 检查,质量目标：通过编制单位、施工单位、监理单位和业主通力配合、层层把关，工程竣工图编制应符合国家和行业规范要求，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备，真实地反映项目实际情况。,-98-,5.6 重要文件简介特种介质,1、照片照片的整理：照片档案管理规范 GB/T11821-2002照片档案的构成应由照片、底片和文字说明三部分组成。每一张或一组照片的文字说明，说明照片所反映事件的时间、地点、人物、事由等。数码照片刻录光盘保存，经筛选需永久保存的数码照片可冲洗出纸质照片保存并加以文字说明。,-99-,5.6 重要文件简介特种介质,2、录音、录像带一般按问题（内容、事由）进行分类。每盒（盘）的外套上要有标签，注明：内容、主要人物、形成日期、带长（分钟）、编号、型号和保管期限，及对应的文字材料等，并填写目录。 应重点关注施工过程中重要工艺和隐蔽项目影像资料收集。,-100-,5.6 重要文件简介特种介质,3、射线底片射线底片主要包括设备制造的探伤片、安装过程产生的管道焊接探伤片和役前设备检查的射线探伤片等。1）射线底片是交工资料的组成部分，包括底片本身和底片文资料两大部分，其文件部分包括在交工资料卷宗之内，其底片单独提交；2）底片应该为复片（一式两份），置于底片袋中，每两片之间用薄纸隔开，再将若干底片袋装入底片盒中，装盒使之不松不紧。 射线底片应由工程管理部门与文档部门共同审查合格后方可提交归档。,-101-,5.6 重要文件简介特种介质,4、岩芯 岩芯是地层地质特征最直观、最真实的第一手实物材料。 岩芯本身用红色油漆标识出岩芯位置、孔号、孔深，用透明塑料膜包好，将岩样标签包在其中，置于岩芯箱中。 岩芯箱为木制托盘式，内用小木条隔开，在每个岩芯箱外侧钉有标牌，标牌上注明档案号、孔号、孔箱数（箱/孔）、深度和总箱号。 岩芯档案应与相应的勘察报告建立链接关系。,