办公室环境管理概述ppt课件.ppt

办公室环境管理,一 办公室环境的构成,办公室的环境分为软环境和硬环境。软环境办公室的工作氛围、人际关系、秘书人员的素质等。硬环境办公室的空气、光线、声音等。,（一）构成办公环境的要素空气。要有良好的通风、温度要适宜。室温2025度。光线。光线应充足。自然光为好，光线不应引起计算机屏幕的反射。声音。保持肃静、安宁的气氛。应有一定的吸音、静音设施。绿化。,（二）办公室布局类型布局的作用能形成效率的工作流程；有利于员工的工作分配；有利于工作顺利完成。开放式布局全开放式一个完整敞开的大空间，包含单个工作位置的组合。工作位置的组合按工作运转流程和信息的流程来安排的。每个工作位置有办公桌、电话等设备,封闭式布局传统式办公室。按办公职能设置分割的若干个相对独立办公室，组成一个个小办公室。,（三）开放式和封闭式办公室优缺点,二、办公室的布置,（一）布置办公室的三大原则1、有利于沟通2、便于监督3、协调、舒适 （二）布置办公室的基本要求1、采用一大间办公室比采用同样大小的若干小办公室为优。2、桌子规格相同。3、各种柜子高度一致。,4、将常有外宾来访的部门置于部门入口处，否则应规定来客须知。5、自动售货机、公告板置于不造成拥挤处。6、主管座位置于员工座位之后。7、自然光来自桌子的左上方或斜后上方。不要面对窗户、太靠近热源、坐在通风线上。8、电源插座充足。9、常用的设备与档案应置于使用者附近。10、预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。,（三）办公室布置的具体要求1、办公桌的排列按照直线对称的原则和工作流程的顺序，以最接近直线为佳，同室工作人员应朝同一方向。2、各座位间通道适宜，应以事就人。3、领导应位于后方。4、常用设备位于使用者处。5、电话最好是5平方米空间范围内一部。6.光线应来自于左方。,三、保持工作环境整洁,三、保持工作环境整洁,（一）秘书要经常清洁整理由你负责的办公区1、个人工作环境清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人的物品；电话按键和听筒应经常清洁消毒；,自用的办公用品（纸张、笔尺、小装订类、归档用品、办公设备专用易耗品）应有序存放，按照使用频率及使用习惯安排； 常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理，注意整洁。,三、保持工作环境整洁,来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好；保持电脑、电话等设备的线路整齐。报纸、杂志、资料、文件等及时处理。下班前检查电脑等是否关闭、抽屉等是否锁好。,三、保持工作环境整洁（二）清洁整理公用区域正确使用并注意维护复印机、打印机等办公设备，保持周边整洁。注意在办公设备、室内光线、温度、通风等方面存在的问题，提出建议并进行整改。,经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等共用资源。注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。,公用资源摆放有序，用后归位 文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用； 公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放在下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位；,一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便； 接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。,三、保持工作环境整洁（三）清洁整理上司工作区域,1.整理和清洁办公室和办公桌。2.每天定时通风。3.整理文件。4.整理花卉、盆景等。5.烟缸、茶具进行整理。6.安全、卫生的检查。,四、营造安全健康的办公环境,（一）树立健康安全意识1、学法、懂法，树立安全意识，用法律保护自己的合法劳动权益；2、上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；3、主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，病灾职权范围内的应及时加以排除。4、发现特殊情况及时反映。5、按照设备安全操作规程操作设备。6、发现故障，立即报告并填写“设备故障登记表”。,设备故障登记表,四、营造安全健康的办公环境,（二）办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1、办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。2、办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。3、办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。,4、办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。5、工作中疏忽大意造成伤害。6、火灾或消防中的隐患。,四、营造安全健康的办公环境,（三）健康、安全办公环境的基本要求,1、办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修； 2、光线应充足，局部照明达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射； 3、温度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16摄氏度.,4、布局应注意通风，保持工作场所空气流通和空气质量，禁止在办公室内吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区； 5、办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适； 6、办公室噪音要低，可利用屏障、地毯、设备隔音罩减少噪音；,7、办公家具要满足工作需要并符合健康、安全要求，包括工作台面、座椅、各种存储设备及必要的锁等；8、办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具及公用设备和物品；9、办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示；10、办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置；,四、营造安全健康的办公环境,（三）健康、安全办公环境的基本要求11、办公室提供饮水并符合健康、安全要求；12、办公区或办公室设置急救包，并定期更换；13、建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等；14、室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。,四、营造安全健康的办公环境,（四）工作程序1、确定安全检查周期，定期检查2、发现隐患，立即报告、排除。3、发现个人职权无法解决的要报告、跟进，直到解决。,进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分： “隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。,隐患记录及处理表,设备故障登记表,练习：1、制作“设备故障表”和“隐患记录及处理表”；2、下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：过度拥挤；打滑的地板；家具或设备的突出的棱角；柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；转椅无法调节高度；电线拖曳太长；未接地线的设备；电路负荷太大；消防栓无法打开；碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。3、讨论并设计一套为办公室员工提供安全、健康和舒适的工作环境方法。,、书籍是全世界的营养品。生活里没有书籍，就好像没有阳光；智慧里没有书籍，就好像鸟儿没有翅膀莎士比亚2、书籍使人变得思想奔放。革拉特珂夫3、书籍是造就灵魂的工具雨果4、经验丰富的人读书用两只眼睛，一只眼睛看到纸面上的话，另一只眼睛看到纸的背面。歌德5、我扑在书籍上，就好像饥饿的人扑在面包上。高尔基6、书籍是巨大的力量。列宁7、书人类发出的最美妙的声音。莱文8、生活在我们这个世界里，不读书就完全不可能了解人。高尔基9、黑发不知勤学早，白首方悔读书迟。颜真卿10、书是良药，善读之可以医愚。刘向11、读书破万卷，下笔如有神。杜甫12、在你渴望时，它前来给予详细指教，但是从不纠缠不休。比切13、书籍是少年的食物，它使老年人快乐，也是繁荣的装饰和危难的避难所，慰人心灵。在家庭成为快乐的种子，在外也不致成为障碍物，但在旅行之际，却是夜间的伴侣西塞罗14、过去一切时代的精华尽在书中。卡莱尔15、书籍并不是没有生命的东西，它包藏着一种生命的潜力，与作者同样地活跃。不仅如此，它还像一个宝瓶，把作者生机勃勃的智慧中最纯净的精华保存起来弥尔顿16、每一本书都是一个用黑字印在白纸上的灵魂，只要我的眼睛、我的理智接触了它，它就活起来了。高尔基17、读一本好书，就是和许多高尚的人谈话。笛卡尔18、读书之于头脑，好比运动之于身体。爱迪生19、书籍乃世人积累智慧之长明灯寇第斯20、光阴给我们经验，读书给我们知识。奥斯特洛夫斯基21、读书有三到，谓心到，眼到，口到。朱熹22、书籍是青年人不可分离的生命伴侣和导师。高尔基23、和书籍生活在一起，永远不会叹气。罗曼罗兰24、书籍是最好的朋友。当生活中遇到任何困难的时候，你都可以向它求助，它永远不会背弃你都德25、书籍通过心灵观察世界的窗口。住宅里没有书，犹如房间没有窗户。威尔逊26、读一本好书，象交了一个益友。臧克家27、读万卷书，行万里路。刘彝15) 时间一天天过去，有时觉得它漫长难熬，有时却又感到那么短促;有时愉快幸福，有时又悲伤惆怅。一天与一天不同，一日和一日有别，仿佛一昼夜之间也有春夏秋冬之分。;阿;巴巴耶娃16) 世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最容易被人忽视，而又最令人后悔的就是时间。;高尔基17) 在人类生活中，时间刹那而过，它的本体是处于一个流动状态中，知觉是昏钝的，整个肉体的构成是易腐朽的，灵魂是一个疾转之物，运气是很难预料的，名望是缺乏见识的东西。;马尔库;奥勒留18) 时间就是金钱，而且对用它来计算利益的人来说，是一笔巨大的金额。;狄更斯19) 时间会刺破青春表面的彩饰，会在美人的额上掘深沟浅槽;会吃掉稀世之珍!天生丽质，什么都逃不过他那横扫的镰刀。;莎士比亚20) 浪费别人的时间等于是谋财害命，浪费自己的时间等于是慢性自杀。;列宁关于描写时间的名人名言1) 时间是衡量事业的标准。;培根2) 生命是短促的，然而尽管如此，人们还是有时间讲究礼仪。;爱献生3) 历史孕育了真理，它能和时间抗衡，把遗闻旧事保藏下来。它是往昔的迹象，当代的鉴戒，后世的教训。;塞万提斯4) 时间是由分秒积成的，善于利用零星时间的人，才会做出更大的成绩来。;华罗庚5) 时间是人类发展的空间。;马克思6) 在无限的时间的河流里，人生仅仅是微小又微小的波浪。;郭小川7) 重复言说多半是一种时间上的损失。;培根8) 开诚布公与否和友情的深浅，不应该用时间的长短来衡量。;巴尔扎克9) 真正的敏捷是一件很有价值的事。因为时间是衡量事业的标准，如金钱是衡量货物的标准。;弗;培根10) 正当利用时间!你要理解什么，不要舍近求远。;歌德11) 人的全部本领无非是耐心和时间的混合物。;巴尔扎克12) 生命的长短以时间来计算，生命的价值以贡献来计算。;裴多菲13) 敢于浪费哪怕一个钟头时间的人，说明他还不懂得珍惜生命的全部价值。;达尔文14) 有了朋友，生命才显出它全部的价值;一个人活着是为了朋友;保持自己生命的完整，不受时间侵蚀，也是为了朋友。友谊要像爱情一样才温暖人心，爱情要像友谊一样才牢不可破。;穆尔;约翰15) 从不浪费时间的人，没有工夫抱怨时间不够。;杰弗逊16) 不善于利用时间的人，总是首先抱怨没有时间，因为他把时间都耗费在穿吃睡和聊天上，去考虑该做什么，而只是什么也不去做。;拉布吕耶尔17) 时间给勤劳者留下串串的果实，而给懒汉只留下一头白发和空空的双手。;高尔基18) 在时间的大钟上，只有两个字;现在。;莎士比亚19) 好事总是需要时间，不付出大量的心血和劳动是做不成大事的。想吃核桃，就是得首先咬开坚硬的果壳。;格里美尔斯豪森20) 合理安排时间，就等于节约时间。培根描写时间的名人名言推荐1) 不管饕餮的时间怎样吞噬着一切，我们要在这一息尚存的时候，努力博取我们的声誉，使时间的镰刀不能伤害我们。;莎士比亚2) 少壮不努力，老大徒伤悲。;长歌行3) 实际上，没有一种社会形态能够阻止社会所支配的劳动时间以这处或那种方式调整生产。;马克思4) 我们若要生活，就该为自己建造一种充满感受思索和行动的时钟，用它来代替这个枯燥单调以愁闷来扼杀心灵，带有责备意味和冷冷地滴答着的时间。;高尔基5) 在老年时，会有许多闲暇的时间，去计算那过去的日子，把我们手里永久丢失了的东西，在心里爱抚着。;泰戈尔6) 在历史急剧转变的关头，往往连先进的政党也会在相当的一段时间内不能理解新的局势而复旧的口号，这些口号在昨天是正确要在已成的事业中逗留着！-巴斯德（法国）我从不想未来，它来得太快。-爱因斯坦（美国）等你们六十岁的时候，你们就会珍惜由你们支配的每一个钟头了。-爱因斯坦（美国）世界上，宇宙中，有多少难解的谜啊还是抓紧时间工作吧！-爱因斯坦（美国）即使上帝也无法改变过去。-亚里士多德（希腊）最有希望的成功者，并不是才干出众的人而是那些最善于利用每一时机去发掘开拓的人。-苏格拉底（希腊）当许多人在一条路上徘徊不前时，他们不得不让开一条大路，让那珍惜时间的人赶到他们的前面去。-苏格拉底（希腊）一生没有虚过，可以愉快地死，如同一天没有虚过，可以安眠！-达芬奇（意大利）希望是永远达不到的，因此，人才希望，追求希望。-富兰克林（美国）从事一项事情，先要决定志向，志向决定之后就要全力以赴毫不犹豫地去实行。-富兰克林（美国）希望是生命的源泉，失去它生命就会枯萎。-富兰克林（美国）以希望为生的人，将绝食而死。-富兰克林（美国）每个人都有一不的理想，这种理想决定着他的努力判断的方向。就在这个意义上，我从来不把安逸和享乐看做是生活目的的本身-这种基础，我叫它猪栏的理想。照亮我的道路，并且不断地给我新的勇气去愉快地正视生活的理想，是善、美、真。-爱因斯坦（美国）无论何时，不管怎样，我也绝不允许自己有一点灰心丧气。-爱迪生（美国）对我来说，信念意味着不担心。-杜威（美国）希望贯穿一切，临死也不会抛弃我们。-波普（美国）希望永远在人的胸膛汹涌。人要经常感觉不是现在幸福，而是就要幸福了。-波普（美国）毫无理想而又优柔寡断是一种可悲的心理。-培根（英国）只有知道了通往今天的路，我们才能清楚而明智地规划未来。-斯蒂文生（英国）,