有限公司档案管理办法(1).docx

XX有限公司档案管理办法第一章总则第一条目的。为加强和规范公司各部门档案管理工作,有效保护和利用档案资源，促进档案管理的标准化、规范化、信息化，维护文件的完整性和安全性，根据中华人民共和国档案法、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局令第10号)、企业档案工作规范(WT422009)等有关法律法规，结合公司实际，特制定本办法。第二条术语和定义1档案：指公司过去和现在各部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2.档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。第三条适用范围。本办法适用于公司各部门，控股、参股公司参照执行。第二章档案管理部门及其职责第四条公司档案管理工作实行分级管理，办公室是一级管理部门，负责公司档案工作的统筹管理、组织协调、制定制度，负责二级管理部门的档案管理工作的监督、指导和检查；公司各相关档案管理部门是二级管理部门，负责本单位权限范围内的档案资料管理工作。第五条公司文书档案由办公室管理；人事档案由人力资源部管理；合同档案、招投标档案由法务部管理；会计档案由财务部管理；重大文化活动档案由品牌部管理；基本建设类、工程项目类档案由建设部管理；数据库类电子档案由信息部管理。各档案归口管理部门可结合实际，制定相应档案的管理办法，以维护档案的完整和安全。第六条公司办公室应指定一名人员作为（兼）职一级档案管理员，负责公司档案制度的起草修订，公司档案（纸质、电子文件、声像、实物等）汇总整理，文档管理和移交工作，负责对二级档案管理员工作的监督、指导和检查等；公司各相关档案管理部门应指定一名人员作为专（兼）职档案管理员，负责本单位文件（纸质、电子文件、声像、实物等）的收集、整理，并做好文档管理和移交工作。第三章档案的归档第七条归档要求1 .归档文件材料应齐全、完整、真实、准确，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。如：正文与附件、印件与定稿、转发文与被转发文、来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）以及行政许可、行政审批的报批材料可视为一件装订。2 .归档文件包括电子、纸质、实物几种形式，以电子档案为主，纸质、实物档案为辅，适应档案管理现代化要求。3 .归档的纸质文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。第八条归档范围1 .文书档案：公司在行政管理事务活动中产生的通用公文、需要贯彻执行或查考的上级单位及非隶属关系单位发来的外来文件、所属和控股企业报送的重要文件材料。2 .人事档案：人事档案分为个人档案和职工档案，个人档案指从学校时期开始到上一份工作中所产生的学历、资历、奖惩等人事材料；职工档案是指员工在公司从入职到终止劳动关系期间，反映个人情况的材料归集。3 .合同档案：各部门以公司名义对外签订的各类合同,具体为合同文书及与履行、变更、转让、解除合同及合同纠纷处理等有关的文件。1 招投标档案：各部门以公司名义进行招标采购工作的全流程文件，包括但不限于立项批复、招标公告、澄清答疑资料、投标、开标、评标、定标资料、合同等。5 .会计档案：公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。6 .重大活动档案：公司层面举办的重大型活动；上级领导进行视察、考察、调研、参加重要会议和工作指导等公务活动；公司领导参加区级以上的公共性活动；公司重大基础设施建设工程投入运营事项；事关公司战略发展、重大利益的改革措施，如成立新公司、开展新业务等；各部门主要职能范围内工作取得的重大成就，受到区级以上（含区级）的表彰，获得区级以上（含区级）的奖项等。7 .基本建设类、工程项目类档案：公司所有工程建设项目有关项目前期准备、施工过程、竣工及结算过程中的所有工程文件资料。8 .数据库类电子档案：公司办公自动化系统、人力资源管理系统以及其他信息系统生成的电子文件及其元数据。9 .涉密档案：以文字、图表、音像及其他记录形式记载公司秘密内容的资料，包括公文、档案、书刊、函件、图纸、报表、磁盘、光盘、胶片、幻灯片、照片、录音带等。涉密档案单独制定相关办法进行管理。第九条归档时间公司在经营管理、行政管理、党群工作中形成的各类文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档，公司各相关档案管理部门按照归档要求汇总材料到办公室，由办公室统筹负责上一年度公司档案的整理工作。各部门形成的归档文件应及时移交相关档案管理部门保管，并填写移交清单，由移交部门及各相关档案管理部门专（兼）职档案管理员各保管一份；其中，文书档案应在事项结束后5个工作日内，以纸质与电子版的方式主动向办公室移交；重大活动档案资料应在活动结束后10个工作日内，以纸质与电子版的方式主动向品牌部移交；合同、招投标档案应在合同签订完毕/招投标结束后10个工作日内,将合同原件及扫描件交法务部存档；数据库类电子档案根据系统设定，由信息部定期存档；其他类别档案归档时间按照相应管理办法执行。第十条归档格式1 .纸质文件：本着一事一件原则，将文件材料按事件整理成册或按文号分类整理，其中人事档案应遵循一人一档,独立建档的原则。2 .电子文件：归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。如没有纸质等拷贝件，需在文件标题中反映事件内容及时间。3 .声像材料：包括照片、音频、视频及媒体报道等，需提交电子文档，命名方式如下：(1)照片资料的命名需体现事件主题、时间、地点、主要人物等信息，同一活动有多张照片时，以数字顺序进行区分；(2)音频、视频资料命名体现事件时间及活动内容；(3)媒体报道资料命名体现发稿日期、媒体名称、版面信息、主题内容。第十一条保管期限对公司有长远利用价值，能反映公司的职能或历史面貌的档案应永久保管。凡是一定时期内有利用价值或保管必要的，应按该时期划分30年或IO年保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第四章档案的保管第十二条公司各相关档案管理部门及各下属公司应设专门的档案库房或档案柜对各类档案进行存放、保管。第十三条档案库房是机要重地，专（兼）职档案管理员应严格保守档案机密。除档案管理员外，其他人员不得随意进入档案库房，以确保档案的完整性和安全性。第十四条档案库房内除档案柜、密集架或查阅桌椅外,不得摆放任何与档案无关的物品。档案柜应排放整齐，档案上架排列应科学合理，要按照档案归档范围和保管期限的年份及编号次序，自左向右，自上而下排列，以便于管理和查找。第十五条档案库房要保持清洁和相对温湿度，温度基本保持在1424C,相对湿度45%-60炽间，以利于档案的保存。同时做好防火、防盗、防光、防虫、防尘、防潮、防高温、防有害气体等“八防”工作。第十六条根据档案库房情况需要，可配备空调、抽湿机、换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。第十七条定期对库房的档案进行清理、核对，做到账物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。第五章档案的借阅第十八条各单位查阅档案，应填写档案借阅审批表，经相关档案管理部门负责人批准。查阅档案须在档案室内进行，不得携带外出。第十九条各单位如需复制，外借档案原件，应填写档案借阅审批表，经各档案管理部门负责人、分管领导批准后方可外借。借出档案应及时归还，一般不得超过一周，原则上，人事档案不得外借。第二十条借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得损污文件，归还时要确保档案完整无损。如发现遗失或损坏，应立即报告各档案管理部门及时处理。第六章档案的销毁第二十一条对保管期限已满，经鉴定已失去保存价值,需销毁的档案要逐件填写销毁清单，报各相关档案管理部门负责人审核，经分管领导鉴定，并由总经理批准后，方可销毁。第二十二条执行销毁任务时，必须由各相关档案管理部门负责人监销，监销人不得少于二人，并在销毁清单上签字。销毁任务完成后，将所有批准手续文件，一并存档永久保存。第七章监督管理第二十三条档案管理员负责职责范围内的档案管理工作，包括但不限于文件（纸质、电子文件、声像、实物等）的收集、整理及文档管理和移交，办公室负责对档案工作的及时性、规范性等进行监督，根据公司绩效考核办法相关规定进行处理。第二十四条对有下列行为的员工，公司将根据情节轻重，给予警告或开除处理，严重者将追究法律责任：1 .将公司档案占为己有的行为；2 .在岗位调动或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的行为；3 .遗失、损毁或擅自销毁公司文件材料及档案的行为；4 .擅自出卖、倒卖公司档案的行为。第八章附则第二十五条本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。第二十六条本办法由办公室负责解释，自发布之日起施行。