《会展旅游实务》课件-.ppt

,会展旅游策划程序,会展旅游策划的流程,会展旅游策划书的编写,任务一,任务二,任务三,项目二 会展旅游策划,会展旅游策划程序会展旅游策划的流程会展旅游策划书的编写任务一,任务一 会展旅游策划程序,任务一 会展旅游策划程序,一、会展旅游项目策划的原则,会展旅游项目作为特殊的旅游项目，在策划上与传统的大众旅游产品有所不同，一般说来，应当坚持以下原则。,会展旅游策划须以此为第一原则。对看上去很美、听起来很动人、做起来很难的创意，必须进行可操作性修订，使其达到具体可行、实用有效，并编制行动计划，以实现组织方的目标。,会展旅游项目策划必须以会展的主题为中心展开。大型的会展活动一般都有一个特定主题。为了能够吸引更多的参与者和参观者，同时也为了对项目及产品进行推广。,一、会展旅游项目策划的原则会展旅游项目作为特殊的旅游项目，在,参展商前往会展举办地的根本目的是“参展”，而不是“旅游”。,会展旅游者一般在时间的安排上弹性空间较小，所以这就要求旅行社等服务企业所提供的服务必须具有更多的选择性，方便会展旅游者根据自身的具体情况进行选择。,旅游项目通常是为了对会展进行宣传。 旅游活动应安排在主要的会展活动之余。 旅游必须尽可能地为会展服务。,会展旅游策划必须依靠实证的科学方法，对客源地结构、游客结构差异、游客需求差异、服务要求差异、游客购买行为、游客消费行为、时间安排、消费能力和旅游组织方式等进行定性定量相结合的实证研究。,参展商前往会展举办地的根本目的是“参展”，而不是“旅游”。0,二、会展旅游项目策划过程中应注意的问题,（一）注意选择景点,会展旅游一般为当日往返的短线旅游，参展商的观光、休闲旅游倾向于城市周边景点。,（二）注意挖掘会展旅游项目的文化内涵,会展旅游项目源于会展事件，应充分挖掘其文化内涵，使其作为会展事件的延伸。现在，参展商的文化素养越来越高，所以策划应该以深层次文化内涵为挖掘的重点，才能更好地吸引与会者。,二、会展旅游项目策划过程中应注意的问题（一）注意选择景点会展,（三）注意对会展旅游服务人员的培训,会展旅游服务的专业性、针对性较强，这就对服务人员提出了更高的要求。服务人员的素质、能力和专业性的提高是会展成功重要的辅助要素，因此对会展旅游人员进行综合的、有针对性的培训是十分必要的。,（四）区别参展商和普通旅游者,进行策划时，还应明确区分不同的旅游群体，即以参加会展为目的的参展商和出于好奇等原因而前往会展举办地的普通旅游者。一般来说，会展旅游者对于某些工业旅游项目比较感兴趣，而普通旅游者在会展旅游中更加倾向于感受热闹、繁荣的气氛，注重活动的参与性。,（三）注意对会展旅游服务人员的培训会展旅游服务的专业性、针对,三、会展旅游项目策划程序,会展旅游项目的策划一般经过以下程序。, 收集、分析相关信息, 市场定位和确定目标, 提出项目的初步分析, 对备选方案进行论证, 选定项目方案, 编写企划书,三、会展旅游项目策划程序会展旅游项目的策划一般经过以下程序。,任务二 会展旅游策划的流程,任务二 会展旅游策划的流程,一、策划前期阶段：解决“为什么”,策划前期阶段是沟通铺垫阶段，目的在于对本次会展旅游策划有一个背景了解和整体把握。在此阶段，会展旅游策划方需要解决以下问题。,组建相应策划小组，或尝试委托专门的旅游公司设计策划方案。,策划小组或被委托方初步就企业会展旅游现状进行了解沟通。,策划小组或被委托方对会展旅游提供方自身情况作出初步分析和判断。,策划小组或被委托方在沟通协商的基础上，了解组织本次会展旅游活动要达到的目的。,一、策划前期阶段：解决“为什么”策划前期阶段是沟通铺垫阶段，,根据项目的具体情况，被委托方组建策划团队进驻委托方，并与委托方有良好的沟通与合作。,签订完合同，委托方项目首期经费到位。,委托方经过比较研究，在与被委托方进行细节沟通后，双方签订合作。,明确提交策划的时间、形式、方式和地点。,进行沟通以确定策划的各项需求，以及预计费用。,二、策划准备阶段：解决“做什么”,策划准备阶段主要的工作中心是在了解组织会展旅游活动目的的基础上，进一步确定策划小组或被委托方应该“做什么”。一般需要包含的工作内容有。,1,2,4,3,5,根据项目的具体情况，被委托方组建策划团队进驻委托方，并与委托,三、策划设计阶段：解决“怎么做”,（一） 分析相关信息,被委托方最初得到的信息量大且无序，在签订合同后，需要进一步借助科学的方法，将信息筛选、归类和总结。,会展旅游被委托方需要分析的信息主要有以下几类：,一是委托方自身信息。委托方自身信息包括会展旅游提供者的性质、规模实力、组织形象，以及有无开展相关活动经验等方面的信息。二是旅游产品的供需信息。旅游产品的供需信息即本次会展旅游活动中旅游产供给和需求信息。三是外界环境信息。策划方需要分析旅游环境，尤其是旅游目的地的人文环境、经济环境、社会文化环境、自然环境、技术环境及政治法律环境等因素。,三、策划设计阶段：解决“怎么做”（一） 分析相关信息被委托方,（二） 分析目标受众,策划的最终目的是使会展旅游产品能满足特定目标受众的需求。因此，在策划进行阶段，需要对目标受众进行分析。分析内容包括以下两点。,其一，初步确定会展旅游活动的参加者。会展旅游的参加者可以包括会议、展览的参加者及其家人朋友，得到奖励旅游的人员及其家人朋友，节事旅游活动的参加者，以及其他成员。,其二，分析影响目标受众行为的因素。目标受众是否会购买会展旅游产品受到 文化、社会、 个人和心理因素的影响。文化因素包括个体所面对的基本价值、认知偏好和行为，以及个体所处的社会阶层；社会因素包括个体所处的相关群体、家庭类型、家庭生命周期等；个人因素包括个体的年龄和生命周期阶段、职业和经济环境、个性和自我概念、价值和生活方式；心理因素指四个关键的心理过程（动机、认知、学习和记忆）是如何影响目标受众对外界刺激的反应的。,（二） 分析目标受众策划的最终目的是使会展旅游产品能满足特定,（三） 确定活动目标,一次会展旅游活动可能有一个或多个目标，这些目标应尽可能清晰、明确、有重点。只有明确了目标，才能为活动的策划和实施设置宗旨与标准，使策划顺利开展。,会展旅游活动的目标主要包括以下几点。,（1） 促进目的地会展旅游业的发展。（2） 树立组织提供者的形象，扩大其影响。（3） 从会展旅游中获利。（4） 促进区域合作与交流。（5） 扩大会展旅游地的影响，提升其知名度。,（三） 确定活动目标一次会展旅游活动可能有一个或多个目标，这,（四） 策划活动主题,主题是一次活动内容的高度概括，是围绕会展旅游活动目标，对整个会展旅游活动策划与操作起指导和规范作用的中心思想。主题能连接会展旅游活动中所有具体项目，使之成为一个有机整体。,在设计主题时，策划者需要重点考虑以下几个因素。,在主题设计时，我们要发挥旅游地传统文化对游客的这种吸引作用，根据会议、展览、节事地区的旅游资源特点来设计会展旅游主题。,主题是目标的概念化，主题的设计必须服从和服务于目标。,主题从某种意义上说是一种会展旅游信息的集中体现。策划者需要考虑如何使活动提供者向目标公众传播的信息拥有自己独特、新颖、有别于他人的个性特色。,一是策划目标,二是信息特色,三是地方特色和公众需求,（四） 策划活动主题主题是一次活动内容的高度概括，是围绕会展,（五） 拟订初步方案,在主题确定之后，策划者需要拟订初步方案，并编制成书面材料。方案的拟订要尽量详细，考虑问题要尽可能周到。通常，初步方案需要包含的内容主要有。,组织活动的相关机构。,确定活动举办时间和举办地。,会展旅游的名称、目标、主题、宗旨。,所选择的会展旅游线路。,各旅游活动项目的策划内容与实施步骤。,策划营销活动和来宾接待工作。,组建突发事件应急小组并编排应急措施。,确定活动效果评估标准和方法等。,（五） 拟订初步方案在主题确定之后，策划者需要拟订初步方案，,（六） 财务收支预算,一次会展旅游活动的组织和实施，其所需要的费用必须做出预算。组织策划方要对预算做到心中有数，使整体方案具有可行性和可操作性。,（七） 审定所拟方案,审定所拟方案会展策划方案，可通过以下几个步骤完成。,第一步，汇报方案。策划者在初步拟订方案、完成财务预算后，需要在内部进行汇报，以求得本部门或被委托方内部的一致通过。,第二步，咨询答辩。汇报后，策划者请相关内部专业人士或领导提出问题，然后作出认真解答，并记录各方面的意见和建议。,第三步，修改完善。策划者最后要分析各方面反馈的意见和建议，并进行整理，进一步完善方案。,（八） 形成策划文件,会展旅游策划的最终完成形式便是编写会展旅游策划书。这份文件是由经过选择的最优方案所形成的书面材料。,（六） 财务收支预算一次会展旅游活动的组织和实施，其所需要的,四、策划完成阶段：解决“怎么样”,会展旅游策划是否实际、实用、实效，需要旅游活动提供方或委托方在设计完成之后组织相关人员对策划方案成果进行科学评估，就策划的文本内容、预期实施、操作手段、功能结构等作出客观公正的判断和评价。对会展旅游策划进行评估时，一定要从实际情况出发，认真研究分析、判断评定，坚持严格准确以及内容全面的原则。一般情况下，委托方的此类评估会采用专家评议、企业评审相结合的方法。通过邀请专家以及召开委托方内部会议的方式对策划的每一个环节进行评估，从中总结出实质性的结论，并以此界定策划方案的好坏。,四、策划完成阶段：解决“怎么样”会展旅游策划是否实际、实用、,五、后续工作阶段：解决“相配合”,策划方案的实施一般由委托方和被委托的旅游策划方共同进行。委托方是操作、执行的主体，策划方担当的角色不可“喧宾夺主”。在协助实施的过程中，策划方利用自身对方案的熟悉程度，经常采用实施结果和策划目标相对比的手段来追踪策划实施情况，调整策划方案。常见的对比内容有：,策划实施是否按原方案进行。,策划是否按预定进度运行。,操作手段是否科学得当。,创意是否成功。,策划执行结果与预算、预测是否相符。,策划是否达到目标。,各部门团结协作是否良好。,策划互动团队的工作表现如何。,策划的实际效益怎样。,另外，加强宣传培训也是策划方后续工作阶段的重心。,五、后续工作阶段：解决“相配合”策划方案的实施一般由委托方和,任务三 会展旅游策划书的编写,任务三 会展旅游策划书的编写,一、封面,会展旅游策划书的封面应包含以下信息：,一、封面1.2.3.4.策划书标题会展旅游活动的组织提供者策,二、目录,目录放在封面之后，是策划书的简要提纲，目录中应列出策划书各个部分的标题及其对应页码，方便阅读者翻阅。所编制的目录应使阅读者在浏览之后能够对策划书的内容有一个大概了解。,二、目录目录放在封面之后，是策划书的简要提纲，目录中应列出策,三、正文,正文部分是会展旅游策划书的重中之重，通常需要列出以下内容。,（一） 策划书的标题,会展旅游策划书的标题可以有两种：,一种是由本次活动的主办单位名称、活动内容、活动方式和文种构成。另一种是在前一种标题下方再加一行揭示主题的文字作为副标题，从而形成虚实结合的复合标题。,三、正文正文部分是会展旅游策划书的重中之重，通常需要列出以下,（二） 前言,前言部分在不同的策划书里可以有不同的称谓和形式，但主要内容是对市场环境分析后的总括性介绍，比如对活动组织提供者自身信息、旅游产品供需信息和社会背景信息等进行分析后所作出的概述，或者是对本次活动背景、目的和意义的说明，并导入可行性结论。,（三） 举办单位,会展旅游活动的举办单位包括主办单位、承办单位、协办单位、支持单位和赞助单位等，均需一一列出。通常各单位种类的罗列顺序需遵循由主及次的原则，各单位种类内部的顺序排列也是如此。所列各组织要求使用其完整全称，排版明晰，便于阅读，避免可能产生的歧义或表述不清等问题。,（二） 前言前言部分在不同的策划书里可以有不同的称谓和形式，,（四） 主题词,设计会展旅游主题时，一般要经过从主题提炼到主题描述的过程，这个过程的结果经常是形成一段简洁、新颖、独特、有感染力的文字或口号，它是整个策划书的中心所在，可以起到形象定位和宣传导向的作用。,（五） 时间、地点、参加人员及邀请方式,策划书应具体写明会展旅游活动的时间和地点。旅游活动的参加人员如果有较为明确的来源与人数，那么在策划书中也要清晰地列出来。一般节事旅游在来源与人数方面相对难以控制，列明调研预估的目标旅游群体来源与人数即可。对于邀请方式，可以根据具体情况有多种变通，比较正式的是特制请柬或打印邀请函，也可以采用电话、传真或是电子邮件等方式，甚至策划方还可以通过媒体推广，大面积地向特定区域的人群发出邀请。,（四） 主题词设计会展旅游主题时，一般要经过从主题提炼到主题,（六） 具体会展旅游活动的安排,具体会展旅游活动方案主要包括以下几个方面。,特殊活动安排,旅游行程安排,来宾接待,1,2,3,具体写明接待的规格以及在接待过程中所要提供的各种服务。根据实际情况，可以沿用统一的标准，也可以根据参加者的不同分别对待。在策划书中，有关接待的文字方案通常可以按时间前后顺序展开。,这部分是旅游活动的重点。行程中要分别体现食、住、行、游、购、娱六个方面。一般策划者可以通过列行程表的形式，按时间先后次序来表述此部分内容。,这部分是会展旅游食、住、行、游、购、娱的一个组成，是会展旅游的特色所在，是整体策划的点睛之笔。策划方可以选择对其作详细介绍，使策划书更具吸引力、说服力。,（六） 具体会展旅游活动的安排具体会展旅游活动方案主要包括以,（七） 工作小组及分工,策划书需写明活动的总负责人以及实际各项工作的执行人员。工作小组可以依照活动的分类划分，在确定工作小组之余，各小组内部成员间还应该进一步明确具体分工，要求相对均衡，量度适中，覆盖面全。,（八） 营销方案,营销方案除了对旅游产品价格定位、营销渠道选择的介绍之外，比较偏重于对开展会展旅游活动的推广手段与方式的阐述。,（九） 财务收支预算,策划书中应以表格形式分项列出活动的收支细目。会展旅游收入主要可以来自旅游者所支付的费用、会展旅游各项赞助、政府拨款以及行业协会资助等。会展旅游的支出主要由活动的推广营销费用，餐饮、住宿、交通、游览和娱乐费用，各项活动的场地租金，人力资源费用等组成。,（七） 工作小组及分工策划书需写明活动的总负责人以及实际各项,（十） 危机处理,策划书应预测可能发生的对该次会展旅游有影响的危机情况，并将其中发生可能性最大的若干项目罗列出来，分别对在紧急情况下该如何处理进行阐释。,（十一） 合同的签订,策划书中需要写明会展旅游活动需与哪些机构、单位或个人签订合同，是使用同行的普通合同还是自行设计合同。,（十二） 活动效果检测标准及方法,策划书正文部分最后还应写明在会展旅游活动之后，如何对活动效果进行检测和评估，以及具体考核的指标、所采用的评估方式等。考核指标需要作出解释或给出计算方法；各项调查表最好在策划书的最后附上相关内容。,（十） 危机处理策划书应预测可能发生的对该次会展旅游有影响的,四、落款,正文右下方应写明策划书制作的机构名称或策划人员名单，最后要写明策划完成日期，并加盖公章。,四、落款正文右下方应写明策划书制作的机构名称或策划人员名单，,五、附件,附件的内容应在落款前、正文中一一注明，并在落款后逐项列出。如果附件内容比较少，一般在落款后直接换页列出；如果内容较多，为方便阅读，策划者也可以专门为附件列张目录。,通常，可以用附件形式表示的内容有：,工作小组通讯录,旅游线路、景点介绍,自行设计的合同样本。,各项调查表，如满意度调查表等,策划实施时需要注意的事项,策划书保密范围和保密期限等。,五、附件附件的内容应在落款前、正文中一一注明，并在落款后逐项,企业简介,本章小结,会展旅游项目作为特殊的旅游项目，在策划上与传统的大众旅游产品有所不同，一般说来，应当坚持以下原则：具备实用性和操作性、需要突出会展主题、旅游是会展的辅助、旅游项目须适应性强、用实证的科学手段深度研究细分市场。在会展旅游的策划过程中应注意选择景点，注意挖掘会展旅游项目的文化内涵，注意对会展旅游服务人员的培训，注意区别参展商和普通旅游者。会展旅游项目的策划程序包括收集、分析相关信息，市场定位和确定目标，提出项目的初步分析，对备选方案进行论证，选定项目方案，编写企划书。会展旅游策划分为五个阶段：策划前期阶段、策划准备阶段、策划设计阶段、策划完成阶段、后续工作阶段。会展旅游策划书的编写包括封面、目录、正文、落款及附件。其中正文部分是会展旅游策划书的重中之重，通常需要列出：策划书的标题，前言，举办单位，主题词，确定时间、地点、参加人员及邀请方式，具体会展旅游活动的安排，工作小组及分工，营销方案等。,企业简介本章小结会展旅游项目作为特殊的旅游项目，在策划上与传,谢谢观赏,谢谢观赏,