《秘书职业概论》第六章秘书的沟通与协调工作课件.ppt
秘书职业概论,秘书职业概论,第六章 秘书的沟通与协调工作,第一节 秘书的沟通工作,第二节 秘书的协调工作,第六章 秘书的沟通与协调工作第一节 秘书的沟通工作第,第一节 秘书的沟通工作,一、沟通的概念和种类,第 3 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,（一）沟通的概念,沟通是一种信息传递和交流的过程，不仅包括公务信息的传递和交流，也包括个人情感、思想和观点的交流。秘书沟通工作的任务就是要在公务活动中有意识地运用各种方法和技巧，促进人与人、人与组织之间的有效沟通，以达到提高公务活动效率的目的。,第一节 秘书的沟通工作 一、沟通的概念和种类第 3,第一节 秘书的沟通工作,第 4 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,（二）沟通的种类,1、按沟通方式分类,第一节 秘书的沟通工作第 4 页秘书的沟通与协调工,第一节 秘书的沟通工作,第 5 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,2按组织内部信息沟通的方向分类,第一节 秘书的沟通工作第 5 页秘书的沟通与协调工,第 6 页,第一节 秘书的沟通工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,3按信息沟通的形式分类,第 6 页 第一节 秘书的沟通工作秘书的沟通与协调工,第 7 页,第一节 秘书的沟通工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,4按信息沟通是否存在反馈分类,第 7 页 第一节 秘书的沟通工作秘书的沟通与协调工,第一节 秘书的沟通工作,二、有效沟通的原则,第 8 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,1可信赖性原则,2一致性原则,3内容的针对性原则,4明确性原则,5持续性原则,6渠道恰当性原则,第一节 秘书的沟通工作 二、有效沟通的原则第 8,第一节 秘书的沟通工作,三、沟通的基本方法与技巧,第 9 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,有效的提问,注重非语言沟通,运用反馈手段,把握好沟通的时机,积极倾听，做好记录,第一节 秘书的沟通工作 三、沟通的基本方法与技巧第,第二节 秘书的协调工作,一、协调的概念和内容,第 10 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,（一）协调的概念,协调是使围绕一个共同目标的有关部门和人员和谐一致地开展工作，在各自的岗位上朝着一个共同的目标努力。协调的目的就在于沟通有无、消除内耗、化解矛盾，把各方面的力量组成一个和谐统一的合力，以求最佳管理效果，实现共同的目标。,第二节 秘书的协调工作 一、协调的概念和内容第 10,第二节 秘书的协调工作,第 11 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,（二）协调的内容,1事务协调,事务协调是指根据领导的意图，对各单位、各部门之间及单位内部就有关文件制发、会议安排、工作和生活保障以及行政管理等事务的协调。,第二节 秘书的协调工作第 11 页秘书的沟通与协调,2关系协调,关系协调是指在处理各种社会矛盾关系中所进行的协调，主要包括个人之间、单位之间以及单位与个人之间的关系等。在秘书的工作实践中，主要是协调上下关系、左右关系和上司之间的关系等。,对上关系的协调是指组织对其上级领导人和领导部门的关系协调。对待上级要树立全局观念，尊重和服从上级，融洽和上级的关系，主动为上级分忧解难。,对下关系的协调是指上级机关在工作实施的过程中，充分考虑到下级的实际情况，倾听下级的意见和要求，科学地制定决策，并有效地将组织决策意图贯彻到下级各执行单位，使之自觉地协调运转，积极为实现组织目标而努力工作。,第 12 页,第二节 秘书的协调工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,（1）对上关系的协调,（2）对下关系的协调,2关系协调关系协调是指在处理各种社会矛盾关系中所进行的协调,2关系协调,同级部门的协调往往是处理某个问题，涉及几个相关部门的管理权限时，由秘书部门代表本单位向相关部门说明情况、沟通信息、征求意见和交换看法。认识基本一致后，协商制订出大家认同的方案，相关部门联名向上行文请示或向下行文决议，充分运用各部门的管理职权协调统一地解决问题。,秘书的工作性质决定了秘书人员要与各方面的群众打交道。协调好群众与单位的关系，使群众对单位有一种向心力、凝聚力和归属感，是群众关系协调的努力方向和目标。,第 13 页,第二节 秘书的协调工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,（3）同级关系的协调,（4）群众关系的协调,2关系协调同级部门的协调往往是处理某个问题，涉及几个相关部,第二节 秘书的协调工作,二、协调工作的原则,第 14 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,第二节 秘书的协调工作 二、协调工作的原则第 14,第二节 秘书的协调工作,三、协调工作的步骤,第 15 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,第二节 秘书的协调工作 三、协调工作的步骤第 15,第二节 秘书的协调工作,四、协调工作的技巧,第 16 页,秘书的沟通与协调工作,第六章,（一）捕捉有利的协调时机,在协调工作中，时机把握得好可事半功倍；时机把握得不好则寸步难行。当协调对象精神愉快、心情平静时，容易接受别人的意见和建议。当矛盾出现时，是非分明时，上司的意图明确时，协调易于取得成功。各有关方面认为需要协商时，感到共同利益的实现必须协调时，协调能够很快取得成效。这就需要秘书能够善于抓住有利时机和有利条件，立即加以利用，协调各有关方面共同解决问题。,第二节 秘书的协调工作 四、协调工作的技巧第 16,第 17 页,（二）协调过程中的情绪控制,秘书在协调工作中往往需要排除障碍。遇到很难协调的问题或碰到难以合作的对象时，作为代表领导机关进行协调的秘书人员，必须为领导和自身树立良好的形象。如果对方出言不逊、态度蛮横，身为秘书必须冷静、沉着，要沉得住气，不发火、不动怒，更不能甩手就走。应该善于控制情绪，这样有利于做好协调工作。,第二节 秘书的协调工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,第 17 页（二）协调过程中的情绪控制秘书在协调工作中往往,第 18 页,（三）协调活动中的换位思考,在实际工作中，由于各自所处的位置和看问题的角度不同，可能会产生很大的分歧。在这种情况下，协调人员不要简单地重申和强调自己的看法和意见，应该试着将自己置于对方的位置，以对方的处境、情感及观点来考虑和解释共同的问题，以期求大同存小异。,第二节 秘书的协调工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,第 18 页（三）协调活动中的换位思考在实际工作中，由于各,第 19 页,（四）协调工作中的语言技巧,第二节 秘书的协调工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,第 19 页（四）协调工作中的语言技巧 第二节 秘书,第 20 页,（五）协调工作的六字口诀,第二节 秘书的协调工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,（1）,“明”协调和“暗”协调,“暗”协调是指利用非正式场合进行协调。对矛盾比较尖锐复杂、不宜公开协调的问题，秘书人员应采取“暗”协调，暗中周旋，待条件成熟时再转入“明”协调。,“明”协调是指利用会议形式或者其他公开场合进行对话，将问题摆到明处，当面协商，以达到预期目的的协调手段。,第 20 页（五）协调工作的六字口诀 第二节 秘书的,第 21 页,第二节 秘书的协调工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,（2）,“冷”协调和“热”协调,“热”协调是指用“热加工”的方法解决矛盾，达到协调的目的。“热”协调应掌握“火候”，趁热打铁，雷厉风行。,“冷”协调是指运用“冷处理”的办法解决矛盾。秘书在运用“冷”协调时，要学会控制情绪，保持心理平衡，而不能以硬碰硬。,第 21 页 第二节 秘书的协调工作秘书的沟通与协调,第 22 页,第二节 秘书的协调工作,秘书的沟通与协调工作,第六章,（3）,“硬”协调和“软”协调,“软”协调指的是以理服人，利用协商处理的方法，劝服各方面从大局出发，以团结为主，统一行动。“软”协调相当于做思想工作。,“硬”协调是指运用规章制度或上司的命令协调，规范各方面的行为，使各方面步调一致。其特点是具有强制性。,第 22 页 第二节 秘书的协调工作秘书的沟通与协调,
