行政前台岗位职责_行政前台岗位招聘要求.doc

行政前台岗位职责_行政前台岗位招聘要求 行政前台岗位职责11、负责接听前台总机电话负责做好转接工作;2、负责前台来访人员的接待;3、负责通知发布、会议室、培训室的按排及会议记录、整理、建档;4、根据要求采购日常办公用品及员工名片制作等工作;5、负责公司考勤记录及加班统计;6、负责检查会议室、培训室、总个办公区卫生环境管理;7、配合行政经理的招聘工作及员工入职按排工作;8、完成领导交给的其它任务书;行政前台岗位职责2一、负责进入公司办公场所的所有的人，要用礼貌用语说:“您好， 请有有什么事情吗”?然后，叫他请坐，帮他联系要找的人，不定期客的招呼、接待、登记、导引。二、负责公司电话总机的接线工作。拿起电话要说:“喂，您好， 公司”对来往电话声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语; 对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报领导处理;具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识。三、收发公司传真、复印、熟习前台电话公司各分机号码。统计考勤等等吧四、保持前台的清洁卫生;负责办公用品和清洁消耗用品的发放、消耗用品在以旧换新，计划申购。五、公司按排的对外联络工作;领导按排的其它工作。行政前台岗位职责3一、日常接待1.接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。2.接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。3.接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接;接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。4.接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。5.面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。6.接待频繁往来的相关人员：a)快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。b)物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;c)送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“”桶，拿走空桶“”个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。二、办公用品管理1.盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充;2.购买：每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商送货;3.领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放;4.结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。三、日常事务1.保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题;2.每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认;3.每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中;4.名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人;5.每周一定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中;6.公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;7.公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;8.收发传真，协助各部门员工收发业务传真;9.协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。10.新员工入职时，提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件，提交办公室主任整理归档。11.积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。四、接待工作1. 接待前准备工作a)来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备;b)会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位;c)茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;d)相机：准备公司相机，为来客拍照留念所用。e)订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房;f) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系锦江富园大酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。2. 会议中服务工作a)为开会人员添加茶水;b)按照领导要求提供会议支持;c)安排专人负责会议中的摄像工作;3. 会议后完善工作a)组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。b)如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司网站内。c)会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用;d)会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处;行政前台岗位职责41、接听电话，接收传真，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确。2、对来访客人做好接待、登记、引导工作，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。3、保持公司清洁卫生，展示公司良好形象。4、监督员工每日考勤情况。5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作6、负责办公用品的盘点工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。7、不定时检查用品库存，及时做好后勤保障工作。8、负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。9、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗。10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作12、做好材料收集、档案管理等工作。13、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。14、协助上级进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。15、协助主任做好公司各部门之间的协调工作，积极完成上级交办的临时事务。行政前台岗位职责5职责描述:1、负责访客、来宾的登记、接待、引见,对无关人员应阻挡在外或协助保安处理 ;2、负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档;3、负责协助公司会所进行服务接待;4、负责公共区域报刊杂志、盆景植物的日常管理;5、负责办公用品的盘点、领用及申购事宜;6、负责公司车辆钥匙管理,做好相应的出车及收车相关数据的登记工作;7、协助完成日常行政工作及领导交办的其他工作;8.办公室温馨提示的拟定;任职要求:1、性格开朗随和,形象气质佳。2、普通话标准,综合素质高。3、有良好的服务意识,熟练使用各种办公设备及各种办公软件。4、具有良好的沟通交往能力,精通各种礼仪常识。5.有前台或行政文员工作经验者优先。