建设集团公司协同工作平台实施管理办法.docx

建设集团公司协同工作平台实施管理办法为提高企业办公效率、提升企业管理水平，解决长期以来由于施工项目分散造成的信息沟通不畅问题，逐步实现公司无纸化办公的目标，公司决定实施由北京梦龙科技公司开发的公司协同工作平台。为保证这一系统的顺利实施，特制定本管理办法。一、平台组成1、授权管理：负责公司协同工作平台的基础数据维护和权限控制，对平台上所有“插入”的软件进行统一的授权和管理。授权系统的主要功能是维护企业组织结构，构成企业人事管理信息基础；根据软件的不同使用权限，对使用者进行授权；对软件中每个有权限要求的功能都可单独设置；分派和管理角色成员，形成组织管理与穿透式管理的有机结合；指定管理员权限等级，严格限制相关人员维护授权系统的权限。2、即时通：作为公司协同工作平台的一个重要组成部分,即时通是连接用户间的纽带，是协同工作的桥梁，对企业网络化工作将起到极为积极的作用。用户从这里进入他们相互协作的网络世界。用户的帐号来自于协同工作平台中的授权管理软件内置的人事管理单元。员工之间通过即时通可以进行信息发送、文件传递、消息广播、语音通讯、网络会议等工作。3、信息发布：作为公司协同工作平台的一个有机组成部分，信息发布系统能够解决企业信息发布和内部交流方面的各种事务、问题，在凝聚企业员工共识，增强员工企业认同感以及参与企业管理的意识、提高工作效率等方面都将发挥积极的作用。信息发布系统采用Internet/Intranet技术，架建起企业内部网上的信息发布平台，利用标准的互连网浏览器为用户提供各种信息服务。信息发布系统分为文件传阅、通知公告、简报信息、计划与安排、资料下载、时政聚焦、政策法规、公司制度、交流园地等几大版块。各类信息的发布按照公司相关的规定由相应的部门进行管理，各信息产生部门将信息发布到相应栏目后，经过对应管理部门的处理就会在信息发布栏目中发布出来。4、文档管理：文档管理是构架在协同工作平台上的基于流程控制的文档管理系统，为企业文档流转和文档管理提供有效的管理。公司文档管理系统由三大功能模块组成：公文处理、文档浏览和借阅管理。本系统正式实施后，所有文件全部使用协同工作平台进行处理，纸质文件仅作为文件归档使用。5、工作管理：工作管理主要功能为对部门和个人进行工作总结、日程安排、工作安排和任务备忘处理。与即时通讯系统、信息发布系统等系统模块有机的协调，实现工作任务的实时分派、汇报和提醒。二、部门责任、系统信息员及其职责1、公司各部门责任与分管模块：综合管理部：基础设施建设、办公自动化系统管理（即时通、信息发布、工作管理、文档管理、系统授权、流程编制）、档案管理；人力资源部：人力资源管理（人员的添加调整、项目岗位维护）；市场部：项目创建、招投标、进度管理、竣工管理、合同管理；质量安全部：质量管理、安全管理、设备管理；审计部：成本管理；财务部：物资管理、电子商务、财务处理。2、公司部门负责人是公文处理的责任人，负责公司公文处理系统所有相关工作。3、授权管理是各分公司、各工程公司信息员的权利，由信息员授权相关人员行使各自职责。4、各部门、分公司、工程公司要选择一名业务素质好、踏实肯干、能熟练操作计算机的人员担任公司协同工作平台的信息员，其职责如下：负责本单位（部门）使用该系统的指导工作；设置本单位（部门）文件库及查阅权限；负责本单位（部门）“广播消息”和“通知公告”的发布；负责本单位（部门）所管理的信息发布模块的维护和管理;制作公文处理中的维护模板、文件流程、签名、印章等；对使用中发现的问题及时向技术信息中心反映。三、运行条件1、各部门、分公司和工程公司必须具备上网条件。各部门负责人负责搭建网络办公环境。及时登录协同工作平台处理系统自动提示需要处理的工作事项。2、各分公司和工程公司可以通过拔号、ADSL、无线三种方式进行接入，理论上一个单位只要有一台计算机接入互联网，其余机器均可通过局域网接入，无须分别上网，以节省开支。3、安装OFFICE2000以上版本办公软件。4、计算机中除安装必要的工具软件外，不要装载游戏，并避免浏览不安全网页。四、使用要求1、工作人员在工作时间必须登录公司协同工作平台，随时处理自己的办公事项。2、临时性、时效性强的通知，可通过“广播消息”进行发布。3、非正式行文的通知公告，可通过“通知公告”进行发布。4、日常的工作总结、日程安排、请示汇报等要通过公司协同工作平台来进行。5、公司内部的所有文件，原则上要通过公司协同工作平台进行传递，除特殊情况外不再使用邮寄的方式；需要转发的外来文件，可扫描处理后通过网络传递。6、网上文件一经发送即可认为送达，若是紧急事项，在发送文件后，可再用即时通或手机短信发一个催办通知。所有操作公司服务器均有时间记载，由于没及时办理造成的工作失误将由当事人承担责任。7、公司各部门、分公司、工程公司人员必须将自己的手机号等一些个人资料输入系统，当处于离线状态时可通过手机短信传达信息，以保证公司信息传递的及时与畅通。五、其他规定1、公司协同工作平台上的所有信息属于公司内部的保密信息，严禁对外擅自披露。公司员工要妥善管理好自己的账号，避免被盗。不允许冒用他人账号登录协同工作平台，更不允许将账号交由公司外人员使用。2、对于不能按照本管理办法使用公司协同工作平台的部门或单位，公司将给予处罚，并追究部门或单位负责人责任。