机关公文处理培训课程课件.ppt
党政机关公文处理培训,公文处理工作是党政机关的一项基础工作、核心业务，是党委和政府实施领导、行使职能比不可少的重要环节和工具。办公室主任岗位重要、职责特殊，需要具备能参善谋、综合协调等多种能力。但在多种能力中，公文处理是立身之本，是办公室工作的最核心基本功。要站在讲政治、讲大局的高度，深刻领悟好此项工作的极端重要性。,一是公文格式二是公文办理三是几点感受党政机关公文处理工作条例和党政机关公文格式（GB/T97042012）是文秘人员必须学习的知识。,第一部分 公文格式（党政机关公文格式已经统一，对基层单位的公文格式可有一定的“容忍度”）,一、公文用纸幅面尺寸及版面要求,1、幅面尺寸 公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm. 2、版面 1、页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为37mm1mm,公文用纸订口（左白边）为28mm1mm,版心尺寸为156mm225mm.说明：要理解什么是版心，版心设置错误将会影响文件的质感和美感，很多单位版心设置较随意。,2.字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。 特殊说明：密级、保密期限、紧急程度使用3号黑体，签发人姓名使用3号楷体，标题采用2号小标宋，版记中的要素使用4号仿宋体。 3、行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特殊情况可作适当调整。（解析：太紧太宽显得不美观）说明：党委系统可以按照今年1月1日调整后版式、字体编排，也可以按照2012版国家标准编排。政府系统未变。4、文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色为黑色。,二、印制装订要求1、制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm.2、印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm.3.装订要求 应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm,裁减的成品尺寸允许误差2mm,四角成90，无毛茬或缺损。说明：骑马钉或平钉的公文钉位应当为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处。（很多单位装订随意性很大）,三、公文格式各要素编排规则 （一）公文格式各要素的划分 本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三个部分。 版头：公文首页红色分隔线以上部分 主体：公文首页红色分隔线以下，公文末页首条分隔线以上部分 版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上部分,版头示意图,（二） 版头（一次调好，以后就照搬使用） 1.份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。说明： 份号：指公文印制份数的顺序号。并不是所有公文都需编制份号。涉密公文应当标注份号。公文印发机关可自行掌握份号字体。,2.密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二项；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。说明：99版：编排在版心右上角第一项 一般密级与保密期限之间可用“”分隔，绝密、机密、秘密间不空格；如果只标密级不标保密期限，绝密、机密、秘密两字之间空一字。密级与保密期限位置从右上角移到了左上角密级和保密期限顶格编排在版心左上角第二行。,3、紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，定格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、密级、保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。说明：99版：顶格编排在版心左上角；根据紧急程度：紧急公文分别标注“特急”、“加急”。编排有三种情况：1、只有份号，无密级和保密程度，编排在版心左上角第二行；2、有份号、密级和保密期限，编排在版心左上角第三行；3、份号、密级和保密期限都没有，编排在版心左上角第一行。,4.发文机关标志,由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字，颜色为红色。 联合行文时，如需标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。也可单独使用主办机关发文标志（推荐单独使用）说明：规范性简称：应由上级机关规定，也有本级机关规定。 发文机关字号：国务院文件为：22mm15mm(高宽)，此为高限。原则上不大于上级机关。 发文机关标识位置：上边缘至版心上边缘为35mm。（上、 下、平行文统一） 联合行文：主办机关在前，分行连续标注联署发文机关，“文件”居右侧，上下居中排布。,5.发文字号（很多单位发文字号不规范，如机关代字过简过长，“发”、 “报”、“函”混用） 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应全称，用六角括号括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名统一行。说明： 发文字号：发文机关代字、年份、发文顺序号组成，是公文身份的标志发文机关代字：规范化宿写加“发”、“函”等组成。 年号：用四位年代号2012 发文顺序号：统一流水号；建议以不同发文形式分别统一编 号发文字号采用3号字体，置于发文机关标志下空二行的位置。 如是上行文，则居左排布，并左空一字，与右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。 联合行文：应使用主办机关的发文字号。,6.签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人名字用3号楷体字。 如多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人对齐。 说明：签发人：上行文必须标注签发人姓名（机关主要负责人） 签发人位置编排：单一机关或两个机关联合行文：签发人与发文字号同处一行，右空一字。 三个及三个以上机关联合行文：发文机关标志下空二行编排“签发人”，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字；多个签发人，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,7. 版头中分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线说明： 红色分隔线高度：0.35mm0.5mm.具体高度可根据发文机关标志字体字号确定。,(三)主体,1.标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。说明：标题：由发文机关名称、事由、文种组成。 三个以下机关联合行文时，应列出所有发文机关的名称； 四个及四个以上机关联合行文时，可采用排在前的发文机关名称加“等”的方式。 公文标题中：除法规、规则名称加书名号外，一般不用标点符号。标题字体：2号小标仿宋，居中排布于红色分隔线下空二行 的位置。,标题存在问题（很多单位普遍存在的一个问题）,标题是“门面”，看文先看标题，重要性不言而喻。一、标题语句不通，结构杂糅，冗长拖沓。如关于落实区领导在成都市人民政府办公厅政务信息第234期“青羊区蝉联第3届全国教育改革创新特别奖”信息上批示情况的报告；“关于落实区委领导批示交办事项”整改情况的报告等二、断行不规范，不美观。,成都市锦江区教育局关于成都益楷文化传播有限公司投资兴办“成都七中外国语”学校的请示（解析：如“成都七中外国语”学校不能断开，“的请示”可以撑开，显得美观些）,三、文种选用存在诸多问题,（一）错用文种。一是请示、报告不分，二是通知、意见不分，三是函、请示、报告不分。 （二）把非法定文种当成法定文种。如，把方案、计划 、总结、汇报、制度等直接编号发文。 （三）文种作为公文标题。 （四）不相隶属的部门之间请求批准和答复审批事项误用请示报告，应用函。,2.主送机关,主送机关编排与标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。说明： 主送机关：应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。对于上下文，原则上只能有一个主送机关。 同类型机关统称：各区（市）县政府，市级各部门，各单位。 主送机关顺序：一般按重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类用顿号，不同类用逗号，最后一个主送机关用冒号。,3.正文（结构层次序数应正确使用，对公文的结构框架、美观质感均有影响） 正文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。说明： 发文机关过多时，建议只使用主办机关；也可以将所有联署发文机关标志号宿小、行距缩小，直至保证显示正文。 主送机关过多：将主送机关移到版记中，编排在抄送机关上一行的方式解决。 签发人过多：可以采取增加每行签发人编排个数办法解决。正文一般采用3号仿宋体字。 公文文中结构层次，一般不超过四层；,4.附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件：1. ）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,5.发文机关署名、成文日期和印章（较为复杂，简单了解即可）1、加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端中、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内。 联合行文：一般将各发文机关署名按照发文机关顺序排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文一行之内。,2、不加盖印章的公文 单一机关行文：在正文（附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文：应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,3.加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。 联合行文时：应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。 签名章一般用红色。,4.成文日期中的数字 由阿拉伯数字将年、月、日标全称，月、日不编虚位（即1不编为0）。5.特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容纳下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。,说明：三个要素编排规则变化较大：-三要素放在一起规定，构成了公文生效的标志；-明确了成文日期用阿拉伯数字；-对于加盖公章的公文，要求一般同时标注发文机关署名和成文日期，成文日期右空四个字；-对于不加盖印章的公文，给出了发文机关署名和成文日期的编排要求；-对于加盖签发人签名章的公文，对签发人职务、签名章和成文日期提出了编排要求。,发文机关署名用全称或规范化简称。单一行文、联合行文时一般须标注发文机关署名。 成文日期生效日期、生效标志确定原则：以会议正式通过日期为准；以发文机关签发人签发日期为准；联合行文的公文，以最后签发的机关负责人签发日期为准。,印章公文生效的标志、公文效力表现形式上行文，必须要加盖公章；纪要一般不加盖公章；联合下行文，所有联署行文机关都要署名、加盖公章。特殊情况处理：1、当正文之后的空白只有一两行时，加宽行距，至少将一行文字移到下一页；2、如果空白差一两行便可容下印章，宿小行距，挤出印章空间；3、如还不能解决，可以采取“此页无正文”方法解决。,6.附注 如有附注，居左二字加圆括号编排在成文日期下一行。 说明： 附注：是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需要注意事项加以说明。印发范围：一般针对下行文和平行文，如“此件公开发布”、“此件发至县团级”。 “请示”件应在附注中注明联系人及联系电话。,7、附件。 附件应当另面编排，并在版记前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。,说明： 附件：是公文的有机组成部分，同公文具有同等效力。 附件位置： “附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。如有多个附件，必须紧跟附件顺序号，顺序号无须加冒号；附件标题编排在首页第三行居中位置；附件序号、附件标题必须与附件说明中内容一致；附件编排与主题内容要求一致。 如果附件不能与正文一起装订：则应在附件首页版心左上角第一行定格标注公文的发文字号加“附件”二字以及附件顺序号。如“成府发201212号附件1”。,附件存在的问题,一是把正文当附件。写明报送、批转、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件。二是把内容沾边的都作为附件，导致文件篇幅过长、感觉不伦不类。,（四） 版记 1、版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm）,中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重回。说明：版记：抄送机关、印发机关、印发日期等要素版记位置确定要注意：-一定要在偶数页。-如果附件是被转发的文件，该文件也有版记，转发文件还是应标识自己的版记。分割线的宽度同版心宽度，即156mm.,2.抄送机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加前角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关，又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。说明：抄送机关：应按一定顺序排列，先上级机关，其次同级机关，再次下级机关。同级机关按党政军群顺序排列。抄送机关：版记中第一个要素，使用4号仿宋体字，左右各空一字。抄送机关间标点符号使用方法：同系统同级机关间用顿号分隔，不同系统机关间用逗号分隔，最后一个抄送机关用句号。,3.印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位，后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分分隔线隔开。说明： 印发机关：一般指各机关的办公厅（室）或文秘部门。 翻印文件：应给出翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期的下方位置。（翻印文件是避免层层转发文件的一种做法） 如有主送机关、抄送机关等要素，应将其置于印发机关和应发日期之上，用一条细分隔线隔开。,（五）页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。说明：无变化,（八）公文中的横排表格 A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在顶口一边，双页码表头在切口一边。,四、公文的特定格式,（一）信函格式信函格式（便签公文）是一种使用范围广、简单易操作的公文载体。 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上边页为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘排在第一条红色双线下，按顺序自上而下排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。首页不显页码。 版记不加印发机关、印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心最下方。,问题1：首页标示页码。指导意见：信函格式公文首页不显示页码。问题2：第2条红色双线标注在末页。指导意见：两条红色双线均应标注在首页上。,问题：首页标示页码,其他错误：无主送机关,问题1：未标第2条红色双线。问题2：除首页外的其他页面也未标页码。,问题3：版记中误加印发机关和印发日期。指导意见：信函格式公文版记中不加印发机关、印发日期，只有抄送机关。其他错误：主送机关应是区委而非区委办公室。,信函格式公文范例,（二）命令（令）格式,发文机关标示由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。 发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。 签发人职务、签名章和成文日期的编排：正文下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字编排签发人职务，相对于签名章上下居中。,（三）纪要格式,纪要标志由“纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。（如图） 标注请假和列席人员名单的方式与标注出席人员名单相同。 纪要格式也可以根据实际制定。,第二部分公文办理（收文办理）,收文可分为阅知性公文（以下简称阅件）和批办性公文（以下简称办件）两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。 （一） 签收。 1. 上报区委、区政府文件。在区委工作规则和区政府工作规则严格按公文的报送程序要求：文件不得直接送区领导，区委通过区委办公室综合科、区政府通过区政府办公室机要科。重要工作的文件，要先向区领导和分管主任汇报后再正式行文。,2. 公文交换箱文件的签收。 （1）签收时间要求，每天至少要有4个时间段收文（建议在每天上、下午的上班和下班时一定要签收文件）。 （2）遇网络不通、停电等情况无法签收文件时，一定要电话告知区委办综合科和区政府办机要科。（会议通知） 注：送区领导的文件不能通过交换箱传送，交换箱内的文件只送区委办公室、区政府办公室的领导。 （二）登记。部门报区委、区政府的文件按收文时间进行登记。,（三） 初审 1. 是否应当由本机关办理。 2. 是否符合行文规则。 常见问题有：一是乱报乱送、多头报送，把该报区政府的送到区委，有的以行政红头报区委。 二是请示中一文多事，且未提出可行的建议意见，矛盾上交。 三是将下级机关的请示事项原文转报上级机关。 四是报告中夹带请示事项。 五是越权向下级机关行文。主要是指党委、政府的少数部门和议事协调机构、群众团体等超越自己职权范围，向下级党委、政府下发指令性公文；一些社会团体、事业单位的公文满天飞。 六是向区委区政府办公室请示报告。 七是向区领导个人行文。区领导的批示办理情况的报告，一般不属于“上级机关负责人直接交办事项 ”范畴。 八是部门内设机构对外正式行文。如区委办的秘书科是不能对外正式行文的。,3. 文种、格式是否符合要求。 4. 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 常见问题有：未经协商就报文，已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文，多个机关联合行文未会签完毕就报文等。,(四)承办,提出拟办意见报机关负责人批示，或转有关部门办理（转办须有明确的授权，或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况）。,（五）传阅,1.正传。由前往后传，多用于阅知性公文。2.倒传。由后往前传，多用于请示类公文。3.并传。不是涉密件可分主送、分送，同时送相关领导传阅，第一时间知晓。,公文管理,（一）统一管理。要求公文由文秘部门或者专人管理。即收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。 注：废旧文件的销毁，请各部门与区保密局联系，进行统一销毁。 （二）安全保密。条例第29条规定，按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。机要文件管理人员要政治可靠，应选用经过岗前培训并成绩合格的正式工作人员，党的机关机要文件管理人员应为共产党员。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。,第三部分 几点感受,一是重视公文格式。包括各种文字材料的格式。好的格式是“衣装”、“门面”。二是培养公文写作能力，达到“以文辅政”的效果。（一个党工委和办事处的文件，某种程度上体现的是你这个街道的水平）。公文拟制达到基本的几点要求：结构框架合理、内容清晰、语句通顺、错别字很少。熟悉常用的几种公文写作方法，掌握几种常用公文的基本结构框架。三是掌握办文、办会、接待、调研、综合协调等办公室核心业务能力。,
