单位公章使用管理规定.doc

单位公章使用管理规定 单位公章使用管理规定1一、公章的使用范围1、由委名义签发的文件，包括各类通知、请示、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等;代表我委对外工作联系的介绍信，需证明的各类材料;与我委的各类合同、项目协议、授权书、承诺书等。2、其他情况需加盖公章时，须由主要负责人签批。3、委下属单位及各处室的公章及业务专用章使用由各单位及处室负责人明确使用范围及要求。二、印章的使用要求1、已有完整文件签发单的公文可直接加盖公章。2、其他文件材料盖章需在盖章登记簿上统一登记，明确盖章日期、事由、经办人、承办处室，除单位派车、个人公积金申领等例行性事务盖章可直接由处(室)长签字办理外，其余均须经分管领导签字同意，必要时须报主要领导审定。3、特殊情况急需盖章的，由经办人注明事由，并征得分管负责人同意后可先行盖章，但事后应及时补签;对重要文件不得先盖章再补签。4、公章禁止带出本单位使用。如确有特殊需要，须提出书面申请，经主要负责人同意后方可带出。公章带出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担责任。5、对一些行文不规范(字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明)的文件，拒绝加盖公章。6、一律不得在空白的纸张、表格、信函、证件、合同、介绍信等上面加盖公章。如遇特殊情况，必须经主要负责人签字同意后，方可用章。7、规范使用印章，盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥(油)要适度，保证印迹端正、清晰。8、经批准停止使用的公章由办公室统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。三、印章的保管1、本委公章由办公室专人负责管理，存放于指定安全的地方，严禁擅自携带外出。2、公章保管人因事离岗时，须由办公室分管领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。3、保管人因工作需要调离，需办理公章交接手续。4、公章遗失应及时上报，对外登报作废。单位公章使用管理规定2一、为保证印章(公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章)使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝不法行为的发生，加强公司印章的管理，特制定本办法。二、印章的使用：公司印章的使用必须按业务分类不同，经归口管理部门主管(或指定人员)、分管经理或副总以上人员审批办理。(1)公文用印：经办人拟稿部门负责人、分管副总审核总经理(董事长)签发交印章管理员用印。(2)以公司名义签订、签署的给类经济、法律文书(包括合同、协议书、意向书、委托书、有关往来函等)及在经济上、公司经营管理上有重大影响的业务往来公函。以公司名义上报、下发的正式、非正式文件、函件(包括文件、请示、报告、总结、通知、申请、公函等)，经办人填写用印申请表由主管部门负责人、分管副总审核总经理批准交印章管理员用印。(3)各部门日常办公事务用印：各部门负责人或分管副总提出申请用印，批准人对用印产生的一切后果负责。(4)各部门印章在其合理的范围内使用，不能超范围使用，各部门负责人对印章的使用负责。财务章须经财务部主管审核后用印;所有与销售业务有关的合同、协议须经市场部经理或分管副总以上领导审批后加盖合同章，特殊情况下需要公章代替的，须经分管副总以上领导批准。(5)公司公章原则上一律不得在公司以外使用，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写用印审批表，经分管副总以上领导批准后方可使用。(6)公司资质文件用印、对外签署的合同或协议、各类业务报表(财务报表、统计报表)及其他需用公司印章的文本等，须在合缝处加盖印章。为避免复印的文件被再次篡改，在文件上加注“复印无效”字样。(7)公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开局时，必须经主管副总经理签字同意后方可办理，持空白介绍信外出工作，归来必须向公司汇报其用途，未使用者必须交回。三、印章的管理(1)公司公章由办公室负责保管;公司合同专用章由市场部负责保管;财务印章及法人名章由公司财务科负责保管;各部门章由部门主管负责保管，并做好印章使用登记工作。(2)各部门制定一名印章管理员，每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁好，妥善保管。(3)印章管理员因事、病、休假等原因不在岗位时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量，交接人员签字确认。(4)公司因机构变动需刻制新印章时，办公室负责到公安局办理章刻事宜。新印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期。(5)印章管理员不得擅自用印，一经发现无论结果如何，严肃处理。四、公司所有需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。五、公司所用印的文件、资料、附件资料及用印审批表等，年终由办公室整理后存档备案。六、印章管理员必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司领导报告，并依法公告作废。七、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用，盖章后出现的意外情况由批准人负责。八、本制度由公司综合办制定并解释。九、本制度自发布之日起施行。单位公章使用管理规定3第一条：印章的种类(一)印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章(二)职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。(三)部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。(四)职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。第二条：印章的使用规定(一)对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖总经理职章。(二)以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔。(三)以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。(四)各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。第三条：印章的监印(一)总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员(二)总经理职衔签字章得核定由管理部主管为监印人员。(三)经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。第四条：印章盖用(一)文件需用印时，应先填写“用印申请单”(附表)，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。(二)监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存档。第五条：各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。第六条：监印人对未经核准文件，不得擅自用印，违者受处。第七条：印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。单位公章使用管理规定4一、总则公司印章是企业身份和权力的证明。盖有公司印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着公司对文件的内容承担法律责任。为了保证公司印章的合法、有效、正确地使用，维护公司利益，杜绝违法违规以及损害公司利益的行为发生，特制定本印章管理制度。二、公司印章使用范围公司的印章是指公司公章、发票章、财务章、法人个人名章。公司所有印章必须严格按本制度的.规定使用，不得违反本制度使用。(一)公司公章的使用范围主要为：1、公司对内签发的文件。2、公司对外与相关单位联合签发的文件。3、由公司出具的证明及有关材料。4、公司对外提供的财务报告。5、公司章程、工商登记资料及股东出资证明。6、员工岗位变更通知、解除劳动关系通知等。7、员工的劳动合同、任免聘用。8、对外经济合同、合作协议、承诺书、担保函等。(二)公司法人个人名章，主要用于需加盖个人名章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。(三)财务专用章，主要用于财务资料、货币结算等相关业务。(四)发票专用章，主要用于公司出具的发票、收据等票据业务。三、公司印章的管理职责(一)公司总经理：负责公司公章和法人个人名章的使用审批工作。(二)财务部负责人：负责财务专用、发票专用的印章使用审批工作。(三)印章管理员1、负责印章的保管。2、负责建立印章使用登记表。3、负责印章使用的审核工作。4、负责按照印章使用规则，监督所保管印章的使用。四、公司印章的管理、使用及保管(一)印章的管理1、公司公章由公司总经理负责管理。印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可指定专人代替，但必须办理移交手续。2、为保证资金账目的绝对安全。财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。人员应由财务部和行政部各出一人。(二)印章的使用1、公章的使用必须严格遵循印章使用申请审批程序，按照印章的使用范围，经总经理同意后方可用章。2、公章的使用由印章管理员设立使用登记表格，严格审批和登记制度。3、公司法人个人名章由总经理签字后方可使用。4、财务专用章、发票专用章由财务部门负责人审批后方可使用。5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总经理签批后，派专人陪同方可带出。印章外借期间，借用人与陪同人只可将印章用于申请事由，共同对印章的使用后果承担一切责任。6、以公司名义签订的合同、协议、订单、介绍信、委托书、担保函等，经专门合同文书审批流程，通过部门负责人、法律顾问审核，公司总经理批准后方可盖章。(对加盖印章的文书，应注意用印单位名称必须与印章一致，用印位置恰当，盖章印记图形清晰。)7、公司员工私人办理各种收入证明、工作证明等，由总经理审批，符合要求后在行政部办理并执行申请审批制度。8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章文书必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。9、对已解除或终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证明材料，按申请审批制度经总经理审批后，方可盖章。(三)印章的保管1、印章保管各种事项必须有记录，记录事项包括印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必须安全无误，应当专项上锁存放，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理员如因工作岗位变更，应及时向总经理上交印章，或者按总经理指定的新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。5、印章应及时维护、确保印章完好，盖出印记清晰。6、印章保管有遗失、盗用、偷换的，应保护现场，管理员应及时向行政部和总经理报告，并登记备案配合查处。涉及刑事犯罪的，因及时向公安机关报案处理。五、公司印章的停用(一)有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失，声明作废。(二)印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。六、印章违规使用的处理办法1、公司员工违反印章刻制、保管、使用规定，依照员工手册及公司管理制度，视情节和后果追究责任人的民事、行政、刑事责任。2、印章管理员因使用公章不当而造成公司损失的，依照员工手册及公司管理制度，视情节和后果追究其相应责任。非印章管理人员违反公司印章管理制度，不当使用印章，一经发现应与印章管理员承担同等的责任。七、附则1、本制度作为公司管理规章制度，经过公司民主程序审议通过后由总经理签署，向全体员工公示之后开始实施。2、本制度由公司行政部负责解释。附印章用印登记表。单位公章使用管理规定5一、印章管理由专人负责，印章管理者要加强政治业务学习，遵纪守法，坚持原则，秉公办事，自觉抵制任何不正当的行为。二、使用印章时，要严格遵守审批制度，未经党委书记、局长、党委副书记审批签字的，一律不得使用印章。三、设立专门的公章使用记录，使用印章时，要记录清楚用章时间、文件内容、审批人、经办人。四、不得将印章携带出办公室外使用，特殊情况需经局长、书记审批。五、印章加盖要符合公文制作有关规范要求，位置要正确，印迹要清楚。六、要妥善保管印章，防止丢失、损坏;要保证印章清洁。