工作汇报材料及ppt制作培训课件.ppt

工作汇报材料及ppt制作培训,培训内容,二、ppt材料的制作要点,三、ppt材料的陈述,一、汇报材料的书写,一、汇报材料的书写,一、汇报材料的书写,1.1 什么是汇报材料 汇报材料主要指下级向上级领导进行工作汇报时的文稿。 在实际工作中,下级向上级领导汇报工作是常有的事情，这就决定了撰写汇报材料是一个单位、部门从事文字工作的同志可能经常遇到的工作。,一、汇报材料的书写,1.2 汇报材料的重要性 汇报材料写得好，就能很好地反映出汇报人的工作水平和能力，赢得上级领导的支持。 所以,写好汇报材料至关重要。,一、汇报材料的书写,1.3 怎样写好汇报材料 总的说来，写好工作汇报材料应把握好以下五个重点：,一、汇报材料的书写,1、围绕工作汇报要求的主旨 （1）按领导的要求准备汇报材料,切忌偏离主题、答非所问或缺漏汇报内容； （2）领会领导的意图，弄清楚领导最关心什么、最重视什么、最想听什么，围绕这样的问题作重点汇报，才容易引起领导的兴趣。,一、汇报材料的书写,2、重点突出，详略得当 抓住工作的重点和成绩进行汇报，对于次要的地方一带而过，不求面面俱到，工作重点是领导最感兴趣的地方，同时也最能体现你的工作能力和业务水平。,技巧： （1）把工作上最鲜亮的东西展现出来； （2）给人以完整、清晰的印象； （3）充分挖掘、展现与众不同的效果。请记住：对于不足的地方千万不要逃避，可实事求是的说明情况，并提出合理的解释和解决措施。,一、汇报材料的书写,3、注重总结，写出高度 汇报材料是一个总结、提高、升华的过程。所以，汇报材料要力求有思想、有见解，能够给人以启发，使人听了豁然开朗。,技巧： 有深度、有味道、给人启迪的汇报，才能给领导留下深刻的印象，让领导沿着你的思路走下去。,一、汇报材料的书写,4、层次清晰，结构合理 汇报材料一般包括工作开展情况、工作成绩、存在的问题与建议、今后的打算等内容。所以汇报材料一定要注意做到层次清晰，结构合理，有条有理，便于领导听清弄懂。,技巧： 首先，是线条要单一，要一部分说一项内容，不要混在一起； 其次，要突出主要内容，没必要事无巨细； 再次，前后内容衔接要自然，以使听汇报的人不觉得突然。,一、汇报材料的书写,5、实事求是，语言简练 情况汇报一定要求真务实，否则可能造成不良后果，务必保证汇报稿内容的真实和准确，切忌不能杜撰，特别是涉及到数字、比例、评价之类的内容，更要准确无误。,注意： 一是，语言要简明扼要，切忌冗长繁琐； 二是，要多用短句； 三是，要流畅和谐，上口顺耳； 四是，要通俗易懂。这样汇报起来显得自然、流畅。,二、ppt材料的制作,做演讲的目是为了使听众接收某种信息，他们对信息接收的程度有许多影响因素，包括你信息本身、你的演讲技巧，当然也包括你的幻灯片的内容和形式。 因此，ppt材料的制作非常重要。,二、ppt材料的制作,注意： 如果观众发现你的幻灯片非常专业、言简意赅，对你的第一印象会很好，他们会记住你，并且认为你这个人就同幻灯片一样清楚、简洁和有逻辑，甚至更容易记住你演讲的信息，这就是你的目的。,二、ppt材料的制作,2.1 ppt软件的使用（powerpoint）,二、ppt材料的制作,1、模板 模板不宜太花哨、复杂和吸引眼球，且以白底黑字最合适。2、标题 标题应当采用相同的字体、大小和颜色，字号比正文大1号，且后面不宜加标点符号。3、逻辑关系 逻辑清晰、简明，通过不同层次的标题标明整个ppt材料的逻辑关系。,2.2 ppt材料制作的一般原则,4、字体 尽量用一种字体，最好不要超过3种，减少下划线和斜体的使用。5、行距 建议不要用单倍行距。6、字号 字号不小于20号字，建议文字加粗，标题比正文字体稍大。 7、文字简洁 能用图的不用表，能用表的不用文字。,二、ppt材料的制作,二、ppt材料的制作,图1 *示意图,图2 *季度的分配图,二、ppt材料的制作,图3 *的组织关系图,二、ppt材料的制作,图4 *的变化示意图,7、设置标题幻灯片 建议每个章节之间，插入一个空白幻灯片或标题幻灯片。8、动画的使用 尽量少使用动画，特别是一些正规场合。9、切换和声音的使用 在比较正规的场合，不要使用。,二、ppt材料的制作,10、布局 整个ppt最好不要超过30页。11、页码 每个页面上，最好显示页码。,二、ppt材料的制作,比如：1、动力车间的能耗分析 完全可以按电耗、煤耗、水耗、煤气、氧气、蒸汽等消耗，做成单独的表格进行汇报，而不是整版整页的文字宣读。（铅业分公司10月份能源消耗单耗指标分析）,二、ppt材料的制作,比如：2、生产技术部各项指标的分析 生产技术部的汇报也要做成ppt而不是拿word或excel来直接汇报，对于非常大的表格。 方式一：挑选一些重要的信息，删除其他不讲的信息，以表格的形式放在ppt中。 方式二：在ppt中进行文件的超链接。（见表1）,二、ppt材料的制作,一忌：动画声音不断 影响汇报的效果。二忌：整个页面全是文字 影响听众的心情。三忌：错别字 错别字犹如苍蝇。,2.3 ppt材料的几大忌讳,二、ppt材料的制作, 用符号代替标题的序号 用符号代替，美化页面。 使用超级链接 适当的使用超级链接，进行页面的转换。 使用动画图片 适当的使用动画图片，可以提高观众的兴趣。 使用自定义动画 适当的使用动画图片，可以提高观众的兴趣。,2.4 ppt的小技巧,二、ppt材料的制作,三、ppt材料的陈述,1、陈述的顺序 按照开场白、正文内容、结束语的顺序，开场白和结束语随不同的听众和汇报对象而不同。2、思路清晰、逻辑性强 尽量减少口水话语言。,三、ppt材料的陈述,3.1 陈述的原则,3、照本宣科 最忌讳的是：按ppt材料上面的文字，从头读到尾，连头都不抬一下! 4、ppt按顺序播放 切忌幻灯片回翻，打乱听众的思路，引起混淆。5、掌握好时间 一定要在规定的时间内讲完。,三、ppt材料的陈述,1、练习 正式讲之前要多次的练习，熟悉内容和进行陈述的构思。2、跟听众的互动 注意面部表情、眼神、语气、动作手势的配合，营造良好的演讲氛围。,三、ppt材料的陈述,3.2 陈述的小技巧,谢 谢！,