高效会议管理（定稿）课件.ppt

高效会议管理,主讲：xx,1,谢谢观赏,2019-8-3,内容提要,第一讲关于会议 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲会议中的沟通与反馈技巧 第五讲主持人的会议管理技巧 第六讲主持人与参会者的守则与责任 第七讲会议记录 第八讲会后跟进,2,谢谢观赏,2019-8-3,第一讲 关于会议,3,谢谢观赏,2019-8-3,一、会议的意义,2会议显示一个组织或一个部门的存在,3会议是一种群体沟通的方式,1会议是一个集思广益的渠道,4,谢谢观赏,2019-8-3,二、会议的目的,5,谢谢观赏,2019-8-3,三、会议的种类,6,谢谢观赏,2019-8-3,四、会议的频率,每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。,7,谢谢观赏,2019-8-3,1.固定的部门会议,8,谢谢观赏,2019-8-3,2.全体会议,9,谢谢观赏,2019-8-3,3.处理突发事件的会议,10,谢谢观赏,2019-8-3,4.一对一会议,11,谢谢观赏,2019-8-3,第二讲 会议效率不高的原因及解决方案,12,谢谢观赏,2019-8-3,13,谢谢观赏,2019-8-3,一、会议效率不高的原因及具体表现,14,谢谢观赏,2019-8-3,二、预防性管理,15,谢谢观赏,2019-8-3,三、高效会议的八大特征,16,谢谢观赏,2019-8-3,四、会议规范,会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。,17,谢谢观赏,2019-8-3,1会议时间安排的规范,18,谢谢观赏,2019-8-3,2会议规范本身,所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。,19,谢谢观赏,2019-8-3,3固定的会议流程规范,20,谢谢观赏,2019-8-3,第三讲开会前的准备工作,21,谢谢观赏,2019-8-3,一、 是否要开会,1无需开会的“五个如果”,22,谢谢观赏,2019-8-3,2必须开会的“五个如果”,23,谢谢观赏,2019-8-3,二、准备工作的作用,24,谢谢观赏,2019-8-3,11H 5W,25,谢谢观赏,2019-8-3,26,谢谢观赏,2019-8-3,三、会议准备工作核对单,27,谢谢观赏,2019-8-3,28,谢谢观赏,2019-8-3,会场的布置需要特别注意：,如果与会人员超过10个，会场最好布置成“”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；5到7人的会议，最好安排成半岛型。,29,谢谢观赏,2019-8-3,四、主持人的准备工作,30,谢谢观赏,2019-8-3,第四讲会议中的沟通与反馈技巧,一、会议中的沟通,31,谢谢观赏,2019-8-3,3种沟通图画 1沟通漏斗,32,谢谢观赏,2019-8-3,2沟通金三角,33,谢谢观赏,2019-8-3,3沟通的冰山模式,34,谢谢观赏,2019-8-3,二、有效沟通原则,35,谢谢观赏,2019-8-3,三、造成沟通困难的因素,36,谢谢观赏,2019-8-3,四、如何建立信任,37,谢谢观赏,2019-8-3,五、会议中的反馈技巧,1反馈的两种方式,38,谢谢观赏,2019-8-3,2反馈的两种类型,39,谢谢观赏,2019-8-3,3反馈时的特征,40,谢谢观赏,2019-8-3,4如何接受反馈,41,谢谢观赏,2019-8-3,第五讲主持人的会议管理技巧,42,谢谢观赏,2019-8-3,主持人（主席）职责,43,谢谢观赏,2019-8-3,一、倾听的技巧,1倾听的礼节,44,谢谢观赏,2019-8-3,45,谢谢观赏,2019-8-3,2倾听的具体方法,46,谢谢观赏,2019-8-3,3倾听的误区,47,谢谢观赏,2019-8-3,4“倾听”小总结,48,谢谢观赏,2019-8-3,二、会议中的说话技巧, 展示。 探询。 评论。 建立。 测试理解情况。 排除与引进。 就程序提出建议。,49,谢谢观赏,2019-8-3,第六讲 主持人与参会者的守则与责任,50,谢谢观赏,2019-8-3,一、主持人的守则与责任,51,谢谢观赏,2019-8-3,二、与会者的守则与责任,1.与会者守则,52,谢谢观赏,2019-8-3,2.参会者的责任,53,谢谢观赏,2019-8-3,第七讲会议记录,54,谢谢观赏,2019-8-3,一、会议记录者的功能会议记录者特别重要，仅次于主持人。会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。观察预防功能。,55,谢谢观赏,2019-8-3,二、三大会议误区,第一误区社会性懈怠第二误区从众心理第三误区团体极化,56,谢谢观赏,2019-8-3,三、谁能胜任会议记录者,57,谢谢观赏,2019-8-3,四、对会议记录的10大建议,1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。3、大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。4、会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。5、会议记录者的责任还包括：及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案的排序是否无误。6、会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。7、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。8、会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。 使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点；工作分派情形及完成日期记录无误。通过此决议的评估标准（如有必要）。9、会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。10、将此份会议记录发送给与会者。,58,谢谢观赏,2019-8-3,五、团队会议的误区,1、社会性懈怠 2、团队思维 3、团队极化,59,谢谢观赏,2019-8-3,六、团队思维产生的原因,1、达成一致的时候，没有考虑所有的信息；2、可能是团队有很强的凝聚力和特别强的领 导，他占主导地位，逼着大家都往一个方 向思考；3、更重要的是来自规范性的从众压力，使得 学员不得不同意最终的决策，而不是内心 的。,60,谢谢观赏,2019-8-3,第八讲会后跟进,一、作为参会者的会后跟进,61,谢谢观赏,2019-8-3,二、作为主持人的会后跟进,62,谢谢观赏,2019-8-3,三、怎样提高下次会议的质量,1、只有必要时才开会。2、召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。3、制订出色的会议议程并事先分发。4、时间是宝贵的，开会是要花钱的；准时开会，才能准时结束。5、经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。6、注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。7、会议记录应阐明最后的结论。8、会议成功只有用结果来衡量。注重结果，但更强调实施所有的决定。9、作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。,63,谢谢观赏,2019-8-3,谢谢！,64,谢谢观赏,2019-8-3,