Email营销及其在外贸中的应用课件.ppt

Email营销及其在外贸中的应用,第一节 外贸Email营销实用技巧第二节 Email营销的特点、功能和流程第三节 Email的特点及使用,Email营销及其在外贸中的应用第一节 外贸Email营销,第一节 Email营销的特点、功能和流程,一、什么是Email营销,Email营销也被称为EDM营销（Email Direct Marketing）、电子邮件营销，即企业通过Email建立同目标客户的沟通渠道，向其直接传达相关信息，用来促进销售。,第一节 Email营销的特点、功能和流程 一、什么是Emai,1.许可Email营销:是在客户事先许可的前提下，通过电子邮件的方式向目标客户传递有价值信息的一种网络营销手段。 2.三个基本因素： 基于客户许可 通过电子邮件传递信息 信息对客户是有价值的。,1.许可Email营销:是在客户事先许可的前提下，通过电子邮,3.Email营销的三大基础,（1）Email营销的技术基础能够收发和跟踪效果,（2）客户的Email地址资源足够量的有效地址,（3）Email营销的内容有针对性的设计,3.Email营销的三大基础 （1）Email营销的技术基础,二、Email营销的优势和劣势,1Email营销的优势,（1）成本较低（2）反应迅速，缩短营销周期 （3）信息丰富，全面 （4）针对性强，减少浪费 （5）便于营销效果监测,二、Email营销的优势和劣势1Email营销的优势（1）,2Email营销的劣势,（1）应用条件限制（2）邮件传输限制和信息传递障碍 （3）营销效果的限制,2Email营销的劣势（1）应用条件限制,三、Email营销的功能,1品牌形象,2推广销售,3顾客关系,4顾客服务,5网站推广,6资源合作,7市场调研,8增强市场竞争力,三、Email营销的功能1品牌形象2推广销售3顾客关系,四、开展Email营销的流程,首先，确定营销目标和目标群体。,再次，获取目标群体邮件地址列表，对Email邮件内容进行设计。,最后，根据计划向潜在用户发送电子邮件信息，并且及时对Email营销活动的效果进行分析总结。,四、开展Email营销的流程首先，确定营销目标和目标群体。,第三节 外贸Email营销实用技巧,一、外贸业务中如何选择邮箱,1最好架设自己的企业邮局，尽量不要使用公共邮箱,网易（163）、搜狐、新浪、以及腾讯（QQ）,X,第三节 外贸Email营销实用技巧 一、外贸业务中如何选择,2最好使用外国邮箱，尽量不要用我国的邮箱,Hotmail、Yahoo、Gmail,2最好使用外国邮箱，尽量不要用我国的邮箱Hotmail、Y,3最好使用企业邮箱，尽量不要使用个人邮箱,3最好使用企业邮箱，尽量不要使用个人邮箱infocomp,4尽量自建邮件服务器或使用知名服务商提供的邮局,网易：http:/,4尽量自建邮件服务器或使用知名服务商提供的邮局网易：htt,企业邮局及其好处,1.全面体现企业形象。,2.克服员工流动影响。,3.便于企业管理。,4.增强内部信息沟通和协同办公能力。,5.优于个人邮箱的安全性、稳定性和服务品质。,企业邮局及其好处 1.全面体现企业形象。 2.克服员工流动影,二、如何获得邮箱地址,1.购买,一是从一般的地址数据库服务商购买,二是从专业提供外贸展会企业名录的服务商处购买,三是从提供“海关数据”以及“提单数据”的服务商处购买,二、如何获得邮箱地址1.购买一是从一般的地址数据库服务商购买,2.自己搜集,一是自己通过搜索引擎、B2B平台、黄页以及企业网站等搜集地址。,二是通过搜索软件搜集，比如Email Spider、Google邮箱搜索器、利德商务邮箱搜索通、深维超级邮箱搜索软件等等,2.自己搜集一是自己通过搜索引擎、B2B平台、黄页以及企业网,http:/,网络工具 - 邮件处理,华军软件园,http:/,三、如何设计外贸电子邮件主题,主题的作用让收件人快速了解邮件的大概内容或者最重要的信息；在邮件主题中表达基本的营销信息；区别于其他类似的邮件；为了方便客户日后查询邮件；尽可能引起收件人的兴趣。,三、如何设计外贸电子邮件主题主题的作用,1一定要设置主题，不能没有邮件主题,2邮件主题不宜过于简单或过于复杂,3邮件主题信息要突出明确,4邮件主题信息要完整,5邮件主题要有吸引力,6邮件主题应含有丰富的关键词,7切忌中文标题,1一定要设置主题，不能没有邮件主题2邮件主题不宜过于简单,1设计外贸邮件正文的基本原则,四、如何设计外贸邮件正文,（1）简洁性,（2）灵活性,（3）针对性,（4）严谨性,1设计外贸邮件正文的基本原则四、如何设计外贸邮件正文（1）,2外贸电子邮件语言词汇和文法的选用,如“Dear sirs”、“Dear Ms. Harbough”，“Dear Mr. Haywood”“Hello，Victor”，“Hi，Jenny”， “Hello”,“Yours faithfully”、“Sincerely yours”、“And here we remain yours faithfully”已是几乎见不到了，“Best regards”、“Take care”、“Bye”、“Cheers”,2外贸电子邮件语言词汇和文法的选用如“Dear sirs”,基本词汇以及短语，口语化的形式经常用到，比如Hes，Were，Hed等等。另外还经常使用商贸行业常用的缩略语，例如，U（表示you）、Pls（表示please）、Info（表示information）、Qty（表示quantity）、PC（表示piece）、S/C(销售合同)、B/L(提单)、FYI(供贵方参考)、DOCS(文件、单据)、FCL(整箱)等,基本词汇以及短语，口语化的形式经常用到，比如Hes，We,3外贸电子邮件内容的组织,（1）务必将要点放在信件的开头，然后是有关要点的实事和观点的陈述。用两三句简洁地写下表达主要观点的句子来开始你的邮件。但是有时候需要几个词或一两个短句来引出要点。,（2）结构方面，尽量使用短段落。,（3）考虑是否有多余的信息或是否呈现太多的信息。,3外贸电子邮件内容的组织（1）务必将要点放在信件的开头，然,4外贸电子邮件文体格式的选择,在外贸中，大多数时候都使用平头式文体：一是写作方便、快捷，结构简洁明快；二是如果使用其他文体，由于发信人和收信人的邮件系统有可能不同，所以可能会造成在收信人系统上格式混乱，而平头式一般显示还是平头式的，不会混乱。,4外贸电子邮件文体格式的选择在外贸中，大多数时候都使用平头,五、如何提高邮件打开率,1提升到达率2保持持续稳定发件人名称、使用独有的域名与发件人地址3标题中包含吸引收件人的关键词4标题的个性化与内容有用性，经验发现如果Email的标题里有收件人姓名，并且是当天的Email，那么被看的可能性比只有收件人姓名的多出24，比不是当天Email且没有收件人姓名的多出75。5到达时间的选择，在具体的阅读时间上，8点钟看Email的人数比9点钟的人数高出51，比下午3点钟看Email的高出260。6持续的反馈与改进,五、如何提高邮件打开率1提升到达率,六、遭到退信的原因,接受邮件服务器忙，或网络繁忙，造成接受超时；对方邮箱已满；邮箱无效或者没有权限；DNS解析无效，得不到对方邮箱的服务器地址；发件人邮箱被识别无效或者列入对方黑名单；对方邮件服务器认为发送方SMTP服务器不合法。,六、遭到退信的原因接受邮件服务器忙，或网络繁忙，造成接受超,1.没有找到收件人的地址退信包含：invalid address /User unknown/user is not found/doesnt have this account。,2.接收方邮箱已经没有足够的空间来接收新邮件退信包含：mailbox is full/Quota exceed the hard limit for user/mail box space not enough。,3.被对方服务器拒收退信包含：Recipient address rejected/Error: content rejected/ Mail data refused。,1.没有找到收件人的地址2.接收方邮箱已经没有足够的空间来接,根据退信信息查找原因,根据退信信息查找原因,七、客户不回复邮件的原因,1发送的邮件对方根本没收到或计入垃圾箱,2我方回复过慢,3缺乏沟通技巧,4报价过于离谱,5语言沟通有障碍,6客户本身无成交意愿,七、客户不回复邮件的原因1发送的邮件对方根本没收到或计入垃,八、其他一些实用技巧和注意事项,1注意邮件字体样式,英文邮件用utf-8，字体用Verdana，Arial，Helvetica，sans-serif等统一字号（外国人喜欢用小字号，五号或10号左右）。重要的内容可以用bold粗体加粗或者用大写，但不要通篇使用大写字母写邮件正文。两段中间要空一行，方便别人阅读，如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1、2、3、4注明。,八、其他一些实用技巧和注意事项1注意邮件字体样式英文邮件用,2正确使用签名,签名要简单，整齐，不要放特别的字符，让签名邮件居左而不是居中或者居右，不要有中英文混排,2正确使用签名签名要简单，整齐，不要放特别的字符，让签名邮,3附件的应用,尽量不要使用附件，但大的文件一般可以放到附件中。在外贸中经常使用word、excel、pdf格式的文档，版本不要太高，第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。,3附件的应用尽量不要使用附件，但大的文件一般可以放到附件中,4最佳邮件格式,常用的邮件格式包括纯文本格式、HTML格式和Rich Media格式，或者是这些格式的组合，如纯文本/HTML混和格式。,4最佳邮件格式常用的邮件格式包括纯文本格式、HTML格式和,外贸中大部分情况下均使用纯文本格式或是简单HTML格式，如果是问候或祝贺等情况则可以使用HTML格式或Rich Media格式，这样效果更好。,外贸中大部分情况下均使用纯文本格式或是简单HTML格式，如果,5注意时效性,6注意邮件主题和邮件内容的字词书写,不要包含有如“大量、宣传、钱、第一”等字词,7尽量做到个性化,8适当控制发送频率,9尽量少采用抄送的方式发送邮件,10.正式发送前测试,5注意时效性6注意邮件主题和邮件内容的字词书写不要包含有,第三节 Email的特点及使用,一、电子邮件（Email）及其特点,（1）速度快、范围广（2）使用方便，操作简单（3）价格便宜，收发一个电子邮件仅需几分钱（4）邮件内容形式多样,电子邮件（Electronic Mail，简称Email、电邮或邮件），它是种用电子手段提供信息交换的通信方式,第三节 Email的特点及使用 一、电子邮件（Email）,二、电子邮件协议,1SMTP协议,帮助每台计算机在发送或中转信件时找到下一个目的地，以及通过它来控制邮件的中转方式,2POP3协议,负责从邮件服务器中检索电子邮件:从邮件服务器中检索邮件并从服务器中删除这个邮件；从邮件服务器中检索邮件但不删除它；不检索邮件，只是询问是否有新邮件到达。,二、电子邮件协议1SMTP协议帮助每台计算机在发送或中转信,SMTP：负责发送POP3：负责检索接收,Hotmail的协议设置,SMTP：负责发送Hotmail的协议设置,3IMAP协议,和POP3类似，但：IMAP它只下载邮件的主题，并不是把所有的邮件内容都下载下来在客户端做的改变都会同步回服务器,3IMAP协议和POP3类似，但：,三、电子邮件的使用方法,1Email地址的申请（略）,2收发邮件的方式,一是使用网页方式（即Web方式）收发邮件,二是通过Outlook Express、Foxmail等邮件软件（客户端）收发邮件,三、电子邮件的使用方法1Email地址的申请（略）2收发,http:/,http:/,http:/ h,更高效，不用每次都要登陆WEB站点、多次点击和等待；可以对信件更好的管理（特别在每天有大量邮件往来的情况下）；比Web收发性能更稳定，特别是当处理大邮件时；可以定时收信，及时查看信息；可以脱机（就是不联网的状态）查看和处理邮件；可以同时对多个邮件服务器的邮件进行收发和管理。,通过客户端收发邮件的好处,更高效，不用每次都要登陆WEB站点、多次点击和等待；通过客,五、电子邮件正文的写作原则,1简洁,长话短说，尽量使用常用词、短语、结构简单的短句，避免使用难词、古词和陈旧的商业术语，不用长句或从句。,“here”而不用“enclosed here with”；“because”而不用“due to the fact that”；“thank you for”而不用“acknowledge receipt of”,五、电子邮件正文的写作原则1简洁长话短说，尽量使用常用词、,2清楚,思路清晰，行文明了，邮件内容不会被误解。要避免使用意义上模棱两可的词语和句子,“We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles bimonthly.”,Moneyisimportantinourlife,butitisnt()tous.everything or anything,2清楚思路清晰，行文明了，邮件内容不会被误解。要避免使用意,3礼貌,使用虚拟语气、委婉语气等方法及运用一些语用策略，婉转、迂回、和缓地表达观点，提出要求，从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象,Could you please tell me the update?,3礼貌使用虚拟语气、委婉语气等方法及运用一些语用策略，婉转,4完整,要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出的一切问题并争取满足其提出的一切要求。,另外邮件的落款也要包含公司名称，电话，传真，网址等内容，这样看着比较正规。,4完整要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出的一切问题,5具体,必须强调具体的事实、数据和时间，让收件人阅读邮件后采取具体的行动，解决具体的问题。,Dear David,The Unit CFR price is 65 USD/length,total amount is 1300USDThe pipes are packed in wooden box.Shipping time,about 5-7 days after receiving 100% TT in advance.Any problems,just let me know.Best regards,Kevin,5具体必须强调具体的事实、数据和时间，让收件人阅读邮件后采,6准确,电子邮件的格式、语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确,日期、数字不能弄错，打字时要避免误打、漏打，并要认真核对收件人的信箱是否填写正确对方姓名一定要正确,6准确电子邮件的格式、语法、标点符号和拼写要做到准确无误，,7体谅,要设身处地为收件人着想，考虑他们的感情、希望、要求和利益等，即要进行换位思考，从而给收件人留下好感和深刻的印象,7体谅要设身处地为收件人着想，考虑他们的感情、希望、要求和,8专业,一是对自己的行业、对自己的公司和对自己的产品非常熟悉，尤其是在一些技术细节问题上一定要搞清楚，在邮件当中要尽可能的讲清楚，不要犯错误。另一方面是对外贸领域知识的深入了解，尤其是外贸流程和一些惯例做法要非常清楚。,Flange WN A182 Gr.F11 1500# RF sch.120Size : 28 = 8 pcs,8专业一是对自己的行业、对自己的公司和对自己的产品非常熟悉,Are you able to supply NB 1/8” (0.125”) sch 40 304L pipe in 5.8 metre.Total length: 20 length x 5.8 metre.Cut the 5.8 metre pipe into 6 length with 5 piece 1 metre length and the last piece 0.8 m.Best RegardsDavid Tan,对方询盘,实例讲解,Are you able to supply NB 1/8”,Dear David,Yes，we can.The Unit CFR price is 65 USD/length,total amount is 1300USDThe pipes are packed in wooden box.Shipping time,about 5-7 days after receiving 100% TT in advance.Any problems,just let me know.Best regards,Kevin,我方发盘,Dear David,我方发盘,What is the length per tube?Can you cut it to 1 metre length and ship to us? If so we can save some money for freight.Please take a photograph of the tube and send it to us, can?Best RegardsDavid Tan,对方回复,What is the length per tube?对,Dear David,Each length is 5.8m,as you told.Please see the attachment for photos,these were for another client in Singapore.The box was so long and it took a lot money.heheAny problems,just let me know.Kevin,我方回复,Dear David,我方回复,Hi Kevin,Confirm 5.8m than you can cut the pipe to 1100mm X 4 nos. & 1400mm X 1 no. This will save you a lot of cost for freight so you can give me a better price. I will increase the quantity to 30 pieces so that you can have a better costing. Please give a fresh quote for me to confirm the order. Thanks.David,对方回复,Hi Kevin,对方回复,Dear David,I have confirmed with my boss and we can give you the pipes of 6m/Length(Cut into 1.5mm/each,4 Nos.)The CFR Singapore price is USD60/length.Total is USD1800.I made a sales contract, please find in the attachment.Any problems,just let me know.Best regards,Kevin,我方回复,Dear David,我方回复,Hi Kevin,As I mentioned I need the pipe to be 1m length each when it arrives. If you give me 1.5m each than I have to cut and weld two 0.5m together? Its 3m or 2m or 1m that you can choose from. ThanksDavid,对方回复,Dear David,OK,we can cut it into 2m.And put them in the wooden box.Any other problems?Kevin,我方回复,Hi Kevin,对方回复Dear David,我方回复,Hi Gary,Yes if you are giving me 2m length I would request you to thread for me both ends so that when I receive them all I need to do is cut into half. As mentioned I need 1 m with threaded on one side as per attached photo. Please see attached amended SC as this will be the contractor who is going to do the clearance from port, inland transport and cutting of the pipe for us. They will arrange for the payment to you once you confirm the final threading issue.ThanksDavid,对方回复,Hi Gary,对方回复,Dear David,Morning!I see,we can thread two ends,please see the attachment for the signed contract.Any problems,just let me know.Best regards,Kevin,我方回复,Dear David,我方回复,Dear Vincent,The Pek Kah Plastic Pte Ltd has not informed me any proceed after last Thursday.Could you please tell me the update?Many thanks,Best regards,Kevin,我方跟进,Dear Vincent,我方跟进,Hi Kevin,Sorry Im in Malaysia for the water works exhibition and only be back this weekend. I will get them to prepare payment to you early next week when Im back. Thanks.Best Regards,对方回复,Hi Kevin,对方回复,Email营销及其在外贸中的应用课件,