加强高校外事活动经费管理之有效措施.docx

加强高校外事活动经费管理之有效措施（一）制度维度：建立科学的“预算分配+支出控制”机制1.预算关：科学编制预算首先，预算编制应坚持全面细致、真实有效的原则。外事部门与院系对外专邀请计划要做到事前“心中有数”，通过尽可能细致全面地列举邀请计划，测算业务真实需求。其次，预算编制应坚持统筹兼顾、确保重点的原则。在编制预算时，将邀请事项按先后主次和轻重缓急进行归类排序，适度增加高水平学者的经费预算，对一般学术人才可采取适度从紧原则。最后，引智工作在很大程度上受国际条件约束，因此应综合考虑国际政治形势。2 .审批关：优化审批流程在报销外事活动费用前，外事部门应先审批外专申报材料是否齐全、证件类型是否合规等。只有通过审核的外专，才能报销其在华期间的费用开支。对于国际会议，二级学院应向外事部门提供会议天数与会议人数的确定依据，外事部门可借鉴教学科研业务部门的意见，对会议天数、会议人数作出可行性分析与判定。另外，取消外事接待事项的党委负责人二次审批，减少冗余审批手续。3 .制度关：明确开支范围、统一开支标准完善外宾接待经费管理办法，将专项项目的经费管理纳入其中，统一各经费的费用开支标准，形成唯一的外事经费指导文件。首先，借鉴国际知名学府如哈佛大学、牛津大学在差旅费报销中不对人员类别做区分的经验，减少人员类别划分。其次，明确市内打车费、国内差旅费、加班与接待用餐费等其他相关经济开支应按各费用的报销规定执行，不履行外事接待审批手续。（二）人才维度：组织业务培训、搭建沟通平台学院要健全机构设置，应设置外事办公室，明确外事负责人，配备外事秘书；财务部门要合理设置岗位，保证为每个学院配备一名通晓英语的会计。加强财务队伍建设，定期举办业务培训，强化日常核算中的政策学习与问题交流，通过“一对一”帮扶，提升财务人员整体业务水平。加强政策宣传与解读，通过慕课讲授、线上答疑、微信小程序推送与部门网站公告财务政策及相关问答，或借助年终外事工作总结大会对外事秘书进行财务业务培训，帮助外事秘书理解财务政策。财务部门与外事部门业务专员搭建多渠道沟通平台，通过邮件、电话、微信等形式及时沟通，并定期召开工作交流意见会。财务专员及时收集、整理外事秘书的意见建议，及时消化解决外事活动中的财务难题。（三）信息化维度：开发与优化信息化功能模块信息化模式较传统模式具有规范报销管理、规避错账风险、便利财务服务、实现信息共享的优势，高校应充分用好这把“利刃”。一是利用信息化优化审批流程。将外专信息采集平台与网报平台对接，将审批通过的外专信息流转至网报平台，经办人报销外宾接待费时，网报系统自动弹出“请输入外专护照号”的提示，只有通过审批的外专方可进行下一步操作。二是利用信息化优化报销流程。在网报平台中开发“外宾接待”模块，版面按外宾接待审批表设计，以取代手工填报审批表。在“外宾接待”模块下嵌入汇率计算功能，统一人民币与外币票据的报销流程。三是利用信息化加强监督管理。将外事财务制度和预算额度控制固化到网报平台中，填报金额超出开支标准时，系统提示超标，不允许下一步操作。为加强专项项目的预算控制，可为每一位来访外专设置一个项目编号，按资助额度拨付预算。可在主项目编号下设置子项目编号，以实现对外专机票、住宿、劳务各费用项的预算控制。