股份制有限公司法律事务管理制度.docx

股份制有限公司法律事务管理制度一、业务目标1 .以建立现代企业管理制度，保障公司健康、稳定、持续发展为根本出发点、以预防法律风险为根本目的，使公司各项经营活动向规范管理和依法运行方向发展。2 促进公司建立健全符合国家法律法规要求和适应公司健康发展的规章制度，建立企业法律风险识别、评估、管理制度，建立保障制度有效执行的监督体系。有效预防经营管理中的法律风险，保障公司健康、稳定、持续发展。公司涉法事务（涉法管理制度、各类涉法文件、合同等）在签署或实施前，全部接受法务机构审查，维护企业合法权益。3 .健全和完善科学的法律事务管理制度，根据实际需要不定期的向全体员工实施普法宣传教育，防范公司因风险控制不善而引发的公司及个人违纪、违法、损害公司利益等情形的发生。4 .确保在公司涉法事务实施或签署前，就涉法事务存在的法律风险进行充分、全面的提示，降低涉法事务纠纷的发生,形成事前防范、事中跟踪、事后完善的现代公司法律事务管理方式，最终实现公司决策、经营、管理工作的合法化、制度化、标准化、规范化、程序化。5 .健全规范员工经营管理活动和有效控制经营管理权力的责任追究制度。6 .不断提高公司法律管理水平，根据经营管理层的需要为经营管理层提供法律培训I,提升经营管理层法律素养，进一步提高依法决策、依法经营和依法管理水平。7 .积极发挥公司法务工作的作用，将法务管理融入生产经营管理之中，及时发现、分析和预防生产经营活动中的法律风险，努力提高公司管理的程序化、规范化、标准化、制度化水平。二、业务风险1.无法务管理制度或制度执行不当，法律风险评估体系不健全，可能造成生产经营活动违法或受到商业欺诈。2涉法文件审核不到位、未建立法律风险评估和预警体系，可能使公司的战略决策或生产经营发生失误，影响战略目标实现。3 .各级法务人员职责范围规定不明确，可能出现法务工作漏洞，使公司经营行为违法，陷于法律纠纷，影响公司正常经营。4 .聘用社会律师考察选择不当或职责规定不明确，外聘律师使用不当，案件诉讼管理不当、发挥不了律师的应有作用，可能造成诉讼失败，使公司经济利益遭受损失。5 .法务人员咨询答复不及时或答复错误，可能使涉法事务不能有效办理造成法律纠纷，影响生产经营活动。6 .法务信息没有有效收集整理和使用，没有给各业务板块提供预警和借鉴，可能造成同类型诉讼案件重复发生，公司经济利益遭受损失。7 .不实施法律知识培训和宣传、各类涉法事务管理不当，各级管理人员缺少必要的法律知识，合同条款等违反国家法律、法规规定，导致合同效力出现理瑕疵或者引发诉讼纠纷，造成公司经济损失和名誉损失。三、业务范围本业务流程主要描述与公司法务管理相关的业务。包括法务管理机构、诉讼案件管理、法务咨询、法律风险评估、法律知识培训与宣传、社会律师顾问管直接理等。四、业务流程1.法务管理机构1.1.公司法务工作由总裁直接管理。公司设立专门的法律事务管理部门，主管公司法务工作，形成工作的组织保障，确立工作规划并落到实处。法务部应由具备法律知识、熟悉法律法规和企业管理流程的人员或专业律师组成，全面负责股份公司法务工作。1.2. 公司下属经营管理单位设立或聘用专（兼）职法务（律师）人员，接受公司法务部门的指导。1.3. 公司管理层应当重视和支持法务工作，充分调动其工作积极性，在工作条件、经费保障和待遇等方面给予关心，加强对法务工作的管理和监督。1.4.法务部门的工作职责1.4.1.负责股份公司日常经营及公司存续、合同管理等方面的涉法事务，负责公司诉讼管理、法律咨询、普法教育及法务培训，制定各级法务人员的职责权限。1.4.2.为公司重大经营决策、对外商务谈判、规章制度建立、危机事件以及公司各级管理部门日常经营活动提供法律支持，出具法律意见。1.4.3.参与公司重大经营决策活动法律文书的起草和修订工作，参与公司基本规章制度的建立，审查各下属业务板块起草的重要合同及涉法文件。1.4.4.参与新建公司、并购、收购、重组、合作项目开发过程的商谈，参与此类项目合同的起草、修改与审核。1.4.5.参与公司各类案件的起诉、应诉及审理过程，以及各类法律纠纷的处理。1.4.6.参与公司知识产权纠纷的维权工作。1.4.7.负责搜集整理法律证据性资料，给予各业务板块的法务工作提供专业支持；有计划、分层次、讲实效、有针对性地组织公司各业务板块主要负责人开展普及法律知识的培训、教育和考核。1. 4.8.全过程参与公司规章制度建设，负责公司法律风险防范体系的建立。1.4.9.负责社会外聘律师的评估、选择、制定其工作职责并进行绩效考核。1.4.10.负责各类案件判决结果的执行监督或执行配合。1.4.11.定期对公司法律风险进行评估和预测。1.4.12.负责引进已取得律师资格、有志于从事企业法务工作的人员；选派法务人员参加法律专业自学考试和学习，负责法务人员的岗位设置、人员配备和培训考核工作。1.4.13.负责公司普法教育，制定普法教育规划和培训管理制度，多种形式开展普法教育，提高员工自律意识、守法意识、风险意识和维权意识。2.诉讼案件管理2. 1.主动起诉2.1.1.公司下属经营管理单位及下属单位发生涉法事务，需要走法律起诉程序时，应由各业务板块的当事负责人填写书面申请。在诉讼申请表中阐明起诉对象（背景）、事由、目的、期望的结果等内容事项。经主管负责人签字批准；2.1.1.公司下属经营管理单位及下属单位发生涉法事务，需要走法律起诉程序时，应由各业务板块的当事负责人在OA上使用法务类下的法律事务咨询、外聘律师合同审批、诉讼费用申请，发起书面申请。阐明起诉对象（背景）、事由、目的、期望的结果等内容事项。以上申请经相关审批程序和主管负责人签字后执行；2.1.2.经审批后，当事负责人将相关证据材料提交给法务人员后，应给与相关法务人员35个工作日的审查时间，并将相关情况如实告知法务人员，法务人员审查后认为可以起诉的，上报公司下属经营管理单位总裁审批同意后进入实务操作；如认为存在问题或缺乏证据的，书面反馈当事负责人，协商并补充相关资料后再确定是否起诉；2.1.3.如属于案情关系复杂、重大、或涉案金额2500万元的案件，各经营管理单位总部法务人员可组织相关部门开会研究，确定起诉与否及相关事宜；2.1. 4.经公司下属经营管理单位主管负责人签字批准的，由相关经营管理单位总部法务人员组织进入实务操作，展开诉前的相关准备工作，包括：（1）初步收集相关证据材料，经办部门应予以积极配合，并提供专业及技术支持；（2）如需要，可出具法律意见书或要求外聘律师出具法律意见书，对案件的利弊、案件的未来走向、结果进行判断及预测；（3）准备涉诉材料，提起诉讼；（4）对起诉阶段的证据准备，可由法务人员开列清单，当事负责人负责收集准备。2.1.5.整个起诉实施过程中，当事负责人或部门指定的专门人员负责配合法务人员执行案件起诉工作。包括涉案资料收集、案情说明、案件进展的跟踪、向本部门反馈案件进展以及其它需要配合的事项，直至案件处理完毕。2.2.被动应诉2.2.1.公司下属经营管理单位及其下属单位接到各级法院送达的应诉信件，应立即与公司法务人员联系。遇公司法务人员外出或不便接收的情况，应立即交送公司行政办公室或主管总经理。2.2.2.公司法务人员（或兼管人员）在接到法院应诉通知后，应及时与法院相关人员联系，初步了解情况后，并上报法务主管负责人批准，展开应诉前期准备工作。2.2.3.经2.1.1所述有关审批程序和主管负责人签字批准后，法务人员主持开展具体应诉相关工作。与相关业务板块当事人联系，开列证据资料清单，准备相关应诉资料。2.3.重大案件的处理如属于案情关系复杂、重大、或涉案金额2500万元的案件，公司决定起诉或被动应诉的，如法务人员认为应外聘律师处理的，公司应外聘律师处理相关案件。2.4.案件审理1.1.1. 类型讼诉案件的审理过程，不论是起诉还是应诉，由公司下属相关经营管理单位总部的专职法务人员负责组织实施。相关业务板块的当事负责人应给予积极配合。1.1.2. 4.2.法务人员按照各级法院的程序要求及时到场参与审理，提交相关证据或到场应答。案件审理过程中涉及到关键性问题需要决策时，法务人员应制作法律意见书上报各经营管理单位主管总经理或各经营管理单位总裁批准。1.1.3. 调解。涉及法院调解的案件，公司法务人员应按以下程序办理：（1）将案情关键情节上报主管负责人确认。（2）具体调解方案，应经公司法务部门领导和单位主管负责人审批后方可实施操作。1.1.4. 结案。案件审理结案后，法务人员应及时将判决结果或相关情况，编制书面通知文件告知相关当事部门及公司管理层。1.1.5. 判决执行。涉及判决结果执行的，公司法务人员应按以下程序办理:（1）依法律程序规范操作，各相关当事部门负责配合并跟踪结果；（2）对方拒不执行的，经办当事部门和法务人员会签申请，申请法院实施强制执行程序。任何人不得过激私自行事。1.1.1. 4.6.上诉。发生不服一审而上诉事件，二审阶段的处理程序基本参照一审程序实施，可视具体情况对环节进行简化。2.4.7. 案件准备及审理过程中，涉及经济数据指标的，法务人员应要求财务部计算并提供有效数据信息，作为法务人员向法庭提交相关数据信息的证据。如有对具体数据部门持有不同意见时，应向主管单位负责人报告，以单位主管负责人批准结果为最终意见。2.4.8. 在案件举证期届满前，公司管理层可根据情况决定召开协调会，针对案件进行综合评议、决定策略，公司法务人员有权提供法律建议；举证期届满后，除非特殊情况（指二审对策研究、调解方案、重大突发事件等），一般不需召开此类会议。2.4.9. 4.9.对于特别重大的诉讼案件，法务人员应组织相关部门在起诉立案前或接到应诉通知后七个工作日内召开专题会议，对相关事情进行会议商讨和决身O2.4.10. 诉讼案件执行完毕，法院出具书面的终结裁定后，或出具法定的法律文书能认定案件终结的，方可视为案件终结。由公司法务人员整理案卷，交档案室归档保存。3.涉法文件审核3.1. 公司下属经营管理单位及下属各单位对外发送涉法性文件，在正式发出前，必须经公司法务人员实施合法性审查，但应给与相关审核人员35个工作日的审核时间。涉法类文件包括：3.1.1. 各业务板块的各类经营合同文本；3.1. 2.新项目考察尽职调查报告；3.1.3涉及新的控股公司、合营公司或子公司的设立、并购的相关文件；3.1. 4.涉及下属分公司股权转让、解散清算的相关文件；3.1.5. 涉及公司知识产权（商号、商标、专利等）使用的相关文件；3.1.6.下属分公司土地转让、出让合同或协议；3.1.7.重大投诉处理的相关文件；3.1.8.其它与公司重大事项相关的文件。3.2.经过法务审查合格的规范性合同文本（包括协议），若在以后使用中不做变更，则第一次以后重复使用不必再提交法务人员审查。3.3.各类涉法性文件，先由经办部门按照相应的规范性合同文本编制初稿，由部门负责人初审合格后，再交公司下属相关经营管理单位总部法务人员审核。3.4. 公司法务人员审核，如果有修改必要，应提出书面修改意见回馈给原经办人员实施修改定稿，再重新提交审查。书面的法律修改意见应同原稿一起保存。3.5. 经法务审查合格的文件，由法务人员加盖“法务审查合格”章，由原起草单位保存盖章底稿。相关部门可按权限审批程序组织外部文件发送。3.6. 6.对于重要的对外涉法文件（重要文件，一般指购买建筑物、土地或土地使用权、商标使用权、专利权等涉及金额在IOO万元人民币以上的交易事项），可由公司法务人员直接拟订起草，当事负责部门应提供相关情况说明，并根据拟稿人要求提供基础数据和资料。3.7.对于新公司成立或解散、股权承接或转让等特别重大的事务，经办当事部门应邀请专职法务人员参与或提供详细情况报告，避免单纯的文件审核方式参与。以避免出现法律漏洞。3 .8.如果出现经办当事部门与公司法务人员意见不一致的情形，应采用小范围会议形式商讨研究，必要时上报主管总裁决策批准。4 ,社会律师顾问管理4.1. 公司可以因案件诉讼需要聘请社会律师，也可以根据公司战略发展的需要即重大非诉讼项目聘请社会律师。4.2.根据不同诉讼案件的审理操作要求，公司法务人员可决定是否聘请社会律师顾问帮助审理，以增加胜诉的几率。4.3社会律师顾问的选择，由公司法务人员负责考察评价。考察结束后出具评价意见，确定聘用的社会律师。特别重大的诉讼案件应提供多个律师事务所信息，由公司组织统一招标确定。4.4.不论何种方式、何种理由确定聘用社会律师顾问，必须与律师事务所签订书面聘用合同。指定或不固定律师顾问，明确规定双方的权利义务及工作目标要求及聘请律师的费用等。4.5.签订合同聘用的顾问律师应按照公司的诉讼事务工作程序要求，及时提供相关法律顾问服务。4.6.公司的法务人员应对公司外聘的社会顾问律师实施业绩考核，衔接相关工作程序、监督各项律师顾问职能的发挥。4.7.已经签订聘用合同的社会律师顾问，在公司法务人员的协调下，各部门可通过以下途径获得顾问律师的法律协助：1. 7.1.提供电话、邮件法律咨询。2. 7.2.通过公司法务人员，约请律师面谈指导。4. 7.3.直接代表公司参与诉讼案件审理。5. 7.4.特别重大的诉讼事件，经公司领导批准可暂时作为项目负责人，全权处理诉讼案件。6. 8.每年年终，公司法务人员应根据外聘社会律师的工作绩效表，向公司管理层提交外聘律师工作报告及考核评定。以供领导评议决策，确定是否继续聘用等。5.法律咨询业务5.1. 公司下属经营管理单位设立的法务人员有义务解答所有下属业务板块提出的涉法事务咨询及法律求助。5. 2.参与各类涉法纠纷或审查当事部门提交的各类涉法争议事件材料。公司法务人员应出具书面的法律意见书。7. 3.对一般性问题的法律咨询，可以立即答复的应即时给予电话答复；不能即时答复的，应记录在案，不迟于第二个工作日给予下属业务板块答复。7.1. 对于涉法事务当事部门提交书面的征求咨询意见函，公司法务人员应向当事部门了解具体情况后，以书面方式解答咨询。7.2. 各下属业务板块发生涉法事务，需要法务人员直接参与的，如参加谈判、商讨会议、出庭应诉等，需提前一个工作日通知公司法务人员。7.3. 如果涉法事务紧急，需要法务人员即时发表意见的，当事部门应提前一个工作日将相关情况或资料提供给公司法务人员。否则不能满足咨询要求。5 .7.遇有开庭审理或重要涉法洽谈会议，公司法务人员无法到场参加的。公司法务人员应与当事部门取得沟通，在涉法事项上取得一致意见，或直接派社会聘用律师出席。6 .法律知识培训与宣传6.1.公司下属经营管理单位设立的法务人员，应负责公司内部相关法律知识的培训与宣传工作。6.2.遇有重要的、与公司业务相关新颁法律法规，法务人员应提交培训计划，报公司人力资源部组织、安排相关业务板块接受法律培训。6. 3.法务人员在各类涉法事务处理及诉讼案件审理过程中，应对当事部门或当事负责人实施即时培训，普及相关法律知识。7.法律风险评估7. 1.股份公司总部法务部及公司下属经营管理单位专职法务人员，应针对公司经营运作方式及未来发展方向，建立企业法律风险评估和预警体系。7. 2.应结合公司日常出现的各类涉法事务和诉讼案件，对企业战略目标和发展计划的法律风险作出分析评价，每年年底形成书面的法律风险评估报告，递交股份公司总部。7. 3.应针对企业内部控制制度的执行情况、内部审计报告、外部审计报告等，对企业各业务板块的经营活动作出法律风险分析，形成相关的法律风险防范或预警建议书。7. 4.应针对企业出现的劳资纠纷等涉法事务的处理情况，对企业员工及员工劳动合同管理作出法律风险分析，形成相关的法律风险防范建议书。7. 5.在某些重大事项或领导重大决策有要求时，应对相关事项实施法律风险评估，作出法律风险防范建议书。8.法务信息管理8.1. 股份公司总部法务部及下属各级法务人员应对法务信息进行收集和管理，实施法务风险防范。法务信息的主要内容包括：企业常用法规库、实用案例库、即时法律信息、法务信息内部传递等。8. 2.法务部应健全企业常用法规库，收集公司业务相关的常用法律法规，建立企业法规库供各级法务人员共享使用。并建立定期更新流程，保持各类法规最新版本。8. 3.法务部应收集公司发生过的各类涉法事务诉讼案例、行业内有借鉴意义的典型案例，建立实用案例库。供各业务板块在经营运作过程参考借鉴。8. 4.法务部应建立即时获取行业最新法律信息的有效途径，对最新出台或即将出台的行业法律信息实施关注，及时获得有效版本。做到未雨绸缪。8. 5.法务部及下属各级法务人员，应建立内部信息传递流程，对涉及公司重大法律信息及法律风险信息，及时内部传递到相关业务板块。9. 责任追究9.1 .相关单位责任人未严格执行本制度，给公司造成损失的，按照*2015115号*股份有限公司内部问责制度（试行）规定，追究当事人的经济责任，触犯刑法的，移送司法机关依法追究其刑事责任。五、法务管理主要控制点合同的签订；法务工作职责范围；诉讼案件管理；涉法文件审核；社会律师顾问管理及法律咨询业务；法律知识培训与宣传；法律风险评估；法务信息管理。六、相关检查资料采购合同、养殖合同、销售合同、法律事务咨询单（见C）A流程）、外聘律师合同审批单（见OA流程）、诉讼费用申请单（见OA流程）、新项目尽职调查报告、法律风险评估报告、法律风险防范建议书、内部审计报告、外部审计报告、社会律师聘用合同、合同方资信情况调查表、合同文件评审记录、合同专用章申请表、合同台账、合同检查报告、案件策划审批表、应诉通知、起诉材料、法律纠纷审理结案报告、合同规范性文本等。七、业务流程图i九、内控制度矩阵图业务目标业务风险控制点适用单位不相容职务分离控制点分值控制点相关资料相关制度索引健全合同等法务管理、普及法律知识，实施有效的法律风险评估和预警体系，为公司战略决策和生产经营提供安全保障。1、未设立法务管理部门，使公司的战略决策和各项经营活动未经法律风险评估，增加了法律风险。2、法务人员职责范围规定不明确，可能造成公司经营行为违法，陷于法律纠纷，影响公司正常经营。3、案件诉讼管理不当、外聘律师使用不当，可能造成诉讼失败，使公司经济利益遭受损失；1、公司总部设立法务部,主管全公司的法务工作，分设各类型专业律师。2、下属各中心统一管理本中心法务工作，应设立专职法务（律师）人员，法务部应对各级法务人员的工作职责范围作出界定；3、主动起诉应填写法律事务咨询、外聘律师合同审批、诉讼费用申请经主管总经理批准后，申报法务人员审核°法务人员审核向思的，当事负责人或部门指定的专门人员负责配合法务人员执行案件起诉；4、收到被动应诉通知应立即交公司法务人员审核，然后报主管领导签字批准，获批准的应诉通知由法务人员主持开展具体应诉工作，相关业务板块的当事人配合实施；5、各类型讼诉案件的审理过程，不论是起诉还是应诉，由各中心总部的专职法务人员主持实施，按各级法院的程序步骤要求，展开诉讼案件审理各项工作。涉及案件关键利益环节时应报主管负责人决策批准。公司、各中心法务人员职责制定与批准诉讼申请表编制与批准各级法务人员工作范围诉讼申请表、起诉案件相关材料记录合同等法务管理、普及法律知识，实施有效的法律风险评估和预警体系，为公司战略决策和4、涉法文件审核不到位、未建立法律风险评估和预警体系，可能使公司的战略决策或生产经营发生失误,影响战略目标实现；5、涉法文件审核不到位,可能造成生产经营活动违法或受到商业欺诈6、由各中心法务人员规定涉法文件目录，各部门及下属业务板块对外发送涉法性文件前，必须经法务人员合法性审查合格。重大事项在审核文件的同时，法务人员还要直接参与文件规定的涉法事务处理。业务目标业务风险控制点适用单位不相容职务分离控制点分值控制点相关资料相关制度索引生产经营提供安全保障。6、聘用社会律师考察选择不当或职责规定不明确，发挥不了律师的应有作用，诉讼案件败诉；7、外聘律师使用不当，可能造成诉讼失败,使公司经济利益遭受损失7、社会律师的聘用由公司法务人员决定，需要时由法务人员中实施考察评价，作出选择。签定书面聘用合同后聘用社会律师，可根据涉法事务需要长期聘用或临时雇用。8、法务人员咨询答复不及时或答复错误,可能使涉法事务不能有效办理造成法律纠纷,影响生产经营活动。8、各级法务人员应及时解答下属业务板块提出的涉法事务咨询。重大涉法纠纷事务应出具书面的法律意见书，对于有重大法律风险的涉法事务活动，法务人员应直接参与。健全合同等法务管理、9、不实施法律知识培训和宣传、各类涉法事务管理不当,各级管理人员缺少必要的法律知识,可通造成公司的决策或生产经营活动违法。9、各级法务人员，应在公司内部实施相关法律知识的培训与宣传工作。应通过开日常涉法事务处理或开办专业法律讲座，向各业务板块普及行业法律知识。培训计划、培训记录普及法律知识，实施有效的法律风险评估和预警体系，为公司战10、未建立法律风险评估和预警体系，可能使公司经营行为违法，陷于法律纠纷，影响公司正常营业。10、总部法务部及各级法务人员，应针对公司的经营发展作出法律风险评估和预警。应对公司的战略目标和发展规划提出书面的法律风险评估报告，每年应提供各业务板块的法律风险防范建议书。涉法事务当事与法律风险评估法律风险评估报告、法律风险防范建议书略决策和生产经营提供安全保障。11、法务信息没有效收集整理和使用，没有给各业务板块提供预警和借11、总部法务部及下属各级法务人员应对法务信息进行收集和管理，实施法务风险防范。包括：建立企业常用法规库共享使用、法务信息的收集管理和共享典型案例库鉴，可能造成同类型诉讼案件重复发生，公司经济利益遭受损失。建立实用案例库供各业务板块参考借鉴、获取即时的行业法律信息、建立渠道将各类法务信息在各业务板块间及时传递。