Word实战技巧——基本操作ppt课件.pptx

Word实战技巧,基本操作,在刚制作文档的时候，只需要先输入文字，不要设置排版格式，等输入好文字和其他对象后，再来为整篇文档设置格式，接着分别为局部元素设置格式，否则所做工作有可能会是无用功。在输入文字之前，也要先有一个初步的轮廓和计划，如文档的制作要求和规范，想象一下制作完成后的文档是什么样子的，这对后面的排版是非常有益的。,“显示格式”任务窗格（1）,在“显示格式”任务窗格中可以查看当前文档或选定文本的格式。在默认情况下，Word2010的功能区中没有显示“显示格式”按钮，我们可以通过设置将其放置到“快速访问工具栏”中，这个按钮对于格式的查看和设置都非常有用。,“显示格式”任务窗格（2）,操作步骤：“文件”“选项”“快速访问工具栏”“从下列位置选择命令”“不在功能区中的命令”“显示格式”“添加”按钮“确定”按钮,字体的选择 宋体,新建Word文档后默认的字体就是宋体五号字，也就是默认通用模板的样式。也就是“不知道选择什么字体的情况下就选择宋体”，无论是从形状、美观还是从庄重、韵味的角度来看，宋体都是很好的代表。它可以代表一种客观、典雅、严肃，几乎实用于一切场合，是一种近乎“完美”的字体。宋体也是公认的一种国际化字体，因为它与拉丁字母的印刷风格是相一致的。,字体的选择 仿宋,早期的打印机使用的都是仿宋体，我国在20世纪8090年代还曾经推广过“字体仿宋化”，所以仿宋字体目前仍然是代表庄重权威的政府机关、企事业单位红头文件的专用字体，已经成为一种“中国特色”，字体一旦成为仿宋，立刻就有严肃的感觉。,字体的选择 黑体,黑体肯定是厚重的代表，厚重、抢眼。多用于标题制作，有强调的效果。电影、电视唱词字幕字号较小，用宋体有时容易让人看了眼花，用清瘦型的黑体做唱词已被不便接受。,字体的选择 楷体,楷体清秀、平和，带书卷味，是我们练习使用毛笔写字时的必选字体。它也几乎成为启蒙读物中汉字的标准字体，是近、现代印刷品中追求书卷味的产物。在专业书籍中多用于表示主观文字或者个人特点浓厚的文字部分。例如私人信件、个人观点和讲话内容。,字体的选择 隶书,隶书颇具书法的意味，好的书法作品中，隶书 刚柔并济，是属于很难的一种，变现力十分丰富。不过在电脑排版时代的隶书字体缺乏一些变化，在一些追求古香古色韵味的场合可以考虑使用一些，不适合大篇幅使用，人民有时候可以用隶书，追求一种手工写成的效果。,字体的选择 雅黑,雅黑字体是为微软公司设计的屏幕显示汉字。它具有个性独特、结构优美、庄重大方、识别性强、块状效果好、显示清晰等优点。在当今数字化时代更是用途广泛。它可以说是最接近英语文字排版效果的字体。不到适合小级数文字的实用，更适合屏幕显示。,字体的选择 中宋,中宋可以说是常见字体中最为庄严的一个，它不仅大量地被用于制作公文，一些标语、重大会议，甚至殡仪馆的哀悼条幅都是用的中宋或者与它相仿的小标宋体。如果感觉它的力度还不够，可以将它加粗，那么肃穆的感觉就更加突出了。 除此之外，还有很多报纸、杂志经常使用的字体也可以根据需要安装在Word中使用。字体的使用在某些情况下决定了文档的风格，具有十分重要的作用。,字号的调整方法,1、字号大小（1）在Word文档中，字号的大小以“磅”为单位， 1磅0.3528毫米（2）字号大小可在11638磅范围内变化（3）在字号文本框中采用直接输入的方式，可支持字号最小调节步长为0.5磅。例如，可将字号设置为11.5磅、12磅，但不可设置为11.3磅、18.7磅等。,字号的调整方法,2、字号调整（1）“开始”选项卡“字体”功能组“字号”框的下拉三角按钮，在Word默认字号列表里选择“初号八号”、“572磅”（2）选中文本“字号”文本框输入字号值“Enter”键,字号的调整方法逐级增大/缩小字体,方法一：快速调整字号组合键组合键按住组合键不放，可在文档中实时观察字号的快速变化。,方法二：“开始”选项卡“字体”组 “增大字号/减小字号”按钮,逐级增大/缩小字号的变化规则,1、“逐级缩小字号”的变化规则（1）如果字号大小在72磅之内，则按照Word默认字号列表中的磅值，从大到小逐级变化（忽略42磅的“初号”和15磅的“小三”）（2）如果当前字号大于80磅，则第一次就减到离当前值最近的，且为10的整数倍的磅值，然后以步长为10磅递减。（3）特殊情况是如果字号是80磅，则直接跳到72磅。例如，当前所选文本的字号为106磅，按组合键，其变化序列式106 100 90 80 72 48 小初（36） 28,逐级增大/缩小字号的变化规则,2、“逐级增大字号”的变化规则刚好相反。 例如：33 小初（36） 48 72 80 90 100 1103、同步增大或缩小文本的字号,Open Type字体,在Word的版本系列中，word2010首次支持先进的字体排版OpenType格式，支持高级文本格式设置功能，其中包括连字设置，以及样式集与数字格式选择。 如 Gabriola字体拥有更为丰富的OpenType功能支持，有着广泛的样式应用集。,Open Type字体,具体应用方法如下：1、选中英文文本2、单击“开始”选项卡“字体”组的对话框“字体”选项卡“西文字体”列表中选择“Gabriola”字体3、单击“字体”对话框“高级”选项卡“样式集”下拉列表中选择编号“预览”效果“确定”按钮,Open Type字体,注意：（1）在没有安装OpenType字体的电脑上，打开带有OpenType效果的文档时，无法看到原来的效果。（2）并不是所有的OpenType字体在设置OpenType特性时都有效果（3）设置为OpenType特性后，通常会根据输入内容的不同而产生不同的效果。（4）对于中文而言，没有成型的OpenType中文字库。,Open Type字体,（5）当出现不能使用此高级功能是，首先应检查一下几个方面的问题。 A、如文档处于“兼容模式”下运行，默认禁止使用OpenType高级功能。 B、检查是否“禁用OpenType字体格式功能” “文件”选项卡“选项”“高级”选项卡最下方位置单击“版式选项”取消勾选“禁用OpenType字体格式功能”复选框“确定”按钮,输入带圈数字,方法一：插入“带圈字符”“开始”选项卡“字体”组“带圈字符”按钮打开“带圈字符”对话框“文字”文本框中输入数字,输入带圈数字,方法二：插入符号“插入”选项卡“符号”组“符号”按钮“其他符号”命令打开“符号”对话框单击“符号”选项卡“字体”集设置为“Arial Unicode MS”，“子集”设置为“带括号的字母数字”选择带圈数字“插入”按钮,数字类型转换人民币大写,用户在与金额打交道时，经常需要输入人民币大写，如果能够将输入的阿拉伯数字转为人民大写，无疑会提高输入的速度。,数字类型转换人民币大写,方法： （1）在文档中输入一个数字，比如654321，然后选中改数字。 （2）单击“插入”选项卡“符号”组“编号”按钮弹出“编号”对话框选择“编号类型”为“壹，贰，叁”单击“确定”按钮,输入商标、版权号,1、插入特殊字符 方法：单击“插入”选项卡“符号”组“符号”按钮“其他符号”命令打卡“符号”对话框“单击”特殊字符“选项卡选择字符单击”插入“按钮,输入商标、版权号,2、自动更正 在下图中选择“商标”打开下图“自动更正”按钮“替换”中输入“(r)”，类似方法可输入其他字符。,给汉字添加拼音并使汉字和拼音分离,1、给汉字添加拼音 操作方法：选中要加拼音的汉字单击“开始”选项卡“字体”组“拼音指南”按钮 打开“拼音指南”对话框设置合适的内容,给汉字添加拼音并使汉字和拼音分离,2、汉字和拼音分离 用户在使用“拼音指南”后，有时需要把汉字和拼音分离，如制作小学生语文试卷时的“看汉字写拼音”。解决此问题的最便捷的方法是使用“选择性粘贴”功能，而不需要再重新再输入一遍。,给汉字添加拼音并使汉字和拼音分离,操作方法： 选中利用“拼音指南”生成的文字和拼音复制“开始”选项卡“剪贴板”组“粘贴”按钮下方的小三角按钮打开“选择性粘贴”对话框选择“无格式文本”单击“确定”按钮,引用的内容与源位置内容同步变化,一些用户每月都要做相同形式的文档或报表，这些文档或报表仅部分区域有所不同，这种情况下，每个月重复做这些内容显然是浪费时间的。此时在【选择性粘贴】对话框中选择【粘贴链接】单选钮就可以轻松解决这个问题。,引用的内容与源位置内容同步变化,打开事先保存的Word文档（源文档），复制将要被引用的某部分区域后（不关闭源文档），再打开或新建一个Word文档（目标文档），定位到要粘贴的位置，打开【选择性粘贴】对话框单击【粘贴链接】单选钮【形式】列表框中选取某个类型【确定】按钮。 此后在打开目标文件时系统会自动弹出对话框提示是否更新文档，单击【是】按钮即可实现目标文档与源文档一致的效果。,引用的内容与源位置内容同步变化,注意：（1）无论源文档中被引用部分是否有任何修改，当打开目标文件时，系统均弹出上页图所示的先决条件是要开启【打开是更新自动连接】功能，方法如下：步骤一：依次单击【文件】选项卡【选项】，打开【Word选项】对话框。步骤二：单击【高级】选项卡【常规】区域勾选【打开时更新自动连接】复选框。（2）在【选择性粘贴】对话框的【形式】列表框中所显示的内容，会随着剪贴板上内容及源文档程序的不同而发生变化（内容如文字、文本框、图形等）,剪贴板的应用,剪贴板在Word中以任务窗格的形式出现，它具有可视性，允许用户存放24个复制或剪切的内容，而且在Office系列软件中，剪贴板信息是共用的，可以在Office文档内或文档之间进行更复杂的复制和移动操作。使用时，可以事先将它们一个一个地复制或剪切到剪贴板上，需要哪个就直接单击剪贴板中相应的项目即可插入文档，使用起来非常直观方便,剪贴板的应用,打开“剪贴板”任务窗格方法一：依次单击【开始】选项卡【剪贴板】组的对话框启动按钮。,剪贴板的应用,方法二：连续两次复制或剪贴项目。注意：应用此方法，需单击【剪贴板】任务窗格里的【选项】按钮勾选【自动显示Office剪贴板】进行设置,剪贴板的应用,方法三：不用选择项目，连续按两次组合键，可自动调出【剪贴板】任务窗格。注意：（1）应用此方法需预先启用【按Ctrl+C两次后显示Office剪贴板】功能。（2）如果在复制或剪切时不希望【剪贴板】任务窗格出现，可在【剪贴板】任务窗格中单击【选项】按钮勾选【收集而不显示Office剪贴板】选项，然后关闭任务窗格即可。（3）当单击【全部清空】按钮时，Office剪贴板和系统剪贴板将同时被清空。如果关闭Word程序，则只清空Office剪贴板。（4）使用右键菜单【粘贴】命令或按组合键，说粘贴的是Windows系统剪贴板的内容，而非“Office剪贴板”上的内容。（5）同时打开多个文档，它们可以共享剪贴板上的所有内容。,关闭拼写语法错误标记,默认情况下Word的“拼写和语法检查”功能是开启的，在某个文档中它会给可能有拼写或语法错误的地方加上波浪形下划线，以作提示。由于国内大多数用户主要编辑中文文档，对中文来说这样的提示没有什么实际作用，反而令文档界面不够美观，所以中文用户基本上可以关闭“拼写和语法”检查功能。,关闭拼写语法错误标记,操作方法：在Word状态栏【中文（中国）】双击弹出【语言】对话框取消勾选【不检查拼写和语法】复选框此外，在状态栏任意位置单击右键，在弹出的快捷菜单上取消勾选【拼写和语法检查】命令,多留一手防止文档损失、丢失,备份文档副本依次单击【文件】选项卡【选项】弹出【Word选项】对话框【高级】选项卡【保存】区域勾选【始终创建备份副本】复选框【确定】按钮,制作化学方程式,在制作化学方程式时，难点是反映条件的输入和一些符号位置的调整，制作化学公式除了利用公式编辑器外，还可以利用Word 2010“公式工具”功能区进行制作。,制作化学方程式,操作过程： 步骤1：单击“插入”选项卡“符号”组”公式“按钮激活”公式工具-设计“选项卡，文档中出现”在此处键入公式“提示框,制作化学方程式,步骤2：选中框内”在此处键入公式“的文本，输入文本 ”Mg(HCO)“。 步骤3：选中字母“O”，单击“公式工具-设计”选项卡“结构”组“上下标”按钮弹出下拉菜单选择“下标”命令，这时字幕“O”下标位置出现虚线框。,制作化学方程式,步骤4：单击虚线框使之处于选中状态，键入数字“3”，这时虚线框被数字“3”替换。 步骤5：选中文本“(HCO3)”单击“上下标”按钮选择“下标”这时文本“(HCO3)”下方出现虚线框单击虚线框，键入数字“2”,制作化学方程式,步骤6：将光标定位于“Mg (HC O 3 ) 2 ”末尾处，若光标比正常的还短，需按1次右方向键，使接下来输入内容向字母看齐，而不是下标内容的继续输入。 步骤7：单击“运算符”按钮选择“右箭头向下”单击虚线框“符号”组单击“其他”下拉按钮弹出“基础数字”面板选择,制作化学方程式,步骤8：将光标分别定位到 符号左右两侧，各添加数量相等的空格。 步骤9：类似以上方法，完成本化学方程式剩余内容。 步骤10：若要使化学方程式更加美观专业，可以单击选中制作好的化学方程，然后单击一次“工具”组的“普通文本”按钮以取消“普通文本”样式。,F4键的功能重复上一步操作,F4键的功能是“重复上一步的操作”，例如重复输入一遍刚刚输入的内容、设置样式、表格增删行和列，以及重复插入文件或图片等。 例如：重复输入字符 在编辑文档时，有时会遇到一些重叠词，如“承让承让”，不必输入两次或进行复制粘贴操作，只要在输入“承让”后按下键即可。 说明：按键进行除服输入，不是紧挨着字或词的后面，而是在光标的插入位置进行复制输入。 键不仅适用于字符输入，也适用于图形输入等。,练 习,1、输入一篇文档源文档，新建一个目标文档，使得目标文档引用的内容与源位置内容同步变化,并关闭其中的拼写语法错误标记2、制作化学方程式,制作联合公文头,1、双行合一法“双行合一”是Word的一个特色功能，利用它可以简单制作出两行合并成一行的效果。操作步骤：步骤一：输入“xxx省人民政府文化厅妇女联合会文件”，选中“文化厅妇女联合会”。,制作联合公文头,步骤二：单击“开始”选项卡“段落”组的“中文版式”按钮 选中“双行合一”打开“双行合一”对话框在“文字”文本框中将光标定位在“文化厅”和“妇女联合会”之间，补上适当的空格直到“预览”效果中这两个部门字样分成两行为止单击“确定”按钮。,步骤三：选中所有文字继续设置格式，直至满意为止。,制作联合公文头,2、文本框法文本框法对于多部门联合文件的公文头制作，其作用尤其明显。操作步骤：步骤一：输入“xxx省人民政府文件”。步骤二：单击“插入”选项卡“文本”组的“文本框”按钮“简单文本框”输入“文化厅”回车再输入“妇女联合会”步骤三：设置文本框中的文字的格式,制作联合公文头,步骤四：选中文本框单击右键设置形状格式打开“形状格式”对话框左侧列表中单击“文本框”选项卡设置“垂直对齐方式”为“中部对齐”，“内部边距”的值均为“0”关闭,步骤五：选中文本框单击“绘图工具-格式”选项卡“形状样式“组的”形状轮廓”按钮选择“无轮廓” 步骤六：在“xxx省人民政府”和“文件”之间留出空格，将文本框拖至合适位置,制作联合公文头,制作联合公文头,3、表格法将表格的边框设置为无边框，再隐藏表格线，就可以制作出多单位联合发文的公文头操作步骤：步骤一：单击“插入”选项卡“表格”组的“插入表格”按钮打开“插入表格”对话框在“列数”文本框中输入“3”“确定”按钮，在相应的单元格内输入相应文字，分别合并第1列、第3列。,步骤二：选中表格单击“表格工具-布局”选项卡“表”组的“属性按钮打开”表格属性“对话框单击”表格“选项卡”选项“按钮打开”表格选项“对话框，将”左“和”右“的单元格边距设置为”0“单击”确定“按钮步骤三：选中表格鼠标右键单击“单元格对齐方式”中的“水平居中”按钮步骤四：选中表格第二列单击“开始”选项卡“段落”组的“分散对齐”按钮步骤五：分别设置相应文字的格式步骤六：选中表格单击“表格工具-设计”选项卡“表格样式”组的“边框和底纹”右侧的小三角按钮，在弹出的 下拉菜单中选择“无框线”,制作联合公文头,作业,邮箱：word_密码word2015gxk,