第01讲 Word高级查找与替换ppt课件.ppt

1,高 级 办 公 软 件,市场营销系EMail:BBS:202.195.79.80/bbs,打造职场核心竞争力,职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器,Word中查找与替换功能之强大，是其他同类软件所无法比拟的，也是日常工作中的常用操作，熟练掌握和理解本讲中的内容，可以实现轻松办公、高效办公。,主要内容,一、删除空行、空白段落、空白部分二、删除指定段落三、全半角数字/字母的转换四、处理化学分子式五、叠字查找六、英文直引号替换为中文弯引号七、处理奇偶段落八、处理文、中文和标点九、电话号码升位十、移形换位,一、删除空行、空白段落、空白部分,下图所示是粘贴在Word中的网页内容，要求使用查找与替换方法删除其中的空行、全角空格、半角空格、不间断空格，达到重整文档的效果。,1.删除空行,按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框。输入查找内容：“ll”查找两个连续的手动换行符，即空行。“l”来自于高级/特殊字符/手动换行符命令，它代表手动换行符。输入替换内容：“l”将两个手动换行符替换为一个手动换行符，即删除了一个空行。如下图所示：单击全部替换(A)按钮以删除文档中的全部空行。,注：-脱字符(caret)；l-L字母小字，下同。,注意：由于文档中的空行可能会由两个或者两个以上手动换行符组成，因此，需要多次单击全部替换(A)命令，直到出现下图提示：,2. 删除空白段落,按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框。输入查找内容：“pp”查找两个连续的段落标记，即空白段落。“p”来自于高级/特殊字符/段落标记命令，它代表段落标记。输入替换内容：“p”将两个段落标记替换为一个段落标记即删除了一个空白段落。(图略)单击全部替换(A)按钮以删除文档中的全部空白段落。,注意：由于文档中的空白段落可能会由两个或者两个以上段落标记组成，因此，需要多次单击全部替换(A)命令。在规范的Word文档中，手动换行符的出现频次是不多的，一般通常使用查找“ll”替换为“p”的方式删除空行并重设文档段落。,3.删除空白,继续删除空行后的查找与替换。输入查找内容：“w”查找白色空格，“w”来自于高级/特殊字符/空白区域命令，它代表文档中所有的半角空格、全角空格、不间断空格以及制表符的任意组合，注意，取消区分全/半角复选框。输入替换内容：“”(空)什么也不要输入，即删除查找内容。如下图所示：,单击全部替换(A)按钮，将删除所有白色空格内容。,二、删除指定段落,如下图所示，要求分别删除五言诗句和包含“一”的诗句段落。,唐诗选读白日依山尽，黄河入海流。欲穷千里目，更上一层楼。朝辞白帝彩云间，千里江陵一日还。两岸猿声啼不住，轻舟已过万重山。春眠不觉晓，处处闻啼鸟。夜来风雨声，花落知多少。独在异乡在异客，每逢佳节倍思亲。遥知兄弟登高处，遍插茱萸少一人。故国三千里，深宫二十年。一声何满子，双泪落君前。寒雨连江夜入吴，平明送客楚山孤。洛阳亲友如相问，一片冰心在玉壶。,1.删除指定字符个数的段落,按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框。输入查找内容：“p? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 。”。查找从段落标记“p”开始到“。”结束的包含11个字符的任意文本内容。“?”来自于高级/特殊字符/任意字符命令，它代表任意单个字符。输入替换内容：“”(空)什么也不要输入。(图略)单击全部替换(A)按钮，将删除所有五言诗句中所在段落。,2.删除指定文本的段落,按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框。输入查找内容：“一”查找“一”。输入替换内容：“”(空)应用“标题1”段落样式，什么也不要输入。“样式：标题1”在高级/格式/样式中设置，所设置的样式应该有别于文档中已有的标题样式。如下图所示：,单击全部替换(A)按钮，可为所有包含“一”的段落设置为“标题1”样式。,继续格式的查找与替换。输入查找内容：“”(空)格式：“标题1”查找段落样式为“标题1”的所有内容。输入替换内容：“”(空)格式：不限定格式替换中什么也不要输入，即删除所有查找内容。如下图所示：单击全部替换(A)按钮，可删除所有“标题1”样式的段落。,注意：可以使用选择格式相似的文本(S)命令，全选文档中的所有标题1样式的文本或者非标题1样式的文本，删除或者保留目标文本，但此法不能删除段落标记。,三、全半角数字/字母的转换,如下图所示，要求使用查找和替换的方法分别对文档中的字母和数字设置全角格式。,1.半角字母转换为全角格式,按下Ctrl+F组合键，打开查找和替换对话框，勾选突出显示所有在该范围找到的项目复选框。输入查找内容：“$”查找任意字母，不区分字母的大小写。“$”来自于高级/特殊字符/任意字母命令。如下图所示：单击查找全部(F)按钮，Word将全选文档中所有字母。,单击格式/更改大小写命令，打开更改大小写对话框，选中全角单选钮，单击确定按钮可对所选内容应用全角格式。,2.半角数字转换全角数字,按下Ctrl+F组合键，打开查找和替换对话框，勾选突出显示所有在该范围找到的项目复选框。输入查找内容：“#”查找任意字母，不区分字母的大小写。“#”来自于高级/特殊字符/任意数字命令。(图略)单击查找全部(F)按钮，Word将全选文档中所有数字。单击格式/更改大小写命令，打开更改大小写对话框，选中全角单选钮，单击确定按钮可对所选内容应用全角格式。,四、处理化学分子式,本示例以化学分子式为例，介绍查找与替换功能在下标格式设置的应用。包括：1.单分子式替换2.多分子式替换,1.单分子式替换,要求将文档中所有的“H2SO3”替换为“H2SO3”。操作步骤：在文档中录入正确的分子式“H2SO3”，选中并剪切。按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框。输入查找内容： “H2SO3”查找所有的“H2SO3”。输入替换内容：“c”替换为剪贴板上的内容，“c”来自于高级/特殊字符/“剪,贴板”内容命令。查找和替换内容如下图所示：单击全部替换(A)按钮，可将查找内容替换成剪贴板中的内容。,注意：在查找和替换中，一次只能设置一种查找或者替换文本的格式而不能单独设置其中的某个，或者几个文本的特殊格式，使用剪贴板中的内容可以巧妙地解决此类问题。,2.多分子式替换,如下图所示，要求使用查找与替换功能，转化为正常的化学反应方程式中的分子式结构。,中学各类无机物五种化学性质反应方程式汇总非金属单质(F2 ,Cl2 , O2 , S, N2 , P , C , Si)1, 氧化性：F2 + H2 = 2HFF2 +Xe(过量)=XeF22F2 (过量)+Xe=XeF4nF2 +2M=2MFn (表示大部分金属)2F2 +2H2O=4HF+O22F2 +2NaOH=2NaF+OF2 +H2OF2 +2NaCl=2NaF+Cl2F2 +2NaBr=2NaF+Br2F2 +2NaI =2NaF+I2F2 +Cl2 (等体积)=2ClF,(1)设置字母和数字的下标格式。按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框。输入查找内容：“$#”查找任意字母和任意数字一起的文本内容。输入替换内容：“”(空) 即替换内容什么也不要输入替换格式为：下标格式直接使用Ctrl+=组合键设置为下标格式。如下图所示：,单击全部替换(A)按钮，可将所有查找的内容设置为下标格式。如下图所示：,(2)恢复字母的常规格式继续设置字母和数据下标格式后的查找与替换。输入查找内容：“$”格式为：下标格式查找带有下标格式的任意字母，使用Ctrl+组合键直接设置为下标格式。输入替换内容：“”(空)什么也不要输入格式为：非上/下标格式多次使用Ctrl+=组合键，设置为非上标/下标格式。如下图所示：,单击全部替换(A)按钮，可将所有下标格式的字母恢复为常规字体格式，结果下图所示：,五、叠字查找,如下图所示，要求统计文档中重叠字的个数：按下Ctrl+F组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符、突出显示所有在该范围打到的项目,寻寻觅觅，冷冷清清，凄凄惨惨戚戚。乍暖还寒时候，最难将息。三杯两盏淡酒，怎敌他晚来风急？雁过也，正伤心，却是旧时相识。满地黄花堆积，憔悴损，如今有谁堪摘？守著窗儿独自，自生得黑！梧桐更兼细雨，到黄昏、点点滴滴。这次第，怎一个愁字了得！,两个复选框。,输入查找内容：“(?)1”说明：(1)“？”表示任意单个字符(来自高级/特殊字符/任意字符命令)，而“(?)”表示查找任意单个字符的表达式，这个表达式返回的结果或者值可以使用“1”来表示。(2)表达式“()”是把查找内容赋值或者返回给“n”的一种方式，“n”值与查找内容中表达式“()”的出现次数和顺序配对，如查找“(A)(B)”中“1”返回“A”，“2”返回“B”。,六、英文直引号替换为中文弯引号,如下图所示，要求将示例文档中的英文直引号替换为中文引号。,“读者必读“文件夹下有“光盘使用说明.doc“和“tscc.exe“两个文件，为了保证读者顺利播放光盘中的动画文件，必须先运行“tscc.exe“文件，然后再仔细阅读“光盘使用说明.doc“。“视频文件“文件夹下保存了作者原声教学讲解文件，是按章节顺序排列的，以帮助读者提高学习效率。“示例文件“文件夹下按章节顺序存放了示例文件。建议读者在看书的同时，打开示例文件，参照学习。,操作：按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“”(*) ”查找两个英文引用之间的任意文本内容，并将其中的文本以表达式返回。替换为：“”1” ”在返回的查找内容表达式前后加上中文引号。查找和替换内容,如下图所示：,单击全部替换(A)按钮。注意：如果替换不成功，应先这样设置一下：单击工具/自动更正选项命令，打开自动更正选项对话框，把键入时自动套用格式和自动套用格式选项卡，去掉直引号替换为弯引号复选框中的小勾，如下图所示：,40,七、处理奇偶段落,如下所示，要求分别删除所有偶数段落、删除所有奇数段落、设置奇数段落为“标题9”模式。包括：1.删除奇数段落2.删除偶数段落3.为奇数段落设置标题样式,1那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。12那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。23那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。34那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。45那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。56那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。67那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。78那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。89那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。910那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1011那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1112那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1213那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1314那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1415那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。15,文字产生说明,1.删除奇数段落,按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“(*13)(*13)”前一个“(*13)”代表第一个段落(奇数段落，返回值为“1”)，后一个“(*13)”表示第二个段落(偶数段落，返回值为“2”)。“13”用于在通配符状态下表示段落标记。输入替换为内容：“2”仅返回含段落,注意：选中“使用通配符“复选框时在“查找内容“框中键入 p无效,标记的偶数段落内容，即删除了奇数段落查找和替换内容如下图所示：,单击全部替换(A)按钮，如下图所示。,2那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。24那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。46那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。68那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。810那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1012那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1214那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1415那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。15,2.删除偶数段落,同理可删除偶数段落输入查找内容：“(*13)(*13)”。输入替换为内容：“1”仅返回含段落标记的奇数段落的内容，即删除了偶数段落。单击全部替换(A)按键。,3.为奇数段落设置标题样式,按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“(*13)(*13)”可简化为“(*13*13)”。输入替换内容：“12”可简化为“1”。单击全部替换(A)按钮，所有的奇数前面增加上一个文档中没有的符号“”。输入查找内容“ (*13)”。,输入替换内容：“1”格式为:“标题9”。单击全部替换(A)按钮，所有奇数段落将设置为“标题9”样式。,八、处理西文、中文和标点,如下图(见下屏)所示，文档中包含了数字、大写字母、英文标点符号、空格、段落标记、汉字和中文标点符号等，要求完成下列设置：1.删除文档中的英文字母。2.删除西文字符但保留段落标记。3.删除汉字。4.删除汉字和标点符号。,高级查找与替换中的常用字符集通配符,注意：“-”表示任意范围内的单个字符，以升序方式表示。升序是指字符的ASCII码中的排序，或者是字符在于符号对话框中从上至下的位置。“一-龥”代表了所有CJK统一字符。（“龥”读y/yu，“”读do）,判断系统使用的字符集的方法是：单击菜单“插入”“符号”打开“符号”对话框，在“子集”下拉列表中查找是否有“CJK兼容字符”的字样，如没有是2.0字符集，如有则是3.0字符集，如下图所示：,“”可以用于查找与替换中，可以把它理解为Chr函数，返回字符代码对应的字符，如“32”表示半角空格。“!”表示“非”，指定范围以外的其它字符，如“!0-9”是指除了数字以外的所有字符，或称为非小数。,1.删除英文字母,按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“a-zA-Z”查找所有英文字母。输入替换内容：“”(空)替换中什么也不要输入，即删除所有英文字母。,2.删除西文字符但保留段落,按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“1-1214-127”查找不含“13”(段落标记)的“1-12”、“14-127”两个西文字符集。输入替换内容：“”(空)(图略)单击全部替换(A)按钮。,3.删除汉字,按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“一-”查找所有中文汉字。输入替换内容：“”(空)(图略)单击全部替换(A)按钮。,4.删除汉字和中文标点(保留西文字符),按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“!1-127”查找所有非西文字符，即所有汉字和中文标点符号。输入替换内容：“”(空)(图略)单击全部替换(A)按钮。,九、电话号码升位,如下图，要求将“5”开头的电话号码前加“8”，并加上区号“010”。,学校名称 学校地址 学校电话轻工业学院盐业工程系 598号营口道 51234567解放军海军后勤学院 河北路1号 54321234海员学校 国防公路26号 65432123农业广播电视学校 营口道体委招待所11号房 56789765,操作：按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“(50-97)”输入替换内容：“010-81”如下图所示：,上图中查找与替换内容说明,单击全部替换(A)按钮。结果如下所示：,学校名称 学校地址 学校电话轻工业学院盐业工程系 598号营口道 010-851234567解放军海军后勤学院 河北路1号 010-854321234海员学校 国防公路26号 65432123农业广播电视学校 营口道体委招待所11号房 010-856789765,十、移形换位,如下图所示，要求将文档中英文名称与中文名字交换位置，即中文名字在前，英文名字在后。,常用英语男子名Christian克里斯蒂安Christopher克里斯多夫Colin科林Cosmo科兹莫Daniel丹尼尔Dennis丹尼斯Derek德里克Donald唐纳德Douglas道格拉斯David大卫,Word查找与替换中提供了多种字符或表达式长度的通符处理方式，见下表。字符或表达式长度的通配符列表,按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开查找和替换对话框，勾选使用通配符复选框。输入查找内容：“(a-zA-Z)(一-)13”查找由任意长度字母和任意汉字组成的段落。注意：此处的段落标记“13”起到限位作用，“(a-zA-Z)”表达式表示所有字母组合并返回一个值“1”，“(一-龥)”表达式表示所有汉字的组合并返回一个值“2”。,输入替换内容：“21p”替换为保留段落标记的中文在前、英文在后的文本。如下图所示：,单击全部替换(A)按钮。结果如下图所示：,常用英语男子名克里斯蒂安Christian克里斯多夫Christopher科林Colin科兹莫Cosmo丹尼尔Daniel丹尼斯Dennis德里克Derek唐纳德Donald道格拉斯Douglas大卫David,习 题,请写出实现下列功能的操作：1.删除一篇文稿中的所有空行、空白段落、空白部分2.把文稿中的全角字母/数字转换为半角格式3.英文直引号替换为中文引号4.要求将“5”开头的电话号码前加“8”，并加上区号“0516”(举例),76,5.举例说明下列查找内容的作用：(1)thiug (2)m!ast (3)te2n (4)6.有一篇英语试卷长文档, 在选择题中,选项A. B. C. D. 事先没有利用制表符的方法对齐,录入完毕后,问如何用WORD的“查找和替换”功能把各小题中的A. B. C. D.各选项对齐？(请详细写出操作步骤),7、手机号隐藏,如下图（图1）所示，要求将手机号码中的第4、5、6、7位数字以“*”代替,如图2所示。,2007年证券知识有奖竞答活动年度获奖名单(手机号)137018988251380045637213561827128139136734741380298108013836022479135044887581381200543413330178496138760563971303463570413946697993133400312521302225221613319168012,图1,获奖名单(手机号)137*8825138*6372135*7128139*3474138*1080138*2479135*8758138*5434133*8496138*6397130*5704139*7993133*1252130*2216133*8012,图2,8.无格式文本的智能分段。通过扫描仪OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别），或者从网上下载的文本文件在Word中打开，往往会出现大量无序的段落标记，如下图所示。图中段落标记使语句错乱，影响阅读理解和后续的排版工作。请用word的查找和替换功能，按照中文语言习惯对无序段落进行正确分段处理。,9.将正确的词给替换出来 替换前 :替换后,1.按(安)装 2.甘败(拜)下风 3.自抱(暴)自弃4.针贬(砭) 5.泊(舶)来品 6.脉博(搏)7.穿(川)流不息8.一愁(筹)莫展9.松驰(弛)10.精萃(粹),1.安装 2.甘拜下风 3.自暴自弃4.针砭 5.舶来品 6.脉搏7.川流不息 8.一筹莫展 9.松弛10.精粹,10.使不连续的数字做到连续排列 替换前:替换后:,1.Jim has been c snow globes 3.I have never b to New York.6.Ive been skating sfor five years old.50.Pandas like to eat b.80.A lot of children are afraid of m.,1.Jim has been c snow globes 2.I have never b to New York.3.Ive been skating sfor five years old.4.Pandas like to eat b.5.A lot of children are afraid of m.,11.把下面资料中的序号及时间信息删除：,谢 谢 ！,在Word中的自动创建虚拟文本,在以前的打字机时代，打字机维修工们每当擦拭和调试好机器后，都要检查打字机的印模印出的字母是否清晰，但一个一个字母地打上去显得又麻烦又慢，所以他们总结出了一句包含26个英文字母的最短句子，每次只要用打字机打出这句话就能检查打字机的字迹是否清晰了。,1/2,实际上，这是Word(2003)中的一个非正式的功能，用来创建虚拟文本，以便从事新闻通讯或版面设计工作的用户在设计版面的过程中，能看到整个版面填满文字时的效果。“=Rand(p,s)”，其中p 表示段数，s表示句数。例如可键入“=Rand(20,5)”，回车后 Word将自动在文本中插入20个段、每段5句的虚拟文本。其中所有的句子都是由“The quick brown fox jumps over the lazy dog.”这句话组成的。你要是仔细观察，这句话包含了英文字母的26个字母。但这也是英文版的Word才能看到，中文版就自动翻译成“迅速的棕色的狐狸跳过懒惰的狗。”,(返回),2/2,