会议会展策划课件.ppt
,会议会展策划,目录页,目录页,会议策划的流程,会议日程、议程,会议方案,过渡页,过渡页,会议策划的流程,会议策划与准备,会议策划的流程,会议策划是会议的总体构思,会议策划与准备,会议策划的流程,搞清楚“想法”,想法目的预算,会议策划与准备,会议策划的流程,搞清楚“思路”,会议策划与准备,会议策划的流程,会议地点的选择,会议策划与准备,会议策划的流程,会议的整体规划,头脑风暴法名义小组讨论电子会议群体互动,细化到执行层面工作时间进程表任务分工表物品清单成本分析表,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,1.成立会议机构、人员选择,会议策划与准备,会议策划,1.成立会议机构、人员选择,人格特质,迈尔斯-布里格斯类型指标外/内向型（E/I）领悟/直觉型(S/N)思维/情感型(T/F)判断/感知型(J/P),会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,组织组 外倾、领悟、情感、知觉ESFP会务管理组 外倾、领悟、思维、判断ESTJ后勤组 外倾 、领悟、思维、判断ESTJ秘书组 外倾、领悟、情感、知觉ESFP宣传组 外倾、直觉、情感、知觉ENFP技术组 内倾、领悟、思维、判断ISTJ财务组 内倾、领悟、思维、判断ISTJ保卫组 内倾、领悟、思维、判断ISTJ,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,大型会议大都市培训活动专业培训中心、旅游胜地研究和开发会议安静场所企业经销商年会风景名胜重大奖励和表彰知名会场交易会和新产品展示会交通便利,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,考虑预算营利性非营利性政府会议、专业学术会议、经销商会议 营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算，并据此选择合适的会议举办地。 同样地，在考虑会议举办地时，会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内，但对食品、睡房及结账程序的效率等考虑得较少。,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,商务型酒店度假型酒店,市中心市郊,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件： 报价方接受和同意会议名细表中各项事宜； 报价房应是后选名单中较好的一个； 对报价方拟订的合同条款基本接受。,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,亲临现场实地考察 会见能做决策的人。对方建议的日期去进行参观不要出于个人原因再次参观酒店；以一个普通客人身份还是以贵宾身份前往考虑另一家酒店作为“备选”。,会议策划与准备,会议策划,课桌式（教室式）,有桌有椅，适合讲座、培训等,会议策划与准备,会议策划,剧场式,只有椅子没有桌子，或是只有前几排有桌的,会议策划与准备,会议策划,U型台,U型台或回形台，都是大家围绕在一起进行会议，适合小规模会议或研讨会,博鳌亚洲论坛会员大会,会议策划与准备,会议策划,鱼骨式,像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的培训会,会议策划与准备,会议策划,圆桌形,圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议,圆桌会议的由来,博鳌亚洲论坛青年领袖圆桌会议,会议策划与准备,会议策划,圆桌形,圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议,华商领袖,会议策划与准备,会议策划,其他种类,会议的形式不是固定不变的，有时会有多种会议类型混用，如双U，就是把U型和课桌式结合一起；按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。,会议策划与准备,会议策划,宴会型,会议策划与准备,会议策划,鸡尾酒会,会议策划与准备,会议策划,签字仪式,较为特殊的会议种类，适用签字类型的发布会，一般摆台分为台上台下两种。,会议策划与准备,会议策划,会见式,是由贵宾接见而来，档次较高,会议策划与准备,会议策划,除了以上常见的会场布置类型外，还会出现如T形、E形、多U形等。 不管采用何种形式，会议室布置的目的都是为会议服务的，或方便进出、或增强沟通、或传递信息，在布置前一定要与会议策划者详细探讨。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第一，环绕式的座位安排。 在会场中不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。这样的座次安排，比较人性化，没有明显的地位区分，大家也能够畅所欲言、不致过分拘谨。这与茶话会的主题最相符，也最流行，但不适合一些主题严谨的会议,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第二，散座式的座位安排。 散座式安排，大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会，座椅、沙发自由地安放组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置，这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排，适合私下的沟通和交流，当然，这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第三，圆桌式的座位安排。 在会场上摆放有一张圆桌，请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中，可以不用拘泥诸多的礼节，主要记住以门作为基准点，靠里面的位置是主座就可以了。面门为上、以里为尊，这就是圆桌式座位安排的基本原则。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第四，方桌式座位安排。 在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在长方形桌子的短边，或者是比较靠里的位置。以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第五，主席台式座位安排。 在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，这个在安排座位时有明确的规则。首先主席台必须排座次、放座次牌，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,长形座会议席次安排,1,2,3,8,4,5,9,7,6,演讲台,来宾方,主办方,1,2,3,8,4,5,9,7,6,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,主席台人数为偶数,会议策划与准备,主席台人数为奇数,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,内宾接待席次,来宾随从,主人随从,来宾,主人,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,主席团席次,背景板,主席台,1,2,3,8,4,5,7,6,主席团,会议策划与准备,会议策划,二、宴请的座次安排,宴请席次安排正常摆位,9号嘉宾,10号嘉宾,会议策划与准备,会议策划,二、宴请的座次安排,宴请席次安排主宾身份高于主人,9号嘉宾,10号嘉宾,会议策划与准备,会议策划,小轿车,面包车（中巴）,会议策划,会议食宿服务,一、对备选会议住宿机构的考察,调查汇总太原市会议住宿机构,会议策划,会议食宿服务,二、会议住宿房间的预定,会议策划,会议食宿服务,三、参会人员入住期间的住宿服务,会议策划,会议食宿服务,一、会议用餐地点、用餐方式的安排,1.会议用餐地点的选择餐饮场所的大小餐饮场所的环境厨房路径,会议策划,会议食宿服务,一、会议用餐地点、用餐方式的安排,2.对用餐时间 早中晚3.主要会议用餐方式围餐式自助式半自助式分餐式餐劵购餐式,会议策划,会议食宿服务,二、每餐菜单的确定和酒水的安排,1.确定每餐的菜单道数与分量花色品种多样性具有地方特色具有时令特征照顾参会人员的特殊用餐要求2.会议餐饮的酒水安排,会议餐饮,2014两会委员吃什么,3月2日，北京，政协经济界和农业界的驻地，记者探访委员驻地餐饮，政协委员们吃自助餐，用餐以简单为主，餐品比往年少了许多。凉菜三种，水果两样，肉菜有鸡腿，扣肉和小炒，没有酒。现场制作的有担担面、糊塌子、卷烤鸭。,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议策划,会议食宿服务,三、餐饮服务其他注意事项,1.提前一两天向会议供餐机构告知用餐人数2.辨认进餐者身份3.注意与会议供餐机构的随时沟通与协调4.做好引导工作5.考虑到不能按时用餐的参会人员,会议策划,会议食宿服务,四、会间茶歇的安排与服务,1.会间茶歇的安排时间、地点、茶点2.会间茶歇的服务,会议策划与准备,会议策划,4.会议文件的准备,会议文件的准备,会议通知,会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。是我国党政军各级机关乃至企事业单位、群众团体经常使用的公文文种，是应用写作中常见的一种文体。,会议文件的准备,会议通知,关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：为贯彻中发20023号和国转联20023号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：一、出席会议人员各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事(干部)处长各1名。军队出席会议人员的通知由省军转办另发。二、会议时间、地点会议定于6月18日在南京双门楼宾馆(南京市虎踞北路185号)召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8：15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。三、其他事项各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办。 中共江苏省委办公厅 江苏省人民政府办公厅 二二年六月十五日,会议文件的准备,会议开幕词、闭幕词,开幕词在表示欢迎后是介绍本次会议的意义、主办人的意愿的讲话。篇幅要求简短，内容切忌重复、啰嗦;语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼;语气要热请、友好。,毛主席开幕词视频,会议文件的准备,会议开幕词、闭幕词,闭幕词与开幕词一样，具有简明性和口语化两个共同特点，其种类与开幕词相同。 1. 凡重要会议或重要活动，与开幕词相对应， 2.闭幕词通常要对会议或活动作出正确的评估和总结，充分肯定会议或活动所取得的成果，强调会议或活动的主要精神和深远影响，激励有关人员宣传会议或活动的精神实质和贯彻落实有关的决议或倡议。,会议文件的准备,会议讲话稿,闭幕词,会议文件的准备,讲话稿,广义：讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义：讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。,内容针对性篇幅的规定性语言得体性起草集智性交流具有互动性,会议文件的准备,讲话稿,工作类：成绩、经验、缺点等进行归纳总结。对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行 研究部署的讲话稿。态度鲜明，目的明确，内容单一，层次分明，逻辑严密，语气坚定，针对性强，号召力强，简洁明快。庆祝、纪念：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。这类讲话稿既肯定和颂扬历史事件的重大意义和历史人物的丰功伟绩，还要立足当前、面向未来。揭示其现实意义，对继承光荣传统，弘扬革命精神提出具体要求。,会议文件的准备,讲话稿,省长在全省教育工作会议上的讲话,进一步学习和发扬鲁迅精神在鲁迅诞生110周年纪念大会上的讲话,会议文件的准备,讲话稿,会议文件的准备,会议其他文件,会议须知、日程安排、服务指南、分组名单、住宿名单会议姓名卡片和证件供代表发言、交流用的典型经典材料、学术论文、各种讨论稿供信息发布的简报、新闻稿 随时印制文件，准备好打印设备,会议策划与准备,会议策划,5.会议后勤保障,正文 .项目三,会议交通服务,一会议用车制度及工作人员的确定,会议交通制度化,会议用车制度车辆检查维护制度车辆征调租用办法车辆调度办法会议车辆停放办法会议停车指挥办法意外情况应急办法与会人员职责规定,职责不清安全隐患滥用车辆,预防,1.会议用车制度化,正文 .项目三,会议交通服务,一、会议用车制度及工作人员的确定,2.会议用车工作安排,1.合理计划、及时筹齐会议用车2.合理调度、使用车辆3.预定停车场地，做好不同车辆规划4.印发车辆通行证，指挥停车5.车辆日常保养,正文 .项目三,第 3 页,会议交通服务,一、会议用车制度及工作人员的确定,3.会议用车的人员管理,优秀的司机,专业水平,综合素质,随车人员,安全、细致,正文 .项目三,第 4 页,会议交通服务,一、会议用车制度及工作人员的确定,3.会议用车的人员管理,安全、细致,正文 .项目三,第 5 页,会议交通服务,二、会议用车组织,节俭原则,正文 .项目三,第 6 页,会议交通服务,三、会议车辆的停放,1.停车场的准备和筹划,正文 .项目三,第 7 页,会议交通服务,三、会议车辆的停放,先外宾后内宾；先小车，后大车；先重点，后一般；先车队，后单车；先来停近，后来停远。,2.会议车辆停放的指挥管理,场地宽阔,场地狭窄,门前不便停车,会务人员先下车,正文 .项目三,第 8 页,会议交通服务,三、会议车辆的停放,2.停车场的准备和筹划,方阵停放,首尾相接纵列依次停放,齐头平列单横排停放,正文 .项目三,第 8 页,会议交通服务,三、会议车辆的停放,2.停车场的准备和筹划,斜排停车,正文 .项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,1.制定会议安全保卫工作方案2.维持会议场所秩序3.保护参会人员人身安全4.保护参会人员财产安全,正文 .项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,1.制定会议安全保卫工作方案,正文 .项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,2.维持会议场所秩序,会场外围环境检查出入证,正文 .项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,3.保护参会人员人身安全,会场内外环境详细勘察、调查、排除恐怖袭击、爆炸、火灾与公安部门联系勘察行车路线和观察游览地点原则：内紧外松，高度警惕,正文 .项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,4.保护参会人员财产安全,代管代存提前告知少到人多复杂的地方,正文 .项目三,会议的后勤保障,会议的医疗卫生服务,配备专职兼职医生，注意流行疾病及年老体弱者,正文 .项目三,会议的后勤保障,会场的清洁整理工作,清洁工作小组,每次会后的场地整理和重新布置重新布置，检查验收、遗落物品的管理,工作素质、综合素质,培训,监督,正文 .项目三,会议的后勤保障,会中突发事件的处理,会议安全策划1.成立会议应急小组2.制定会议突发事件应急预案,正文 .项目三,会议的后勤保障,会中突发事件的处理,各种会议突发事件的应对策略1.自然灾害2.恐怖袭击3.突发公共卫生事件4.示威抗议5.火灾6.其他紧急事件,国家自然灾害救助应急预案,会议策划与准备,会议策划,6.会议游览和联谊服务,1.会议参观与游览服务2.会议期间的联谊和休闲服务,会议策划与准备,会议策划,会议参观与游览服务的作用,1.加深参会者对议题的直观认识2.宣传与会议相关的工作场地、工作项目、产品和服务,会议策划与准备,会议策划,与会议议题相关的参观,会议策划与准备,会议策划,会议参观的安排,会议策划与准备,会议策划,较长的会议，特别是在旅游地召开的会议，一般都安排与会者到名胜古迹游览。,资金预算,旅游方案,年龄经济条件旅游偏好,景点路线,会务组应列出时间安排表、统计游览人数、预订门票、预定参会者住宿、准备车辆。,会议策划与准备,会议策划,游览过程的陪同与服务,会议策划与准备,会议策划,会议期间的联谊和休闲服务,1.会议宴会2.安排观看节目表演3.为参会者购物提供咨询和服务4.其他联谊和休闲活动,会议策划与准备,会议策划,会议宴会,会议策划与准备,会议策划,安排观看节目表演,会议概述,会议的成本分析,先请各位管理者思考一下？,会议有哪些成本？,会议概述,会议的成本分析,一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是：,时间成本,金钱成本,效益成本,机会成本,会议成本,会议概述,会议的成本分析,时间成本参加会议的人数（与会者的准备时间与会者的旅行时间正式会议时间会议休息及耽搁时间）。,而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。,会议概述,会议的成本分析,金钱成本开会的时间成本与会人员平均每小时的工资场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。,会议概述,会议的成本分析,2013年6月，审计署公布了57个中央部门单位2012年度预算执行情况和其他财政收支情况审计结果。审计发现，半数以上中央部门单位都存在计划外召开会议的问题，有的一年计划外召开的会议数量高达200多个。,新修订的中央和国家机关会议费管理办法明确要求，会议费应纳入部门预算，并单独列示。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。,为贯彻落实中央关于改进工作作风，密切联系群众八项规定及实施细则，推进厉行节约反对浪费制度建设，改进会风，精简会议，进一步加强和规范会议费管理，我们制定了中央和国家机关会议费管理办法。从2014年1月1日起施行。,会议概述,会议的成本分析,会议费报销时必须附上会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到单、定点饭店提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证，并采用银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式支付。,此次出台的办法新增“会议费公示和年度报告制度”一章。单位应将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，具备条件的应向社会公开。,会议概述,会议的成本分析,新办法将各单位会议分为四类，所有会议纳入管理。,会议概述,会议的成本分析,会议概述,会议的成本分析,会议概述,会议的成本分析,值得关注的是，为落实中央八项规定要求，办法对会议活动提出了11条禁止性规定：严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费；会议用房不得安排高档套房；会议用餐应严格控制菜品种类、数量和分量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品等。,会议概述,会议的成本分析,效益成本参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。,会议概述,会议的成本分析,机会成本开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。,会议概述,会议的成本分析,警惕会议成本,日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本每小时平均工资的3倍2开会人数会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。,日本的会议管理,会议策划与准备,会议策划,一、会议议程,1.1定义 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。 会议议程起着维持会议秩序的作用。,会议策划与准备,会议策划,一、会议议程,1.2 内容,会议策划与准备,会议策划,一、会议议程,1.3 案例,会议策划与准备,会议策划,一、会议议程,1.4 编制原则,会议策划与准备,会议策划,二、会议日程,会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，以“天”为单位，对会议议程的各项内容按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助，如聚餐、参观、考察、娱乐等。 日程表明会议发展的进程，同时也是对完成各项议程所需要的时间的预测和必要的限制，以提高会议效率。是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。,2.1 定义,会议策划与准备,会议策划,二、会议日程,2.2 案例,会议策划与准备,会议策划,二、会议日程,2.3 编制注意,会议策划与准备,会议策划,三、会议程序,一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。 会议程序是会议议程的具体化和明细化，可供会议主持人直接操作及掌握节奏。,3.1 定义,会议策划与准备,会议策划,三、会议程序,3.2 案例,会议策划与准备,会议策划,小结：议程、日程、程序区别,会议策划与准备,会议策划,注意,会议策划与准备,会议策划方案,2022/11/27,
