MS EXCEL界面介绍、常用函数、良好使用习惯及小技巧ppt课件.pptx
灵活运用分析工具 打造高效办公基础,经开区工厂成本2011年10月,一、认识Excel,1.1 Excel是什么？A、处理数据的B、做表格的C、表格/数据处理软件D、分析工具图表分析，定价模型，利润结构等等,一、认识Excel,1.2 Excel表格类型以及注意要点1、基础数据表要点:规范，简洁，完整，格式统一固化2、处理分析表3、动态分析表4、图表分析表,一、认识Excel,1.3 Excel界面的基本介绍1、功能区/选项卡/组/命令2、快速访问工具栏如何设置常用的工具3、微型工具栏及快捷菜单,一、认识Excel,1.3 Excel界面的基本介绍4、编辑栏5、状态栏6、单元格名称7、自动填充柄8、工作表区/标签,二、必须掌握的重要函数,2.1 基本函数1、Vlookup（，）/Hlookup（，）2、sum（），count（），counta（），countblank（）3、abs（）4、date（，），year（），month（），day（），days360（）5、now（），today（）6、left（），right（），mid（），len（），lenb（）,二、必须掌握的重要函数,2.2 重要函数1、sumif（），sumifs（），countif（），countifs2、max（），min（），small（array，k）3、and（），or（），iserror（)，true，false，not（）4、Find（”，,）5、if（）6、mod（）求余数，round（）取小位小数（1/3），int（）取整数,二、必须掌握的重要函数,2.3 提升函数1、offset（）2、row（），rows（）3、column（），columns（）4、Edate（）5、Indirect（），match（），index（）6、sumproduct（）,三、函数扩展数组函数,3.1 认识数组函数数组就是单元的集合或是一组处理的值集合。可以写一个数组公式，即输入一 个单个的公式，它执行多个输入的操作并产生多个结果。数组函数其实就是同时对一组或几组数同时处理，然后得到需要的答案数组公式的输入方法将公式输入后，不要直接按回车键(Enter)，而是要同时按Ctrl+Shift+Enter，这时系统自动添加“”。如果输入完公式不小心按回车键，可以用鼠标再点一下编辑栏中的公式，再按Ctrl+Shift+Enter键即可运用数组公式的最重要的原理是数与数之间一一对应。,三、函数扩展数组函数,3.2 数组函数的运用1、最简单的数组运用选择区域，输入内容， Ctrl+Shift+Enter 全部填写2、数据公式运用3、数组函数嵌套使用例如：=SUM(IF(G3:G8=A产品,H3:H8*I3:I8,0),四、培养良好的表格处理习惯,4.1 习惯一：可以用excel表做的就尽量不用word做WORD编制的表格设计和格式调整没有EXCLE简易美观WORD编制表格步骤复杂WORD建表路径：表格插入表格选择所需行数列数EXCLE建表路径：直接编辑，整理格式后粘贴至WORD,四、培养良好的表格处理习惯,4.2 习惯二：工作表标签命名应简单易懂，统一规范1、杜绝“新建 Microsoft Excel 工作表”“Book1”等2、同一表单数据，避免因不同月份、不同Excel文件、不同人员而命名不一样工作表的命名清晰明了，统一规范，可以提高效率，快速找到所要的信息,四、培养良好的表格处理习惯,4.3 习惯三：为重要的文件建立副本意义：从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作建立方式：Ctrl+鼠标左键拖拽工作表标签右键工作表标签，移动或复制,四、培养良好的表格处理习惯,4.4 习惯四：标题等单元格，不要轻易使用“合并单元格”优势：整体美观，易辨认缺点：不便于筛选等操作无法进行vlookup等公式替代方案：使用“跨列居中”,四、培养良好的表格处理习惯,4.5 习惯五：格式设计标准化字体大小：字体大小建议使用10磅字体格式：汉字用宋体，字母/数字用Arial对齐方式：垂直方向居中，水平方向，文字居左，数值居右,四、培养良好的表格处理习惯,4.6 习惯六：版面细节1、冻结窗格能看到表头，便于预览，分首行冻结、首列冻结、冻结拆分窗口2、使用超级链接快速到达目的地（例会计报表）3、是否有五颜六色的单元格4、是否都有边框5、是否有隐藏单元格6、单元格宽度是否超过屏幕,四、培养良好的表格处理习惯,4.7 习惯七：数据处理思维习惯1、使用“&”构造新的唯一项（primary key ），将复杂的公式拆分2、使用“$”，理解绝对引用及相对引用，将复杂的填充给简化3、习惯去使用公式，而不是机械鼠标操作4、使用公式的嵌套,而不是只能单独的使用公式5.学会观察Excel表，而不是毫无思考的拿到就做6.学会整理标准化的excel表而不是随意做,五、小技巧,5.1 快捷键,五、小技巧,5.2 快捷工具1、分类汇总如果只要分类汇总结果呢？2、数据透视表将二维数据转换为一维数据(数据逆透视，即：多重合并计算数据区域3、条件格式4、分列工具,五、小技巧,5.2 快捷工具5、照相机6、利用定位工具（ctrl+G/F5）,五、小技巧,5.3 其他技巧1、想瘦身删除表格中的对象：表格中有过多或者过大的对象删除不必要的单元格格式，或者大量的单元格设置了数据的有效性包含了大量的复杂公式：可用名称代替共享工作簿引起的体积虚增：取消工作簿共享并保存，再开启共享2、长公式的编写和测试写较长的公式要适当换行，当公式运行不正确时，用F9分步计算检测参数的正确性；3、SUM的多表格求和SUM(表A:表B!C5:C10)4、打开文件老是提示更新链接，链接在那儿呢？能不能删除表格的所有链接？,五、小技巧,5.3 其他技巧5、能不能自己做快捷键比如：删除表格的快捷键6、移动或者交换行列SHIFT + 鼠标左键 拖动7、其他启动时不加载启动任务窗格：选项视图启动任务窗格。“取消单元格内直接编辑”有干什么用？,结束语,MS Excel本身是一个微型数据库管理工具，当数据超过1000行或者更多时，更多的数据量不应该过多增加我们的处理时间，试想：汇总1000行和10000行汇增加很多的时间吗？ 如果你的一个数据表处理超过了二十分钟，或许需要改进。,外篇一：PPT排版技巧,要注意的几个规则1、颜色统一：最多使用3种颜色2、F视野理论：每页最多7个重点，在3-5个最佳，主要观点放在左上方3、整体格式统一：如边框，标题字体、颜色、位置，正文字体，颜色4、标题区分：标题字体大小要比正文字体大两到三级5、少用斜体，下划线，黑体。可用加重，红色字体强调6、规划好目录页，跳转页7、正文字体颜色不能太大，也不能太小，在14-18之间为佳8、能用表格就不要用文字，能用图表就不要用表格9、图片的合适运用能活跃PPT风格，但主要所选图片颜色，格调要与整体一致10、PPT文字字体一般使用宋体或微软雅黑，放映效果较佳,外篇二：MS Visio 用处,Visio是一个绘图工具，我们常用它来绘制流程图Word绘图的缺点框框大小受文字限制不便调整、连接线无法在同一水平面、不能体现跨职能的分工区别、版面不规整Visio的优点多种模板可选、连接线和图形形状标准化、流程跨部门和跨阶段可清晰划分、图形易于调整整洁美观、可在Word中直接编辑等等,
