行政事业单位零星物品的规范管理.docx

行政事业单位零星物品的规范管理行政事业单位内控管理存在以下薄弱环节。零星物品在采购入库环节：零星物品因价值不高、品种繁多、型号不一、厂家不同，采购科室难于制定物美价廉的采购需求计划。一般无采购计划，就采购的物品规格价格参数不明确，临时性按需通知商家配送，价格高低不一，质量参差不齐。采购经办人员在“送货单”的“收货单位及经手人”处签字后将存放入库房，采购、验收不相容岗位未分离，未完善入库手续，填写入库清单，建立零星物品台账。零星物品在出库使用环节，同一物品规格型号包装不同，领用填写时不规范，导致无法正确统计物品存量。比如纸面巾就有湿纸巾和干纸巾，干纸巾又有软抽、盒抽、包装。比如签字笔，品牌有得力、晨光等，型号有0.5mm、0.7mm的直插式或螺旋式等等，领用可以领一盒、一包、一提、一支、一袋。零星物品清查滞后。有的单位因零星物品种类纷繁复杂，记录不全，人手不够，月末、季末甚至年末都不对库存零星物品进行清查盘点，导致库存物品数量不清，有的积压严重，有的过期变质。有的单位采用手工清点记录，耗时耗力。零星物品堆放的库房，装备有纸箱、架子、木柜等，物品凌乱无序，未做到防潮、防火、防虫等管理，物品容易霉变、虫蛀。针对以上零星物品管理的现象，行政事业单位应结合单位规模和管理方式完善相关制度、流程，强化采购、入库、出库、盘点的过程管理。（一）制度管控，预算约束全面从严治党、党风廉政建设要求各单位自查自纠，查找风险点，暗点，建章立制，堵塞漏洞。行政事业单位重点关注重大经济事项的管控的同时，不能忽略对零星物品的管理，政府采购限额标准越高，零星物品采购管理的自主权越大，容易形成管理真空。在零星物品管理方面应完善零星物品管理相关制度、流程，落实采购人员、库管人员、会计人员职责，强化零星物品在采购、入库、出库、盘点环节明晰规范。（二）需求分类，计划采购各单位根据零星物品业务量，分门别类，就频繁量大的维修材料、食堂食材可以化零为整，年度公开招标采购配送。比如有办公大楼管理、大中型机关食堂管理职责的部门，在大楼或食堂运行支出基础上合理测算年度零星物品采购总额，公开招标采购，成交供应商在服务期限内按要求响应服务。就量小的零星物品，采购科室根据其他科室零星物品申购表核定或预估月度或季度或半年用量，形成零星物品汇总表，经分管领导审批、市场询价、复核后实行定量采购，确保物尽其用，杜绝无计划采购现象的发生，减少采购工作量和盲目性。（三）库房管理，智能提升零星物品库房管理，根据单位规模和业务量，可以借助智能库房管理软件系统，提升管理效率，实现精细化管理。零星物品入库时，库房管理人员根据送货单标签扫描，货物名称、规格型号、入库时间等信息录入系统。出库时，登录系统，根据零星物品领用审批表选择相应的货物，在领用签字屏领用签字，系统自动完成物品数据减少更新。月末或季末，通过系统迅速查询入库量、出库量、库存量。