机关单位档案业务培训课件.pptx

全 市 档 案 业 务 培 训,海宁市档案局,1,.,2,.,档案收集的概念,档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动，档案接收是指档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道，具体包括：（1）机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的文件的接收；（2）机关、企业、事业单位对那些未及时归档的文件的补充收集；,3,.,哪些要归？,机关文件材料归档范围包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,4,.,哪些不归？,机关文件材料不归档范围也包括四个方面：一是上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,5,.,注意点,本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，每年将自己的发文放办公室柜子里查阅。二是其他重要资料可以装作一本做资料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随意处理。一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。,6,.,确定归档和不归档范围时要注意,把握归档的重点：应该以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件为主。 凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。凡属本单位不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。 本单位对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。 本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。,7,.,确定归档和不归档范围时要注意,注意收集这些经常容易漏掉的文件材料：一是内部及直属单位的专门文件材料。二是“白头文件材料”。如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿，党组（党委）或行政会议记录等；三是会议文件材料。四是非纸质文件材料。如照片、录音带、录像带、电子文件、荣誉证书、锦旗、印章等实物；五是收发文件的处理单，真实地记录了文件的形成、办理过程，有保存价值的都应归档。许多单位发文没有保存文件处理笺，有的连底稿都没有保留。如果领导签字的依据都丢了，这个文件的价值也降低了很多，有不良企图的甚至可以伪造文件进入档案室，以便以后利用。因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。,8,.,归档文件收集要转变认识上的误区,一是认为红头文件应归档，白头文件可不归（比如有些单位本级发文收集很齐，可工作计划、总结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由不归档，事实上，红头文件固然重要，白头文件同样非常重要）；二是认为上级文件都应归档，而本级文件无所谓（例如有些乡镇上级文件收得很齐，而本乡镇发文和组织党群、统计和七所八站的文件收得很不齐；有些会议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册却没有，事实上，本级文件是最重要的，如果遗失了，以后再也无法弥补，而上级文件遗失了可到上级主管部门查找）；三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理；四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档；五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案是最重要的。,9,.,档案收集的具体抓手,一是看国家档案局8号令：“收什么？什么时候收？”,10,.,文书档案类（本单位形成）,定义：文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。（1）本单位形成的文件材料归档范围有三类：一是会议文件材料。二是正式文件。三是较重要的材料。,11,.,本单位形成的文件材料归档范围,一是会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料；二是正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿；,12,.,本单位形成的文件材料归档范围,三是较重要的材料。指本单位形成的“账外文件”，如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、财务报表、交接手续、机构、人事（含人事日常工作）、合同、协议、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访、领导的批示、领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的文件材料；反映本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、重要活动的剪报、荣誉证书、声像材料、实物等。,13,.,文书档案类（上级单位形成）,（2）上级单位的文件材料的归档范围包括：一是需贯彻执行的会议主要文件材料，本单位主要业务的文件及非本单位主管业务的法规性文件；领导人、人民代表等视察、检查本单位的文件材料（含声像材料）；二是代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本（包括报纸、刊物转载的文件材料）；,14,.,文书档案类（同级、非隶属单位）,（3）同级单位和非隶属单位的文件材料的归档范围有：一是虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件；二是对本单位检查的重要文件；三是重要的来往文件。,15,.,文书档案类（下级单位）,（4）下级单位的文件材料的归档范围有：一是下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、报表、预决算及法规性备案文件；二是直属单位报送的重要科技管理性文件材料。,16,.,业务档案类,主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。以司法局为例：设置单独类别的业务档案有：公正业务档案、律师业务档案、社区服刑人员档案、法律援助档案等,17,.,科技档案,科技档案主要分为基建类和设备类。基建类：单位办公楼建设相关资料、内部装修资料等。,18,.,科技档案,科技档案主要分为基建类和设备类。设备类：服务器、办公电脑等。,19,.,会计档案,(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。,20,.,特种载体档案,1.实物类：包括证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾、活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章、印信（包括旧印章、印模、徽标），以及其它有重要保存利用价值的实物,21,.,特种载体档案,2.照片类： 2.1普通照片,22,.,特种载体档案,2.照片类： 2.2数码照片,23,.,特种载体档案,3.磁介质类：包括光盘、移动硬盘等,24,.,档案收集的具体抓手,二是看各单位根据自己实际新修订的归档范围和保管期限表：“每个内设科室对应哪些文件？”归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承担，单位档案管理人员负责指导。以市委党校制定的归档范围和保管期限表为例，右侧为内设科室教育科（信息管理科）对应归档文件的范围。,25,.,归档的时间节点,归档时间是指文书部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。各单位文书档案执行行政年度（每年1月1日至12月31日止），应在次年六月底前归档；确保按时完成一般可运用三种形式结合收集:（1）随办随归;（2）定期收集;（3）年终集中收集,26,.,归档文件收集小技巧,Tip1：文书先行、下发通知以办公室或行政科名义向各职能部门下发档案收集通知，明确收集内容、收集要求和移交时间，并从本单位归档范围和档案保管期限表中截取相应部门的归档内容，以明确要求。,拟发档案收集通知,27,.,归档文件收集小技巧,Tip2：高层路线、会议要求提请档案工作分管领导或档案工作部门负责人在一定场合或会议上对做好归档文件收集工作提出要求，然后上门进行收集。,会议上对档案收集提出要求,28,.,归档文件收集小技巧,Tip3：主动出击、各个突破档案工作人员逐一通知各职能部门兼职档案人员，要求移交上年度应归档文件，并明确移交内容、移交要求和移交时间。,喂，小王，要开始收集归档文件啦！,29,.,归档文件收集小技巧,丰富优化,突出自我,做好档案收集工作，必须坚持八字方针，那就是：,30,.,31,.,全宗卷规范修订内容：,本次修订，依据GB/T1.1-2000标准化工作导则第部分：标准的结构和编写规则，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改：1.根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改；2.新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容3.根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。,32,.,全宗卷概念,全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。,新版全宗卷,33,.,全宗卷的编制原则,（1）档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。（2）全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。（3）全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。（4）综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。,34,.,全宗卷的内容构成（第一盒）,全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。（含年检材料）,35,.,全宗卷的内容构成（第二盒）,档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。,36,.,全宗卷的内容构成（第三盒）,档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。,37,.,全宗卷的内容构成（第四盒）,档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。,38,.,全宗卷的内容构成（第五盒）,档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。,39,.,全宗卷的内容构成（第六盒）,档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。,40,.,全宗卷的内容构成（第七盒）,档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。,41,.,全宗卷的内容构成（第八盒）,新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。,42,.,全宗卷的内容构成（第九盒）,综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，涉及多个全宗的文件材料（大部分档案室不涉及）。,43,.,全宗卷的整理,装订：以件为单位进行整理装订，每件敲全宗卷件号章，按大流水填写件号。分类：按以上全宗卷内容构成按第1至9盒进行分类。排序：按形成时间顺序排列，新增文件材料插入相关类目，向后接续排列,注意全宗卷章（左）和归档文件章（右）两者的区别,44,.,全宗卷的整理,编号：在文件材料首页上方的空白处进行编号，文件材料的编号由全宗号类号件号三部分组成。全宗号填写文件材料所属全宗的编号，类号填写全宗卷构成9个盒子的盒号，件号填写文件材料在类目中的流水号。,45,.,全宗卷装盒,文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。,-2,同一类别中一盒装不下的情况下，第二盒盒号的填写,-1,46,.,全宗卷盒,47,.,全宗卷的保管,全宗卷应与目录检索工具、档案日常管理台账等一起存放,48,.,全宗卷目录,49,.,50,.,全宗卷管理规范（2012年发布）,中华人民共和国档案行业标准（DA/T 122012）。本标准代替1994年发布的DA/T 1294全宗卷规范。,51,.,第一步：把好移交接收关,移交的时间节点：当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。例如：2016年度移交接收的是2014年度的会计档案,52,.,第一步：把好移交接收关,移交的手续：单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。,53,.,移交登记表及移交清单样张,54,.,第二步：会计档案材料的分类,会计档案可分为：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计材料,55,.,行政事业单位会计档案的分类,56,.,第二步：会计档案材料的初步分类,为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。,57,.,第二步：会计档案材料的初步分类,会计凭证：包括行政单位和事业单位的各种会计凭证（保管期限：30年）。,58,.,第二步：会计档案材料的初步分类,会计账簿：包括总账，日记账，明细分类、分户账或登记簿，保管期限：30年。,59,.,第二步：会计档案材料的初步分类,财务会计报告：包括部门财务报告（保管期限：永久）、部门决算（保管期限：永久）。,60,.,第二步：会计档案材料的初步分类,其他会计材料：包括银行存款余额调节表（保管期限：10年）、银行对账单（保管期限：10年）、纳税申报表（保管期限：10年），会计档案移交（保管期限：30年）、保管（保管期限：永久）、销毁清册（保管期限：永久），会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。,61,.,第三步：会计档案的编号,编制流水号：同一个年度内按照保管期限：永久-30年-10年的顺序依次将财务报告、账簿、凭证等会计材料编制流水号，一个年度一个流水号。,注意：会计凭证的存放应该采用专用凭证柜保管，避免档案柜存储空间的浪费。,62,.,第二步：会计档案的著录,建议先将条目逐条输入共建共享平台后，通过平台打印纸质目录及封面备考表等。,63,.,第二步：会计档案的著录,建议先将条目逐条输入共建共享平台后，通过平台打印纸质目录及封面备考表等。,64,.,65,.,关于数码照片档案的定义,数码照片 （digital photos）用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机 等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。 数码照片档案 digital photographic records 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。,66,.,关于数码照片档案的两个术语,照片组 photos group有密切联系的若干张数码照片的集合（如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，全部存储到同一层级文件夹内）。EXIF 信息 exchangeable image file information 数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。,67,.,数码照片归档范围和归档要求,一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。 二、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象 的数码照片。 三、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风 俗和著名人物的数码照片。 四、其他具有保存价值的数码照片。,（一）本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片； （二）本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片； （三）领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数 码照片； （四）本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片； （五）本单位历届领导班子成员的数码证件照片。,68,.,数码照片保管期限,数码照片档案的保管期限分为：永久、30年、10年。但是为了存放、使用方便，在移动硬盘的存储路径上不在细分永久、30年、10年目录层次，但是在文件命名中，保管期限应当有所体现。,69,.,归档时间及归档要求,归档时间：拍摄完成后及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。归档要求：1.归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码 照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理。2.对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片 归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。3.归档数码照片格式为：JPG格式。4.归档数码照片应添加文字说明，综合事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括照片反映主要内容,70,.,照片组题名、文字说明示例,时间：20160606照片组题名：海宁市档案局在市鹃湖水库举办“兰台风采-潮乡档案人定向越野赛”照片文字说明：海宁市档案局副局长徐炳林、档案局工作人员及市级机关获奖档案员合影摄影者：石晨阳,71,.,整理和著录,分类和排列：同一全宗内的数码照片档案按“年度-照片组”分类。同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。命名：整理过程中对数码照片文件进行重命名，命名规则为：“年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。年度：4位；照片组：4位，同一年度内按0001开始编号；张号：4位，同一照片组内按0001开始编号。,72,.,照片命名示例,2017年省内首个家庭档案馆在海宁开幕，拍摄了一组数码照片为本年度第二组照片，存储格式为 JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：034-1-2017-0002-0001.jpg。,73,.,数码照片档案著录项目及说明,74,.,数码照片档案的存储,存储结构数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储可在移动硬盘根目录下建立“XX单位数码照片档案”文件夹,75,.,数码照片档案的存储,在此文件夹下依次按不同年度和照片组建立层级文件夹，并以年度命名层级文件夹,76,.,数码照片档案的存储,在此文件夹下依次按不同年度和照片组建立层级文件夹，并以照片组号命名层级文件夹,77,.,数码照片档案的存储,照片文件名按“全宗号-保管期限-年度-照片组号-张号”按形成时间依次命名,78,.,数码照片档案存放路径示例,该组数码照片存放在的最终路径如下：E：海宁市档案局数码照片档案20170002,79,.,数码照片档案的存储,推荐采用移动硬磁盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。数码照片档案应存储应一式两套进行双备份，一套封存保管，一套供查阅利用。,80,.,数码照片档案的利用和鉴定销毁,利用数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保数码照片档案的 信息安全。 鉴定销毁 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴定、销毁工作。,81,.,谢 谢 大 家,82,.,谢谢观看！,