归档范围及保管期限划分的原则和方法ppt课件.ppt

归档范围及保管期限划分的原则和方法,一、题解,归档判定文件有无保存价值。划分保管期限判定档案价值大小，确定档案的保管期限。,国家档案局2006年12月发布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定重新规定了文件的归档范围共四个方面：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其它对本机关工作具有查考价值的文件材料。,对保管期限也作了新的规定：,多年来三种保管期限 ：永久（50年以上）长期（16-50年）短期（15年以内） 新的保管期限规定：永久（八项）定期（九项）标时制（30年、10年）（国外按月标示，如美国明确到1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年100年、永久等）,各种专门文件材料的归档和保管期限划分，可以参照这一原则和方法，具体操作应按国家有关规定执行。培训讲课表达一种判定档案价值的思想、理念和大概的方法。 具体划分各自运用档案价值理论和分析方法，直接面对文件加以认真分析，作出正确评判。,二、判定文件、档案价值的根据和原则,根据：文件、档案的有用性。 原则： 以我为主 文件内容的重要性 文件形式的权威性,1、以我为主,保存档案就是保存自己的历史记载，与我无关的无需作为档案保存。防止认识上的误区对“宝贵财富”的误解。防止“有文必档”造成不必要的重复，“塞破乾坤犹嫌小”。 （国外对永久保存的档案控制很严，据国际档案理事会调查统计，美国永久保存的文件不超过5%，英国占文件总量的2-5%，加拿大为5-10%，前苏联和南斯拉夫均为10%，奥地利、印度和荷兰为10-30%，芬兰、瑞典等国约为20-30%,法国为25-30%；而我国大部分单位超过30%，甚至达到50%） 如果我们将永久保存的比率控制在30%，就会大大降低管理成本。,“以我为主”的“我”是指：本机关，包括本机关各部门本系统，指具有垂直领导关系的上、下级机关与本机关密切相关的机关,本机关，包括本机关各部门 例如： 招商局集团有限公司以及公司的行政部、人力资源部、财务部、企业规划部、业务开发部、信息技术部、审计（稽核）部、董事会办公室、资产管理部、法律事务部、海外事务部、战略研究部等部门、单位。,本系统，指具有垂直领导关系的 机关 例如： 直属上级机关：过去是交通部，企业改革后归国资委管理。 下属机关（单位）：北京有限公司、蛇口工业区有限公司、漳州开发区有限公司、香港明华船务有限公司等以及曾经存在过的仓码运输有限公司、科技集团有限公司、地产集团有限公司等等。,密切相关的机关 例如： 国家经委、海关总署、国家外汇管理局及所在地政府机关、会计事务所、人民法院等与招商局集团及其下属公司直接发生业务交往、行政管理和法律事务等关系的相关机构。 这些机关的发文含有直接针对本机关的重要内容，则应视为本机关重要文件，存期从长。 例如：国家外汇管理局的汇复2004215号关于招商局集团有限公司为境外全资附属公司银团贷款提供担保的批复,相关机关同本机关联合发文，应该视为本机关发文，在判定价值时，要分析本机关在发文中所处的地位：本机关属于主办方的，价值就大，保管期限从长；（存原件）本机关属于配合方的，价值相对较小，保管期 限从短；（存副本或复制件）属于本机关与外单位签约的合同、协议书类文件，一般应该从长保存。,上级领导机关和其他相关机关产生的文件不涉及本机关的，则不作为重要文件。如果含有需本机关执行的内容，应列入归档范围作定期保管。例如：深圳市统计信息局制发的统计工作会议纪要没有直接涉及到招商局集团的内容，但其中含有各单位（包括招商局）在一定时期均须执行的统计工作有关规定，因此需要归档定期保管。,2、文件内容的重要程度,归档文件内容为“重要的”，其保管期限相对较长。 防止两个误区：偏重“红头文件” “红头文件”未必与本单位有直接关系，本单位的重要文件未必都是“红头文件”。 重政治性文件，轻业务性文件 一个单位的主要职能往往以某种业务形式表现出来，尤其是企业、事业单位，更要重视业务文件。,内容“重要的” 指三种情况,反映本机关主要职能、主要业务的文件材料 （职能鉴定论）反映本机关的基本历史面貌的文件材料 反映本机关（包括下属单位）经济关系及本机关人员个人权属利益方面的文件材料,反映本机关主要职能和业务的文件材料,招商局作为一家綜合性的大型企業集团，其主要职能和主要业务表现为三大核心產業： 交通运输及相关基础设施建设、经营与服务(港口、公路、能源运输及物流、修船及海洋工程) 金融投资与管理 房地产开发与经营 凡是招商局系统在工作活动中形成的，反映这三方面内容的文件材料都是重要的，应该从长保管。 例如：,招商局集团关于香港明华船务有限公司申请中国华北韩国釜山集装箱班轮线的报告招企字2004073号关于香港友联三号坞接长改造项目的批复蛇口工业区有限公司关于对集团发展物流业的建议友联船厂关于长沙湾船厂地段可行性研究报告招商局集团关于投资深圳北大港科招商创业有限公司的报告的批示招商局工程地产事业部关于招商局集团房地产行业专题报告,反映本机关基本面貌的文件材料,指本机关的建制规模、机构的建立、撤并、领导成员及隶属关系的变更、社会对本机关工作的评价及年度以上工作总结、综合统计等方面的文件材料。 例如：,招商局集团招人字2001157号关于招商局科技集团有限公司管理体制变更的通知；招人字2004150号关于招商局集团有限公司领导总裁班子调整的通知；招商局地产集团有限公司招地字（1998）044号关于将置业公司转入地产集团名下的请示及招商局集团的“批复”等文件，反映了机关的建制、机构隶属关系和领导成员的变化。深圳市委关于授予一批单位为深圳市安全文明小区标兵、先进小区、达标小区和安全文明路的通报；南山区人民政府关于表彰南山区环卫工作先进单位、达标单位和先进工作者的通报；广东省水利厅党组关于命名广东省水利系统文明单位的决定等文件，则表现为社会对本机关的评价。工作总结、综合统计报表等，应以年度为主，如果年度的已经丢失，半年的可上升为“重要的”。,反映本机关（包括下属单位）经济关系及个人权益方面的文件材料,本机关经济关系主要指产权、债权、债务关系 凡本机关房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料均为重要文件。 例如：招商局集团关于收购华英石油50%股权问题的会议纪要和深圳市华英石油联营有限公司股权转让合同及“公证书” 等。单位个人权益主要指个人的工资待遇、房产、学历学位、安置、抚恤、优待、补助等 凡行政确认这方面权属的文件材料均为重要文件。,3、文件形式的权威性,包括文件的文种、稿本、外形特征的“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。一般需要经过以下分析加以确定： 分析归档文件的文种 分析归档文件的稿本 分析归档文件的外形特点, 分析归档文件的文种,一般来讲，反映方针政策、法规、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。 以两组对比文件为例：,招商局人事部关于春节前慰问离休老干部的通知和招商局关于招商局广州办事处货运部划归招商局船务企业有限公司管理的通知，文种都是“通知”，但重要程度显然不同； 广州办事处关于儿子进读南武中学的函和蛇口工业区有限公司蛇人资字2000271号关于委托女士出任蛇口工业区（新加坡）有限公司董事的函，蛇监察函20002号关于给予开除公职处分的函等，文种都是“函”，但重要程度显然不同。 此两组对比文件的保管期限：前文只需划为定期（10年、30年），而后文则可划为永久保存。, 分析归档文件的稿本,正本比副本、草稿、草案的保管期限长；有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限(如重要法律、法规) 。, 分析归档文件的外形特点,有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值（名人效应）。 某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价值（物稀为贵）。某些文件因书法或装帧优秀而具有艺术价值（文化品位）。 招商局历史上形成的大量历史文献以及建国后在建设发展中形成的归档文件，都具有这种价值，理所当然地要作永久保存。（见选图）,1946年的国营招商局船票,1949年解放军上海市军管会接管招商局的命令,三、分析判定文件、档案价值的主要方法,综合上述判定文件、档案价值的根据和原则，在具体进行文件价值鉴定时，可归结为如下十点分析方法： 1、分析归档文件的责任者。 2、分析归档文件是否体现机关主要职能。 3、分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。 4、分析归档文件是否反映本机关的经济关系。,5、分析归档文件是否涉及个人权益。6、分析归档文件的文种。7、分析归档文件的稿本。8、分析归档文件的外形特点。9、分析文件的形成时间主要对历史文件，古老、稀缺的文件，存期从长（尊重老龄原则）。,10、分析文件的完整程度。 注重“请示”和“批复”件的统一，失去批复的请示，难以说明所请之事是否实现，因此价值不大。 不可忽视附件，有许多文件的实质内容存在于附件之中，丢弃附件，价值丧尽。 例如：招商局集团招企字1998477号关于印发招商局科技集团有限公司组建方案的通知，实质内容就是附件“组建方案”，除去附件，“通知”就空泛而毫无价值了。 纸质文件归档，发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。,谢谢大家！,