部门职能梳理与部门职能说明书编制培训课件.ppt

部门职能梳理与部门职能说明书编制,2016年4月11日,一、公司组织结构设计与部门职能说明书编写的工作思路二、部门职能梳理工具三、部门职能说明书撰写示例四、部门职能梳理的时间计划五、部门职能梳理提交文件要求,目 录,公司组织结构设计部门职能说明书编制工作分析各部门岗位设置岗位说明书编制岗位绩效指标设置绩效管理制度岗位价值评估薪酬结构与薪酬水平设计薪酬管理制度员工职业发展通道与培养机制人力资源管理核心流程编制,企业人力资源管理体系的建立与优化流程,工 作 成 果,工 作 思 路,一、公司组织结构设计和部门职能说明书编写的工作思路,第1步：通过访谈、资料分析、部门职能梳理等，分析公司目前组织结构中存在的问题。第2步：根据组织结构优化的原则，结合公司战略目标和管控的要求，提出组织结构优化的方案。第3步：与公司高层和相关人员就公司组织结构进行沟通和确认。第4步：根据公司组织结构，编写公司部门职能说明书。第5步：同公司高层和相关人员就部门职能说明书进行沟通和确认。,公司组织结构公司各部门职能说明书,二、部门职能梳理工具,1、部门职能梳理的前提和定义2、部门职能梳理的标准和目的3、部门职能梳理的基本要求4、部门职能梳理的方法5、部门职能常见的问题6、部门职能撰写要点7、部门职能撰写的典型错误,1、部门职能梳理的前提和定义,部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化,部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并根据实际工作需要提出调整建议（立足现在，着眼未来）,前提,定义,2、部门职能梳理的标准和目的,职能梳理的标准,经过部门职能梳理，部门工作的职能是清楚的，在一系列的清晰、明确和标准面前，复杂的工作被转化成简单的行为,职能梳理的目的,使各项职能具体化，使之能够执行和落实；发现职能交叉、职能缺失和职能错位现象为后续的其他组织设计工作提供前提条件。,3、部门职能梳理的基本要求,业务活动的独立性,业务活动的操作性,避免重复,业务活动的连续性,部门职能梳理的基本要求,4、部门职能常见的问题,甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分,甲乙两个属不同层次部门的职能有重叠部分,应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责,职能交叉,甲,乙,甲,乙,职能重叠,职能错位,甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分,职能空档,流程或权限设计问题导致职责遗漏或者职责虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制,甲,乙,甲,乙,乙,甲,甲,乙,职能虚位,5、部门职能梳理的方法按两个维度进行职能梳理,部门职能梳理的方法,纵向上将部门职能分解为彼此相对独立的职能模块,横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述,职能分解,管理功能,部门职能梳理的维度之一 纵向的职能分解,一级职能,二级职能,三级职能,部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业务和管理职能。,从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）,这些职能严格讲都是比较宏观的，是某一方面的工作。,从二级职能分解的具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目,是可以操作的业务项目。,部门职能分解模板,通常只用名词短语来概括来表达本部门的主要业务和管理职能,二级职能描述的主要是从一级职能之下分解的若干项子职能,这些职能严格讲都是比较宏观的,是某一方面的工作,它不具体,也很难直接操作,分解二级职能具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目,是可以操作的业务项,部门职能梳理（示例） 一、二级职能,部门职能梳理的维度之二 管理功能分解为三级职能,组织/实施,协调/配合,指导/监控,履行该职能需要做哪些计划？制定哪些规则？,履行该职能需要组织哪些工作？需要承担哪些工作,履行该职能需要进行哪些协调工作？需要如何配合开展工作？,履行该职能需要做哪些指导？需要实施怎样的监控,计划/规则,管理功能,部门职能梳理示例 三级职能,部门职能梳理表,部门职能梳理问题汇总表,6、部门职能撰写要点,一级职能编写要求：,用名词性短语概括本部门的本部门的主要业务和管理职能。,二级职能编写要求：,用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。,三级职能编写要求：,用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。格式：动词+事项避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确 权责，避免歧义。具体可参见规范动词表。描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。,7、部门职能撰写的典型错误职能描述不够明细,典型错误示例 ：某公司销售部部门职能,修改示意,职责描述过于笼统,1）保证按时、按量完成公司下达的销售任务；,部门职能描述的典型错误,7、部门职能撰写的典型错误部门职能与工作要求混淆,典型错误示例：,部门职能、业务活动与工作要求混淆,7、部门职能撰写的典型错误 使用程度副词,典型错误示例：,典型错误示例：,7、部门职能撰写的典型错误-动词使用不当,缺少行为动词,典型错误示例：,编写工作职责要使用规范化的动词，避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、等，以明确权责，避免歧义,典型错误示例：,规范动词表,针对制度、方案、计划等文件 编制、制定、拟定、审核、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料 调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级） 主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、审批、评估思考行为 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动 组织、实行、执行、指导、带领、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为 批准、定义、确定、指导、确立、监督、决定管理行为 评估、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为 分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为 检查、核对、收集、获得、提交、制作,部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：,三、部门职能说明书撰写示例：,1、总经办职能说明书示例,四、部门职能梳理的时间计划,4月11日（周一）：部门职能梳理工作的启动与讲解会议；4月12日4月20日（周三）：各部门经理/主管填写本部门的部门职能梳理表和部门现有职能存在问题汇总表；4月21日（周四）：人事行政部收集各部门填写的部门职能梳理表和部门现有职能存在问题汇总表的电子版发放到总经办（收集时需确认符合填写规范和要求）。,五、部门职能梳理提交文件要求,文件提交方式：1、 提交电子版文件； 2、 每个二级部门编写一份部门职能梳理表和一份部门职能存在问题汇总表，保存在一个文件夹内，文件夹用部门名称命名。 文件命名：1、 日期 “-” “部门职能梳理表” “-” 部门名称 例：“20160418-部门职能梳理表-人事行政部”；2、 日期 “-” “部门职能存在问题汇总表” “-” 部门名称 例：“20160418-部门职能存在问题汇总表-人事行政部部”,谢谢聆听！,