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印章使用管理规定 印章使用管理规定1印章是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到企业正常的经营管理活动的开展，甚至影响到企业的生存和发展。所以，企业应当高度重视。第一章 总则第一条 为规范印章管理，明确管理责任，维护企业利益，确保企业各部门各项工作顺利开展，制定本制度。第二条 印章包括企业公章、合同专用章、部门行政章和银行预留印章。银行预留印章包括企业公章和法人私章。第三章 印章由部门申请，经总经理审批后，由行政部统一办理刻制。第四条 印章遗失，应及时向上一级部门领导汇报，并向有关部门或个人通报，以不影响企业利益为前提。第二章 印章保管第六条 企业公章和合同专用章由总经理或总经理授权秘书保管;部门行政章由各部门经理负责保管。总经理有时间保管公章和合同章吗?总经理一般会委托秘书保管印章，所以秘书的道德、为人就至关重要了。总经理应当经常过目印章使用登记情况表，应当观察秘书日常的工作态度和变化，应当高度重视印章的管理。总经理不在企业，应当通过电话请示，并待总经理回厂后及时补签审批手续。公章和合同章的管理重点是要防范盖空白合同和非法合同。第六条 银行预留印章一般包括公章和法人私章：企业公章由总经理或总经理授权秘书保管;法人私章由财务经理或授权主办会计保管。银行预留印章管理是重中之重，重点应当防范出纳员盖空白支票，从而逃款。出纳员杜绝保管印章。出纳员取款需要企业公章，由财务经理审批，秘书就应给予盖章。为了避免公章携带到室外使用，而影响到企业日常的资金流，企业可以向银行申请银行预留印章将公章改为财务章。为此，可以考虑设置两个有所区别的财务章，一个是财务部行政章，另一个是财务部银行章。第七条 印章保管人必须妥善保管印章，不得随意存放，不得私自委托他人保管;确需委托他人代管的，应当在印章使用单上登记。第八条 印章使用应当登记，用印登记表由用印人亲自填写，不得由他人写;用印审批单，由用印人填写，由审批人签字审批。第九条 印章应当存放在保险柜等安全的柜里，应当随手存放并上锁。第三章 印章用途第十条 企业公章适用企业对内对外发布公文或重点事项。第十一条 合同专用章适用于企业与客户或供应商签订合同。第十二条 部门行政印章一般适用以下内容：1、报告：向上级部门或政府相关部门的有关报告。2、通知：向下级或相关部门通知或知会有关制度、协作工作等事宜。3、证明：向有关部门或个人证明有关事情与本部门有直接关系。4、往来：财务部门与客户或供应商确认往来账。第十三条 银行预留印章适用于与银行办理取、存款往来关系，一般仅有出纳员使用。第四章 印章使用第十四条 印章使用必须详细登记用印日期、用印事由、印章类别、用印份数、审批人、经办人;确因业务需要需将印章带离室外使用的，还必须载明归还日期。第十五条 企业公章使用流程：由经办人填写用印申请单，经部门经理确认后，上报总经理审批。第十六条 合同专用章使用流程：由经办人填写用印申请单，经部门经理确认后，上报总经理审批。第十七条 部门行政印章使用流程：由经办人填写用印申请单，上报本部门经理审批;如果是跨部门使用印章的，还需要使用部门的经理确认。第十八条 银行预留印章使用流程：1、原则上由出纳提出申请;办理非货币资金形式的款项(如信用证开证申请、信用证承兑等)可由当事人(非出纳)提出申请。2、由财务经理负责审批。第十九条 印章确需带离室外使用的审批流程：按照以上流程和要求办理，但印章保管应当跟踪印章管理，直至印章收回。同时，企业公章和合同章带离室外使用，应当有两个经办人共同携带办理。第二十条 各部门经理自己使用印章的同样要在印章登记表上登记印章使用情况。第二十一条 印章使用时，印章保管人应当认真督促和审阅，应当预防经办人弄虚作假，以确保印章使用申请内容与实际相关资料相吻合。第五章 附则第二十二条 本办法由行政部和财务部负责解释、修改。第二十三条 本办法自_月_日起施行。印章使用管理规定2一、为保证印章(公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章)使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝不法行为的发生，加强公司印章的管理，特制定本办法。二、印章的使用：公司印章的使用必须按业务分类不同，经归口管理部门主管(或指定人员)、分管经理或副总以上人员审批办理。(1)公文用印：经办人拟稿部门负责人、分管副总审核总经理(董事长)签发交印章管理员用印。(2)以公司名义签订、签署的给类经济、法律文书(包括合同、协议书、意向书、委托书、有关往来函等)及在经济上、公司经营管理上有重大影响的业务往来公函。以公司名义上报、下发的正式、非正式文件、函件(包括文件、请示、报告、总结、通知、申请、公函等)，经办人填写用印申请表由主管部门负责人、分管副总审核总经理批准交印章管理员用印。(3)各部门日常办公事务用印：各部门负责人或分管副总提出申请用印，批准人对用印产生的一切后果负责。(4)各部门印章在其合理的范围内使用，不能超范围使用，各部门负责人对印章的使用负责。财务章须经财务部主管审核后用印;所有与销售业务有关的合同、协议须经市场部经理或分管副总以上领导审批后加盖合同章，特殊情况下需要公章代替的，须经分管副总以上领导批准。(5)公司公章原则上一律不得在公司以外使用，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写用印审批表，经分管副总以上领导批准后方可使用。(6)公司资质文件用印、对外签署的合同或协议、各类业务报表(财务报表、统计报表)及其他需用公司印章的文本等，须在合缝处加盖印章。为避免复印的文件被再次篡改，在文件上加注“复印无效”字样。(7)公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开局时，必须经主管副总经理签字同意后方可办理，持空白介绍信外出工作，归来必须向公司汇报其用途，未使用者必须交回。三、印章的管理(1)公司公章由办公室负责保管;公司合同专用章由市场部负责保管;财务印章及法人名章由公司财务科负责保管;各部门章由部门主管负责保管，并做好印章使用登记工作。(2)各部门制定一名印章管理员，每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁好，妥善保管。(3)印章管理员因事、病、休假等原因不在岗位时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量，交接人员签字确认。(4)公司因机构变动需刻制新印章时，办公室负责到公安局办理章刻事宜。新印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期。(5)印章管理员不得擅自用印，一经发现无论结果如何，严肃处理。四、公司所有需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。五、公司所用印的文件、资料、附件资料及用印审批表等，年终由办公室整理后存档备案。六、印章管理员必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司领导报告，并依法公告作废。七、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用，盖章后出现的意外情况由批准人负责。八、本制度由公司综合办制定并解释。九、本制度自发布之日起施行。印章使用管理规定3一、公司公章由行政办公室负责管理，实行专人负责制。公章由企业总经理指定专人负责管理，并掌握使用。未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。二、所有盖章文件必须由部门负责人签字，合同(协议)法人授权书等重要文件必须由总经理签字方可盖章。三、使用公章一律登记，认真填写用章使用登记表。四、以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，必须由总经理审阅批准后方可盖章并严格登记手续。五、对加盖公章的材料，落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。六、严禁将公章带到公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准。七、任何人不得以任何借口要求在空白书面上加盖公章。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。八、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章。九、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。十、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。十一、凡私盖公章或利用公章舞弊者，一经发现给予严厉惩处，严重者立即辞退。印章使用管理规定4一、总则公司印章是企业身份和权力的证明。盖有公司印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着公司对文件的内容承担法律责任。为了保证公司印章的合法、有效、正确地使用，维护公司利益，杜绝违法违规以及损害公司利益的行为发生，特制定本印章管理制度。二、公司印章使用范围公司的印章是指公司公章、发票章、财务章、法人个人名章。公司所有印章必须严格按本制度的.规定使用，不得违反本制度使用。(一)公司公章的使用范围主要为：1、公司对内签发的文件。2、公司对外与相关单位联合签发的文件。3、由公司出具的证明及有关材料。4、公司对外提供的财务报告。5、公司章程、工商登记资料及股东出资证明。6、员工岗位变更通知、解除劳动关系通知等。7、员工的劳动合同、任免聘用。8、对外经济合同、合作协议、承诺书、担保函等。(二)公司法人个人名章，主要用于需加盖个人名章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。(三)财务专用章，主要用于财务资料、货币结算等相关业务。(四)发票专用章，主要用于公司出具的发票、收据等票据业务。三、公司印章的管理职责(一)公司总经理：负责公司公章和法人个人名章的使用审批工作。(二)财务部负责人：负责财务专用、发票专用的印章使用审批工作。(三)印章管理员1、负责印章的保管。2、负责建立印章使用登记表。3、负责印章使用的审核工作。4、负责按照印章使用规则，监督所保管印章的使用。四、公司印章的管理、使用及保管(一)印章的管理1、公司公章由公司总经理负责管理。印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可指定专人代替，但必须办理移交手续。2、为保证资金账目的绝对安全。财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。人员应由财务部和行政部各出一人。(二)印章的使用1、公章的使用必须严格遵循印章使用申请审批程序，按照印章的使用范围，经总经理同意后方可用章。2、公章的使用由印章管理员设立使用登记表格，严格审批和登记制度。3、公司法人个人名章由总经理签字后方可使用。4、财务专用章、发票专用章由财务部门负责人审批后方可使用。5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总经理签批后，派专人陪同方可带出。印章外借期间，借用人与陪同人只可将印章用于申请事由，共同对印章的使用后果承担一切责任。6、以公司名义签订的合同、协议、订单、介绍信、委托书、担保函等，经专门合同文书审批流程，通过部门负责人、法律顾问审核，公司总经理批准后方可盖章。(对加盖印章的文书，应注意用印单位名称必须与印章一致，用印位置恰当，盖章印记图形清晰。)7、公司员工私人办理各种收入证明、工作证明等，由总经理审批，符合要求后在行政部办理并执行申请审批制度。8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章文书必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。9、对已解除或终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证明材料，按申请审批制度经总经理审批后，方可盖章。(三)印章的保管1、印章保管各种事项必须有记录，记录事项包括印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必须安全无误，应当专项上锁存放，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理员如因工作岗位变更，应及时向总经理上交印章，或者按总经理指定的新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。5、印章应及时维护、确保印章完好，盖出印记清晰。6、印章保管有遗失、盗用、偷换的，应保护现场，管理员应及时向行政部和总经理报告，并登记备案配合查处。涉及刑事犯罪的，因及时向公安机关报案处理。五、公司印章的停用(一)有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失，声明作废。(二)印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。六、印章违规使用的处理办法1、公司员工违反印章刻制、保管、使用规定，依照员工手册及公司管理制度，视情节和后果追究责任人的民事、行政、刑事责任。2、印章管理员因使用公章不当而造成公司损失的，依照员工手册及公司管理制度，视情节和后果追究其相应责任。非印章管理人员违反公司印章管理制度，不当使用印章，一经发现应与印章管理员承担同等的责任。七、附则1、本制度作为公司管理规章制度，经过公司民主程序审议通过后由总经理签署，向全体员工公示之后开始实施。2、本制度由公司行政部负责解释。附印章用印登记表。印章使用管理规定51、票据的开具开具票据需要财务章、法人章以及票据。因此，财务章应交于管理法人章外另一关键管理人员持有，票据第三人管理。2、合同效力合同力需要合同章与法人章。因此合同章交于管理法人章外另一关键管理人员持有。3、公章的效力是否应该与法人章持有人分开管理?在公章代替合同章时，应该分开管理，合同法规定，公章与合同章有同等法律效力。如一个公司即有合同章又有公章时，盖具了公章的合同是否生效?为防范法人滥用权利，应该分开管理，并且在合同条款中严格规定合同的效力在加盖了合同章或公章及法人章后生效，这样即有法人及合同章或公章持有者双重确认后加盖。因此，公章除外部事务处理外也具有合同效力行为，因此，应视同合同专用章管理。4、失职责任公司重要的事务无非是人，财，物。在印章的使用时，应慎重考虑是否加盖印章，是否导致公司的人财物流失。其中更重要的环节是企业管理的流程，例如合同的审批流程，票据的使用流程等，严格公司的管理流程，加盖印鉴的流程，减少公司的权益损失。