办公用品管理制度.docx

办公用品管理制度修订记录日期修改内容编制审核审批1 .目的32 .适用范围33 .职责与权限34、办公用品的分类31.1 易耗品31.2 彳氐值易耗品31.3 高值耐用品35 .办公用品的管理规范35.1 办公用品35.2 办公印刷品45.3 工卡45.4 管理规范46 .办公用品的管理流程46.1 办公用品申请46.2 办公用品采购46.3 办公用品领用47、办公用品仓库管理48、其他51 .目的为规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。2 .适用范围本制度适用于XXX投资管理有限公司及下属各项目公司。3 .职责与权限3.1 总体上遵循行政部统筹管理，各部门协助监督的原则。办公用品由行政部负责采购、验收、发放、报销和费用成本管控。3.2 各部门指定专人负责本部门办公用品的申请、领用、统计需求及发放。4、办公用品的分类办公用品根据使用价值分为易耗品，低值耐用品，高值耐用品三种。1.1 易耗品指一般常用、消耗量大的文具。包括但不限于：各类书写笔类、胶水、透明胶、固体胶、双面胶、回形针、订书钉、笔记本，便条纸、橡皮擦、长尾夹、印台、印油等。1.2 低值易耗品指能使用较长一段时间的非消耗品。包括但不限于：各种文件夹、文件架、档案盒、笔筒、剪刀、订书机、计算器等。1.3 高值耐用品指能使用较长一段时间的非消耗品。包括但不限于碎纸机、裁纸机、重型订书机、重型打孔机等。5 .办公用品的管理规范5.1 办公用品5.1.1 新员工入职配发标准：黑色中性笔2支、铅笔1支、A5规格笔记本1本、笔筒1个、便利贴1本、回形针及长尾夹各1盒。领用时需提供入职员工姓名及部门信息并经领用人签名确认。5.1.2 根据节约资源的要求，公司内部会议及各项培训一律不予配备纸、笔、本，由参会（参训）人员自备。5.1.3 打印纸统一由行政部采购管理，各部门按需领用；各部门打印后废弃文件资料每天自行回收，不得遗弃在打印机处；公司内部用纸二次利用。5.2 办公印刷品各部门如有办公印刷品需求，需在OA发起物资用品申购流程（新建流程T行政类流程T物资采购申请表），说明清楚需制作的物品并上传相关附件。5.3 工卡员工工卡将根据公司招聘计划及日常损耗，批量制作及发放。5.4 管理规范5.4.1 行政部定时进行办公用品台账更新，确保账物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，按季度输出费用成本分析。5.4.2 各部门根据公司制度配备办公用品，需遵循开源节流、降本增效原则，严格把控。5.4.3 办公用品由行政部统一保管，各部门严格审核把控办公用品申请及订购，每月按需申请领用。6 .办公用品的管理流程6.1 办公用品申请6.1.1 各部门按月按需申请办公用品，经行政部审核后方可进行订购。612各部门于每月IO-15日通过OA系统物资用品申购流程上传提交下月办公用品申请表（XX品）（附件一）。6.2 办公用品采购6.1.1 需求部门提交申请5-8个工作日内，由行政部汇总报领导审批后统一向供应商下单。6.1.2 收到办公用品后由行政部验收并通知申请部门领用。6.3办公用品领用6.1.1 每月办公用品申请优先领用库存文具，无库存情况下将订购同等质量价格低的产品。在不影响使用的前提下优先领用库存旧文具，不得以任何理由要求订购新文具。6.1.2 办公用品原则每月度一次领清，不得另行申请。如有特殊需求由部门申请员提前向行政部申请。6.1.3 如各部门发现办公文具有质量问题或不符合使用需求,请及时联系行政部相应负责人提出退换货要求,且商品包装完好，无人为损坏，由发现部门退至行政部管理员处。7、办公用品仓库管理7.1 采购原则：低值易耗类办公用品可根据使用情况保持一定的库存量，对低于库存量的办公用品，在每月15日前提出采购申请。7.2 摆放要求：管理员对入库的办公用品按性能、用途和保管要求进行科学分类之后，要定点放置，有利于取用，安排和美观。7.3 入库、出库情况必须详细登记在册。7.4 仓库须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；按照“先入先出”的原则出库。8、其他8.1 领用办公文具时，管理员应要求领用人在办公用品领用表（附件二）上做登记，且离职或调岗时必须按登记记录将相应用品转交给工作交接人或归还至行政部。8.2 提倡环保节约，诸如笔类文具，在笔杆可用时，只换笔芯。8.3 本制度自发布之日起施行，由行政部负责修订与解释。