会计账簿实训课件.ppt

实训一：账簿首页,实训二 ：科目汇总表,实训三 ：期初数据,实训四 ：输入、审核记账凭证及记账,实训五 ：总分类账,实训六 ：试算平衡表,实训七 ：生成明细分类账,【知识目标】了解使用Excel实现电算化的步骤和方法；掌握SUMIF函数的类型、格式及其功能；掌握IF函数的类型、格式及其功能。,【技能目标】会使用Excel实现账务处理的操作；会使用Excel进行建账；会使用Excel进行设置账户；会使用Excel输入期初余额；能利用Excel输入、审核记账凭证及记账；会利用Excel生成总账、明细账等操作。,实训一 账簿首页【实训内容】设置账簿首页即用 Excel建立一个工作簿，并建立若干张工作表，用以分别存放会计科目及期初余额、记账凭证，以及根据记账凭证自动生成的总账和明细账。,【操作步骤】一、在桌面上建立“南方公司”文件夹，在该文件夹下建立“总账”文件夹二、启动Excel，在总账文件夹下建立总账工作簿“101凭证及账簿.xls”三、将工作表sheet1命名为“封面”四、在“封面”工作表中输入相关信息,【操作步骤】五、将sheet2命名为“101会计科目及余额表”六、将sheet3命名为“凭证模板”七、增加工作表sheet4、sheet5、sheet6，将其分别命名为“101凭证”、“101总账及试算平衡表”和“101明细账”,图6-2 建账,实训二 建立科目汇总表【实训内容】会计科目是会计记账的核心。该实训主要建立建立 “会计科目汇总表” ，包括总账科目和明细科目。,【操作步骤】一、输入科目编码和科目名称二、编辑工作表,（1）在工作表“101会计科目及余额表”的单元格A1单元格中输入“科目编码”，B1单元格中输入“科目名称”，选择A列，在“开始”选项卡中的“单元格”功能组中选择“格式”菜单中的“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，设置数字类型为文本。,一、输入科目编码和科目名称,（2）在工作表“101会计科目及余额表”的A2至A78单元格中分别输入新会计准则体系的科目编码及相应的子科目编码，在B2至B78单元格中分别输入新会计准则体系中科目名称及相应的子科目名称。,二、编辑工作表,（1）选择A1和B1单元格，在“开始”选项卡中的“单元格”功能组中选择“格式”菜单中的“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，选择“填充”，设置颜色为蓝色。,（2）选择A1:B79单元格区域，在“开始”选项卡中的“单元格”功能组中选择“格式”菜单中的“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，单击“边框”在预置中选择外边框和内部，加上“田”字型边框。,（3）选择A1和B1单元格，在“视图”选项卡中的“窗口”功能组中选择“冻结窗格”菜单中的“冻结首行”命令，将A1和B1单元格及其内容固定在现有位置，不随行列的翻动而隐藏。,图6-3 会计科目,实训三 期初数据【实训内容】输入期初余额即在“101会计科目及余额表”中输入2014年2月各账户期初数据，并实现试算平衡。,【操作步骤】一、编辑C1单元格和C2单元格二、定义有明细科目的汇总科目的计算公式三、输入南方公司2014年2月会计科目（非汇总科目的）期初余额四、编辑工作表格式五、计算借方余额合计和贷方余额合计,选择C1单元格，输入“期初借方余额”；选择D1单元格，输入“期初贷方余额”。,一、编辑C1单元格和C2单元格,二、定义有明细科目的汇总科目的计算公式,在输入时因为只要求输入最末级科目的余额，上级科目的余额要根据设置的公式自动进行计算,将南方公司2014年2月会计科目（非汇总科目的）期初余额输入该工作表中。,三、输入期初余额,（1）选择A1，在“开始”选项卡中的“剪贴板”功能组中选择 “格式刷”命令，把C1：D1刷成和A1相同格式，选择C1:D79，在“开始”选项卡中的“单元格”功能组中选择“格式”菜单中的“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，单击“边框”在预置中选择外边框和内部，加上“田”字型边框。,四、编辑工作表格式,（2）选择A79:B79单元格，在“开始”选项卡中的“对齐方式”功能组中选择“合并后居中”菜单中下拉按钮中的“合并后居中”命令，在合并后的单元格中输入“合计”。,四、编辑工作表格式,（1）选中C79，在“公式”选项卡中的“函数库”功能组中选择“插入函数”，弹出“插入函数”对话框，在对话框“选择类别”中选择“常用函数”，选择“SUMIF函数”，单击“确定”打开编辑函数参数窗格。得出借方余额之和为12424060.8。,五、计算借方余额合计和贷方余额合计,（2）选择C79,在编辑栏单击A:A,按F4键，把相对地址切换为绝对地址，回车键确认。(3)用填充柄把C79的公式复制到D79,得到贷方余额之和也为12424060.8。,五、计算借方余额合计和贷方余额合计,图6-4科目期初余额表,实训四 输入、审核记账凭证及记账 【实训内容】该实训主要包括输入记账凭证即建立一个“101凭证”工作表，在此表中输入所有业务凭证。,【操作步骤】一、制作凭证模板二、输入记账凭证三、审核记账凭证与过账,一、制作凭证模板,（1）打开工作表“凭证模板”，设计凭证输入的表头：在工作表“凭证模板”A1至L1单元格中分别输入“类型编号”、“凭证日期”、“附件”、“摘要”、“科目编码”、“总账科目”、“明细科目”、“借方金额”、“贷方金额”、“制单”、“审核”、“记账”。 选择A1至L1单元格，在“开始”选项卡中的“单元格”功能组中选择“格式”菜单中的“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，选择“填充”，设置颜色为黄色。,一、制作凭证模板,（2）设置A1：L3单元格边框为“田”字型，在“开始”选项卡中的“单元格”功能组中选择“格式”菜单中的“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，选择“边框”， 设置如下：中线为蓝虚线，边线为蓝实线。 （3）设置“类型编号”、“凭证日期”、“附件”、“摘要”、“科目编码”等列的数据有效性。 （4）设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式。,一、制作凭证模板,（5）设置“借方余额”、“贷方余额”的格式。 （6）定义平衡检查公式。,一、制作凭证模板,图6-12 凭证模板,二、输入记账凭证,（1）选择“凭证模板”工作表，将凭证模板复制到“101凭证”中。（2）根据公司发生的业务，输入会计分录,图6-14 输入记账凭证,三、审核记账凭证和过账,（1）无填充颜色表示未审核。（2）选择已经审核过的记账凭证单元格，在“开始”选项卡中的“单元格”功能组中选择“格式”菜单中的“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，设置“填充”选项卡中的“背景色”颜色为“蓝色”填充表示已经审核。（3）选择已经记账的记账凭证单元格，在“开始”选项卡中的“单元格”功能组中选择“格式”菜单中的“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，设置“填充”选项卡中的“背景色”颜色为“紫色”填充表示已经记账。,图6-15 凭证的审核与记账,实训五 总分类账【实训内容】该实训主要包括根据会计科目余额表和101凭证生成总分类账簿。,【操作步骤】 一、复制和粘贴“101会计科目及余额表”的A1:D79区域 二、编辑工作表中的单元格三、设置单元格公式,一、复制和粘贴“101会计科目及余额表”的A1:D79区域,（1）复制“101会计科目及余额表”的A1:D79区域。（2）选中“101会计科目及余额表”的A1单元格，右击打开快捷菜单，选择“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框，选择单选项“值和数字格式”后单击“确定”按钮。（3）删除二级以下会计科目所在的行,6. 1 固定资产管理子系统概述,固定资产是指使用年限超过一年的建筑物、机器设备、运输工具等。固定资产的管理及核算是企业财务核算的重要组成部分。若疏于对固定资产的管理，将会造成固定资产账实不符，账目混乱，严重的还将导致固定资产的流失，及成本、费用乃至利润计算的正确性。固定资产管理子系统的主要任务是完成企业固定资产的日常业务的核算和管理，生成固定资产的卡片，反映固定资产的各种变动，进行折旧的计提，生成折旧分配凭证，协助企业进行成本核算，同时输出一些相关的报表和账簿。,下一页,返回,6. 1 固定资产管理子系统概述,6.1.1固定资产管理子系统的主要功能固定资产管理子系统的主要功能包括以下几方面:1.初始化设置固定资产管理子系统的初始化过程实质上是对固定资产日常核算和管理所需要的各种系统参数和基本信息进行设置，并输入固定资产系统的原始业务数据。主要包括固定资产核算账套的建立，固定资产卡片项目、卡片样式、折旧方法、使用部门、部门对应折旧科目、使用状况、增减方式、资产类别等信息的设置，以及固定资产原始数据的录入。,上一页,下一页,返回,6. 1 固定资产管理子系统概述,2.日常业务处理固定资产管理子系统的日常业务处理主要是固定资产发生资产增减、资产变动、资产评估等业务时更新固定资产卡片，并可生成相应的凭证，经确认后传递到总账系统等待进一步的处理。3.凭证处理固定资产管理子系统根据资产使用状况及部门对应科目的设置进行转账凭证的定义。当发生相关的业务时，系统可自动生成相应的转账凭证，经确认后传递到总账系统或成本系统，进行进一步的处理。,上一页,下一页,返回,6. 1 固定资产管理子系统概述,4.信息查询固定资产管理子系统输出的报表主要有固定资产的分析表、固定资产的分类统计表、固定资产的折旧计算表、固定资产的账簿等有关的账表。5.期末处理固定资产管理子系统的期末处理，主要包括折旧的计提与分配、凭证的处理、月末对账及结账等工作。,上一页,下一页,返回,6. 1 固定资产管理子系统概述,6.1.2固定资产管理子系统与其他系统的关系固定资产管理子系统与总账系统、成本系统和报表系统存在数据传递关系。他们之间的接口关系如图6-1所示。1.与总账系统的关系固定资产的日常变动的数据和计提折旧的数据通过生成的转账凭证传递到总账管理系统。同时，固定资产管理子系统与总账管理系统之间可以进行对账，保证固定资产明细账与总账的一致性。,上一页,下一页,返回,6. 1 固定资产管理子系统概述,2.与成本系统的关系固定资产管理子系统为成本管理子系统提供其核算所需要的折旧费用数据。为成本核算提供基础数据3.与报表系统的关系UFO报表系统可以通过相关的函数直接调用固定资产管理系统中数据来编制相关报表。,上一页,下一页,返回,6. 1 固定资产管理子系统概述,6.1.3固定资产管理子系统的业务处理流程1.手工方式下固定资产管理业务流程在手工会计中，通过设置“固定资产卡片”和“固定资产登记簿”来对固定资产进行明细分类核算。对不同固定资产按期核算明细账进行折旧计提，分析折旧费用，编制折旧分配表，将计提的折旧费用分配转移到产品的成本中，通过销售从货款中收回。其具体的业务处理流程如图6 -2所示。,上一页,下一页,返回,6. 1 固定资产管理子系统概述,2.电算化方式下固定资产管理的业务处理流程固定资产管理子系统的业务处理流程大致包括初始化、日常业务处理及月末处理三部分。初始化主要完成该系统的相关参数、基础信息的设置，及原始卡片的录入;日常业务处理主要进行资产变动的管理，制作变动单和评估单;月末处理主要是通过制单进行相关系统的数据传送，对账、计提折旧、结账、查看及打印报表等操作。固定资产管理系统业务处理流程，如图6-3所示。,上一页,返回,6. 2 系统初始化,6. 2. 1 建立固定资产账套建立固定资产账套是根据单位的具体情况，在已经建立的单位核算账套的基础上，设置单位进行固定资产核算的必需参数，包括固定资产计提折旧时的一些约定及说明、启用月份、折旧信息、编码方式、账务接口和完成设置六部分。在新建账套初次使用固定资产管理系统时，系统会提示您“这是第一次打开此账套，还未进行过初始化，是否进行初始化”，单击“是”按钮，可按向导完成固定资产管理系统账套的建立。建账完成以后，若需要对账套的某些参数进行修改时，可以在“设置”下的“选项”中修改。,下一页,返回,6. 2 系统初始化,6. 2. 2设置基础信息固定资产管理子系统的基础信息设置包括:1.部门对应折旧科目的设置固定资产计提折旧后必须把折旧归入到相应的成本或费用中，根据不同使用者的具体情况可以按部门或按类别进行汇总。当按部门分摊折旧费用时，给每个部门设定对应折旧科目，则属于该部门的固定资产在计提折旧时，折旧费用自动分配到其所属部门。部门对应折旧科目设置就是给部门选择一个折旧科目，录入卡片时，该科目自动显示在卡片中，不必一个一个输入，可提高工作效率。注意在使用本功能前，部门档案必须已建立好。,上一页,下一页,返回,6. 2 系统初始化,2.资产类别设置固定资产的种类繁多，规格不一，为了强化固定资产管理，及时准确地做好固定资产核算，需要建立科学的固定资产分类体系，为核算和统计管理提供依据。目前，我国固定资产管理使用的是国家技术监督局1994年1月24日发布的固定资产分类与代码国家标准(GB/T 14885-94 )，其中规定的类别编码最多可以设置4级，编码总长度是6位，即2112参照此标准，企业可以根据自身的特点和要求，设定合理的资产分类方法。,上一页,下一页,返回,6. 2 系统初始化,3.增减方式设置固定资产的增减方式即资产增加的来源和减少的去向。增减方式包括增加方式和减少方式两类。增加的方式主要有:直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式主要有:出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。用户可以根据需要自行增加。在增减方式的设置中可以定义不同增减方式的对应入账科目，配合固定资产和累计折旧的入账科目使用，当发生资产变动时可以快速生成转账凭证，减少手工输入数据的业务量。,上一页,下一页,返回,6. 2 系统初始化,4.使用状况设置固定资产的使用状况分为:使用中、未使用、不需用三大类。从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率5.折旧方法设置计算固定资产折旧是固定资产管理系统的重要功能。固定资产折旧的计提由系统根据用户选择的折旧方法自动计算出折旧，因此折旧方法的定义是系统自动计算折旧的基础。系统给出了常用的五种方法:不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法。这几种方法是系统设置的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。如果这几种方法不能满足企业管理核算的需要，用户可以定义适合自己的折旧方法的名称和计算公式。,上一页,下一页,返回,6. 2 系统初始化,6.卡片项目和卡片样式设置固定资产卡片是固定资产管理系统中重要的管理工具。卡片项目是固定资产卡片上用来记录固定资产资料的栏日，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等是卡片上最基本的项目。固定资产系统中提供了一些常用卡片必需的项目，称为系统项目，但这些项目不一定能满足所有单位的需求，用户可以通过卡片项目定义来定义所需要的新项目，该项目称为自定义项目，这两部分构成卡片项目日录。一般情况下，系统项目能满足用户的需要，不用自定义。卡片样式是指卡片的外观，包括格式(表格线、对齐形式、字体大小、字型等)、卡片所包含的项目和项目的位置不同资产核算管理的内容不同，因此卡片样式也可能不同。系统提供默认的卡片样式，用户也可以根据管理的需求，在此基础上略作调整，定义新的卡片样式。,上一页,下一页,返回,6. 2 系统初始化,6. 2. 3录入期初数据固定资产管理系统的初始数据，是指系统投入使用前企业现存的所有固定资产数据，亦即固定资产的原始卡片，也就是已使用过并已计提折旧的固定资产卡片。它是固定资产管理系统使用的起点。因此，在使用固定资产系统进行核算前，必须将原始卡片资料录入系统，保持历史资料的连续性。为了保证初始数据准确无误，应先对所有的资产进行清查盘点，做到账实相符。原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。,上一页,返回,6. 3 日常业务处理,6. 3. 1固定资产卡片管理卡片是记录固定资产相关资料的载体。无论固定资产增加、减少还是变动，都要通过对固定资产卡片进行管理。卡片管理包括卡片修改、卡片删除(不是资产清理或减少)、卡片查询及打印等。6. 3. 2固定资产增减业务随着企业管理和发展的需求，经常需要增加一些新的设备，处理无法使用的设备，这就需要进行相应的处理，来记录固定资产的增减变动，以保证折旧计算的正确性。,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,1.固定资产的增加固定资产增加即增加新的固定资产卡片。企业通过购进、捐赠等其他方式取得固定资产时要进行固定资产增加处理，需要填制新的固定资产卡片。一方面要求对新增加的固定资产按经济用途或其他标准分类，并确定其原值;另一方面要地办理交接手续，填制和审核有关凭证，作为固定资产核算的依据。当固定资产开始使用的会计期间等于录入会计期间时，才能通过“资产增加”录入。,上一页,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,2.固定资产减少资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，而被淘汰。此时需要进行固定资产减少的处理，输入固定资产减少的记录，说明减少方式、减少原因等。说明当月减少的资产可以通过撤销减少的操作恢复使用。本系统提供资产减少的批量操作，为同时清理一批资产提供方便。注意只有当账套对该资产开始计提折旧后，才可以使用资产减少功能，否则，只能通过删除卡片来完成。,上一页,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,6. 3. 3固定资产变动处理固定资产在日常使用的过程中，出现的原值变动、部门转移、使用状况变动、折旧方法调整、累计折旧调整、使用年限调整、工作总量调整、净残值(率)调整、资产类别调整等情况时，均需要通过变动单进行变动处理。变动单是指资产在使用过程中由于固定资产卡片上某些项目调整面编制的原始凭证。 1.原值变动原值变动包括原值增加和原值减少两部分。资产在使用过程中，价值不得任意变动，只有发生下列五种情况时，可进行固定资产原值的变动处理。,上一页,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,(1)根据国家规定对固定资产重新估价。(2)增加补允设备或改良设备。(3)将固定资产的一部分拆除。(4)根据实际价值调整原来的暂估价值。(5)发现原记录的固定资产价值有误。资产的原值发生变动通过“变动单”下的“原值增加”或“原值减少”功能实现。2.部门转移资产在使用过程中，由于内部调配而发生的部门变动应做及时处理，否则将影响部门的折旧计算。该变动通过“变动单”下的“部门转移”功能实现。,上一页,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,3.使用状况调整资产在使用过程中，可能会因为某种原因，如季节性的停用、启用，使得资产的使用状况发生变化，这种变化会影响到设备折旧的计算，因此应及时调整。可通过“变动单”下的“使用状况变动”功能来实现。4.折旧方法调整一般来说，资产计提折旧方法一年之内很少调整，但如有特殊情况确实需要调整的，也必须遵循一定的原则。例如，资产的所属类别是“总提折旧”，调整后的折旧方法不能是“不提折旧”;相应的，所属类别是“不提折旧”，则折旧方法是不能调整。需要说明的是，进行折旧方法调整的资产，调整的当月就按调整后的折旧方法计提折旧。该变动通过“变动单”下的“折旧方法的调整”功能实现。,上一页,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,5.累计折旧调整资产在使用过程中，由于补提折旧或多提折旧需要调整已经计提的累计折旧。该变动通过“变动单”下的“累计折旧调整”功能实现6.使用年限调整资产在使用过程中，其使用年限可能会由于资产的重估、大修等原因而调整。该变动可通过“变动单”下的“使用年限调整”功能实现。需要说明的是，进行使用年限调整的资产在调整的当月就按调整后的使用年限计提折旧。,上一页,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,7.资产类别调整资产在使用过程中，有可能因为企业调整资产分类或其他原因调整该资产所属类别，该操作通过“变动单”下的“类别调整”功能实现。需说明的是，调整后的类别和调整前的类别的计提属性必须相同。6. 3. 4资产评估处理随着市场经济的发展，企业在经营活动中，根据业务需要或国家要求需要对部分资产或全部资产进行评估和重估，而其中固定资产评估是资产评估很重要的部分。,上一页,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,1.固定资产评估处理的主要功能将评估机构的评估数据手工录入或定义公式录入到系统;根据国家要求手工录入评估结果或根据定义的评估公式生成评估结果，以及评估单的管理。系统提供的可评估资产内容包括原值、累计折旧、净值、使用年限、工作总量、净残值率，您可根据需要选择。2.进行评估处理的主要步骤(1)选择要评估的项目。每次进行资产评估时，可以根据需要从系统给定的可评估项目中选择。,上一页,下一页,返回,6. 3 日常业务处理,(2)选择要评估的资产。每次要评估的资产有可能不同，可以选择以手工选择方式，或以条件选择方式，挑选出要评估的资产。(3)制作资产评估单。选择评估项目和评估资产后，必须录入或通过定义公式生成评估数据，系统生成评估单，系统给出固定资产在评估前和评估后的数据。(4)生成转账凭证。当评估后资产的原值和累计折旧的合计数与评估前的数据不同时，需通过转账凭证将变动数据传输到总账系统。,上一页,返回,6. 4 账表管理,6. 4. 1固定资产账簿固定资产账簿一般用于提供资产管理所需要的基本信息，主要包括固定资产总账、(单个)固定资产明细账、固定资产登记簿、(部门、类别)明细账。具体各项含义及操作参考系统中帮助。6. 4. 2固定资产分析表固定资产分析表用于从资产的构成情况、分布情况、使用状况等角度提供系统分析数据，为管理人员进行决策提供信息。固定资产统计分析表主要包括:部门构成分析表、使用状况分析表、价值结构分析表、类别构成分析表。,下一页,返回,6. 4 账表管理,6. 4. 3固定资产统计表固定资产统计表用于提供各种统计信息，主要包括评估汇总表、评估变动表、固定资产统计表、逾龄资产统计表、役龄资产统计表、盘盈盘亏报告表、固定资产原值统计表、固定资产到期提示表。这些表从不同的侧面对固定资产进行统计分析，使管理者全面细致地了解企业对资产的管理、分布情况，为及时掌握资产的价值、数量以及新旧程度等指标提供依据。6. 4. 4固定资产折旧表固定资产折旧表用于提供与固定资产折旧相关的明细信息与汇总信息，主要包括部门折旧计提汇总表、固定资产折旧清单表、折旧计算明细表、固定资产及累计折旧表。操作参考系统帮助。,上一页,返回,6. 5 期末业务处理,6. 5. 1折旧处理折旧处理是固定资产管理系统的基本功能之一。主要包括折旧的计提和分配。1.折旧计提系统根据固定资产卡片中的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。系统将自动计提各个资产当期的折旧额，自动累加到累计折旧项目。,下一页,返回,6. 5 期末业务处理,2.折旧分配计提折旧工作完成后进行折旧分配形成折旧分配费用，生成折旧清单。固定资产使用部门的不同，其折旧费用分配的去向也不同，折旧费用与资产使用部门之间的对应关系是通过部门对应折旧科目设置来实现。系统根据折旧清单及部门对应折旧科目生成折旧分配表，而折旧分配表是将累计折旧分配到成本与费用中，以及编制转账凭证将折旧数据传递到总账系统的重要依据。,上一页,下一页,返回,6. 5 期末业务处理,3.进行折旧处理需注意的问题(1)如果在一个期间内多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计。计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，以保证折旧计提的正确性。(2)如果上次计提折旧已经制单并把数据传递到账务系统，但尚未记账，必须删除该凭证;如果已经记账，必须冲销该凭证，再重新计提折旧。如果自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，自动中止计提。,上一页,下一页,返回,6. 5 期末业务处理,(3)当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的，在计提折旧前，需录入资产当月的工作量，为系统提供计算累计折旧所需要的工作量信息。(4)折旧分配表有两种类型:部门折旧分配表和类别折旧分配表，只能选择一个制作记账凭证。部门折旧分配表中的部门可以不等同于使用部门，使用部门必须是明细部门，而部门折旧分配表中的部门是指汇总时使用的部门，因此要在分配折旧费用时做出选择。,上一页,下一页,返回,6. 5 期末业务处理,6. 5. 2凭证处理固定资产管理子系统中的凭证处理主要是指根据固定资产各项业务数据自动生成转账凭证，传递到总账系统中，进行凭证的相关处理。当固定资产发生资产增加(录入新卡片)、资产减少、卡片修改(涉及原值或累计折旧时)、资产评估(涉及原值或累计折旧变化时)、原值变动、累计折旧调整、折旧分配等业务时，通过制单编制转账凭证。,上一页,下一页,返回,6. 5 期末业务处理,制单可以采用“立即制单”或“批量制单”两种方法。具体采用哪种方法，可以在“选项”中进行“业务发生后立即制单”参数设置。制单时系统会根据固定资产和累计折旧入账科目设置、增减方式设置、部门对应折旧科目设置以及业务数据自动生成转账凭证，凭证中不完整的部分可以由用户进行补充。6. 5. 3对账对账是将固定资产系统中记录的固定资产和累计折旧数额与总账系统中固定资产和累计折旧科目的数值进行核对，验证是否一致。对账操作任何时候均可进行，系统在执行月末结账时自动对账，给出对账结果，并根据初始化或选项中设置的“在对账不平情况下允许固定资产结账”参数判断是否允许结账。,上一页,下一页,返回,6. 5 期末业务处理,6. 5. 4 月末结账固定资产管理子系统完成当月全部业务后，便可以进行月末结账，即将本月数据结转至下月。结账后，当月的数据不允许进行修改。如有错误必须修改时，可通过“恢复月末结账前状态”功能进行反结账。但若成本系统从本月提取了数据，则该期不能反结账。,上一页,返回,6. 6 本章实训,(2)部门对应折旧科目(见表6-2)。(3)资产类别(见表6-3)。(4)增减方式的对应入账科目(见表6-4)。(5)原始卡片(见表6-5)。2. 2008年1月份的日常业务(1)18日，财务部购买一台验钞机，价值2 900元，净残值率为4%，预计使用年限5年(资产增加)。(2) 20日，对轿车进行资产评估，评估结果为原值200 000元，累计折旧45 000元(资产评估)。(3) 31日，计提本月的折旧费用(折旧处理)。(4) 31日，生产部毁损台式计算机一台(资产减少)。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,3.账表查询4.月末业务(1)月末凭证处理(2)对账。(3)结账。5. 2008年2月份业务。(1)25日，总经理室的传真机转移到供应部(资产部门变动)。(2) 28日，供应部的吉普车添置新配件3 000元(资产变动原值增加)。三、实训准备引入第3章实训账套备份/总账系统初始化的数据。根据本章讲授的固定资产管理子系统知识，对以下资料进行实训练习。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,四、实训指导1.引入账套在系统管理中，引入第2章实训账套备份。2.总账系统初始化根据第3章财务处理子系统实训资料，对总账系统进行初始化操作。3.启用固定资产管理系统以账套主管“101王维”的身份注册，进入“企业门户、基础信息、基本信息、系统启用”中启用固定资产管理系统。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,4.固定资产管理系统的初始化设置(1)以“103方伟”的身份重新注册，进入“固定资产”系统。即“开始、程序、用友ERP-U8、财务会计、固定资产”，弹出“注册固定资产”界面，如图6-4所示，按图示设置注册信息，单击“确定”按钮，弹出“这是第一次打开此账套，还未进行过初始化，是否进行初始化?”的提示信息，单击“是”按钮，打开“固定资产初始化向导”对话框。(2)打开系统的“约定与说明”对话框，仔细阅读相关条款，单击“我同意”选项，单击“下一步”按钮。(3)打开“启用月份”对话框，选择启用月份为2008年1月，单击“下一步”按钮。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,(4)打开“折旧信息”对话框，如图6-5所示，按图示进行“主要折旧方法、折旧汇总分配周期”等设置后，单击“下一步”按钮。(5)打开“编码方式”设置对话框，如图6-6所示，按图示或业务资料进行“资产类别编码方式、固定资产编码方式、序号长度”设置后，单击“下一步”按钮。(6)打开“账务接口”对话框，如图6-7所示，按图示或业务资料进行“与账务系统进行对账、对账科目”等设置后，单击“下一步”按钮。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,(7)打开初始化的“完成”对话框，如图6-8所示，单击“完成”按钮，弹出“是否确定所设置的信息完全正确并保存对新账套的所有设置?”提示信息，单击“是”按钮，弹出“已成功初始化本固定资产账套!”对话框，单击“确定”按钮，完成了固定资产账套建立及部分参数设置，进入了固定资产的系统界面。 (8)其他参数设置。执行“设置、选项”命令，打开“选项”设置的对话框，单击“与账务系统接口”页签，再单击“编辑”按钮，显示如图6-9所示的界面，按业务资料进行相关选项的设置，单击“确定”按钮。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,5.基础数据设置(1)部门对应折旧科目的设置。执行“设置、部门对应折旧科目”命令，打开“部门编码表”窗口，选择“管理部门”，单击“修改”按钮，选择折旧科目“550206管理费用/折旧费”后，单击“保存”按钮。同理，按业务资料中数据设置其他部门的折旧科目。设置后的界面如图6-10所示。(2)资产类别设置。执行“设置、资产类别”命令，打开“类别编码表”窗口，单击“增加”按钮，根据业务资料输入“类别名称、净残值率、计量单位、计提属性”等信息，单击“保存”按钮。同理，完成其他资产类别的设置。设置后的界面如图6-11所示。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,(3)增减方式的对应入账科目设置。执行“设置、增减方式”命令，打开“增减方式”窗口，在左边方式列表中选中“直接购入”方式，单击“修改”按钮，输入或选择对应的入账科目编码“100201工行存款”，单击“保存”按钮。同理，完成其他方式的对应入账科目设置。设置后的界面如图6-12所示。6.原始卡片录入(1)执行“卡片、录入原始卡片”命令，打开“资产类别参照”对话框，如图6-13所示。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,(2)选择“012经营用设备”类别，单击“确定”按钮，打开“固定资产卡片录入”界面，输入固定资产名称“轿车”，单击部门名称选“总经理办公室”，单击增加方式选“直接购入”，单击使用状况选“在用”，输入使用日期、使用年限、原值、累计折旧，其他自动计算。输入的界面如图6-14所示。(3)单击“保存”按钮，保存卡片(4)同理，完成其他固定资产卡片的输入(5)全部原始卡片录入完成后，可以选择“处理、对账”功能，目前固定资产系统明细与总账系统进行对账，以确保明细账与总账相符。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,7.日常业务(以“103方伟”的身份注册固定资产系统)(1)业务1(资产增加)的步骤操作:执行“卡片、资产增加”命令，选择“电子类办公设备”类别，单击“确定”按钮，打开“固定资产卡片新增资产”的界面，如图6-15所示。 输入资产名称“验钞机”，选择使用部门“财务部”、增加方式“直接购入”、使用状况“在用”，输入原值 2900 、使用年限“5年”，开始使用日期“2008-01-18 ，单击“保存”按钮，打开“填制凭证”窗口，设置凭证类别、日期等，单击“保存”按钮，生成凭证，如图6-16所示，即“立即制单”。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,(2)业务2(资产评估)的步骤。操作:执行“卡片、资产评估”命令，打开“资产评估管理”的界面，单击“增加”按钮，打开“评估资产选择”对话框，如图6-17所示，选择评估项目“原值、累计折旧”，单击“确定”按钮;选择要评估的资产“轿车”的卡片编号，输入评估后的数据;单击“保存”按钮，弹出“是否确认要进行资产评估?”提示框，单击“是”按钮，打开“填制凭证”窗口，设置凭证类别、日期，空自科目中选择“550207管理费用/其他”，部门选择“总经理办公室”，单击“保存”按钮，生成凭证(即“立即制单”，也可以不立即制单)。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,(3)业务3(折旧处理)的步骤操作:执行“处理、计提本月折旧”命令，弹出“是否要查看折旧清单?”提示信息框，单击“否”按钮，弹出“本操作将计提本月折旧，并花费一定时间，是否要继续?”提示，单击“是”按钮，计提折旧完成后，进入“折旧分配表”窗口，单击“凭证”按钮，弹出“填制凭证”窗口，设置“凭证类别、日期”等信息，单击“保存”后即将该凭证传递到总账系统，在总账系统进行查询、审核、记账处理。如图6-18所示。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,(4)业务4(资产减少)的步骤如下:操作:执行“卡片、资产减少”命令，弹出“资产减少”的窗口，输入卡片编号“00006”，单击“增加”按钮，选择减少的方式“毁损”，如图6-19所示，单击“确定”按钮，进行制单处理(同上)。8.账表查询(以“101王维”的身份重新注册该系统)(1)执行“账表、我的账表”命令，进入“报表”窗口，如图6-20所示。(2)在列表中选择要查询的项，双击进入相关的查询。如查询“固定资产登记簿”，双击该项，弹出查询条件对话框，输入查询条件，确定即可。也可不输入条件，默认全部。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,9.月末业务(1)月末凭证处理如果在资产增减或变动时没有执行制单处理，则可以执行“处理、批量制单”命令，打开“批量制单”的窗口，选择要进行制单处理的项，单击“制单”按钮，生成凭证，传递到总账系统以“102赵江”的身份进入总账系统，对生成的凭证进行“签字”;再以“103方伟”的身份重新注册总账系统，对凭证进行审核、记账操作。(2)对账在固定资产管理系统中，执行“处理、对账”命令，弹出“与账务对账的结果”提示框，如图6-21所示。,上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,单击“确定”按钮。(3)结账执行“处理、月末结账”命令，打开“月末结账”对话框。单击“开始结账”按钮，系统自动检查与财务系统的对账结果，单击“确定”按钮后，弹出“月末结账成功完成!”提示框。单击“确定”按钮。10. 2008年2月份业务(注:当月原始录入或新增的资产不允许资产变动业务)准备:选以“2008-2-1重新注册系统。(方伟),上一页,下一页,返回,6. 6 本章实训,(1)业务1(资产部门变动)的步骤如下:操作:执行“卡片、变动单、部门转移”命令，打开“固定资产变动单”窗口，如图6-22所示，输入卡片编号“ 00007 ”，单击变动后部门选“供应部”，输入变动的原因“调拨”，单击“保存”按钮。(2)业务2(资产变动原值增加)的步骤如下:操作:执行“卡片、变动单、原值增加”命令，打开“固定资产变动单”窗口，输入卡片编号“00002” ,输入增加金额“3000” ,输入变动原因“添加配件”，如图6-23所示，单击“保存”按钮，进行制单处理。,上一页,返回,图6-1 固定资产系统与其他系统的关系,返回,图6-2 手工方式下固定资产业务流程,返回,图6-3 固定资产管理子系统业务流程,返回,表6-1 控制参数,返回,表6-2 部门对应折旧科目,返回,表6-3 资产类别,返回,表6-4 增减方式的对应入账科目,返回,表6-5 原始卡片,下一页,表6-5 原始卡片,返回,上一页,图6-4 固定资产注册界面,返回,图6-5 固定资产初始化-折旧信息,返回,图6-6 固定资产初始化编码方式,返回,图6-7 固定资产初始化账务接口,返回,图6-8 固定资产初始化完成,返回,图6-10 部门对应折旧科目,返回,图6-11 资产类别设置,返回,图6-12 增减方式的对应入账科目设置,返回,图6-13 资产类别参照,返回,图