公司证照管理制度.docx

第一节总则第一条为加强公司的证照资质的管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，特制订本制度。第二条公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。行政部负责办理、监督检查工作。第二节资质证照的种类第三条种类一、资质证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类：（一）基础证照是指公司的营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等企业合法经营所需要的各种证照；（二）专业证照是指经营中取得的专业类证照：如电力工程施工总承包三级资质、机电设备安装工程专业承包三级资质、环保工程专业承包三级资质、安全生产许可证、社保登记证、建造师证、安全员证、岗位资格证、技术人员学历证、个人的职称证等。（三）获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、专利证书等。第三节资质证照的办理部门第四条办理部门（一）公司的营业执照、组织机构代码证均由行政部统筹办理;（二）公司税务登记证、银行开户许可证均由财务部统筹办理；（三）公司专业证照、专利及获奖证照均由行政部统筹办理；第五条证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。第六条证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照经办人员责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人承担。第七条所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部门。第八条证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。第四节证照保管及使用第九条行政部负责公司证照的统一管理。所有证照原件由行政部专人负责保管，并负责登记、备案并保留扫描件。第十条行政部应妥善保管印章和证照，存放于专门的、干燥的文件柜里，不用时注意上锁，未经许可不得启用、滥用、复印、外借等，证照类的还应备扫描件归档和留存复印件以备急用。保管期间，公司及部门印章、证照管理员为管理责任人。第十一条行政部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。第十二条为保证公司的合法经营，公司以个人名义出资办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由行政部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。第十三条公司各部门或外单位需要使用公司证照复印件，须填写资质文件使用登记表（若部门主管领导未能签署，须上一级领导签署，部门主管领导及时补签）。扫描件需要传送时，须有水印“此扫描件仅作为办理XX用"，需要复印的，由行政部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理XX用”。第十四条公司证照原件（正本或副本）带出和借用，行政用证须经常务副总批准，项目用证须经总经理批准，领导签字同意后的证照外出使用审批单，不得擅自用于他事，期间要妥善保管，携带人应防止丢失，用完后应立即归还还原保管部门。并在登记表上注销。第十五条印章证照保管员为第一责任人。带出和借用期间，携带人为第一责任人，审批人为第二责任人。第十六条当印章和证照管理人员发生人事变动或离职，应向交接人移交印章、证照及其他相关工作，同时填写证照交接单，常务副总为监交人。第十七条证照遗失必须马上告知行政部，由行政部证照保管人登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。第十八条如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部责任,所发生的'费用全部由遗失人承担。