办公室环境管理ppt课件.ppt

办公室事务与管理,第二节 办公环境管理,技能要求1、进行安全检查，改进办公环境2、做好信息的保密工作知识要求1、健康、安全的办公室环境的基本要求2、秘书保密工作的范围和要求,进行安全检查，改进工作环境,安全检查包括办公环境和办公设备案例通常企业办公室中安全检查的方法：1、确定检查周期，定期检查2、发现隐患，在职权范围内排除或减少危险3、个人职权无法排除时，有责任和义务报告、跟进、直到解决4、将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中,一、合理布置办公室二、营造健康、安全的办公环境,布置办公室的基本要求,1、办公室大2、桌子同样大小3、柜子高度一致4、外宾来访部门入口处5、自动售货机、喷水池、公告板,6、空间7、主管座位8、自然光9、电源插座10、常用设备与档案,办公室布置的三大原则,1、有利于沟通2、便于监督3、协调、舒适（人际关系协调的表现和要求：连续性、协同性、有序、和谐）,办公室布置的具体要求,1、排列：直线对称2、座位间通道3、领导者：后方4、光线5、常用设备6、电话：5平方米空间范围,工作程序,1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。根据工作的需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。绘制办公室座位布置图，然后依图布置。对设备的安放提出合理建议,安全检查的内容,1、学法2、上岗前安全学习3、主动识别隐患4、发现异常、险情，应立即向主管报告5、操作设备6、发现设备故障，应立即报告，并填写“设备报告登记表”,办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患,1、地、墙、天花板、门、窗2、室内光线、温度、通风、噪音、通道3、办公家具4、办公设备及操作5、工作中疏忽造成的伤害、失密6、火灾或消防中的,健康、安全的办公环境的基本要求,1、建筑2、光线3、温度4、通风5、空间6、噪音7、家具8、办公设备要满足安全要求,9、办公设备的安装10、设置相应的消防、报警装置11、饮水12、急救包13、建立相应的规章制度14、装饰、绿色植物,工作程序,1、确定安全检查周期，定期检查2、发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险3、发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决,注意事项,1、上岗前应了解办公室场所的安全规定2、安全隐患表与设备故障表的区别安全隐患表：记录的是隐患，包括办公环 境和办公设备两部分设备故障表：记录的是办公设备运行中出现的故障,第三节 日常办公室事务,技能要点：1、安排值班工作，并编制值班表2、管理零碎现金并履行报销手续知识要点1、值班工作的内容及值班管理制度2、印章及介绍信管理要求,一、管理印章和介绍信二、安排值班工作三、管理零用现金并办理报销手续四、安排上司的差旅事宜五、完成上司临时交办事项六、管理时间、提高工作效率,印章和介绍信的管理,印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证使用印章、介绍信，一般应经本单位领导人批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自作主,印章的管理,分类：单位印章（含钢印）单位领导人“公用”的私章秘书部门的公章,作用：标志作用权威作用法律作用凭证作用,1、印章的种类： 正式印章 套印章 钢印 领导人签名 专用章2、印章的样式 构成：质料、形状、印文、图案、尺寸规格,工作程序,刻制程序： 上级正式机关的批准制发单位开具公函附章样到公安部门办理登记公安部门指定刻制单位刻制印章选定启用时间发出附印样的通知双人同行取回印章拆封检验专人保管,印章的刻制和使用,申请填写用印申请单专人审核内容用印登记印章的刻制须上级单位批准的正式公文，到公安部门登记，有指定单位刻制印章在启用前，应备文通知有关单位保管者不得委托他人代盖，不得随意带出办公室，不得交他人拿走使用保管通常由秘书承担，保管者是使用者盖章要上不压正文，下要骑年盖月盖章要领：握法标准、印泥适度、用力均匀、落印平稳,介绍信及其管理,介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、洽谈事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明的双重作用出具介绍信，要通过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查介绍信有时限要求,用印要谨慎,1、用印时，首先检查有无单位领导人批准用印的签字。加盖单位的公章应由分管领导审核签字。2、检查文件内容，看其是否超越或是降低了本单位公章的职权范围。3、公章的使用必须登记，登记的内容为：用印日期、用印编号、用印单位、印文名称、用印人姓名、批准用印人姓名、盖章人姓名4、盖章要保证位置恰当5、印章管理人员发现带有政治性错误或政治上不严肃的文件；弄虚作假的或与实际有较大出入发文件；内容、观点、文字有毛病的文字；根本就不该盖印的文件，则不能盖印并及时向上司反映。6、不允许违章用印，以印谋私。杜绝滥用印、私用印、空用印，以及将印章带出办公室。,安排值班工作,1、学习目标： 能够安排值班工作，并合理编制值班表2、值班表常用在： a、值班室 b、平日需要有人值班的办公室 c、节假日值班办公室 d、为某项任务值班的办公室,一、安排值班工作，编制值班表,值班工作的内容值班表的编制值班管理制度,值班工作主要内容：,（1）记好值班电话记录（时间、单位、姓名、内容）（2）记好值班接待记录（来访人姓名、单位、来访原由、联系电话）（3）记好值班日记（针对外来信函、电报、反映情况）（4）做好信息传递,值班工作程序,制定值班制度与值班规定编制值班安排表通知并给领导班子发放值班表值班人员做值班记录重大事件做值班报告值班结束交接班,值班工作,1、值班工作的任务办理上司交办的事项 上传下达，沟通内外认真处理来函、来电掌握上司外出活动情况 协调处理安全保卫工作加强安全护卫,2、值班工作规范坚守值班岗位认真处理事务做好值班记录负责接待工作热情接待来访者,值班表,值班表是将某一时间段中已经确定的上班人员姓名清晰地记载和标明的表格，是提醒人们按照值班表的要求值班，以保证组织整体工作连续和完成的表格。,*值班表的编制（熟记）,1、值班期限和具体值班时间2、按要求填入值班人姓名3、值班地点4、标明负责人或带班人姓名5、有时须简明表明值班内容6、标明人员缺勤的备用方案或替班人的姓名,值班工作管理制度,（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）保密制度（4）交接班制度,二、有关现金和报销的知识和规定,零用现金的管理商用费用的报销,零用现金的管理,1、建立零用现金帐簿2、领取人填写“零用现金凭单”3、核对凭单，有授权人签字方可4、核对领取人提交的发票与凭单是否一致5、支出须在帐簿上记录6、支出达到一定数额或月末，到财务部门报销并将现金返回零用现金箱周转,商务费用报销,1、提交费用申请报告或费用申请表2、授权人审核同意，并签名批准3、报告或申请表提交财务部门，领取现金或支票；先由申请人垫付，完成商务活动4、使用时要向对方获取相应的发票5、商务活动结束后，将发票附在“出差报销单”后，签名，报销6、如活动中，计划费用不够，应提前向有关领导报告，取得许可后，超出部分方可报销。,注意：,秘书人员不应自己或协助他人建立办公室“小金库”，应严格遵守办公秩序和财务制度秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可作资料查询,安排上司差旅事务,相关知识：1、差旅准备的要求： 待遇 时刻表 爱好、习惯 顺序,2、制定旅程计划表 （1） 要明确上司旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划 （2）了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉本单位对出差的有关规定 （3）制定旅程表时，索取相关资料，了解具体情况，合理安排时间 （4）旅行计划要按时间顺序编排，做到清楚明了。,安排上司的差旅事务的工作程序（1）、制定商务旅行计划 1）出差的时间、启程及返回日期，接站安排。 2）出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 3）会晤计划（人员、地点、日期和时间） 4）交通工具的选择 5）需要携带的文件、合同、样品及其他资料 6）上司或接待人的特别要求 7）上司旅行区域的天气情况（了解旅行地区的天气） 8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及背景，会晤主题。 9）差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票 10）上司的住宅电话号码,制作旅程表 日 期： 时 间： 地 点： 交通工具： 具体事项： 备 注：,工作程序： 制定商务旅行计划 制作旅程表 准备上司在不同场合的发言提纲 办理出国手续 在上司出行前落实具体工作内容,要求： 明确上司意图及活动内容 了解上司对旅行各项事务的具体要求及本单位规定 向旅行社索取旅行有关资料 旅程表要按时序安排并注意各地时差 拟订多个方案供领导选择。,做好信息保密工作,信息保密工作的类别信息保密工作的措施,按载体分包括：,口头信息的安全及保密工作纸面信息的安全及保密工作电子信息的安全及保密工作,做好口头信息的安全,1、不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息。2、没有确认电话、对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。3、向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报。4、遵照会议要求传达会议信息。,做好纸面信息的安全,1、接受任何保密文件、资料等都要签收并登记2、文件或其他纸质信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收3、在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或丢失4、机密文件须保存在带锁的、防火的柜子里5、离开办公室时不要把信息或机密文件留在办公桌上，应锁入抽屉，并锁好门窗6、用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密”或“保密”7、为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人8、复印完成后，应将保密原件取走，不要留在玻璃板上9、当传真保密信息时，须使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取10、极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里11、不再需要的保密的文档要粉碎,做好电子信息安全,1、计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器2、计算机打印保密材料要人不离机3、在提交电子信息给他人之前，应向上级核对，不能给未被授权的人4、每个使用者应有自己的识别码，密码必须保密，经常更换5、应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换6、计算机必须经常进行查毒杀毒，为了安全，不要安装借来的程序7、重要的文件要备份，并存储在安全加锁的地方，磁盘不能保存在过热或过冷的地方8、有保密信息的软盘不应带出单位9、有可能计算机警报系统，防止信息被盗,保密工作应注意：,文件保密（自觉做好接受、传递和保管）会议保密（会议内容不得随意扩散和泄漏，是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导确定）科技保密,做好组织中特定信息的保密工作,人事信息财务信息产品信息客户信息,三、文书形成、处理程序,收文（签收拆封登记拟办发办传阅承办催办办复）发文（交拟议拟撰拟审核签发印制用印登记发文）立卷、归档销毁,立卷的范围凡是在工作活动中形成和使用，已经办理完毕，具有考察价值的文件材料文件案卷归档归档是指文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管,立卷的工作程序,检查和整理归卷文件鉴定区分保管期限具体组卷拆除装订修补不合规格文件编写页码登记卷内目录和备考表拟定案卷标题装订成卷填写案卷封面案卷排列与编号编制案卷目录编写归卷号,公文销毁,特殊场合不立即销毁有可能造成严重失密的公文程序：鉴定逐件核定造册将目录送领导签批在有关人员监督下销毁方式： 焚烧、粉碎、重新制成纸浆,第三节 办公用品的发放和管理,技能要点办理办公设备和耗材的进货和保管进行库存管理知识要点办公设备和办公易耗品的进出库基本知识和保管常识办公用品和易耗品的库存管理基本要求,一、办公设备和办公用品的进货和保管,办公室秘书处理的库存物品办公用品和消费品纸张、打印机墨盒、钢笔、图钉、胶水、橡皮、尺子等小型办公设备废纸篓、装订机等,办公用品和设备的接收程序,先用订货单和通知单,核对对方交付货物时出具的订货单及货物数目不对，立即通知采购部门联系供应商接收数量的出入也应通知采购部门,按真实的数目支付款项接收的每一类货物应登记在库存卡的接收项及时更新库存余额按照办公用品存储规定存放好订立物品发放制度，确定发放人,库存保管的措施,储存间或物品柜要上锁各类物品贴上标签，表明类别和存放地新物品置于旧物品上面体积大、份量重的放置在最下面小的、常用的，放在较大的前面储存间要有良好的通风良好的照明,二、办公设备和办公用品的库存管理,保证进货卡、出货卡、库存卡三卡一致库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，或者在计算机使用库存控制软件包、电子表格、数据库。,库存记录的目的,保证大量的资金不被不必要的库存占用空间不被用来存储不必要的货物监督个人和部门对物品的使用保持充足的货存监督任何偷窃和破坏造成的损失利用准确的库存进行估价,库存卡内容,项目单位库存参考号最大库存量再定货量最小库存量,日期接收发放余额,第四节 办公效率和时间管理,技能要求1、运用时间表进行管理2、编制并管理本人和上司的工作日志知识要点时间表、工作日志的基本内容和要求,【案例】,对时间的管理自我时间的管理对领导时间的管理,时间管理落后的原因,1、领导者自身陈旧的时间观念2、客观原因，如组织环境因素3、秘书部门自身原因,时间管理原则,时间有序性最大限度的为领导谋求可控时间重急轻缓的原则切忌安排领导事必躬亲的原则,领导人时间管理,具体时间表【习题】工作计划表,一、时间表的编制,根据信息制定一份时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多，七月的前两周要到上海开会；八月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议精神；八月第一周的星期一还要面试3位营销员；九月的前两周希望安排休假。,第三季度会议时间表 （2002.7-9）,时间表的编制方法,根据需求确定编制时间的周期收集并列出该阶段所有工作、活动、任务发现活动有矛盾，主动与负责人协调按照时间顺序将任务排列清晰绘制表格，标明时期、时间、项目用简明的文字将信息填入表格,时间表的类别,年度时间表（将一年中企业的例行会议、重要的经营活动、确定的商务出访等安排妥善，可参照上一年的时间表和新一年的工作部署）季度时间表月时间表（由主管领导召开会议拟定或请其他领导提出下月计划，再结合集体议定事项，由秘书制表，经主要领导审定下发实施）周时间表（常在周五下班前或周一上午由主要领导碰头协商活动安排，在月时间表的基础上，加上平时收集信息，由秘书人员按周一至周五分上下午排表，经被授权人过目印发给相关人员 ）,二、管理自己和上司的工作日志,【案例】秘书的职责是把多而杂的问题和事情安排好。详细的、清楚的工作日志、工作计划和详细的时间安排每天、月、季度、年都应该有计划安排表还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式日志等办公辅助手段,工作日志,工作日志通常两本：上司使用；自己使用,使用工作方法：1、提前了解，当日一早再次确定补充2、在自己日志上标明当日应完成的任务3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实8、协助和提醒上司执行日志计划,注意事项,秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达预有足够的时间来安排会议,上司工作日志的内容,1、上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）2、内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）3、单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）4、个人的安排（看病）5、私人的信息（亲属生日）,秘书日志内容,包含上司日志内容上司各项工作活动的准备事宜上司交办的工作自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）,日志的变更,原定结束时间延长超时追加紧急的或新添的项目项目的时间调整、变更项目的终止或取消注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围,针对变更，秘书应注意,1、安排活动之间要留10分钟左右的时间间隙2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改,注意事项,1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅2、保持两本工作日志的一致和准确3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息,ABCD排序法,一秘书周一要完成的工作如下，请你帮她安排下时间：1、给某客户打电话，与对方联系上司下周四与他约会的事宜2、复印下午部门经理会议的资料3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日4、复印一份给客户的复信以备存，原件邮寄对方5、拆封、分类和分发邮件6、布置下午使用的会议室，准备茶水和咖啡7、将财务部新发的办公经费报销规定复印备份，原件放置在传阅夹给部门同事传阅8、为上司预定周末去天津的火车票（北京出发）9、接待3位访客，2个电话,ABCD法则A类：重要且紧急，必须立即去做、优先做B类：重要而不紧急C类：紧急但不重要D类：有时间才做，既不重要也不紧急，可以不作,有效利用时间，事半功倍区分常规工作和非常规工作明确自己的工作任务和职责分清轻重缓急合理分配精力，利用时间使用办公辅助手段组织工作,